CRM Checklists: Cách chọn và triển khai hệ thống phù hợp

Published by Linh Nguyen Dieu at 05/08/2026

Những điểm chính cần ghi nhớ từ CRM checklist

CRM checklist giúp bạn xác định các ưu tiên, điều phối các nhóm và đánh giá các tùy chọn CRM dựa trên nhu cầu kinh doanh và quy trình làm việc của bạn.
Nó đơn giản hóa quá trình ra quyết định bằng cách chia việc lựa chọn CRM thành các giai đoạn rõ ràng, giảm thiểu sự nhầm lẫn và giúp bạn tránh các tính năng hoặc chi phí không cần thiết.
Danh sách kiểm tra có cấu trúc giúp cải thiện khả năng áp dụng bằng cách liên kết các tính năng với các trường hợp sử dụng thực tế, quy trình làm việc và kết quả có thể đo lường được trong toàn bộ quy trình bán hàng của bạn.

CRM checklist là gì?

CRM checklist là một khuôn khổ giúp chia quá trình lựa chọn CRM thành các giai đoạn rõ ràng: xác định yêu cầu, điều chỉnh các bên liên quan, đánh giá nhà cung cấp và lập kế hoạch triển khai.

Thông thường, tài liệu này bao gồm các mục tiêu kinh doanh, các tính năng cần thiết, các hạn chế về ngân sách, nhu cầu tích hợp và các yêu cầu kỹ thuật của bạn.

Thay vì so sánh một cách mù quáng hàng tá hệ thống CRM, danh sách kiểm tra sẽ giúp bạn thu hẹp các lựa chọn dựa trên những gì nhóm của bạn thực sự cần để quản lý giao dịch, theo dõi tương tác với khách hàng và tối ưu hóa quy trình bán hàng.

Tại sao CRM checklist lại quan trọng?

Khi đã xác định được kỳ vọng của mình, một CRM checklist được xây dựng tốt sẽ giúp cấu trúc hóa quá trình ra quyết định và giúp bạn tránh những sai lầm tốn kém.

Những lợi ích chính bao gồm:
Hiểu rõ nhu cầu kinh doanh. Xác định những gì bạn cần dựa trên quy trình bán hàng, dữ liệu khách hàng và quy trình làm việc của bạn.
Tăng cường sự đồng thuận giữa các bên liên quan. Thu thập ý kiến đóng góp từ bộ phận bán hàng, tiếp thị và lãnh đạo để đảm bảo hệ thống CRM hoạt động hiệu quả trên tất cả các nhóm.
Đánh giá nhà cung cấp thông minh hơn. So sánh các nhà cung cấp CRM dựa trên các tiêu chí rõ ràng thay vì bị phân tâm bởi các tính năng không cần thiết.
Giảm chi phí và công việc làm lại. Tránh chi tiêu quá mức cho các tính năng không sử dụng hoặc phải chuyển đổi công cụ sau khi triển khai.

Một CRM checklist hiệu quả cần bao gồm ba giai đoạn chính: trước khi bắt đầu đánh giá các công cụ, trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp và sau khi triển khai để đảm bảo việc áp dụng và lợi tức đầu tư (ROI).

CRM checklist: trước, trong và sau khi triển khai

CRM checklist thực tế sẽ hiệu quả nhất khi bạn chia nó thành các giai đoạn rõ ràng. Mỗi giai đoạn tập trung vào một phần khác nhau của quy trình, từ việc xác định yêu cầu đến đảm bảo việc áp dụng và hiệu suất lâu dài.

Hãy sử dụng cách phân chia này để định hướng phương pháp tiếp cận của bạn ở từng giai đoạn.

Giai đoạn	Nên tập trung vào điều gì
Trước khi triển khai	Xác định mục tiêu, điều phối các bên liên quan và xác định những thiếu sót trong quy trình hiện tại của bạn.
Trong quá trình thực hiện	Thiết lập hệ thống, di chuyển dữ liệu và tùy chỉnh quy trình làm việc theo nhu cầu của bạn.
Sau khi triển khai	Thúc đẩy việc áp dụng, theo dõi hiệu suất và liên tục tối ưu hóa việc sử dụng.

Dưới đây là cách thức hoạt động của từng giai đoạn trong thực tế và những điều cần ưu tiên ở mỗi bước.

Trước khi triển khai

Giai đoạn này giúp bạn xác định các yêu cầu về CRM dựa trên quy trình bán hàng, cơ cấu đội ngũ và mục tiêu kinh doanh của bạn.

Bạn sẽ tập trung vào:

Thiết lập các mục tiêu kinh doanh có thể đo lường được, chẳng hạn như mục tiêu doanh thu, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng hoặc thời gian chu kỳ bán hàng.
Tính toán tổng chi phí bao gồm phí đăng ký, phí triển khai, phí đào tạo và phí tích hợp.
Thu thập ý kiến từ bộ phận bán hàng, tiếp thị và lãnh đạo để xác định các tính năng cần thiết và những vấn đề khó khăn.
Kiểm tra, đánh giá các quy trình bán hàng và kinh doanh hiện tại của bạn để xác định các lỗ hổng trong quy trình làm việc, các vấn đề về dữ liệu và sự thiếu hiệu quả.

Trong quá trình thực hiện

Sau khi đã chọn được hệ thống CRM mới, bước này đảm bảo hệ thống hỗ trợ các hoạt động hàng ngày và quy trình bán hàng của bạn.

Các hành động chính bao gồm:

Kiểm tra hiệu năng các hệ thống CRM đã được lựa chọn thông qua các bản demo trực tiếp dựa trên các trường hợp sử dụng thực tế của bạn.
Lập kế hoạch di chuyển dữ liệu để chuyển danh bạ, giao dịch và lịch sử tương tác mà không bị mất dữ liệu.
Tùy chỉnh quy trình bán hàng, quy tắc tự động hóa và bảng điều khiển báo cáo để phù hợp với quy trình của bạn.
Tiến hành các chương trình thí điểm với một nhóm nhỏ trước khi triển khai rộng rãi và tạo danh sách kiểm tra hướng dẫn sử dụng CRM để đào tạo theo từng vai trò.

Sau khi triển khai

Sau khi ra mắt, mục tiêu chuyển sang thúc đẩy việc áp dụng, đo lường tác động và cải thiện hiệu suất theo thời gian.

Ở giai đoạn này, bạn nên:

Theo dõi tần suất đăng nhập, phản hồi cảnh báo và thông báo, cập nhật giao dịch bán hàng và sử dụng các tính năng chính của nhân viên bán hàng.
Theo dõi các chỉ số bán hàng và KPI, bao gồm tốc độ xử lý đơn hàng, tỷ lệ thắng thầu, tiến trình giao dịch và độ chính xác dự báo.
Tinh chỉnh quy trình tự động hóa, các giai đoạn bán hàng và quy trình làm việc dựa trên những khó khăn mà nhân viên bán hàng gặp phải.
Đánh giá hiệu quả đầu tư (ROI) bằng cách so sánh tỷ lệ chốt đơn, thời gian chu kỳ bán hàng và doanh thu trước và sau khi áp dụng CRM.

Việc xây dựng danh sách kiểm tra xuyên suốt các giai đoạn này sẽ trở nên rõ ràng hơn khi bạn gắn nó với các câu hỏi cụ thể về mục tiêu kinh doanh, quy trình làm việc của nhóm và yêu cầu kỹ thuật.

7 câu hỏi để đánh giá nhu cầu CRM của bạn

Phần mềm CRM phù hợp phụ thuộc vào mức độ phù hợp của nó với mục tiêu kinh doanh, quy trình làm việc và nhu cầu của đội ngũ nhân viên.

Đặt ra những câu hỏi đúng ngay từ đầu sẽ giúp bạn xây dựng các yêu cầu rõ ràng và thu hẹp các lựa chọn nhanh hơn.

Những câu hỏi này giúp bạn kết nối CRM checklist với các ưu tiên kinh doanh thực tế và biến các yêu cầu thành các tiêu chí đánh giá rõ ràng.

1. Mục tiêu kinh doanh của bạn là gì?

Hệ thống CRM của bạn cần hỗ trợ các kết quả kinh doanh có thể đo lường được, chẳng hạn như chốt được nhiều giao dịch hơn, tạo ra nhiều khách hàng tiềm năng hơn, tăng doanh thu bán hàng hoặc cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Khi xác định mục tiêu, hãy tập trung vào hai điều:

Phù hợp giữa tính năng và kết quả. Nếu bạn đang cố gắng tiết kiệm thời gian và thu hút khách hàng tiềm năng mới, hãy tìm kiếm giải pháp tự động hóa CRM giúp giảm thiểu công việc thủ công và hỗ trợ tạo ra khách hàng tiềm năng thông qua các chiến dịch email, lời nhắc và chatbot.

Phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn. Một công ty thương mại điện tử bán hàng cho người tiêu dùng có những nhu cầu khác với một thương hiệu SaaS thu hút người mua B2B. Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ đang có kế hoạch phát triển, hãy chọn một hệ thống CRM đáp ứng nhu cầu hiện tại của bạn nhưng vẫn có khả năng mở rộng khi đội ngũ của bạn phát triển.

2. Ngân sách của bạn là bao nhiêu?

Chi phí thực sự của một hệ thống CRM không chỉ dừng lại ở phí thuê bao hàng tháng.

Bạn cần tính đến việc triển khai, đào tạo, các tiện ích bổ sung và thời gian cần thiết để nhóm của bạn nắm bắt được cách làm việc.

Phân bổ ngân sách của bạn theo các lĩnh vực sau:

Yếu tố chi phí	Những điều cần bao gồm
Đăng ký	Giá tính theo tháng hoặc theo năm cho mỗi người dùng.
Triển khai	Thời gian tiếp nhận nhân viên mới, di chuyển dữ liệu và thiết lập hệ thống.
Đào tạo	Thời gian dành để giúp đội của bạn nắm bắt công việc.
Các tiện ích bổ sung	Tích hợp, tính năng bổ sung hoặc dung lượng lưu trữ.

Các phần mềm CRM miễn phí cho phép bạn dùng thử các tính năng, nhưng các giải pháp trả phí thường cung cấp đầy đủ chức năng cần thiết cho việc sử dụng lâu dài. Hãy thử một vài lựa chọn thông qua các bản dùng thử miễn phí hoặc bản demo trước khi quyết định sử dụng.

Hãy xem lại danh sách mục tiêu của bạn trong quá trình đánh giá. Nếu bạn đang dành 10 giờ mỗi tuần để biên soạn báo cáo thủ công và một hệ thống CRM có thể tự động hóa việc đó, thì việc ưu tiên sử dụng CRM là điều đáng làm.

3. Trình độ chuyên môn kỹ thuật của bạn ở mức nào?

Khả năng kỹ thuật của nhóm bạn sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn hệ thống CRM nào phù hợp nhất.

Quyết định chính nằm ở việc lựa chọn giữa hệ thống dựa trên điện toán đám mây và hệ thống cài đặt tại chỗ, vì chúng khác nhau đáng kể về yêu cầu bảo trì và nhu cầu hỗ trợ kỹ thuật.

Loại CRM	Những gì nó yêu cầu
Dựa trên nền tảng đám mây	Chi phí bảo trì tối thiểu vì nhà cung cấp quản lý máy chủ và cập nhật.Phù hợp nhất cho: Các nhóm nhỏ không có bộ phận hỗ trợ CNTT chuyên trách.
Tại chỗ	Chi phí bảo trì cao, vì cần phải lắp đặt phần cứng và bảo trì thường xuyên.Phù hợp nhất cho: Các nhóm có nguồn lực CNTT cần kiểm soát nhiều hơn.

Nếu bạn không có nhân viên IT, hệ thống tại chỗ có thể yêu cầu bạn phải thuê chuyên gia IT và nhà cung cấp CRM định kỳ.

Nếu nhóm của bạn nhỏ hoặc thiếu nguồn lực kỹ thuật, CRM dựa trên nền tảng đám mây với tính năng hỗ trợ tích hợp thường là lựa chọn thiết thực hơn.

4. Bạn cần quyền truy cập loại nào?

Việc triển khai CRM sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng công ty, vì vậy hãy cân nhắc xem nhóm của bạn sẽ sử dụng phần mềm như thế nào và ở đâu.

Nếu các thành viên trong nhóm của bạn làm việc từ xa hoặc ở nhiều địa điểm khác nhau, hãy chọn một hệ thống có khả năng truy cập trên thiết bị di động và cập nhật theo thời gian thực. Điều này đảm bảo các nhân viên bán hàng có thể ghi lại các tương tác với khách hàng, cập nhật giao dịch và kiểm tra trạng thái tiến độ bán hàng từ bất cứ đâu.

Hãy nghĩ về những thiết bị mà nhóm của bạn sử dụng hàng ngày. Một hệ thống CRM được thiết kế cho thiết bị di động hỗ trợ nhập dữ liệu ngay tại chỗ và giúp quy trình bán hàng của bạn diễn ra suôn sẻ.

5. Mục tiêu của bạn đối với hệ thống CRM là gì?

Hãy xác định những gì là thiết yếu và những gì là tùy chọn dựa trên cách thức hoạt động của doanh nghiệp bạn.

Để làm rõ các ưu tiên:

Xác định những điểm yếu trong hệ thống hiện tại của bạn. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc lưu trữ thông tin liên hệ, dự báo doanh số hoặc theo dõi giao dịch, thì những tính năng đó sẽ trở nên cần thiết.
Phân biệt giữa những thứ thiết yếu và những thứ chỉ mang tính chất “có thì tốt”. Tập trung vào các tính năng ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày, chứ không phải những tính năng nghe có vẻ hấp dẫn nhưng bạn sẽ không sử dụng.

Việc vạch ra các mục tiêu CRM cụ thể giúp bạn đánh giá các lựa chọn dựa trên các tiêu chí rõ ràng, nhờ đó bạn sẽ ít bị phân tâm bởi các tính năng không cần thiết.

6. Các công ty khác đang sử dụng hệ thống CRM nào?

Nếu bạn làm việc trong một ngành nghề chuyên biệt, có thể có những nhà cung cấp cung cấp phần mềm CRM dành riêng cho lĩnh vực đó.

Nên tìm ở đâu:

Các nhà cung cấp chuyên ngành. Tìm các nhà cung cấp có kinh nghiệm phục vụ lĩnh vực của bạn.
Các nền tảng đánh giá. Kiểm tra G2 hoặc Capterra để xem phản hồi của người dùng về độ tin cậy và hỗ trợ.
Tham khảo ý kiến đồng nghiệp. Hãy hỏi các đồng nghiệp về những tiêu chí họ đã sử dụng trong quá trình tìm kiếm và liệu hệ thống CRM họ sử dụng có đáp ứng được kỳ vọng hay không.

Các doanh nghiệp cạnh tranh cùng cấp độ là một tiêu chuẩn tham khảo tốt. Nếu họ đạt được kết quả với một hệ thống cụ thể nào đó, thì việc tìm hiểu hệ thống đó là điều đáng giá.

7. Bạn sẽ cần những tích hợp nào?

Hầu hết các hệ thống CRM hiện nay đều tích hợp nhiều tính năng, vì vậy hãy xem xét mục tiêu và nhu cầu kinh doanh của bạn để tìm ra giải pháp phù hợp nhất.

Trong một số trường hợp, các nhóm cũng kết nối hệ thống CRM của họ với hệ thống ERP để đồng bộ hóa dữ liệu bán hàng, tài chính và hoạt động.

Các loại hình tích hợp phổ biến bao gồm:

Xử lý thanh toán
Tự động hóa tiếp thị
Quản lý tài liệu
Nền tảng giao tiếp

Các tính năng quan trọng mà mọi hệ thống CRM cần có

Một số tính năng sẽ đặc thù cho công ty của bạn, nhưng nhìn chung, mọi hệ thống CRM đều cần đáp ứng một số yêu cầu nhất định.

Hầu hết các chức năng của CRM đều tập trung vào một vài lĩnh vực cốt lõi.

danh mục tính năng CRM	Những điều cần lưu ý
Quản lý bán hàng và quy trình bán hàng	Theo dõi giao dịch, sơ đồ quy trình trực quan, dự báo.
Quản lý khách hàng tiềm năng	Thu thập thông tin khách hàng tiềm năng, phân công và ưu tiên công việc.
Tiếp thị và tự động hóa	Chiến dịch email, phân khúc khách hàng, quy trình làm việc tự động.
Hỗ trợ khách hàng	Quản lý vé, theo dõi hồ sơ, lịch sử khách hàng.
Báo cáo và phân tích	Bảng điều khiển, chỉ số KPI, theo dõi hiệu suất.
Tích hợp và khả năng di chuyển	Tích hợp ứng dụng, truy cập di động, cập nhật thời gian thực.

Các tính năng tiêu chuẩn mà bạn sẽ tìm thấy trong hầu hết các hệ thống CRM thường thuộc một trong các danh mục trên. Dưới đây là mô tả chi tiết về những gì mỗi danh mục bao gồm.

1. Quản lý liên hệ

Mọi doanh nghiệp đều cần một hệ thống CRM để tập trung và quản lý dữ liệu khách hàng. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, điều này càng trở nên quan trọng hơn.

Một hệ thống quản lý liên hệ tốt sẽ lưu trữ thông tin chi tiết của tất cả mọi người, từ khách hàng hiện tại đến khách hàng tiềm năng và nhà cung cấp. Thay vì phải lục tìm trong cuốn sổ địa chỉ giấy, thông tin liên hệ chỉ cách một thao tác tìm kiếm.

Nó không chỉ đơn thuần là biết địa chỉ email của ai đó. Dữ liệu về mỗi tương tác đều được lưu trữ và gắn liền với thông tin liên hệ trong hệ thống CRM. Hồ sơ đó đóng vai trò như một thước đo mức độ hài lòng của khách hàng và theo dõi hành vi mua hàng, giúp bạn biết được họ thích sản phẩm nào.

2. Tự động hóa lực lượng bán hàng (SFA)

Tự động hóa lực lượng bán hàng bao gồm các tính năng giúp tự động hóa quy trình bán hàng, từ việc liên hệ với khách hàng tiềm năng đến theo dõi tiến độ giao dịch.

Các khả năng chính bao gồm:

Sử dụng email tự động để dẫn dắt khách hàng tiềm năng qua phễu bán hàng.
Theo dõi quy trình trực quan
Quản lý cơ hội
Tích hợp quản lý liên hệ

Những tính năng này thường có sẵn trong hệ thống CRM ngay từ đầu, nhưng lý tưởng nhất là bạn có thể tùy chỉnh chúng cho phù hợp với chu kỳ bán hàng của mình. Chúng cũng giúp các bộ phận giao tiếp hiệu quả hơn bằng cách cho phép bộ phận bán hàng và tiếp thị cùng làm việc trên một dự án trong cùng một môi trường.

3. Hỗ trợ khách hàng

Các tính năng hỗ trợ khách hàng giúp các nhóm quản lý tương tác sau bán hàng và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.

Các công cụ phần mềm CRM cho phép nhân viên của bạn dễ dàng tạo và theo dõi yêu cầu hỗ trợ. Các công cụ quản lý trường hợp như tạo và theo dõi yêu cầu tự động, truy xuất dữ liệu khách hàng và nhắn tin giúp nhân viên của bạn xử lý các tương tác với khách hàng một cách suôn sẻ.

Các tính năng như chatbot, định tuyến cuộc gọi và trả lời tự động cũng cho phép mọi người biết tin nhắn của họ đã được nhận.

4. Quản lý khách hàng tiềm năng

Các tính năng quản lý khách hàng tiềm năng rất cần thiết cho cả hoạt động bán hàng và tiếp thị, giúp bạn hướng dẫn khách hàng tiềm năng mới đi qua hành trình khách hàng.

Các chức năng tự động trong danh mục này bao gồm:

Thu thập thông tin liên hệ từ các biểu mẫu trực tuyến
Ưu tiên khách hàng tiềm năng dựa trên tiêu chí của bạn
Tự động phân bổ khách hàng tiềm năng cho nhân viên bán hàng.
Theo dõi tiến trình của mọi người trong quy trình bán hàng.

Bộ tính năng quản lý khách hàng tiềm năng của CRM giúp giảm tải công việc cho nhân viên bán hàng bằng cách đơn giản hóa việc thu thập và phân phối khách hàng tiềm năng.

5. Tự động hóa tiếp thị

Lượng khách hàng càng tăng, tự động hóa càng giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian.

Các công cụ tự động hóa đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp của bạn thực hiện các chiến dịch tiếp thị hiệu quả và tiết kiệm hơn.

Các công cụ CRM trong danh mục này bao gồm:

Tự động hóa tiếp thị qua email
Theo dõi email
Trả lời tự động
Xác định mục tiêu khách hàng và theo dõi hành vi
Phân khúc khách hàng

Tự động hóa tiếp thị cũng cho phép bạn quản lý các chiến dịch đa kênh, chẳng hạn như quảng cáo trên mạng xã hội, qua email và trên công cụ tìm kiếm. Mỗi tính năng trong danh mục này đều có thể giúp hoạt động tiếp thị hiệu quả hơn bằng cách mang lại nhiều khách hàng tiềm năng chất lượng hơn và chốt được nhiều giao dịch hơn.

6. Phân tích và báo cáo kinh doanh

Vì lưu trữ dữ liệu về mọi tương tác với khách hàng, một hệ thống CRM tốt phải là một công cụ phân tích mạnh mẽ.

Các công cụ phân tích giúp hệ thống CRM hiểu rõ nhiều điểm dữ liệu theo thời gian và biến thông tin đó thành những hiểu biết sâu sắc để nhắm mục tiêu và phục vụ khách hàng tốt hơn.

Bất kỳ hệ thống CRM tốt nào cũng sẽ bao gồm các tính năng phân tích kinh doanh và báo cáo để hiểu rõ hơn về mức độ hài lòng của khách hàng và hiệu suất bán hàng. Hãy sử dụng các tính năng này để tạo báo cáo dựa trên các tiêu chí bạn đã chỉ định.

Ví dụ, bạn có thể chạy báo cáo so sánh doanh thu dự kiến với doanh thu thực tế của chiến dịch và chia sẻ báo cáo đó với đội ngũ bán hàng và tiếp thị của mình.

Khi đã hiểu rõ những tính năng mình cần, bước tiếp theo là đánh giá các hệ thống CRM dựa trên những tiêu chí đó để tìm ra hệ thống phù hợp nhất.

Cách đánh giá hệ thống CRM

Sau khi xác định các yêu cầu về CRM, bước tiếp theo là xây dựng danh sách kiểm tra đánh giá CRM để so sánh các nhà cung cấp và chọn hệ thống phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.

Một phương pháp tiếp cận có cấu trúc giúp bạn so sánh các lựa chọn một cách khách quan và tránh những sai lầm tốn kém.

1. Điều chỉnh các yêu cầu nội bộ

Hãy bắt đầu bằng cách thu thập ý kiến đóng góp từ các bên liên quan trong toàn bộ doanh nghiệp của bạn.

Hãy lập một mẫu và gửi cho mọi người để lấy ý kiến phản hồi. Mẫu đó nên trình bày rõ mọi khía cạnh của hệ thống CRM, bao gồm cả các mô-đun tính năng khác nhau – hãy hỏi xem mỗi mô-đun có cần thiết, bắt buộc hay không.

Ví dụ, một phần trong mẫu yêu cầu CRM của bạn có thể liệt kê tự động hóa lực lượng bán hàng là danh mục chính. Các danh mục phụ như quản lý cơ hội được đặt dưới tiêu đề đó, với các tính năng liên quan đến quản lý cơ hội bán hàng được liệt kê lần lượt sau đó.

Nó sẽ trông giống như thế này:

Tự động hóa lực lượng bán hàng
Quản lý cơ hội
Người liên hệ chính được chỉ định cho mỗi khách hàng tiềm năng
Số tiền tiềm năng của mỗi giao dịch, được ước tính tự động.

Các hợp đồng được tạo bằng mẫu có sẵn

Bạn có thể soạn thảo tài liệu này một cách đơn giản hoặc chi tiết tùy ý. Sau khi tạo xong mẫu, hãy phân phát cho các bên liên quan trong công ty và các trưởng bộ phận. Khuyến khích họ đưa ra phản hồi và tổ chức các buổi thảo luận ý tưởng.

Hãy thu thập tài liệu CRM checklist của bạn và xem xét các câu trả lời. Xem hầu hết mọi người cho rằng điều gì là quan trọng và các phòng ban của bạn đánh dấu những nhu cầu nào là thiết yếu. Việc chắt lọc tất cả thông tin đó sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện về nhu cầu CRM của toàn công ty.

2. Lập danh sách rút gọn các nhà cung cấp CRM

Hãy bắt đầu bằng cách lập danh sách các nhà cung cấp hàng đầu và bao gồm cả những nhà cung cấp chuyên về lĩnh vực kinh doanh của bạn.

Hãy tìm một giải pháp CRM phù hợp với các mục tiêu đã nêu trong quá trình đánh giá của bạn, chẳng hạn như tăng số lượng khách hàng tiềm năng, tăng doanh thu và sắp xếp dữ liệu.

Hãy sử dụng các tiêu chí từ danh sách kiểm tra của bạn, chẳng hạn như ngân sách, số lượng tích hợp và độ dễ sử dụng, để thu hẹp danh sách các ứng viên tiềm năng.

Các trang web đánh giá như Capterra và G2 cũng là những nơi tốt để xem xét các đánh giá về hệ thống CRM mà bạn đang cân nhắc trước khi mua.

3. So sánh các lựa chọn bằng cách sử dụng bảng điểm

Hãy lập bảng điểm để đánh giá ứng viên dựa trên mức độ đáp ứng các tiêu chí của bạn.

Tiêu chí đánh giá CRM	Cần đánh giá điều gì?
Đặc trưng	Liệu nó có hỗ trợ các quy trình làm việc và yêu cầu cốt lõi của bạn không?
Giá cả	Liệu nó có khả năng mở rộng và phù hợp với ngân sách dài hạn của bạn không?
Tích hợp	Nó có tương thích với các công cụ và hệ thống hiện có của bạn không?
Ủng hộ	Chương trình hướng dẫn hội nhập và hỗ trợ liên tục được cung cấp ở mức độ nào?
Khả năng sử dụng	Liệu nhóm của bạn có dễ dàng tiếp nhận và sử dụng nó hàng ngày không?

4. Chạy thử nghiệm và kiểm tra quy trình làm việc

Sau khi đã chọn được một số nhà cung cấp, hãy thực hiện các bước sau để đưa ra quyết định cuối cùng.

Hãy lên lịch gặp gỡ và xem bản demo của từng hệ thống CRM mà bạn đang cân nhắc để trực tiếp xem cách hoạt động và nghiên cứu các trường hợp thực tế. Yêu cầu nhà cung cấp trình bày cụ thể các tính năng quan trọng nhất.

Hãy xếp hạng từng hệ thống CRM dựa trên mức độ đáp ứng các tiêu chí của bạn, chi phí và liệu bạn có đánh giá chi phí đó là xứng đáng hay không.

5. Hoàn tất quyết định của bạn

Sau khi đã thử nghiệm các lựa chọn đã được chọn lọc, hãy thu hẹp lại và chọn ra lựa chọn tốt nhất rồi tiến hành ký hợp đồng.

Hãy thương lượng các điều khoản với nhà cung cấp mà bạn ưu tiên và, nếu có thể, hãy nhờ luật sư xem xét. Nếu các điều khoản không phù hợp, hãy chọn một phương án khác.

Trước khi ký hợp đồng, hãy xác nhận lại bảng phân tích chi phí đầy đủ:

Hãy hỏi về phí trả trước và phí định kỳ.
Hãy làm rõ điều gì sẽ xảy ra khi bạn thêm người dùng hoặc cần thêm các tính năng bổ sung.
Hiểu rõ chi phí hỗ trợ và đào tạo

Việc chuẩn bị sẵn các câu hỏi cũng rất hữu ích. Ví dụ, hãy hỏi xem giải pháp của họ có giúp ích cho các doanh nghiệp khác tương tự như doanh nghiệp của bạn không và họ đã đạt được những kết quả gì.

Sự tỉ mỉ ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức về sau. Bạn có thể tập trung vào hệ thống CRM chính xác mà mình cần, nhanh chóng kiểm tra các ứng viên phù hợp và đưa ra quyết định hiệu quả hơn so với việc làm việc một cách mù quáng.

Một quy trình đánh giá hiệu quả giúp bạn chọn được hệ thống CRM phù hợp, nhưng việc tránh những lỗi thường gặp trong quá trình triển khai sẽ đảm bảo nhóm của bạn thực sự sử dụng nó và thấy được kết quả.

Những lỗi thường gặp khi sử dụng CRM cần tránh

Một vài lỗi thường gặp có thể làm hỏng quá trình lựa chọn và triển khai CRM của bạn, ngay cả khi bạn đã tuân theo một quy trình bài bản.

Hãy tránh những sai lầm phổ biến này khi đánh giá và triển khai hệ thống CRM của bạn:

Bỏ qua tổng chi phí. Chỉ tập trung vào giá cơ bản có thể gây hiểu lầm. Cần tính đến các khoản phí bổ sung, chi phí hội nhập, đào tạo và khả năng mở rộng lâu dài để hiểu được chi phí thực sự.
Bỏ qua quản lý thay đổi. Nếu không có quy trình giới thiệu và đào tạo CRM bài bản, tỷ lệ sử dụng sẽ giảm và hệ thống không mang lại giá trị. CRM chỉ hiệu quả khi nhóm của bạn thực sự sử dụng nó.
Việc lựa chọn quá nhiều tính năng. Việc tích hợp quá nhiều công cụ không cần thiết vào CRM có thể khiến việc sử dụng trở nên khó khăn hơn và làm giảm năng suất làm việc của nhóm.
Di chuyển dữ liệu vội vàng. Hãy lập kế hoạch di chuyển dữ liệu cẩn thận để tránh chậm trễ và phải làm lại công việc do thiếu, trùng lặp hoặc dữ liệu không chính xác.
Lựa chọn sai hệ thống. Không phải CRM nào cũng phù hợp với mọi doanh nghiệp. Việc chọn một hệ thống được thiết kế cho các doanh nghiệp lớn hoặc quy trình làm việc khác nhau có thể gây khó khăn cho nhóm của bạn.
Xem nhẹ vấn đề bảo mật dữ liệu. Hãy đảm bảo nền tảng của bạn có các biện pháp bảo mật và kiểm soát truy cập mạnh mẽ, đặc biệt khi lưu trữ thông tin khách hàng nhạy cảm.

Tránh những sai lầm này sẽ giúp bạn dễ dàng lựa chọn một hệ thống CRM phù hợp với doanh nghiệp và hỗ trợ sự thành công lâu dài.

Một hệ thống CRM được thiết kế để giúp bạn tránh những rủi ro này bằng cách cung cấp giá cả minh bạch, quy trình đăng ký trực quan và các tính năng có thể mở rộng cùng với sự phát triển của doanh nghiệp bạn.

Lời kết

Một CRM checklist được xác định rõ ràng sẽ giúp bạn hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp và cách đánh giá giải pháp CRM phù hợp.

Nó giúp điều phối các nhóm, ưu tiên các yêu cầu và đưa ra quyết định dựa trên quy trình làm việc thực tế thay vì giả định.

Việc đầu tư công sức ban đầu sẽ tạo ra một CRM checklist để đảm bảo thành công, giúp giảm thiểu rủi ro phải làm lại và giúp việc lựa chọn, triển khai và mở rộng CRM mới khi doanh nghiệp phát triển trở nên dễ dàng hơn.

Contact Us

Nhập số điện thoại của bạn và chúng tôi gọi lại sau.

CRM Checklists: Cách chọn và triển khai hệ thống phù hợp