Contact Us

7 Mẹo chăm sóc khách hàng qua điện thoại hiệu quả

Điện thoại là một trong những kênh dịch vụ khách hàng cá nhân và lâu đời. Chăm sóc khách hàng bằng điện thoại từ lâu đã không còn quá xa lạ với các doanh nghiệp . Tuy nhiên để đạt được hiệu quả tối đa từ phương thức này thì lại chưa nhiều doanh nghiệp đạt được. Trong bài viết này CRMVIET sẽ chia sẻ với bạn 7 Mẹo chăm sóc khách hàng qua điện thoại hiệu quả

Mặc dù một cuộc gọi điện thoại có thể tạo cảm giác như bạn đang nói chuyện trực tiếp với ai đó, nhưng nó thiếu phản hồi trực quan khi tiếp xúc trực tiếp. Hơn nữa, bạn không thể đọc lại những gì đã nói – chẳng hạn như trong hỗ trợ trò chuyện trực tiếp.

chăm sóc khách hàng qua điện thoại

Chăm sóc khách hàng qua điện thoại

Mẹo chăm sóc khách hàng qua điện thoại

Sau đây là 7 mẹo giúp bạn chăm sóc khách hàng qua điện thoại tốt hơn!

1. “Stand up Calling” khi chăm sóc khách hàng qua điện thoại

Khi phải xử lý những cuộc điện thoại quan trong, thay vì việc ngồi im 1 chỗ bạn nên đứng lên và di chuyển. Khi đứng lên di chuyển máu sẽ lưu thông tốt hơn, nhịp tim cũng vậy. Điều này có thể giúp đầu óc của bạn trở nên minh mẫn khi xử lý các cuộc điện thoại quan trọng của khách hàng

Hầu hết các nhân viên chăm sóc khách hàng doanh nghiệp đều ngồi 1 chỗ để tiếp nhận và xử lý cuộc gọi, để đạt được hiệu quả cao hơn, bạn có thể khuyến khích nhân viên của mình di chuyển để đạt được hiệu quả cao hơn

Mẹo: Hãy đứng lên và di chuyển để tràn đầy năng lượng khi chăm sóc khách hàng

2. Calling blind( Nhắm mắt mỗi khi gọi điện)

Khi chúng ta đang lắng nghe trực tiếp  ai đó nói chuyện, phép lịch sự buộc chúng ta phải tập trung ánh mắt vào người kia. Nhưng trên điện thoại, chúng tôi thiếu phản hồi trực quan., khi giao tiếp hoàn toàn bạn không hề phải nhìn thấy ánh mắt của khách hàng

Khi giao tiếp bằng điện thoại, nếu ánh mắt của bạn bị cuốn hút vào một điều gì khác.  Thật khó để tập trung tiếp vào cuộc trò chuyên, đôi khi bạn quên mất những gì mình vừa chuẩn bị hay định nói. Bạn mất dấu cuộc trò chuyện với khách hàng. Vì vậy mẹo để duy trì sự tập trung hoàn toàn trong khi gọi điện  là nhắm mắt, Việc nhắm mắt sẽ giúp bạn tập trung và xử lý cuộc gọi từ khách hàng chính xác và nhanh chóng nhất

Mẹo: Nhắm mắt lại để tập trung hoàn toàn vào những gì người kia đang nói.

3. Luôn mỉm cười khi nói chuyện điện thoại

Mỉm cười không chỉ khiến bạn tự tin hơn mỗi khi mặt đối mặt với người khác mà nó còn giúp bạn trở nên thân thiện hơn trong mỗi cuộc điện thoại. Giọng bạn nghe có vẻ khác khi bạn nói với nụ cười. Một nghiên cứu của Đại học Portsmouth đã chỉ ra rằng mọi người có thể nghe thấy một người ở đầu dây bên kia có đang cười hay không.

Một nụ cười khi bắt đầu trò chuyện với khách hàng sẽ khiến họ cảm thấy được chào đón và dễ dàng chia sẻ hơn đối với bạn

Mẹo: Hãy mỉm cười để có được một giọng nói ấm áp và thân thiện.

4. Hãy nói” Rất vui được gặp bạn”

Câu nói này sẽ giúp bạn thể hiện được sự thiện cảm của bản thân mình với khách hàng. Các nhân viên chăm sóc khách hàng của doanh doanh nghiệp đều được đào tạo rất bài bản để nhấc điện thoại với sự nồng nhiệt và nhiệt tình. Câu chào quen thuộc mỗi khi nghe điện thoại từ một dịch vụ nào đó bạn đều nghe thấy “ Chào! Đây là…., tôi có thể giúp gì cho bạn?”

Tuy nhiên đôi khi không phải lúc nào bạn cũng biết được tên của khách hàng mình gọi điện, hãy luôn thận trọng trong lời nói của mìnhkhi chăm sóc khách hàng qua điện thoại

Mẹo: Hãy để dành sự nồng nhiệt và nhiệt tình thực sự cho đến khi bạn nghe thấy tên của khách hàng.

5. Nghệ thuật gọi tên khách hàng

Nhà nghiên cứu Dale Carnegie chỉ ra rằng: tên của một người đối với người đó là âm thanh ngọt ngào và quan trọng nhất trong bất kỳ ngôn ngữ nào”. Mọi người thích nghe bạn phát âm tên của họ – mỗi khi bạn tạo ra một kết nối cá nhân.

Điều này dễ bị quá đà đến mức khó xử khi bạn gặp mặt trực tiếp, nhưng trên điện thoại thì việc tắt Name Shower lại dễ dàng hơn. Nó có thêm lợi ích là thu hút sự chú ý của đối tác trò chuyện của bạn.

Chúng ta đã thấy người ta dễ bị phân tâm như thế nào khi nghe điện thoại. Điều này cũng tương tự đối với khách hàng. Nhưng bất cứ khi nào bạn sử dụng tên của khách hàng, bạn sẽ thu hút sự chú ý của họ. Có lẽ đó là dấu tích từ thời trung học của chúng tôi, nhưng nó vẫn còn hiệu quả.

Mẹo: Sử dụng tên của người khác để thu hút sự chú ý.

6. Chuẩn bị kịch bản gọi điện thật tốt

Việc bạn sử dụng một kịch bản gọi điện để rèo chuyện với khách hàng khiến bạn trông trở nên kém thông minh hơn nhưng thật ra đây mới là một cách làm chuyên nghiệp. Để làm cho kịch bản gọi điện này trở thành một cuộc gọi điện tự nhiên nhất bạn cần chuẩn bị cho riêng mình một ịch bản có cấu trúc bố cục thật rõ ràng

Mặc dù các kịch bản dịch vụ khách hàng được viết ra có thể khiến bạn nghe như rô bốt và mất cá nhân, nhưng việc gắn bó với một khuôn khổ mang lại lợi ích tương tự nhưng không có nhược điểm. 

Mẹo: Chuẩn bị kịch bản gọi điện thật tốt cho riêng mình

7. Hãy đáp lại khi khách hàng đang nói

Những cái gật đầu bằng lời nói là những câu nói nhỏ bạn thực hiện khi nghe người khác nói. “À”, “Tôi hiểu rồi”, “đúng”. Những điều này xảy ra một cách tự nhiên đối với hầu hết mọi người, nhưng trong các cuộc trò chuyện qua điện thoại, việc tăng cường chúng phải trả giá.

Do thiếu phản hồi trực quan, người nói có thể bắt đầu nghi ngờ liệu bên kia có còn đang nghe hay không. “Bạn vẫn ở đó chứ ?!” Để ngăn chặn điều này, người đại diện điện thoại khéo léo lấp đầy phần nghe của anh ấy bằng những cái gật đầu bằng lời nói.

Mẹo: Thỉnh thoảng đưa vào câu “à, vâng” để cho bên kia biết bạn vẫn ở đó.

Kết luận

Trên đây là 7 mẹo giúp bạn chăm sóc khách hàng qua điện thoại hiệu quả. Chắc hẳn sau bài viết này bạn cũng đã hiểu hơn về vấn đề này. Để biết thêm các mẹo khác, hãy xem các bài viết của CRMVIET về kỹ năng giao tiếp, kỹ thuật dịch vụ khách hàng và các tình huống dịch vụ khó khác!