Quản lý chuỗi cung ứng là gì? Nó có thể giúp gì cho doanh nghiệp
Mỗi sản phẩm và dịch vụ đều có chuỗi cung ứng. Quản lý chuỗi đó là nền tảng của hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Điều quan trọng là phải hiểu các bước khác nhau trong chuỗi và áp dụng các chiến lược thúc đẩy tiết kiệm chi phí và sự hài lòng của khách hàng.
Trong bài viết này, bạn sẽ khám phá quản lý chuỗi cung ứng là gì và tại sao nó lại quan trọng đối với thành công của doanh nghiệp. Bạn cũng sẽ học cách khai thác toàn bộ tiềm năng của nó để hợp lý hóa hoạt động, cải thiện lợi nhuận và duy trì khả năng cạnh tranh.
Quản lý chuỗi cung ứng là gì?
Quản lý chuỗi cung ứng nghĩa là: Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) đề cập đến việc phối hợp tất cả các hoạt động liên quan đến sản xuất và phân phối hàng hóa. SCM là một thuật ngữ bao hàm toàn bộ vòng đời sản phẩm, từ khâu lập kế hoạch ban đầu và mua sắm cho đến giao hàng và trả lại.
Trong khi quản lý chuỗi cung ứng chỉ hàng hóa vật chất, ý nghĩa của nó đã mở rộng bao gồm việc quản lý luồng dịch vụ, tài chính và dữ liệu.
Hầu như mọi sản phẩm hoặc dịch vụ đều là thành quả hợp tác của nhiều doanh nghiệp.
Ví dụ, ngay cả đối với một thứ đơn giản như một tách cà phê, người nông dân trước tiên phải thu hoạch hạt cà phê. Một người khác chế biến và rang hạt cà phê trước khi phân phối chúng đến các cửa hàng và quán cà phê.
Khi nói đến những sản phẩm phức tạp hơn, chẳng hạn như điện thoại thông minh hoặc ô tô, hàng trăm công ty có thể tham gia vào quá trình này.
Nhiều bên liên quan (bao gồm nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà phân phối và nhà bán lẻ) phải hợp tác để tạo ra chuỗi cung ứng. Bằng cách quản lý chuỗi này hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong khi vẫn kiểm soát được chi phí.
Có những loại mô hình chuỗi cung ứng nào?
Có một số mô hình chuỗi cung ứng, mỗi mô hình có thế mạnh khác nhau cho các ngành công nghiệp và ưu tiên khác nhau.
Chuỗi cung ứng linh hoạt
Nếu bạn đang làm việc trong một ngành mà nhu cầu của khách hàng khó dự đoán, mô hình chuỗi cung ứng linh hoạt sẽ giúp duy trì tính linh hoạt. Mô hình này cho phép bạn thích ứng với những thay đổi của thị trường khi chúng xảy ra.
Ví dụ, các công ty thương mại điện tử và nhà bán lẻ có thể nhanh chóng điều chỉnh chiến lược tồn kho và tìm nguồn cung ứng để ứng phó với nhu cầu tăng đột biến, chẳng hạn như trong các chương trình khuyến mãi, flash sale hoặc các sự kiện theo mùa.
Chuỗi cung ứng linh hoạt có thể tăng hoặc giảm sản lượng nhanh chóng để ứng phó với những thay đổi, tập trung vào việc giảm thời gian giao hàng để đáp ứng nhu cầu càng sớm càng tốt. Một mô hình linh hoạt đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp và đối tác để tạo điều kiện cho bất kỳ thay đổi cần thiết nào mà không bị chậm trễ.
Chuỗi cung ứng liên tục
Ở đầu kia của quang phổ, mô hình chuỗi cung ứng liên tục lý tưởng cho các doanh nghiệp có nhu cầu ổn định, chẳng hạn như các công ty sản xuất hàng hóa hoặc sản phẩm số lượng lớn (ví dụ: thực phẩm, hóa chất, v.v.). Mục tiêu là duy trì luồng hàng hóa liên tục, ổn định với ít gián đoạn nhất.
Mô hình dòng chảy liên tục hoạt động tốt nhất khi nhu cầu có thể dự đoán được và các nhà sản xuất có thể lập kế hoạch sản xuất trước rất lâu. Tuy nhiên, nó ít thích ứng hơn khi có những thay đổi bất ngờ hoặc các gián đoạn khác xảy ra. Mô hình dựa vào dự báo chính xác, khiến nó trở nên lý tưởng cho các công ty sản xuất các sản phẩm tiêu chuẩn hóa trên quy mô lớn.
Chuỗi cung ứng nhanh
Mô hình chuỗi cung ứng nhanh tập trung vào tốc độ và khả năng phản hồi, tập trung vào thời gian quay vòng nhanh để giao sản phẩm. Mô hình này phổ biến trong các ngành có vòng đời sản phẩm ngắn, chẳng hạn như thời trang nhanh, nơi mà việc đi trước xu hướng là rất quan trọng và sản phẩm phải nhanh chóng tiếp cận thị trường.
Chuỗi cung ứng nhanh nhằm mục đích giảm thời gian chờ và đẩy nhanh sản xuất để đáp ứng nhu cầu tức thời của khách hàng. Trong khi mô hình linh hoạt được thiết kế chủ yếu cho tính linh hoạt, mô hình nhanh ưu tiên tốc độ hơn mọi yếu tố khác.
Chuỗi hiệu quả
Một mô hình chuỗi cung ứng hiệu quả hướng tới mục tiêu sản xuất và cung cấp hàng hóa với chi phí thấp nhất có thể mà không ảnh hưởng đến chất lượng hoặc dịch vụ.
Mô hình hiệu quả hoạt động tốt nhất khi nhu cầu tương đối ổn định và có thể dự đoán được, cho phép áp dụng các biện pháp tiết kiệm chi phí như mua số lượng lớn và hợp đồng nhà cung cấp dài hạn. Mô hình này thường phục vụ các ngành công nghiệp có tính cạnh tranh cao với biên lợi nhuận thấp, chẳng hạn như hàng tiêu dùng hoặc sản xuất đồ điện tử.
Tầm quan trọng của việc quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả
SCM không còn nằm ngoài tầm mắt của khách hàng nữa. Người mua thuộc thế hệ Millennials và Gen Z đang định hình lại chuỗi cung ứng, ưu tiên các sản phẩm có nguồn gốc chính thống và được chăm sóc bền vững đến tay người tiêu dùng.
Tác động của SCM đến trải nghiệm của khách hàng và lợi nhuận của công ty là không thể bỏ qua. Sự gián đoạn đối với chuỗi cung ứng ở phía bên kia địa cầu có thể ảnh hưởng đến khách hàng và lợi nhuận của bạn.
Bất kỳ doanh nghiệp nào phụ thuộc vào các công ty khác về cung ứng và phân phối đều phải đảm bảo hoạt động chuỗi cung ứng của mình mạnh mẽ và có khả năng phục hồi trong trường hợp có bất kỳ sự gián đoạn hoặc thay đổi nào khác.
Sau đây chỉ là một số lợi ích có được từ chuỗi cung ứng hiệu quả và được quản lý tốt.
Nâng cao hiệu quả hoạt động và lợi nhuận
Một mục tiêu chính của SCM là hợp lý hóa các hoạt động trên toàn bộ mạng lưới cung ứng. SCM hiệu quả đảm bảo đúng sản phẩm có sẵn với số lượng chính xác tại đúng nơi và đúng thời điểm, giảm tình trạng tắc nghẽn và ngăn ngừa sự chậm trễ tốn kém.
Ví dụ, việc sử dụng dữ liệu thời gian thực và phân tích nâng cao cho phép bạn điều chỉnh lịch trình sản xuất và quản lý mức tồn kho dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng, tránh sản xuất quá mức hoặc hết hàng.
Tối ưu hóa các quy trình chuỗi cung ứng, chẳng hạn như dự báo nhu cầu, tìm nguồn cung ứng và mua sắm, có thể cải thiện dòng tiền đồng thời giảm chi phí không cần thiết.
Quản lý hàng tồn kho hợp lý thông qua các ứng dụng như Cloudify Unleashed giúp ngăn ngừa lãng phí vốn vào hàng tồn kho dư thừa, trong khi quản lý hậu cần hiệu quả giúp giảm chi phí vận chuyển và lưu trữ.
Ngoài ra, mối quan hệ hiệu quả với nhà cung cấp cho phép bạn đàm phán giá tốt hơn, cải thiện điều khoản thanh toán và đảm bảo nguồn cung cấp hàng hóa đáng tin cậy hơn. Về lâu dài, những cải thiện này dẫn đến biên lợi nhuận lành mạnh hơn và ổn định tài chính tốt hơn.
Khả năng phục hồi và quản lý rủi ro
Sự gián đoạn chuỗi cung ứng – chẳng hạn như do đại dịch toàn cầu, bất ổn chính trị hoặc thiên tai – có thể gây ra tác động lớn đến doanh nghiệp.
Ví dụ, khi tàu container Ever Given chặn kênh đào Suez trong sáu ngày, nó đã làm chậm trễ hơn 400 tàu (giá trị thương mại gần 60 tỷ đô la) và gây ra sự chậm trễ vận chuyển ước tính trong 60 ngày.
Chiến lược quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả rất quan trọng đối với bất kỳ hệ thống quản lý rủi ro tích hợp nào. Bạn có thể xây dựng chuỗi cung ứng toàn cầu kiên cường hơn bằng cách xác định các rủi ro tiềm ẩn và phát triển các kế hoạch dự phòng có liên quan.
Bằng cách đa dạng hóa nhà cung cấp hoặc thiết lập quan hệ đối tác ở nhiều khu vực, bạn sẽ giảm thiểu tác động của mọi sự gián đoạn bất ngờ đối với chuỗi cung ứng của mình.
Công nghệ, chẳng hạn như AI và máy học, cũng có thể giúp dự đoán các rủi ro tiềm ẩn và cho phép đưa ra quyết định nhanh hơn, dựa trên dữ liệu trong các cuộc khủng hoảng.
Ví dụ, American Airlines sử dụng máy học để dự đoán khả năng một lô hàng sẽ đến đúng giờ, đánh dấu các lô hàng rủi ro và cho phép họ tối ưu hóa kế hoạch vận chuyển.
Tính bền vững và trách nhiệm với môi trường
Người tiêu dùng đang đòi hỏi nhiều sản phẩm bền vững hơn và các hoạt động kinh doanh thân thiện với môi trường. Một nghiên cứu của McKinsey phát hiện ra rằng các sản phẩm có tuyên bố liên quan đến môi trường, xã hội và quản trị (ESG) tăng trung bình 28% so với 20% đối với các sản phẩm không có tuyên bố như vậy.
Ví dụ, Unilever nhận thấy các thương hiệu Sống bền vững của họ mở rộng nhanh hơn 69% so với các thương hiệu khác và đóng góp 75% vào tổng mức tăng trưởng của công ty.
Một chuỗi cung ứng đầy đủ có thể giảm đáng kể tác động đến môi trường của bạn bằng cách giảm thiểu chất thải và tối ưu hóa hậu cần. Các sáng kiến bền vững, chẳng hạn như giảm phát thải carbon từ vận tải hoặc triển khai các mô hình chuỗi cung ứng tuần hoàn tập trung vào tái chế và tái sử dụng vật liệu, giúp bạn giảm dấu chân sinh thái của mình.
Chiến dịch phát triển bền vững này mang lại lợi ích cho môi trường, nâng cao danh tiếng thương hiệu của bạn và đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của người tiêu dùng về các hoạt động đạo đức.
Sự hài lòng của khách hàng và lợi thế cạnh tranh
Đảm bảo sản phẩm của bạn luôn có sẵn trong khi giao đơn hàng chính xác và đúng hạn sẽ góp phần mang lại trải nghiệm tích cực cho khách hàng.
Một chuỗi cung ứng mạnh mẽ cũng bao gồm các cuộc kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt ở mọi giai đoạn để sản phẩm cuối cùng đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng. Duy trì các tiêu chuẩn chất lượng làm tăng sự hài lòng của khách hàng, dẫn đến ít trả lại và khiếu nại hơn.
Bạn có thể cải thiện lòng trung thành của khách hàng và củng cố vị thế trên thị trường bằng cách điều chỉnh hoạt động chuỗi cung ứng theo kỳ vọng của khách hàng.
Hơn nữa, khi bạn dành thời gian để tối ưu hóa chuỗi cung ứng của mình, bạn có thể phản ứng nhanh hơn với những thay đổi của thị trường và cung cấp dịch vụ tốt hơn so với các đối thủ cạnh tranh dựa vào chuỗi cung ứng kém hiệu quả.
5 thành phần chính của quản lý chuỗi cung ứng
SCM bao gồm nhiều quy trình kết nối với nhau, mỗi quy trình đều cần thiết cho dòng chảy hàng hóa trơn tru từ nguyên liệu thô đến sản phẩm cuối cùng.
Năm thành phần chính dưới đây tạo thành nền tảng cho việc quản lý chuỗi cung ứng chiến lược hiệu quả.
1. Lập kế hoạch
Một chuỗi cung ứng hiệu quả đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận. Bắt đầu bằng cách sử dụng dữ liệu lịch sử (ví dụ: xu hướng bán hàng, biến động theo mùa, v.v.) và thông tin chi tiết về khách hàng để hiểu rõ hơn nhu cầu trong tương lai đối với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
Hãy cân nhắc cách bạn có thể đáp ứng nhu cầu đó mà không phải chịu chi phí không cần thiết. Xác định nguồn lực nào (bao gồm nguyên liệu thô, vốn và lao động) bạn cần và phân phối chúng trên toàn bộ chuỗi cung ứng để đáp ứng mục tiêu kinh doanh của bạn.
Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có thể giúp bạn phân tích dữ liệu có sẵn và đưa ra quyết định thông minh hơn để cải thiện kế hoạch chuỗi cung ứng.
Ví dụ, nhóm mua sắm của bạn có thể sử dụng hệ thống ERP để tự động hóa các yêu cầu mua hàng và phối hợp với các nhà cung cấp để đảm bảo mức tồn kho đáp ứng nhu cầu của bạn. Nhóm sản xuất có thể xem thông tin theo thời gian thực về nhu cầu của khách hàng và quản lý tài nguyên.
2. Nguồn cung ứng
Nguồn cung ứng bao gồm việc xác định và lựa chọn các nhà cung cấp cung cấp nguyên liệu thô, linh kiện hoặc dịch vụ cần thiết để tạo ra sản phẩm cuối cùng của bạn.
Tập trung vào việc tìm kiếm tùy chọn rẻ nhất có thể dẫn đến vật liệu kém chất lượng và tăng khiếu nại của khách hàng. Mặc dù giá cả rất quan trọng, bạn cũng nên đánh giá các nhà cung cấp dựa trên chất lượng, độ tin cậy và khả năng đáp ứng các mục tiêu phát triển bền vững của bạn.
Việc tìm đúng nhà cung cấp không chỉ là một thỏa thuận giao dịch; nhà cung cấp phải hợp tác với bạn để mang lại kết quả tốt nhất. Mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp giúp giảm nguy cơ gián đoạn bất ngờ vì họ có nhiều khả năng ưu tiên đơn hàng của bạn hơn.
Nếu có sự chậm trễ, việc có mối quan hệ được thiết lập có nghĩa là bạn sẽ có nhiều khả năng làm việc cùng nhau để tìm ra giải pháp. Là một phần trong kế hoạch quản lý rủi ro của mình, bạn cũng nên có các kế hoạch dự phòng như các nguồn thay thế hoặc một kho dự trữ an toàn được xác định rõ ràng cho các vật liệu quan trọng.
Sau khi tìm được nhà cung cấp lý tưởng, hãy theo dõi hiệu suất của họ để xác minh rằng họ đáp ứng được yêu cầu của bạn. Sử dụng phần mềm ERP hoặc chuỗi cung ứng để theo dõi các số liệu như tỷ lệ giao hàng đúng hạn và tỷ lệ lỗi.
3. Sản xuất
Nhiều doanh nghiệp tạo ra giá trị thông qua sản xuất, chuyển đổi nguyên liệu thô thành sản phẩm hoàn thiện. Các bước đơn giản như sử dụng hệ thống ERP để lên lịch sản xuất theo nhu cầu của khách hàng sẽ giúp bạn sản xuất đúng số lượng sản phẩm mà không bị sản xuất quá mức hoặc thiếu hụt.
Giám sát sản xuất bằng hệ thống thực hiện sản xuất (MES) như một phần của quy trình quản lý sản xuất của bạn. Sử dụng phân tích thời gian thực để nhận phản hồi tức thì về hiệu suất sản xuất và thiết bị.
Kết quả là, bạn có thể xác định bất kỳ vấn đề sản xuất tiềm ẩn nào trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng. Ví dụ, bạn có thể đánh giá xem bạn có cần thay đổi quy trình làm việc hay thay thế một thiết bị nào đó không.
Tăng cường khả năng quan sát quy trình sản xuất giúp giảm thiểu thời gian chết và đảm bảo chất lượng đầu ra đồng đều.
4. Giao hàng
Giao hàng bao gồm tất cả các bước liên quan đến việc đưa sản phẩm hoàn thiện đến tay khách hàng, bao gồm kho bãi, vận chuyển và phân phối.
Trước khi bạn gửi bất cứ thứ gì, bạn cần phải lưu trữ nó. Sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho (IMS) để theo dõi mức tồn kho theo thời gian thực. Số liệu tồn kho chính xác có nghĩa là bạn luôn có thể tự tin rằng mình có đủ hàng hóa trong tay đồng thời giảm thiểu chi phí lưu kho không cần thiết.
Bước tiếp theo là vận chuyển hàng hóa từ cơ sở của bạn đến bước tiếp theo trong chuỗi, có thể là đến nhà bán lẻ hoặc trực tiếp đến khách hàng.
Cũng giống như bạn đã lựa chọn cẩn thận các nhà cung cấp nguyên liệu thô, hãy dành thời gian để lựa chọn đúng nhà cung cấp dịch vụ hậu cần. Họ có được chứng nhận và bảo hiểm phù hợp để xử lý việc giao hàng thay mặt bạn không? Họ có thể giao hàng cho bạn một cách an toàn và đúng hạn không?
Giao hàng hiệu quả đảm bảo sản phẩm đến đúng nơi cần đến vào đúng thời điểm đồng thời giảm thiểu chi phí lưu kho và vận chuyển.
5. Trả lại
Sớm hay muộn, khách hàng sẽ muốn trả lại sản phẩm. Quản lý trả lại (còn gọi là hậu cần ngược) bao gồm xử lý việc trả lại, sửa chữa hoặc thải bỏ.
Một hệ thống trả hàng hiệu quả mang đến quy trình không căng thẳng cho khách hàng, đồng thời cho phép bạn có khả năng bán lại sản phẩm đã trả lại.
Bắt đầu bằng việc xác định quy trình để quản lý việc trả hàng, bao gồm cách khách hàng có thể khởi tạo quy trình và những gì bạn sẽ làm với các mặt hàng được trả lại.
Ví dụ, thay vì yêu cầu khách hàng gọi điện thoại và nói chuyện với nhân viên hỗ trợ, họ có thể yêu cầu trả hàng và in nhãn trả hàng đã thanh toán trước trực tiếp từ trang web của bạn.
Phân loại các mặt hàng trả lại theo tình trạng, chẳng hạn như bạn có thể đóng gói lại và bán lại chúng hay chúng cần được sửa chữa hoặc thải bỏ. Tự động chỉ định quy trình làm việc phù hợp cho phù hợp.
Chính sách hoàn trả rõ ràng và quy trình xử lý hiệu quả giúp bạn xử lý thành công tình huống có khả năng gây bất lợi, giảm thiểu lãng phí và thể hiện cam kết mang đến trải nghiệm tốt nhất có thể cho khách hàng.
Phần mềm CRM hỗ trợ quản lý chuỗi cung ứng như thế nào
Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) thường liên quan đến bán hàng và tiếp thị nhưng cũng đóng vai trò quan trọng trong phần mềm quản lý chuỗi cung ứng. Tích hợp CRM và SCM có thể cải thiện sự phối hợp và tạo ra chuỗi cung ứng hiệu quả hơn.
Chuỗi cung ứng là mạng lưới các mối quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp, nhà bán buôn, công ty hậu cần hoặc nhà bán lẻ. Hệ thống CRM cung cấp một nền tảng duy nhất để quản lý thông tin liên lạc với tất cả các bên liên quan, giảm khả năng hiểu lầm và thúc đẩy quan hệ đối tác chặt chẽ hơn.
Dự báo chính xác là rất quan trọng đối với việc quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả và các hệ thống CRM cung cấp thông tin chi tiết và báo cáo có giá trị về hành vi của khách hàng và xu hướng bán hàng. Bằng cách phân tích dữ liệu khách hàng, các công cụ CRM giúp bạn dự đoán nhu cầu trong tương lai chính xác hơn.
Cuối cùng, SCM và CRM đều hướng đến mục tiêu cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Chuỗi cung ứng được quản lý tốt đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm đúng hạn, trong khi hệ thống CRM giúp bạn hiểu và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Việc kết hợp CRM và SCM có thể cải thiện sự hài lòng của khách hàng bằng cách điều chỉnh hoạt động chuỗi cung ứng của bạn theo kỳ vọng của người mua.
Kết luận
Bằng cách hiểu và tối ưu hóa từng thành phần của chuỗi cung ứng, từ khâu lập kế hoạch ban đầu đến xử lý hàng trả lại, bạn có thể hợp lý hóa hoạt động, giảm chi phí và tăng lợi nhuận.
Với các chiến lược và công cụ phù hợp, bao gồm hệ thống CRM, chuỗi cung ứng của bạn có thể trở thành tài sản mạnh mẽ giúp doanh nghiệp bạn có lợi thế cạnh tranh.
Bắt đầu bằng cách đánh giá các quy trình chuỗi cung ứng hiện tại của bạn và tìm kiếm các lĩnh vực cải tiến tiềm năng. Ngay cả một thay đổi nhỏ ở đúng nơi cũng có thể mang lại lợi ích đáng kể về lâu dài cho bạn và khách hàng của bạn.