Cách lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ cơ bản

Bài viết chia sẻ cách lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ cơ bản giúp bạn dễ dàng triển khai hệ thống cho doanh nghiệp mình hiệu quả hơn. Mọi hướng dẫn về cách lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ từ những khái niệm cơ bản nhất giúp bạn không phải là dân kỹ thuật cũng có thể thực hiện hay kiểm tra công việc người khác làm.

1. Các phím cơ bản cài đặt tổng đài điện thoại nội bộ

• Trước tiên bạn nên xem xét máy điện thoại đang ở trạng thái nào nếu ở trạng thái trực tiếp gọi ra thì cần bấm phím * để truy cập vào nội tuyến để cài đặt cách lắp đặt tổng đài điện thoại
• Mỗi lần thực hiện cài đặt một chức năng xong mà nghe thấy tút 1 tiếng là bạn đã cài đặt đúng, 3 tiếng tút là bạn đã cài đặt sai. Kiểm tra kỹ các bước trước khi cài đặt lại.
• Dùng phím * để bắt đầu lệnh, phím # để kết thúc lệnh. Khi quá trình cài đặt nhập lệnh mà có phát hiện thiếu sót thì có thể trực tiếp chọn phím * để thực hiện lại từ đầu mà không cần phải tắt máy.

2. Thiết lập nhân viên trực ban nhận cuộc gọi

Khi có khách hàng gọi tới các máy con được thiết lập đổ chuông, chuông sẽ tự động đổ người dùng chỉ cần nhấc máy để thực hiện đàm thoại. Trường hợp bạn cài máy trực ban khi đường dây thoại bận, hệ thống tổng đài nội bộ sẽ tự động tìm máy nhánh không bận và nhận cuộc gọi.

Cách lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ

3. Thiết đặt trả lời cuộc gọi tự động trong hệ thống tổng đài điện thoại

Khi khách hàng thực hiện cuộc gọi tới máy con trong hệ thống điện thoại nội bộ, các máy nhánh đều không đổ chuông. Máy tổng đài nội bộ sẽ tự động đọc lời chào, thông báo phân luồng thông tin theo các phím tắt người gọi có thể chọn gặp máy con hoặc có thể cài đặt cho người gọi gặp máy tổng trước khi tới máy con. Khi người gọi chọn một phím tắt vào số máy con thì máy đó sẽ tự động đổ chuông, bạn chỉ cần nhấc máy là có thể thực hiện đàm thoại.

Quá trình triển khai bạn nên hiểu các chức năng thực tế của hệ thống công ty mình trước khi học cách lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại hiệu quả.

Trải nghiệm DÙNG THỬ MIỄN PHÍ phần mềm CRM tích hợp TỔNG ĐÀI tại:

4. Thực hiện báo số máy nhánh

Bạn thao tác chọn: #81 với các máy gián tiếp thực hiện gọi đi và *#81 với các máy trực tiếp thực hiện gọi đi. Bạn có thể phân biệt nhanh số ban đầu của các máy nhánh khi thực hiện thao tác này để thử.

Xem ngay Video: tính năng tổng đài điện thoại nội bộ  trên phần mềm CRMVIET

5. Thực hiện các cuộc đàm thoại nội bộ

Tổng đài liên kết nội bộ

• Để thực hiện cuộc gọi nội tuyến cho các máy nhánh có thể trực tiếp liên lạc ra bên ngoài. Bạn thao tác các phím trên máy nội dung : *+203.
•  Khi bạn sử dụng cần lưu ý kiểm tra xem máy đang ở trạng thái gọi ra bên ngoài hay không nếu thấy tín hiệu âm thanh của đường đường dây bên ngoài ấn phím * để chuyển đổi sang gọi nội bộ. Và để chắc chắn bạn hãy đợi nghe âm thanh tín hiệu báo trong nội bộ mới chọn số máy nhánh cần gọi.
• Gọi nội bộ thực hiện với các máy nhánh muốn gián tiếp thực hiện cuộc gọi ra bên ngoài. Cách thực hiện đơn giản bạn chỉ cần ấn số máy nhánh cần gọi. Ví dụ: 833.

6. Tùy chọn cổng thực hiện cuộc gọi đi

• Thao tác gián tiếp thực cuộc gọi đi : #M hoặc trực tiếp thực hiện cuộc gọi đi *#M
• Ở một số trường hợp nhất định người dùng có thể lựa chọn công vào để thực hiện gọi đi.
• Nếu sau khi chọn đường dây cổng vào và nghe thấy tín hiệu bận thì đường dây đang có người dùng hoặc chưa mở cổng.
• Chọn đường dây gọi đi bạn có thể chọn đường dây từ 1 tới 8
• Có một số công ty chỉ có bộ phận ngoại tuyến mới thực hiện cuộc gọi đường dài. Giúp người sử dụng chọn lựa chuẩn ngoại tuyến.

Xem thêm: Mầm nhỏ – Những chiếc hộp háo hức đầy hấp dẫn cho trẻ

7. Chuyển rời vị trí nhanh chóng

• Trường hợp khi không có nhân viên trực tổng đài và máy chủ không tự chuyển các đường dây bên ngoài hệ thống tới các máy nhánh. Việc trả lời tự động hay trực ban tổng đài muốn chuyển máy thì cần phải thiết đặt máy trực thứ nhất và máy trực thứ hai cùng luồng đi đầu tiên. Bạn cần bấm số 0 ở tổng đài tiếp theo mới ấn số máy con muốn chuyển.
• Cách làm chọn: #* ABC với các máy gián tiếp thực hiện cuộc gọi đi và *# ABC với các máy trực tiếp thực hiện cuộc gọi đi.
• Chuyển rời vị trí khi người dùng ở xa máy nhánh, tất cả các điện thoại gọi vào máy này sẽ tự động chuyển tới một máy khác bạn chỉ định.
• Ví dụ : khi bạn đang dùng máy số 236 nhưng bạn lại chuyển đến máy con 569 thì chức năng này sẽ giúp bạn chuyển tất cả các cuộc gọi tới máy 569. Đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào.

Mô hình hệ thống tổng đài điện thoại

8. Thiết lập chuyển cuộc gọi vào các đầu máy nhánh

Bạn muốn chuyển máy nhánh khác nghe cuộc thoại mà bạn đang giao tiếp có thể thực hiện như sau :

• Bạn ấn nút nhận cuộc gọi bạn sẽ nghe thấy âm thanh đường dây trong và ấn tiếp số máy khác cần chuyển. Điện thoại được chuyển tới sẽ nghe thấy tiếng máy con đổ chuông và khi máy đó đã nhận bạn có thể gác máy.
• Thao tác: Bật công tắc của cổng vào hay phím FLASH/R và số máy nhánh.
• Chuyển cuộc gọi từ một máy nhánh này tới máy nhánh khác là thực hiện chuyển cho các cuộc thoại gọi tới
• Thực hiện đàm thoại ba bên
• Cách thức ấn chọn nút + * + và số máy con, là hình thức chuyển cuộc thoại từ máy con này sang máy con khác mà cả hai máy cùng lúc thực hiện cuộc thoại cả ba bên.

Ví dụ bạn có máy nhánh 833 đang nhận thoại bạn muốn chuyển tới máy nhánh 866 mà cả hai máy đều có thể đàm thoại ba bên :

• Máy con 833 nhận được cuộc gọi tới.
• Ấn chọn nút ngắt
• Bấm số máy cần chuyển *866
• Ba bên có thể thực hiện đàm thoại

9. Giá tổng đài điện thoại

Đây là một vấn đề quan trọng, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí hoạt động. Điều này tạo ra rào cản cho việc áp dụng tổng đài điện thoại, đặc biệt là đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Hiện nay tại thị trường VIệt Nam có rất nhiều loại tổng đài để cho các doanh nghiệp lựa chọn và áp dụng. Như là  tổng đài PBX, tổng đài IP Grandstream và các nhà cung cấp tổng đài như Panasonic, LG, Siemens…

Giá của mỗi loại tổng đài là khác nhau ứng với những công dụng khác nhau và ưu điểm riêng của mỗi loại. Ví dụ như tổng đài Siemens với 40 máy lẻ là 20 triệu.

Đây thực sự là một con số đáng lưu tâm. Một chi phí quá lớn để áp dụng tổng đài đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ.

10. Tổng đài điện thoại giá rẻ

Với mong muốn tiết kiệm chi phí tối đa. Tổng đài điện thoại giá rẻ luôn là một lựa chọn được ưu tiên đối với các doanh nghiệp. Đặc biệt là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Với tổng đài điện thoại nội bộ giá rẻ, có một lựa chọn với giá thành rẻ nhất là tổng đài từ Trung Quốc với chi phí chỉ khoảng 1,5 triệu đồng. Tuy nhiên tổng đài này có nhiều hạn chế khi chỉ có 1 đường bưu điện và 8 máy lẻ, 20s lời chào ghi âm. Vấn đề lớn nhất là bảo mật. Những tổ chức của Trung Quốc luôn đem lại nguy cơ lớn về vấn đề bảo mật thông tin.

Đối với một dịch vụ tổng đài chất lượng hơn, nhu tổng đài Panasonic. Chi phí rẻ nhất mà bạn phải bỏ ra là 5 triệu đồng để áp dụng.

Tuy nhiên phần mềm CRMVIET đem đến giải pháp tích hợp tổng đài IP với giá thành tích hợp nhỏ hơn rất nhiều so với các tổng đài chất lượng thông thường. Chi phí cho riêng tổng đài IP chỉ khoảng 2 triệu đồng. Đây là một tổng đài điện thoại nội bộ chất lượng giá rẻ cho doanh nghiệp của bạn.

Bạn có thể gọi và nghe trực tiếp trên phần mềm. Ngoài ra cũng có tùy chọn nghe điện cho cuộc gọi tới tổng đài từ điện thoại. Mọi cuộc gọi dù bên ngoài phần mềm vẫn được ghi âm để phục vụ cho việc nghiên cứu nếu cần thiết.

Xem thêm: Tổng đài nội bộ là gì những mô hình PABX ở Việt Nam

10. Lắp đặt tổng đài điện thoại không dây với doanh nghiệp nhỏ

Tổng đài điện thoại không dây là một hình thức tổng đài rất thuận tiện và gọn gàng. Phù hợp với việc lắp đặt tổng đài cho văn phòng. Nơi mà không gian chật chội.

Tổng đài điện thoại không dây cũng mang tính hiện đại hơn. Bạn có thể di chuyển thiết bị đầu cuối dễ dàng đi nơi khác mà không phải lo ngại về vấn đề kĩ thuật hay thi công. Cơ chế tùy biến của tổng đài không dây cũng rất dễ dàng.

Ở đây, chúng tôi tư vấn cho bạn lắp đặt tổng đài không dây lựa chọn dòng điện thoại Gigaset DX800A.

Lợi ích mà tổng đài điện thoại không dây Gigaset DX800A:

1. Tùy biến linh hoạt
2. Tương thích công nghệ VoIP và ISDN
3. Lưu, tìm kiếm thông tin khách hàng nhanh
4. Nhiều tiện ích đa phương tiện email và SMS
5. Ghi âm và trả lời đồng thời nhiều cuộc gọi
6. Chất lượng âm thanh tốt
7. Đồng bộ danh bạ nhanh chóng

Tổng đài không dây phù hợp với việc lắp đặt tổng đài văn phòng, cửa hàng hay với doanh nghiệp nhỏ. Bạn cần phải đánh giá và lựa chọn tổng đài phù hợp với doanh nghiệp của mình để đạt được hiệu quả tốt nhất.

Qua bài viết trên cách lắp đặt hệ thống tổng đài nội bộ cơ bản bạn có thể sử dụng các chức năng cơ bản đến nâng cao trước khi trực tiếp bắt tay vào việc lắp đặt tổng đài điện thoại. Các bạn có thể tham khảo thêm phần mềm CRMVIET được tích hợp với tổng đài IP giúp bạn có một giải pháp toàn diện nhất. Quản lý hoạt động phòng kinh doanh, phòng chăm sóc khách hàng, phòng Teleslaes. Hãy tìm hiểu và đăng ký dùng ngay :

Xem thêm: Top 7 phần mềm CRM miễn phí tốt nhất năm 2021