Tổng đài IP cho doanh nghiệp – Lựa chọn thông minh của đơn vị vừa và nhỏ

Thời đại công nghệ thông tin đang phát triển nhanh như vũ bão. Doanh nghiệp theo đó cũng phải liên tục chuyển mình để đáp ứng yêu cầu mới của người dùng. Chính vì thế mà giải pháp tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp được nhà quản lý cực kỳ quan tâm. Trong bài viết hôm nay hãy cùng CRM tìm hiểu tổng đài doanh nghiệp là gì và một số đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài doanh nghiệp hiện nay.

1. Tìm hiểu tổng đài doanh nghiệp là gì?

Tổng đài doanh nghiệp IP (IP PBX: Internet Protocol Private Branch eXchange) là tổng đài điện thoại nội bộ.

Một mạng điện thoại riêng sử dụng giao thức (Internet protocol). Chúng thường áp dụng trong phạm vi một công ty, nhà hàng, hay bệnh viện.

Dữ liệu giọng nói được truyền qua Internet thay vì mạng điện thoại thông thường.

Giải pháp tổng đài cho doanh nghiệp giúp giảm chi phí, dễ dàng quản lý các cuộc gọi. Nó cũng nâng cao chất lượng dịch vụ trong việc chăm sóc khách hàng qua điện thoại tư vấn.

>>> Xem thêm: Công nghệ Voip – công nghệ đột phá của thời đại mới

Tổng đài doanh nghiệp IP với nhưng tính năng ưu việt

2. Tính năng và lợi ích nổi bật của tổng đài IP

• Giảm chi phí khi liên lạc. Cước phí có thể được giảm tới 90%, hoàn toàn miễn phí khi liên lạc nội bộ,..
• Tích hợp với các phần mềm quản lý, chăm sóc khách hàng như CRMVIET.
• Ghi âm cuộc gọi, hiển thị số điện thoại khi có cuộc gọi đến. Tích hợp sẵn lời chào khi gọi vào, tính năng fax.
• Lắp đặt tổng đài doanh nghiệp giúp chăm sóc khách hàng. Cuộc gọi vào sẽ được điều hướng đến các máy lẻ, có khả năng chuyển, giữ cuộc gọi. Nó cũng cho phép thiết lập các đường dây nóng khi gặp sự cố…
• Đàm thoại nhiều bên. Cho phép họp bàn hội nghị qua PSTN hay miễn phí qua mạng LAN/IP/Internet… Các cuộc họp quan trọng cho phép ghi âm lưu lại.
• Dễ dàng nâng cấp, mở rộng hệ thống không giới hạn.
• Cài phần mềm trên máy tính hay các App trên smartphone là có thể sử dụng tại bất cứ đâu.
• Thiết lập các kịch bản gọi điện: Cuộc gọi được thiết lập để nghe trực tiếp tại máy nào, phòng nào.
• Nhận cuộc gọi bằng Voicemail: Các cuộc gọi video: chuyển cuộc gọi vào Voicemail. Bạn có thể check cuộc gọi bất cứ lúc nào. Tổng đài IP cung hỗ trợ các cuộc gọi video.
• Export thông tin chi tiết các cuộc gọi ra excel nhanh chóng không cần có máy tính hỗ trợ.

Lợi ích tổng đài điện thoại IP

Điều đặc biệt hơn nữa, tổng đài IP khi tích hợp phần mềm CRMVIET giúp doanh nghiệp giảm tới 90% chi phí liên lạc và hoàn toàn miễn phí khi liên lạc nội bộ. Nhà quản lý dễ dàng kiểm soát mọi hoạt động của nhân viên chăm sóc khách hàng để nâng cao chất lượng cuộc gọi cần thiết. Một số lợi ích khi lắp đặt tổng đài doanh nghiệp tích hợp với CRMVIET có thể kể tới như sau.

1. Chức năng nhận và phân phối các cuộc gọi đến

• Nhận cuộc gọi đến của khách hàng từ mạng internet
• Nhận diện khách hàng đã trong hệ thống hay khách hàng mới
• Cho phép thêm trực tiếp thong tin khách hàng trên from đàm thoại
• Tự động phân phối đến nhóm điện thoại viên
• Hiển thị số chủ gọi và các thông tin chủ gọi
• Xếp hàng các cuộc gọi đến khi nhóm bận
• Phát nhạc chờ, thông báo lập trình được
• Không giới hạn thời gian
• Chuyển cuộc gọi trong nhóm, ra nhóm khác, ra mạng ngoài (cho tư vấn)
• Tổ chức cuộc họp hội nghị

2. Quản lý cuộc gọi hiệu quả với tổng đài Ip

• Phân nhóm các điện thoại viên theo chức năng (Nhóm chăm sóc khách hàng, nhóm bán hàng, nhóm giới thiệu dịch vụ…).
• Cho phép thiết lập quy tắc phân phối cuộc gọi (theo thời gian tổng đài viên trả lời, theo số cuộc, theo chức vụ, kết hợp).
• Thống kê lưu lượng gọi, tỷ lệ rớt cuộc, tình trạng hàng đợi, tình trạng trả lời theo nhóm hoặc theo điện thoại viên.
• Quản lý, thống kê các điện thoại viên theo mã và theo nhóm, không phụ thuộc vị trí máy điện thoại

>>> Xem thêm tin liên quan: Phần mềm CrmViet giúp bạn tìm kiếm khách hàng như thế nào

3. Ghi âm cuộc gọi chất lượng

• Giải pháp tổng đài Call Center cung cấp chức năng đặc biệt là chức năng ghi âm cuộc gọi, được ứng dụng rất nhiều trong thực tế, nó cung cấp một giải pháp hoàn hảo cho việc lưu trữ và kiểm soát những cuộc đàm thoại trong hệ thống.
• Call Center ghi âm lại các cuộc đàm thoại dưới nhiều định dạng file .gsm, .wav, …
• Tích hợp với phần mềm chuyển đổi các định dạng file âm thanh, cho phép phát lại thông qua một chương trình đơn giản, dễ sử dụng.
• Ghi âm để lại lời nhắn khi user không bắt máy, cho phép user nghe lại
• Cập nhật cuộc gọi vào cơ sở dữ liệu

Giải pháp tổng đài IP cho doanh nghiệp

4. Khai thác cuộc gọi

• Nghe lại cuộc gọi, xóa cuộc gọi
• Tìm kiếm thông tin cuộc gọi được thực hiện dựa trên nhiều tiêu chí: số chủ gọi, số bị gọi, thời gian gọi, cuộc gọi kết nối/cuộc gọi nhỡ
• Dựa vào lưu lượng thông tin của các cuộc gọi nhằm đánh giá số lượng, thời gian, thông tin trên các vùng miền để định hướng phát triển
• Giải pháp tổng đài IP tích hợp phần mềm CRM dành cho doanh nghiệp

Trên đây chỉ là 4 trong số rất nhiều lợi ích cho thấy việc bạn tích hợp tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp với phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng Crmviet là cực kỳ hữu ích và tiện lợi. Để xem báo giá cũng như các chức năng tổng đài được CRMVIET hỗ trợ bạn có thể tham khảo dưới link sau:

3. Các nhà cung cấp tổng đài cho doanh nghiệp hiện nay

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp giải pháp tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp. Trong số đó phải kể tới 3 nhà cung cấp nổi tiếng nhất đó là Asterisk, Panasonic và Grandstream.

>>> Tham khảo thêm: Tổng đài chăm sóc khách hàng phát triển là tất yếu

Tổng đài Asterisk

Tổng đài Asterisk cho doanh nghiệp

Tổng đài Panasonic

Tổng đài Panasonic cho doanh nghiệp

Tổng đài Grandstream

Tổng đài Grandstream cho doanh nghiệp

Với rất nhiều tính năng hữu ích chắc chắn sẽ đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp muốn nâng cấp một hệ thông tổng đài hiện đại nhất vào thời điểm hiện tại.

Ngoài ra, như đã nói ở trên, giải pháp tổng đài IP tích hợp phần mềm CRM cũng là một lựa chọn có thể tham khảo, bởi những lợi ích của nó đem lại là không hệ nhỏ.

Bài viết trong chuyên mục: Tổng đài