Workflow là gì? Dòng chảy công việc là gì? Tại sao phải dùng đến nó?

Có một thuật ngữ được nhắc đến nhiều trong các quá trình lên kế hoạch, đó là workflow.

Vậy workflow là gì? Sơ đồ luồng công việc là gì?

Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết này nhé.

1-Workflow là gì?

Workflow là gì?

Workflow (luồng công việc) là một sơ đồ miêu tả thứ tự thực hiện từng công việc, từng sự kiện.

Sơ đồ này giúp cho nhà quản trị thấy được chính xác công việc được thực hiện như thế nào hay có thể dùng nó để thiết kế một trình tự công việc khoa học và mang lại hiệu quả cao.

Workflow có thể dùng được ở nhiều lĩnh vực và được sử dụng ở nhiều công việc khác nhau. Ví dụ như bạn có thể dùng để thiết kế trình tự công việc phải làm cho một dự án xây dựng chẳng hạn.

Xem thêm: Mẫu kế hoạch công việc hàng ngày bằng phần mềm excel

2-Lợi ích của workflow

a/ Thiết kế công việc một cách trực quan

Thay vì xếp công việc thành một mớ hỗn độn, workflow cho phép bạn thể hiện công việc một cách trực quan, khoa học và dễ hiểu.

Thiết kế công việc với workflow

Nhờ đó bạn có thể dễ dàng kiểm tra tính logic, tính hợp lý của nó. Điều này làm cho bạn dễ dàng thay đổi việc thực hiện các công việc nếu như có gì chưa vừa ý.

b/ Phối hợp hoạt động tốt hơn

Bằng các loại giao diện tương tác khác nhau thì workflow cho phép sự phối hợp công việc giữa con người và phần mềm tốt hơn.

c/ Workflow là một cách để đưa công việc vào một trật tự

Khi sử dụng workflow bạn có thể biết được:

• Cách để bắt đầu công việc
• Cách làm công việc như thế nào?
• Biết được mục tiêu cần nhắm tới
• Tránh mắc những lỗi do quy trình công việc không đúng

Xem thêm: 7 kỹ năng sắp xếp công việc chắc chắn giúp bạn thành công

3-Khi nào cần sử dụng workflow

Workflows sẽ giúp cho các công việc của bạn được thực hiện tốt hơn. Đồng thời tiết kiệm thời gian làm việc. Và đặc biệt là có thể chuyển đổi được nhiều khách hàng tiềm năng thành khách hàng.

Sắp xếp công việc hiệu quả với workflow

Những điều này đã hoàn toàn thuyết phục được bạn hay chưa?

Nhưng khoan đã, thời điểm nào là lúc tôi cần sử dụng workflows trong quy trình làm việc?

Ở đây không có một câu trả lời nào có thể chính xác cho câu hỏi này.

Bởi vì điều đó thực sự tùy thuộc vào bạn. Đó là khi bạn muốn bắt đầu thêm workflows vào chiến lược kinh doanh của mình. Nhưng chúng tôi cũng đề xuất với bạn một số thời điểm để có thể bắt đầu với workflows.

Hãy thử xem xét những thời điểm sau:

• Khách hàng tiềm năng của bạn không chịu mua hàng
• Danh sách khách hàng tiềm năng bị đội kinh doanh đánh giá là kém chất lượng
• Không sử dụng được thông tin từ khách hàng tiềm năng để phân cấp họ
• Những đề xuất và ý tưởng không hoàn toàn dựa trên thông tin thu thập được từ các nghiên cứu về khách hàng tiềm năng

4-Các bước tạo workflow

• Xác định các bộ phận liên quan đến công việc cần thực hiện
• Biết rõ điểm khởi đầu và điểm kết thúc
• Xác định được các công việc cần phải thực hiện trong quy trình
• Xác định những nút thắt, những điểm mà cần phải đánh giá và đưa ra quyết định
• Xác định những dữ liệu cần phải sử dụng để hoàn thành công việc
• Xác định những điểm cần quản lý và giám sát

Xem thêm: 6 tính năng tốt nhất của phần mềm quản lý công việc

5-Các ứng dụng về workflow

a/ Workflow trên iPhone/iPad

Apple đã mua lại ứng dụng Workflow và cung cấp nó miễn phí cho người dùng của mình. Đây là một ứng dụng sở hữu chức năng tự động hóa gần như mọi thứ mà bạn có thể làm trên iPhone/iPad. Đồng thời giúp bạn có thể thực hiện các công việc trên thiết bị của mình một cách vô cùng dễ dàng với chỉ một phím bấm đơn giản.

b/ Microsoft project

Đây là một ứng dụng chuyên nghiệp để bạn lên các kế hoạch công việc. Microsoft Project không được bán kèm với bộ Microsoft Office, do đó bạn cần phải mua ứng dụng này riêng lẻ.

Phần mềm này hỗ trợ bạn tạo các mindmap (bản đồ tư duy), workflow để có thể thuyết trình các ý tưởng, thuyết trình kế hoạch của mình một cách khoa học, logic mà chuyên nghiệp nhất.

Minh họa Microsoft Project

c/ Microsoft Excel

Excel thì có lẽ không còn gì lạ đối với những người đi làm. Với thiết kế dạng bảng của mình, Excel mang đến một giải pháp hữu dụng để bạn vẽ ra workflow, các công việc theo thứ tự.

Hiểu được tầm quan trọng của Workflow (luồng công việc) là gì, hẳn là bạn sẽ muốn tạo ngay cho mình mọt workflow để có thể thực hiện những kế hoạch và đề ra các kế hoạch sắp tới hiệu quả hơn.

Để có thể hỗ trợ và tạo nên cái nhìn thân thiện của khách hàng với công ty, sản phẩm – dịch vụ của bạn. Phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng CRM của CRMVIET sẽ giúp bạn làm điều đó một cách đơn giản (gửi Email Marketing, SMS tự động,Tự động lưu trữ dữ liệu khách hàng…)

Truy cập theo đường dẫn để tìm hiểu chi tiết thông tin về phần mềm CRM tại: https://crmviet.vn hoặc:

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ CrmViet ở phía dưới: