Quản lý dịch vụ khách hàng mạnh mẽ có thể xây dựng lòng tin và lòng trung thành với người mua, dẫn đến việc kinh doanh và ủng hộ lặp lại. Tuy nhiên, việc cung cấp trải nghiệm khách hàng hàng đầu không phải là điều ngẫu nhiên.
Trong bài viết này, bạn sẽ học cách vượt quá mục tiêu dịch vụ khách hàng bằng chiến lược thực tế gồm năm bước và công nghệ phù hợp.
Quản lý dịch vụ khách hàng (CSM) giám sát và cải thiện cách doanh nghiệp của bạn hỗ trợ người mua trước, trong và sau khi mua hàng.
Các hoạt động này phối hợp với nhau để mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng (CX) nhằm khuyến khích doanh số bán hàng và giữ chân khách hàng lâu dài.
Ví dụ, bạn có thể đào tạo các đại lý sử dụng kết hợp các dịch vụ hỗ trợ (ví dụ: cuộc gọi điện thoại, chatbot và trò chuyện trực tiếp) để nhanh chóng giải quyết các vấn đề của khách hàng. Cách tiếp cận phối hợp này làm giảm tỷ lệ khách hàng bỏ đi và thúc đẩy gia hạn hợp đồng.
Trong khi CSM thường tập trung vào các nhiệm vụ sau bán hàng, nó cũng đóng vai trò trước khi ai đó trở thành khách hàng (ví dụ: trả lời câu hỏi, cung cấp bản demo hoặc hướng dẫn ra quyết định).
Ví dụ, CSM bao gồm các hoạt động hàng ngày như:
Ưu tiên các phiếu hỗ trợ theo mức độ khẩn cấp hoặc thời gian nhận được
Phân công các vấn đề trước khi bán hàng và khách hàng cho đúng nhân viên hỗ trợ
Tối ưu hóa quy trình làm việc để khách hàng hiện tại và khách hàng mới nhận được phản hồi nhanh hơn và chính xác hơn
Theo dõi số liệu hiệu suất để duy trì mức độ hài lòng của khách hàng ở mức cao trên mọi điểm tiếp xúc
Thu thập phản hồi để cải thiện CX và đưa ra quyết định về sản phẩm
Bằng cách hợp lý hóa quy trình làm việc và theo dõi các số liệu quan trọng, CSM giúp các nhóm cung cấp hỗ trợ chất lượng cao một cách nhất quán.
Cung cấp trải nghiệm mua hàng và sau bán hàng tốt nhất có thể giúp doanh nghiệp của bạn theo nhiều cách. Ví dụ, theo nghiên cứu của Zendesk, dịch vụ khách hàng tuyệt vời khuyến khích 75% người tiêu dùng chi tiêu nhiều hơn.
Sau đây là một số cách quản lý dịch vụ khách hàng mang lại lợi ích cho tổ chức của bạn.
Việc phối hợp tất cả các nhiệm vụ chăm sóc khách hàng đảm bảo người mua nhận được sự trợ giúp nhanh chóng và chính xác mọi lúc. Sự nhất quán này tạo dựng lòng tin và khiến mọi người quay lại.
Ví dụ, công nghệ có thể ưu tiên các phiếu hỗ trợ dựa trên mức độ khẩn cấp và phân công vấn đề cho đúng thành viên nhóm, đảm bảo không có câu hỏi nào bị bỏ sót.
Một nghiên cứu của Hyken cho thấy đối với 48% người dùng, dịch vụ khách hàng tốt quan trọng hơn giá cả, khiến tính nhất quán trở thành lợi thế cạnh tranh.
CSM tối ưu hóa quy trình làm việc và tự động hóa các tác vụ thường xuyên, do đó nhân viên hỗ trợ sẽ dành ít thời gian hơn cho việc xử lý phiếu yêu cầu và nhiều thời gian hơn cho việc giải quyết vấn đề.
Phản hồi nhanh hơn, chính xác hơn sẽ giảm khả năng khách hàng cần liên hệ lại vì cùng một vấn đề. Nếu làm sai hai hoặc ba lần, nghiên cứu của Coveo cho thấy mọi người có khả năng sẽ từ bỏ thương hiệu của bạn.
Hỗ trợ nhóm của bạn bằng các quy trình, dữ liệu và công nghệ dịch vụ khách hàng phù hợp giúp họ có thể mang lại những tương tác tốt nhất mà không bị quá sức.
Theo dõi số liệu hiệu suất và điểm hài lòng giúp bạn phát hiện xu hướng, xác định điểm nghẽn và khắc phục sự cố trước khi chúng leo thang. Những thông tin chi tiết này cũng tiết lộ các cơ hội (ví dụ: giới thiệu các ưu đãi bán thêm có liên quan) bằng cách giúp bạn hiểu rõ hơn nhu cầu của khách hàng.
Ví dụ, việc theo dõi thời gian giải quyết trung bình (ART) có thể gợi ý rằng một số đại diện nhất định cần nhiều hỗ trợ hơn hoặc các quy trình cần cải thiện.
Với những hiểu biết này, bạn có thể điều chỉnh chiến thuật và tổ chức đào tạo để duy trì mức độ dịch vụ cao.
Các nhóm làm việc trực tiếp với khách hàng cần có các công cụ, hệ thống và quy trình phù hợp để cung cấp dịch vụ hiệu quả. Họ cũng cần một nhà lãnh đạo có thể thúc đẩy họ.
Sau đây là năm mẹo hàng đầu để xây dựng và quản lý hoạt động dịch vụ khách hàng tuyệt vời.
Minh bạch có nghĩa là thông báo cho nhóm của bạn về các mục tiêu, thách thức, kỳ vọng về hiệu suất và những thay đổi ảnh hưởng đến công việc của họ. Điều này xây dựng lòng tin và giảm sự nhầm lẫn.
Mọi người phản ứng tốt với giao tiếp cởi mở. Theo nghiên cứu của Gallup, 70% sự gắn kết của nhóm phụ thuộc vào hành vi của người quản lý. Nhóm của bạn sẽ có động lực và năng suất hơn khi bạn minh bạch và hỗ trợ.
Dưới đây là hình ảnh minh bạch trong quản lý dịch vụ khách hàng:
Giải thích các quyết định. Trao đổi về các quyết định với nhóm của bạn sẽ khuyến khích họ tham gia. Ví dụ, giải thích lý do bạn chuyển đổi phần mềm dịch vụ khách hàng có thể giúp họ chấp nhận một công cụ mới.
Yêu cầu phản hồi 360 độ. Khi mọi người đưa ra phản hồi mang tính xây dựng, mọi người sẽ có được những hiểu biết giá trị về cách công việc của họ ảnh hưởng đến người khác. Văn hóa phát triển và trách nhiệm dẫn đến tinh thần đồng đội mạnh mẽ hơn và cải tiến liên tục.
Đặt câu hỏi. Đặt câu hỏi làm rõ cho thấy không sao nếu không chắc chắn và yêu cầu thêm thông tin. Các thành viên trong nhóm sẽ biết rằng việc kiểm tra lại thông tin là an toàn, tránh hiểu lầm.
Khi các nhóm hiểu được bức tranh toàn cảnh, họ sẽ có nhiều khả năng duy trì sự gắn kết và động lực hơn.
Việc ăn mừng chiến thắng bằng lời khen ngợi, động viên hoặc khuyến khích sẽ củng cố hiệu suất làm việc tốt và cho nhóm của bạn thấy nỗ lực của họ có ý nghĩa.
Việc liên tục tìm cách tạo động lực có thể là thách thức khi phải hoàn thành rất nhiều công việc khác. Tuy nhiên, điều này rất cần thiết để duy trì môi trường làm việc tích cực.
Sau đây là cách để thúc đẩy, khen thưởng và hỗ trợ nhóm của bạn:
Đặt ra các mục tiêu có thể đạt được. Chia nhỏ các mục tiêu khó thành các mục tiêu có thể quản lý được để giải quyết mỗi ngày hoặc mỗi tuần. Sử dụng các chiến thuật trò chơi hóa (ví dụ: cạnh tranh hoặc tính điểm) để tăng sự tham gia và tương tác.
Cá nhân hóa phần thưởng. Hãy nhớ rằng mỗi người đều là duy nhất. Một thành viên hướng nội có thể thích lời cảm ơn riêng tư, trong khi một nhân viên hướng ngoại có thể thích lời khen ngợi công khai.
Hãy sáng tạo với phần thưởng. Nhiều người được thúc đẩy bởi tiền thưởng và hoa hồng, nhưng không phải công ty nào cũng có thể chi trả cho các ưu đãi tài chính lớn. Thay vì từ bỏ phần thưởng, hãy cung cấp thời gian nghỉ có lương, phiếu ăn nhà hàng và nhiều hơn nữa.
Sự công nhận thường xuyên sẽ thúc đẩy tinh thần và củng cố hiệu suất tuyệt vời. Ngay cả những cử chỉ nhỏ cũng cho nhóm của bạn thấy công việc của họ có ý nghĩa.
Cung cấp cho nhóm của bạn các công cụ, khóa đào tạo và quy trình phù hợp để giữ bình tĩnh và hiệu quả khi có lượng yêu cầu lớn hoặc khi giải quyết với khách hàng khó chịu.
Quản lý dịch vụ khách hàng tuyệt vời giải quyết các vấn đề nội bộ phổ biến trong khi vẫn duy trì CXe hoàn hảo. Ví dụ, bạn có thể thiếu nhân viên, nhưng vẫn cần xử lý các vấn đề của khách hàng kịp thời.
Sau đây là một số chiến lược dịch vụ khách hàng để thể hiện khả năng lãnh đạo khi có những giai đoạn bận rộn hoặc tình huống khó khăn xảy ra:
Lên lịch lại các nhiệm vụ. Học cách ưu tiên các yêu cầu cấp bách của khách hàng và hoãn các cuộc họp ít quan trọng hơn.
Phân công nhiệm vụ cho các phòng ban có liên quan. Một số vấn đề có thể phù hợp hơn với nhóm khác. Ví dụ, chuyển khiếu nại về chiến dịch truyền thông xã hội gần đây đến bộ phận tiếp thị.
Sử dụng công nghệ để đáp ứng mục tiêu dịch vụ. Đầu tư vào công nghệ (chatbot, trò chuyện trực tiếp, v.v.) giúp hợp lý hóa quy trình làm việc cho nhóm hỗ trợ của bạn.
Cách nhóm của bạn xử lý áp lực ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng và tinh thần đồng đội. Một nhóm được chuẩn bị tốt có thể duy trì năng suất và biến những khoảnh khắc khó khăn thành cơ hội để gây ấn tượng.
Thiết lập các công cụ và quy trình giúp các thành viên trong nhóm làm việc thống nhất và hiệu quả, bất kể họ ở đâu.
Nếu không có cấu trúc và hỗ trợ, các nhóm làm việc từ xa có thể cảm thấy bị ngắt kết nối hoặc quá tải. Với các hệ thống và kênh truyền thông phù hợp, họ sẽ cộng tác tốt hơn và cung cấp dịch vụ tuyệt vời.
Ví dụ, bạn có thể sử dụng các công cụ như:
Slack để kiểm tra nhanh
Thu phóng cho các cuộc họp nhóm thời gian thực
Bảng điều khiển trợ giúp chung để theo dõi trạng thái phiếu
Nếu đã lâu rồi, hãy kiểm tra và giải quyết mọi vấn đề ngăn cản họ mang lại trải nghiệm tốt nhất. Giúp mọi người đồng bộ sẽ giảm thiểu sự hiểu lầm.
Sau đây là một số ví dụ về các câu hỏi dành cho nhóm làm việc từ xa:
Bạn có gặp khó khăn gì khi làm việc không?
Các công cụ có quen thuộc và dễ sử dụng không?
Bạn có cảm thấy khối lượng công việc của mình có thể quản lý được không?
Bạn sẽ được lợi gì nếu họp thường xuyên hơn hay ít thường xuyên hơn?
Với phản hồi của nhóm, các nhà lãnh đạo có thể tạo ra chiến lược để cải thiện đồng thời trải nghiệm của nhân viên và cung cấp dịch vụ.
Duy trì kỹ năng của nhóm bạn để đảm bảo họ xử lý vấn đề một cách tự tin và luôn cập nhật với kỳ vọng thay đổi của khách hàng. Đào tạo và phát triển liên tục nên tập trung vào cập nhật sản phẩm, kỹ năng giao tiếp và sử dụng hiệu quả các công cụ mới.
Ví dụ, bạn có thể nhận thấy thời gian giải quyết phiếu yêu cầu lâu hơn sau khi cập nhật sản phẩm lớn. Để ứng phó, bạn triển khai các buổi đào tạo ngắn hàng tuần và tạo cơ sở kiến thức có thể tìm kiếm để cải thiện số liệu.
Dịch vụ khách hàng luôn phát triển. Các nhóm liên tục học hỏi sẽ thích nghi và tự tin hơn. Những kỹ năng được cải thiện này dẫn đến tương tác với khách hàng nhất quán hơn với thời gian phản hồi thấp hơn.
Nhân viên muốn học hỏi. Theo nghiên cứu của PwC, 77% nhân viên muốn thích nghi với cách làm việc mới. Khoảng 72% cũng hào hứng với việc học hỏi và phát triển trong vai trò của mình.
Để nhóm dịch vụ khách hàng của bạn luôn tự tin và có năng lực, hãy đưa việc học vào quy trình làm việc hàng tuần của họ.
Sau đây là cách đầu tư vào sự phát triển của nhóm bạn:
Lên lịch các buổi tập luyện ngắn, thường xuyên (thậm chí 15–30 phút cũng có thể tạo nên sự khác biệt)
Khuyến khích học tập ngang hàng và chia sẻ kiến thức
Duy trì một trung tâm với các câu hỏi thường gặp (FAQ) được cập nhật, thông tin sản phẩm và hướng dẫn dịch vụ
Cung cấp lộ trình phát triển rõ ràng cho những người đại diện muốn phát triển sang vai trò mới
Sử dụng dữ liệu và phản hồi của khách hàng để phát hiện khoảng cách đào tạo và cải thiện các buổi học
Đào tạo liên tục giúp nhóm của bạn nhạy bén, dịch vụ nhất quán và khách hàng hài lòng. Khi nhân viên tự tin vào kiến thức của mình, họ xử lý vấn đề nhanh hơn với sự đồng cảm hơn.
Sử dụng công nghệ phù hợp giúp bạn hợp lý hóa việc hỗ trợ, cải thiện thời gian phản hồi và luôn đạt được mục tiêu dịch vụ khách hàng.
Sau đây là một số cách chủ doanh nghiệp triển khai các công cụ để quản lý dịch vụ khách hàng hiệu quả hơn.
Các chức năng trò chuyện hướng dẫn khách hàng đến các nguồn tài nguyên cơ sở kiến thức, thu thập thông tin khách hàng và thậm chí chỉ định họ cho một đại diện. Xử lý các yêu cầu cấp thấp này giúp giảm bớt áp lực cho nhân viên trong những thời điểm bận rộn.
Chatbot là các tác nhân ảo mô phỏng các cuộc trò chuyện của con người, thường là bằng tin nhắn văn bản. Chúng sử dụng phản hồi của khách hàng và logic có điều kiện để hoàn thành các nhiệm vụ đơn giản như:
Kiểm tra cập nhật vận chuyển và trạng thái đơn hàng
Xử lý sự cố đơn giản
Chuyển hướng khách hàng đến các tùy chọn tự phục vụ, chẳng hạn như Câu hỏi thường gặp
Chatbot cũng giúp các nhân viên hỗ trợ tiếp cận tình huống bằng thông tin họ cần để giải quyết thắc mắc nhanh chóng.
Ví dụ, nếu khách hàng của bạn tương tác với Chatbot trên:
Trang FAQ, thiết lập để đưa ra câu trả lời mà họ có thể đang tìm kiếm
Trang khắc phục sự cố sản phẩm, bạn sẽ biết họ chưa tìm thấy câu trả lời tự phục vụ, do đó Chatbot có thể hướng dẫn họ đến đại diện nhanh hơn
Khi điều này xảy ra, nhóm dịch vụ khách hàng của bạn sẽ nhận được thông báo để phản ứng nhanh chóng và cải thiện tỷ lệ chuyển đổi.
Phần mềm lập lịch cho phép bạn tự động thiết lập các cuộc họp và giải phóng thời gian cho các hoạt động chiến lược hơn. Nó cắt giảm email qua lại, giảm tình trạng không đến và đảm bảo khách hàng nhận được trợ giúp nhanh hơn.
Khi việc lập lịch diễn ra liền mạch, nhóm của bạn có thể tập trung vào việc giải quyết vấn đề thay vì quản lý lịch.
Các đại lý có thể đề xuất thời gian cụ thể hoặc các khung giờ còn trống trong khi quản lý thời gian hẹn trong chế độ xem lịch.
Việc thu thập dữ liệu và xu hướng cung cấp thông tin có giá trị về các mục tiêu hiệu suất cụ thể và các lĩnh vực cần cải thiện.
Việc khắc phục những vấn đề này (ví dụ: khối lượng khiếu nại lớn về một số chủ đề nhất định hoặc thời gian phản hồi chậm trong giờ cao điểm) giúp bạn cải thiện quy trình làm việc, phân bổ nguồn lực tốt hơn và mang lại trải nghiệm dịch vụ khách hàng mượt mà hơn.
Bằng cách thường xuyên xem xét các số liệu (bạn sẽ biết điều này trong một vài phần), nhóm của bạn có thể đưa ra quyết định thông minh hơn và tránh các vấn đề tái diễn.
Theo dõi mọi hoạt động bằng CRM cho phép bạn:
Loại bỏ công việc bận rộn hàng ngày. Tự động hóa càng nhiều quy trình công việc càng tốt để giải phóng nhân viên và nhóm quản lý.
Đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu. Tự động xem xu hướng với các đường ống trực quan, biểu đồ và đồ thị mà không cần quét bảng tính.
Theo dõi hiệu suất cá nhân. Xem và so sánh dữ liệu cá nhân từ các nhân viên dịch vụ khách hàng. Đo lường các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và tạo mục tiêu để duy trì tiêu chuẩn cao.
Tự động hóa giúp bạn dự đoán các yêu cầu của khách hàng và cung cấp thông tin hữu ích trước khi họ phải yêu cầu. Chủ động giúp tiết kiệm thời gian cho nhóm hỗ trợ của bạn trong khi cung cấp câu trả lời nhanh hơn.
Giả sử người dùng mới đang gặp khó khăn trong việc cập nhật thông tin thẻ thanh toán của họ. Email chào mừng tự động với các mẹo hướng dẫn (như cách cập nhật thông tin thanh toán) sẽ giải quyết vấn đề trước khi nó trở thành một phiếu yêu cầu.
Quản lý quy trình làm việc đa kênh cho phép doanh nghiệp kết nối các phiếu hỗ trợ khách hàng trên nhiều kênh (thường là thông qua trung tâm liên lạc).
Việc truy cập tất cả thông tin có sẵn trên nhiều điểm tiếp xúc giúp các nhóm chuẩn bị để cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn.
Ví dụ, người mua có thể liên hệ qua mạng xã hội trước khi nói chuyện với nhân viên tổng đài. Với phương pháp tiếp cận đa kênh, toàn bộ nhóm có thể xem các tin nhắn hỗ trợ trước đó, nhanh chóng bắt kịp và giải quyết nhu cầu của người đó.
Sau đây là một số mẹo để tận dụng tối đa quản lý đa kênh:
Chọn các công cụ tích hợp với hệ thống CRM của bạn để bạn ghi lại mọi thông tin liên lạc ở một nơi
Đào tạo các đại lý về cách điều hướng và sử dụng lịch sử đa kênh một cách hiệu quả
Thiết lập gắn thẻ và định tuyến vé tự động dựa trên kênh hoặc chủ đề
Lập bản đồ hành trình khách hàng của bạn và tối ưu hóa các điểm tiếp xúc để có tốc độ và tính nhất quán
Nhóm hỗ trợ có thể giải quyết vấn đề nhanh hơn và chính xác hơn khi họ có thể nắm rõ toàn bộ các tương tác trước đây.
Các số liệu về dịch vụ khách hàng (ví dụ: thời gian phản hồi, tỷ lệ giữ chân khách hàng và điểm hài lòng) đo lường hiệu suất của nhóm bạn bằng dữ liệu rõ ràng và nhất quán.
Dữ liệu này giúp bạn phát hiện xu hướng, ngăn chặn các vấn đề leo thang và đưa ra quyết định thông minh hơn có lợi cho nhóm và khách hàng của bạn.
Các số liệu thống kê dịch vụ khách hàng tiêu biểu khác bao gồm:
|
Điểm hài lòng của khách hàng (CSAT) |
Đo lường mức độ hài lòng của khách hàng với sản phẩm, dịch vụ hoặc tương tác của công ty bạn. |
|
Điểm số người ủng hộ ròng (NPS) |
Đo lường lòng trung thành của khách hàng bằng cách hỏi xem khả năng ai đó giới thiệu công ty của bạn là bao nhiêu. |
|
Khối lượng vé |
Đếm số lượng yêu cầu hỗ trợ đến trong một khoảng thời gian cụ thể. |
|
Vé tồn đọng |
Theo dõi số lượng phiếu chưa giải quyết đang chờ xử lý. |
|
Giải quyết tiếp xúc đầu tiên (FCR) |
Đo lường tần suất bạn giải quyết vấn đề chỉ trong một lần tương tác mà không cần theo dõi. |
|
Điểm nỗ lực của khách hàng (CES) |
Hiển thị mức độ dễ dàng hay khó khăn khi giải quyết vấn đề của khách hàng. |
|
Tỷ lệ leo thang |
Đo tần suất nhân viên dịch vụ khách hàng cần chuyển vấn đề đến nhân viên cấp cao hoặc các phòng ban khác. |
|
Điểm tương tác của khách hàng |
Làm nổi bật mức độ gắn bó của khách hàng với dịch vụ của bạn. |
Để điều hành một nhóm hỗ trợ hiệu suất cao, bạn cần có khả năng hiển thị. Các số liệu cung cấp cho bạn thông tin chi tiết để hành động trước khi vấn đề phát triển.
Sau đây là cách thực hiện chúng một cách hiệu quả:
Bắt đầu với những điều cơ bản – theo dõi thời gian phản hồi, thời gian giải quyết, khối lượng vé và CSAT
Đặt ra các chuẩn mực rõ ràng – xác định thành công trông như thế nào đối với nhóm của bạn
Sử dụng bảng thông tin – các công cụ trực quan giúp dễ dàng phát hiện xu hướng và theo dõi các thay đổi
Đánh giá thường xuyên – kiểm tra hàng tuần hoặc hàng tháng giúp bạn duy trì sự nhanh nhẹn và cải thiện liên tục
Thực hiện hành động dựa trên hiểu biết sâu sắc – sử dụng những gì bạn học được để đào tạo nhóm của mình, sửa đổi quy trình làm việc và cải thiện dịch vụ
Theo dõi đúng số liệu giúp bạn chuyển từ hỗ trợ phản ứng sang hỗ trợ chủ động. Khi bạn hiểu được những gì đang diễn ra đằng sau hậu trường, bạn sẽ lãnh đạo nhóm của mình hiệu quả hơn và giữ cho khách hàng hài lòng hơn.
Quản lý dịch vụ khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ hỗ trợ đặc biệt giúp khách hàng luôn hài lòng và trung thành.
Trong khi tất cả các nhà quản lý dịch vụ khách hàng đôi khi phải vật lộn với các hoạt động hàng ngày, việc triển khai các chiến lược và công nghệ phù hợp là chìa khóa để duy trì mối quan hệ với khách hàng.