10 dấu hiệu cho thấy đã đến lúc nâng cấp CRM

Published by Linh Nguyen Dieu at 27/04/2025

Lợi ích của việc nâng cấp CRM của bạn

Nâng cấp CRM của bạn không chỉ là việc có được các tính năng mới “lạ mắt”. Đó là việc đầu tư vào tương lai của SMB và cho phép nó cạnh tranh với các doanh nghiệp lớn. Sau đây là một số lợi ích của việc nâng cấp CRM của bạn.

Hoạt động hiệu quả hơn: AI CRM đảm bảo hoạt động trơn tru, cho phép bạn tự động hóa các tác vụ thường lệ. Bạn có thể hợp lý hóa quy trình làm việc, tập trung vào các khía cạnh phức tạp hơn của doanh nghiệp và xây dựng mối quan hệ với khách hàng.

Hiểu biết sâu sắc hơn về khách hàng: CRM tích hợp cung cấp góc nhìn 360 độ về hành trình khách hàng của bạn. Chúng giúp hiểu khách hàng của bạn, dự đoán hành động của họ và cá nhân hóa trải nghiệm để tăng lòng trung thành. Thêm vào đó, chúng theo dõi mọi tương tác và biến chúng thành cơ hội.

Tiếp thị được cá nhân hóa: CRM trực quan hiểu được giá trị của việc cá nhân hóa trong tiếp thị doanh nghiệp nhỏ. Chúng thu thập dữ liệu khách hàng như thông tin nhân khẩu học, lịch sử mua hàng và tương tác để phân khúc tốt hơn và các chiến dịch được cá nhân hóa. Điều này giúp cải thiện sự tương tác của khách hàng.

Tăng cường bảo mật: Các CRM tiên tiến cung cấp mã hóa nâng cao và cập nhật bảo mật liên tục để bảo vệ thông tin của bạn. Bên cạnh đó, chúng tiến hành kiểm tra thường xuyên và phát hiện các mối đe dọa mới nổi ngay cả trước khi chúng xảy ra. Điều này đảm bảo dữ liệu của bạn vẫn an toàn và tuân thủ các quy định của ngành.

Khả năng mở rộng và linh hoạt: CRM có khả năng mở rộng cho phép bạn linh hoạt mở rộng quy mô khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Bạn có thể dễ dàng thêm người dùng và dữ liệu, cũng như tùy chỉnh các tính năng khi cần, do đó bạn chỉ phải trả tiền cho những gì bạn sử dụng.

Cải thiện sự hài lòng của người dùng: CRM ngày nay giúp các tác vụ hàng ngày trở nên dễ dàng. Nhóm của bạn có thể bắt đầu với đào tạo tối thiểu, dẫn đến việc áp dụng công nghệ cao hơn và năng suất cao hơn.

Khả năng trí tuệ nhân tạo (AI): CRM hỗ trợ AI giúp bạn cá nhân hóa và mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Bạn có thể triển khai chatbot để xử lý nhiều tác vụ khác nhau, chẳng hạn như dịch vụ khách hàng 24/7, quản lý đơn hàng, tiếp thị toàn diện và thậm chí thúc đẩy kênh bán hàng của bạn.

10 dấu hiệu hàng đầu cho thấy đã đến lúc nâng cấp CRM của bạn

Với tư cách là chủ sở hữu SMB, tăng trưởng chắc chắn là trọng tâm số 1 của bạn. Đó là động lực thúc đẩy bạn vượt qua mọi giới hạn mỗi ngày. Nhưng tăng trưởng đòi hỏi phải có các công cụ phù hợp bên cạnh bạn. Đó là lý do tại sao 76% SMB hiện chi nhiều hơn cho công nghệ. Các SMB đang phát triển đang ưu tiên nâng cấp công nghệ để thu hút khách hàng mới và thúc đẩy doanh thu. Nếu bạn đang tự hỏi liệu SMB của mình có cần nâng cấp CRM hay không, mười dấu hiệu sau đây có thể giúp bạn.

1. Bạn đã đạt đến giới hạn khách hàng tối đa trong CRM của mình

Nếu bạn đang vật lộn để xử lý dữ liệu ngày càng tăng hoặc liên tục gặp phải giới hạn lưu trữ và chậm trễ xử lý, thì đó là dấu hiệu rõ ràng cho thấy bạn đã vượt quá CRM của mình. Bạn sẽ gặp nhiều hạn chế hơn khi doanh nghiệp hoặc nhóm của bạn phát triển. Bên cạnh đó, những vấn đề này có thể hạn chế bạn thâm nhập vào các thị trường mới và cản trở tiềm năng tăng trưởng của SMB.

Giải pháp: Chọn một CRM có khả năng mở rộng để đảm bảo nó có thể đáp ứng được nhu cầu trong tương lai của bạn. CRM đó phải cung cấp các tính năng linh hoạt như quy trình làm việc có thể tùy chỉnh và dung lượng lưu trữ lớn hơn để giúp bạn mở rộng quy mô mà không cần phải đại tu hệ thống thường xuyên.

2. Bạn thiếu các tính năng cần thiết để phát triển

Nếu bạn thường thấy mình nói rằng, “Tôi ước những tính năng này có sẵn trong CRM của tôi”, hoặc tạo ra các giải pháp thay thế vì CRM không có các tính năng bạn cần, thì đã đến lúc thay đổi. CRM dành cho doanh nghiệp nhỏ nên cung cấp tính năng tự động hóa và các tính năng bạn cần để phát triển. Các khoảng cách tính năng có thể tạo ra các silo và ngăn bạn có được cái nhìn thống nhất về hành trình của khách hàng.

Giải pháp: Tìm một CRM đi kèm với các tích hợp nâng cao. Nó phải hỗ trợ nhiều khả năng khác nhau, bao gồm tiếp thị qua email, phân tích, đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực và trải nghiệm đa kênh.

3. Bạn dành nhiều thời gian để sửa thủ công các vấn đề về hiệu suất

Một CRM lỗi thời không chỉ gây khó chịu mà còn tốn kém. Khi bạn dành thời gian chờ đợi các trang tải hoặc liên tục mất việc do hệ thống bị sập, bạn sẽ mất cả năng suất và tinh thần. Các vấn đề về hiệu suất thường xuyên báo hiệu rằng hệ thống của bạn không thể xử lý các nhu cầu kinh doanh của bạn.

Giải pháp : Hãy cân nhắc chuyển sang CRM dựa trên đám mây cung cấp các bản cập nhật theo thời gian thực, tính ổn định và tốc độ được cải thiện. Mặc dù nó làm giảm khả năng hệ thống bị sập, nhưng nó cũng xử lý tất cả các hoạt động bảo trì ở phía sau, đảm bảo hệ thống chạy hiệu quả.

4. Nhóm của bạn kém năng suất hơn vì trải nghiệm người dùng CRM của bạn kém

Trải nghiệm người dùng có thể tạo nên hoặc phá vỡ việc áp dụng CRM trong nhóm của bạn. Nếu nhóm của bạn cần đào tạo chuyên sâu để thực hiện các tác vụ cơ bản hoặc thích thực hiện các tác vụ thủ công thay vì sử dụng CRM, thì đó là một vấn đề. Giao diện và quy trình làm việc phức tạp có thể cản trở năng suất và khiến nhóm của bạn không muốn sử dụng CRM.

Giải pháp : Hãy sử dụng CRM giúp đơn giản hóa quy trình làm việc mà không tạo thêm việc. Khi nhóm của bạn có thể nhanh chóng tìm thấy những gì họ cần, nhập dữ liệu dễ dàng và thấy giá trị ngay lập tức trong CRM, họ có nhiều khả năng áp dụng nền tảng này hơn. Điều này dẫn đến năng suất và sự nhanh nhẹn hơn.

5. Những thách thức trong quản lý dữ liệu CRM của bạn ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh quan trọng

CRM của bạn là nguồn thông tin duy nhất của bạn — bạn có thể tin tưởng vào nó để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Tuy nhiên, các quyết định và hoạt động kinh doanh của bạn sẽ tốt như dữ liệu bạn sở hữu — và cách CRM của bạn xử lý dữ liệu đó. Vì vậy, nếu bạn đang xử lý các mục nhập trùng lặp, thông tin bị thiếu hoặc dành nhiều giờ để dọn dẹp dữ liệu, CRM của bạn sẽ không thực hiện được nhiệm vụ của mình.

Giải pháp: Chọn CRM cung cấp khả năng xác thực dữ liệu nâng cao, khả năng báo cáo và trí tuệ nhân tạo (AI) để quản lý dự phòng. Điều này đảm bảo dữ liệu của bạn vẫn chính xác và có thể hành động.

6. Bạn có thể dễ bị tấn công bảo mật

SMB là mục tiêu chính của 43% các cuộc tấn công mạng. CRM với các giao thức bảo mật lỗi thời khiến doanh nghiệp của bạn gặp rủi ro. Nếu hệ thống của bạn thiếu các tính năng mã hóa nâng cao hoặc không cập nhật các biện pháp bảo mật thường xuyên, bạn sẽ dễ gặp phải những rủi ro không đáng có.

Giải pháp: Ưu tiên một CRM tuân thủ các biện pháp bảo mật dữ liệu và cung cấp các tính năng như xác thực đa yếu tố (MFA), ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP), kiểm soát truy cập và cập nhật bảo mật thường xuyên.

7. Bạn nhận được phản hồi kém từ khách hàng ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn

Hãy lắng nghe khách hàng của bạn vì họ là những người ủng hộ thương hiệu số 1 của bạn. Nếu họ liên tục báo cáo về trải nghiệm khách hàng tiêu cực, sự chậm trễ trong dịch vụ và xử lý đơn hàng chậm, thì đã đến lúc cần thay đổi. Đội ngũ bán hàng và dịch vụ khách hàng của bạn không thể cung cấp trải nghiệm theo ngữ cảnh và được cá nhân hóa hoặc chốt giao dịch nếu CRM của bạn không hiệu quả. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng và nhân viên của bạn.

Giải pháp: Tìm kiếm một CRM hợp nhất cung cấp góc nhìn 360 độ về tương tác, mối quan tâm và hành vi của khách hàng.

8. Bạn thường không đáp ứng được sự tuân thủ, gây ra vi phạm

Các yêu cầu theo quy định như Quy định bảo vệ dữ liệu chung (GDPR) và Đạo luật bảo vệ quyền riêng tư của người tiêu dùng California (CCPA) đòi hỏi các biện pháp bảo vệ dữ liệu vững chắc. Nếu CRM của bạn thiếu các tính năng quản lý sự đồng ý, chính sách lưu giữ dữ liệu hoặc theo dõi kiểm toán, bạn có thể phải đối mặt với rủi ro tuân thủ đáng kể và làm tổn hại đến danh tiếng thương hiệu của mình.

Giải pháp: Bạn nên tìm một CRM được xây dựng với các yêu cầu này và tiến hành cập nhật thường xuyên để đáp ứng các tiêu chuẩn mới.

9. Bạn không thể nổi bật trên thị trường vì khả năng AI bị hạn chế

Các SMB đang phát triển có khả năng đầu tư vào AI cao gấp đôi so với các SMB đang suy giảm. Nếu CRM của bạn thiếu các tính năng hỗ trợ AI như phân tích dự đoán, chấm điểm khách hàng tiềm năng tự động, dự báo, che giấu dữ liệu và dịch vụ khách hàng 24/7, bạn đang bỏ lỡ những lợi thế cạnh tranh quan trọng.

Giải pháp: Bạn nên cân nhắc sử dụng AI CRM để tự động hóa các tác vụ thường lệ, xác định cơ hội bán hàng và thu thập thông tin chi tiết để đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt. Điều này dẫn đến tỷ lệ chuyển đổi cao hơn, chu kỳ bán hàng nhanh hơn và cải thiện lòng trung thành của khách hàng.

10. CRM của bạn hạn chế sự phát triển và cộng tác của nhóm bạn

CRM phải hỗ trợ sự phát triển của nhóm bạn, chứ không phải hạn chế nó. Nếu bạn đang đạt đến giới hạn giấy phép người dùng hoặc phải đối mặt với chi phí cao khi thêm thành viên nhóm mới, hệ thống hiện tại của bạn đang trở thành nút thắt cổ chai.

Giải pháp : Tìm một CRM cung cấp các mô hình cấp phép linh hoạt giúp dễ dàng thêm người dùng khi nhóm của bạn phát triển. Thêm vào đó, nó giúp theo dõi số liệu hiệu suất của nhóm, đơn giản hóa việc mở rộng quy mô và mở rộng nhóm mà không bị gián đoạn.

Các bước để nâng cấp CRM của bạn

Bạn đã sẵn sàng nâng cấp CRM của mình chưa? Chúng tôi ở đây để hướng dẫn bạn thực hiện quy trình này. Năm bước sau sẽ giúp bạn bắt đầu.

Bước 1. Xem xét nhu cầu của bạn

Trước khi nâng cấp lên CRM mới, hãy trao đổi với nhóm của bạn để hiểu những tính năng, quyền kiểm soát truy cập và số lượng chỗ ngồi mà họ sẽ cần. Chúng tôi khuyên bạn nên tạo danh sách ưu tiên các tính năng bắt buộc phải có vì nền tảng này có thể giúp thu hẹp CRM tốt nhất cho nhu cầu kinh doanh của bạn.

Bước 2. So sánh các công cụ

Khi bạn đã có danh sách các yêu cầu, hãy tìm một CRM phù hợp nhất với một doanh nghiệp đang phát triển như doanh nghiệp của bạn. Hãy cân nhắc nhu cầu hiện tại của bạn và doanh nghiệp của bạn sẽ như thế nào trong năm năm tới (bạn thực sự phải lập kế hoạch cho tương lai). So sánh các yếu tố sau đây khi chọn CRM.

Đánh giá các tính năng: Xem xét khả năng của từng CRM phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn như thế nào và tập trung vào các tính năng hỗ trợ hoạt động hàng ngày và mục tiêu tăng trưởng của bạn.
Đánh giá khả năng tích hợp: Kiểm tra xem CRM hoạt động tốt như thế nào với các công cụ hiện tại của bạn và xem liệu nó có cung cấp khả năng tích hợp tùy chỉnh hay không.
Phân tích giá cả và khả năng mở rộng: Phân tích chi phí tức thời và dài hạn khi nhóm của bạn phát triển, bao gồm chi phí cho người dùng bổ sung, dung lượng lưu trữ dữ liệu lớn hơn và các tính năng nâng cao.
Ước tính thời gian triển khai: Tính toán thời gian cần thiết để thiết lập CRM, tiến hành di chuyển dữ liệu, cấu hình hệ thống và đào tạo nhóm của bạn.
Lên kế hoạch quản lý thay đổi: Xem xét đường cong học tập của nhóm bạn và thiết lập các bước rõ ràng để giúp mọi người áp dụng CRM mới một cách liền mạch.
Nghiên cứu danh tiếng CRM: Đọc đánh giá của người dùng, dùng thử bản demo và tìm hiểu về các tùy chọn hỗ trợ khách hàng. Ngoài ra, hãy kiểm tra lộ trình sản phẩm để đảm bảo CRM phù hợp với nhu cầu trong tương lai của bạn.

Bước 3. Lên kế hoạch di chuyển

Bây giờ, đây là một bước tiến lớn. Sau khi hoàn thiện CRM, hãy tạo chiến lược chi tiết để di chuyển. Đảm bảo rằng nó không làm gián đoạn hoạt động hàng ngày của bạn bằng cách thiết lập mốc thời gian rõ ràng, phân công trách nhiệm và xác định các rào cản tiềm ẩn. Sắp xếp dữ liệu của bạn để đảm bảo bạn không di chuyển thông tin lỗi thời hoặc không cần thiết. Thiết lập quy trình xác thực để phát hiện bất kỳ sự không nhất quán nào ngay từ đầu.

Bước 4. Nâng cấp CRM của bạn

Đảm bảo tất cả thông tin khách hàng quan trọng, dữ liệu bán hàng và hồ sơ liên quan của bạn đã sẵn sàng để di chuyển. Bạn nên làm việc chặt chẽ với nhà cung cấp CRM và nhóm CNTT để tùy chỉnh CRM mới. Bước này bao gồm thiết lập vai trò người dùng, tùy chỉnh giao diện, cấu hình quy trình làm việc và tích hợp với các công cụ kinh doanh khác. Đừng quên chạy nhiều lần di chuyển thử nghiệm để xác minh tính toàn vẹn và độ chính xác của dữ liệu.

Bước 5. Theo dõi và tối ưu hóa

Sau khi CRM mới của bạn được thiết lập, bạn nên theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đảm bảo nó mang lại kết quả mong đợi. Bạn nên quan sát tỷ lệ áp dụng của người dùng, hiệu suất hệ thống và hiệu quả quy trình làm việc. Trong khi thực hiện, hãy thu thập phản hồi kịp thời từ nhóm của bạn và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để cải thiện hiệu suất.

Nâng cấp CRM của bạn để theo kịp sự phát triển trong thời đại này

Nâng cấp CRM có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể cho doanh nghiệp của bạn. Nó có thể giúp bạn xác định khách hàng tiềm năng, cung cấp dịch vụ nhanh hơn và thu hút khách hàng mới. Từ thương mại và tiếp thị đến dịch vụ khách hàng và bán hàng, nó mở rộng theo quy mô của bạn. Mặc dù thân thiện với người dùng, nhưng nó cũng có khả năng tùy chỉnh cao.

Contact Us

Nhập số điện thoại của bạn và chúng tôi gọi lại sau.

10 dấu hiệu cho thấy đã đến lúc nâng cấp CRM