Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ và những điều cơ bản cần biết

Lắp đặt tổng đài điện thoại có quan trọng không? Bạn có biết thống kê cho thấy, có tới 70% lưu lượng thoại trong công ty vừa và nhỏ là các cuộc gọi nội bộ. Do đó, tổng đài điện thoại nội bộ được sử dụng khá nhiều, đó cũng là lý do nhiều công ty cần đến tổng đài nội bộ.

Vậy tổng đài điện thoại nội bộ là gì? Việc lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ có dễ dàng không? Hãy cùng CrmViet tìm hiểu thêm nhé

I. Những điều cần biết khi lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ

Trên thị trường đã xuất hiện rấnhiều dòng tổng đài điện thoại. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp không biết nên lựa chọn loại tổng đài nào sẽ phù hợp với doanh nghiệp của mình.

1. Tổng đài điện thoại là gì?

Tổng đài điện thoại nội bộ là một hệ thống trung gian giúp kết nối trong nội bộ doanh nghiệp và giao tiếp ngoài doanh nghiệp, Việc lắp đặt tổng đài nội bộ giúp cho các đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp.

Tổng đài nội bộ phục vụ telesales

2. Mục đích sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ

Bạn đang dự định sử dụng tổng đài điện thoại  cho doanh nghiệp của mình. Bạn dùng tổng đài với mục đích gì ? đó là câu hỏi mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng đặt ra khi có ý định sử dụng lắp đặt tổng đài điện thoại.

3. Phân loại đối tượng khách hàng lắp đặt tổng đài điện thoại

Đầu tiên, muốn sử dụng, bạn phải xem xét, công ty bạn phù hợp với loại hình tổng đài nào, bạn dùng tổng đài cho mục đích gì?

• Mua lắp đặt tổng đài điện thoại cho nhu cầu liên lạc trong công ty để các phòng ban gọi cho nhanh và gọi ra ngoài -> Với yêu cầu này bạn chọn dùng tổng đài analog là rẻ nhất
• Mua tổng đài phục vụ cho việc chăm sóc khách hàng, bán hàng trực tuyến -> Bạn sử dụng tổng đài IP
• Mua tổng đài cho dịch vụ hỗ trợ khách hàng, cho phép khách hàng truy vấn thông tin của doanh nghiệp -> Bạn chọn tổng đài hỗ trợ IVR nhiều cấp và nhiều mức (Tổng đài dịch vụ chăm sóc khách hàng)

Khi đã xác định được loạn hình tổng đài bạn định sử dụng xong, bạn sẽ dễ dàng liên hệ với nhà cung cấp để được tư vấn 1 cách hoàn chính nhất cho hệ thống của mình.

Cách lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại cơ bản

4. Dung lượng cần sử dụng đối với tổng đài điện thoại

Bạn cần hiểu, dung lượng ở đây là số lượng đường vào bưu điện và số lượng máy lẻ, tùy theo số lượng cuộc gọi vào và ra nhiều hay ít mà chọn số lượng đường vào bưu điện nhiều hay ít.

Thông thường đối với tổng đài tư vấn chăm sóc khách hàng cần số lượng đường vào nhiều.

Còn đầu ra số lượng máy lẻ phụ thuộc vào số lượng nhân viên sử dụng để tương ứng.

CrmViet là phần mềm quản lý khách hàng có tích hợp tính năng tổng đài nội bộ

5. Đối với khách hàng mới nên dùng loại tổng đài nào?

Đối với khách hàng lắp đặt tổng đài là lắp mới hay thay tổng đài để lựa chọn loại tổng đài cho phù hợp và đạt hiệu năng sử dụng cao nhất.

Tổng đài điện thoại

– Với khách hàng lắp đặt tổng đài điện thoại mới: Nên chọn tổng đài IP, vì với tổng đài IP bạn không phải chạy hệ thống dây điện thoại riêng, sử dụng ngay hệ thống dây mạng có sẵn để hoạt động, như vậy chi phí chạy hệ thống mạng cũng giảm cho bạn được 30% chi phí đầu tư rồi.

– Đối với khách hàng thay tổng đài có mạng thoại sẵn rồi, không yêu cầu tính năng cao cấp thì lựa chọn tổng đài Analog vẫn là giải pháp rẻ nhất.

– Đối với khách hàng có mạng Lan rồi chưa có mạng điện thoại thì cũng như trên lựa chọn tổng đài IP sẽ giúp bạn không phải chạy dây gì cả, mua tổng đài về cắm vào hệ thống là dùng được ngay.

4. Công ty có nhiều chi nhánh dùng loại tổng đài nào?

Nếu công ty bạn là công ty nhiều chi nhánh, hoặc tương lai sẽ có nhiều chi nhánh hoạt động, có nhu cầu gọi nội bộ cao thì giải pháp lựa chọn tổng đài IP là phù hợp nhất, chi phí hợp lý, không phải đầu tư nhiều

Lắp đặt tổng đài điện thoại IP

Các hãng bạn nên lựa chọn tổng đài như Siemens, Panasonic, LG và được phân loại theo số lượng máy lẻ

Tổng đài điện thoại nội bộ có số lượng máy nhánh từ 30 – 50 máy

• Siemens Hipath 1150
• Panasonic KX-TDA100, KX-TDA100D
• LG LDK1248

Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ LG LDK1248

Tổng đài điện thoại nội bộ có số lượng máy nhánh từ 50 – 120 máy

• Siemens Hipath 1190, Siemens Hipath 3550
•  Panasonic KX-TDA100D, KX-TDA200
• LG LDK300

Tổng đài điện thoại nội bộ có số lượng máy trên 120 máy

• Siemens Hipath 3800
• Panasonic KX-TDA600, KX-TDE600

Quy trình lắp đặt tổng đài điện thoại IP

#1. Tổng đài điện thoại IP có những loại nào?

Tổng đài IP có 2 loại:

• loại 1 là hệ thống sử dụng phần cứng
• loại 2 là hệ thống sử dụng phần mềm triển khai trên máy chủ trực tuyến

Lắp đặt tổng đài điện thoại IP

#2. Hệ thống tổng đài IP phần cứng

2.1 Tổng đài điện thoại

IP Grandstream hoặc IP Mypbx

Lắp đặt tổng đài điện thoại IP Mypbx

Lắp đặt tổng đài điện thoại IP Grandstream

2.2 Điện thoại IP

Tương thích công nghệ VoIP và SIP trunking

2.3 Bộ chuyển đổi Gateway

Nếu muốn sử dụng điện thoại nhánh công nghệ Analog

2.4 Dây nối mạng LAN nội bộ

Nếu các công ty ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động doanh nghiệp có trước hệ thống mạng LAN nội bộ thì không cần thêm một hệ thống nào khác cho tổng đài IP

2.5 Phần mềm Softphone

Các đơn vị triển khai sẽ cung cấp miễn phí trong quá trình triển khai cài đặt hệ thống trên máy tính

2.6 Điện thoại IP hoặc tai nghe Headphone

Thiết bị tương tác nghe gọi của nhân viên chăm sóc khách hàng, nếu bạn có hệ thống máy tính có thể sử dụng tai nghe có mic nói rất đơn giản

2.7 Hệ thống đường truyền mạng

Bạn sử dụng cho nhiều chi nhánh và muốn chất lượng cuộc gọi đảm bảo cần có một hệ thống mạng truyền quang tốc độ cao

#3. Hệ thống tổng đài IP phần mềm

3.1 Máy chủ Server

Mỗi đơn vị triển khai sẽ tư vấn bạn những hệ thống Server khác nhau. Chia sẻ bạn hệ thống tổng đài IP do CRMVIET triển khai cho một đơn vị khách hàng là hoàn toàn Online sử dụng công nghệ điện toán đám mây lưu trữ trực tuyến, gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí, không giới hạn số lượng đồng thời cuộc gọi đến và cuộc gọi đi…

Hệ thống tổng đài điện thoại IP phần mềm

 Toàn tập về lắp đặt tổng đài điện thoại IP cần lưu ý điều gì

3.2 Card giao tiếp với bưu điện

Các thiết bị khác tương tự như tổng đài IP phần cứng trên từ 2.3 đến 2.7. Tuy nhiên có thể tùy biến phù hợp đặc thù từng công ty và sự thay đổi của công nghệ.

Hệ thống tổng đài IP sử dụng công nghệ VoIP chuyển mạch gói các tệp tin qua đường truyền mạng Internet. Nó hiện đại hơn các tổng đài sử dụng công nghệ chuyển mạch kênh. Thông tin được ghép, nén nhiều kênh thoại lại trên đường chuyền tín hiệu. Chúng được vận chuyển qua đường Internet giảm đáng kể chi phí lắp đặt, giá cước trong quá trình sử dụng.

Sử dụng tổng đài điện thoại là một trong cách hướng đến sự chuyên nghiệp hóa và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, là sự lựa chọn thông minh trong nền kinh tế cạnh tranh gay gắt như hiện nay.

Xuất phát từ nhu cầu thực thế của doanh nghiệp, CRMVIET đã cho ra giải pháp tích hợp tổng đài điện thoại 3 trong 1 (chăm sóc khách hàng, mang đầy đủ tính năng tổng đài điện thoại và giúp tiết kiệm chi phí tối đa). Một số tính năng của phần mềm quản lý CRMVIET với hệ thống tổng đài:

1. Hiển thị đầy đủ thông tin khách hàng tiềm năng trên giao diện phần mềm.
2. Mọi thông tin cuộc gọi với khách hàng đều được lưu lại trên hệ thống và bạn có thể truy xuất lại bất kỳ lúc nào dưới dạng file excel.
3. Tổng đài điện thoại giúp bạn thiết lập các kịch bản chào tự động khi khách hàng gọi tới, thiết lập kịch bản chào tự động vào ngày nghỉ, ngoài giờ làm việc.
4. Chi phí lắp đặt thấp, giảm chi phí điện thoại cho doanh nghiệp, rút ngắn thời gian đàm thoại, miễn phí hoàn toàn các cuộc gọi nội bộ trong doanh nghiệp.

Xem thêm những thông tin chi tiết hơn về CRMVIET tại đây: