Toàn tập về lắp đặt tổng đài điện thoại IP cần lưu ý điều gì

Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp nên chọn loại nào là phù hợp. Điều này cần căn cứ vào nhu cầu lĩnh vực ngành nghề hoạt động. Bạn thường chọn sản phẩm theo tiêu chí nào giữa những sản phẩm có chức năng và giá thành gần ngang nhau.

Bởi khả năng đáp ứng chức năng mạnh mẽ và nhu cầu mở rộng linh hoạt. Không chỉ đơn thuần là nghe, gọi và ghi âm. Nó có khả năng đáp ứng nhu cầu của những tập đoàn tổng công ty có nhiều chi nhánh quy mô rộng khắp cả nước

Trong phạm vi bài viết này, CRMVIET sẽ tư vấn giúp bạn lựa chọn lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ theo chức năng, khả năng mở rộng cùng với công nghệ hiện đại trong tương lai, khả năng tích hợp với các ứng dụng khác. Thêm vào đó là những trang thiết bị cần thiết khi lắp đặt tổng đài điện thoại IP nội bộ cho doanh nghiệp.

I. Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ nên chọn loại nào

1. Mục đích chỉnh để liên lạc nội bộ

Các hãng bạn nên lựa chọn tổng đài các hãng Siemens, Panasonic, LG phân loại theo số máy lẻ như sau:

1.1 Tổng đài điện thoại nội bộ có số lượng máy nhánh từ 30 tới 50 máy

• Siemens Hipath 1150
• Panasonic KX-TDA100, KX-TDA100D
• LG LDK1248

1.2 Tổng đài điện thoại nội bộ có số lượng máy nhánh từ 50 tới 120 máy

• Siemens Hipath 1190, Siemens Hipath 3550
•  Panasonic KX-TDA100D, KX-TDA200
• LG LDK300

1.3 Tổng đài điện thoại nội bộ có số lượng máy trên 120 máy

• Siemens Hipath 3800
• Panasonic KX-TDA600, KX-TDE600

Nếu bạn lắp đặt tổng đài điện thoại chỉ để liên lạc nội bộ và gọi ra ngoài đơn giản thông thường. Bạn có thể chọn loại tổng đài nào cũng có khả năng đáp ứng nhu cầu này. Hiện nay có khá nhiều hãng tổng đài ở Việt Nam từ thương hiệu cao cấp tới loại giá cả thấp từ Trung Quốc. Bạn nên lưu ý giá cả đi đôi với chất lượng. Tổng đài sử dụng cho doanh nghiệp liên lạc thường xuyên nên bạn chọn sản phẩm có thể sử dụng lâu dài. Chất lượng âm thanh thoại là điều đầu tiên bạn cần kiểm tra.

II. Mục đích chăm sóc khách hàng

Tổng đài dùng làm dịch vụ tư vấn chăm sóc kháchh hàng, các doanh nghiệp vận tải hay các hãng dịch vụ Taxi.

Bạn cũng có thể chọn các loại tổng đài khác diễn đàn tư vấn mà đều có các chức năng sau:

• Khi nhận cuộc gọi hiện thị được số nội bộ, số từ bên ngoài gọi vào
• Phân phối đều các cuộc gọi đến các máy nhánh tránh trường hợp một máy nghe quá nhiều
• Thống kế cuộc gọi đến cuộc gọi đi hay gọi nhỡ và báo cáo các thông số cuộc gọi
• Thông báo khi tất cả các máy nhánh đều đang bận thoại hay ngoài khung giờ hỗ trợ

Các loại tổng đài có thể đáp ứng được các yêu cầu trên là :

• Tổng đài điện thoại Siemens
• Tổng đài điện thoại Panasonic (Dòng TDA và TDE)
• Tổng đài điện thoại LG

 Cách lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại cơ bản

III. Tổng đài trung tâm chăm sóc khách hàng

Tổng đài tư vấn chuyên dụng như tổng đài cho các trung tâm chăm sóc khách hàng 1080, 18001091, 18001090

Bạn cần dùng tổng đài Callcenter để đáp ứng tốt nhất các tính năng chuyên nghiệp nhất. Loại tổng đài này bao gồm cả phần cứng và phần mềm tùy biến theo nhu cầu riêng từng doanh nghiệp lựa chọn.

Ví dụ: hệ thống tổng đài công ty phần mềm CRMVIET đang sử dụng  là tổng đài Callcenter các bạn có thể tham khảo.Với số hotline 04 7300 4666

4. Tổng đài công ty với nhiều chi nhánh

Dùng cho các công ty chuyên tư vấn khách hàng, doanh nghiệp vận tải, tập đoàn lớn. Các công ty có quy mô rộng khắp cả nước hay ra cả quốc tế. Diễn đàn tư vấn bạn nên dùng tổng đài điện thoại IP loại Siemens Hipath 4000, IP loại Siemens Hipath 3000. Các bạn có thể tham khảo các bài viết tiếp theo diễn đàn sẽ tư vấn chi tiết hơn về triển khai sử dụng tổng đài IP.

Lưu ý bạn nên sử dụng các thiết bị đồng bộ dễ lắp đặt thay thế mở rộng và các dòng sản phẩm phổ thông có linh phụ kiện bán riêng. Giúp bạn dễ dàng nhanh chóng sửa chữa trong khi sử dụng.

Quy trình lắp đặt tổng đài điện thoại IP gồm những gì?

Phạm vi bài viết sẽ chia sẻ bạn những thiết bị cần thiết cho  việc lắp đặt tổng đài điện thoại này.

1. Tổng đài điện thoại IP có những loại nào ?

Tổng đài IP có hai loại, 1 loại hệ thống sử dụng phần cứng và 1 loại hệ thống sử dụng phần mềm triển khai trên máy chủ trực tuyến – công nghệ điện toán đám mây.

2. Hệ thống tổng đài IP phần cứng

Lưu ý: có tích hợp Core tổng đài IP

2.1 Tổng đài điện thoại

IP Grandstream hoặc IP Mypbx

2.2 Điện thoại IP

Tương thích công nghệ VoIP và SIP trunking

2.3 Bộ chuyển đổi Gateway

Nếu muốn sử dụng điện thoại nhánh công nghệ Analog

2.4 Dây nối mạng LAN nội bộ

Nếu các công ty ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động doanh nghiệp có trước hệ thống mạng LAN nội bộ thì không cần thêm một thống nào khác cho tổng đài IP

2.5 Phần mềm Softphone

Các đơn vị triển khai sẽ cung cấp miễn phí trong quá trình triển khai cài đặt hệ thống trên máy tính

2.6 Điện thoại IP hoặc tai nghe Headphone

Thiết bị tương tác nghe gọi của nhân viên chăm sóc khách hàng, nếu bạn có hệ thống máy tính có thể sử dụng tai nghe có mic nói rất đơn giản

2.7 Hệ thống đường truyền mạng

Bạn sử dụng cho nhiều chi nhánh và muốn chất lượng cuộc gọi đảm bảo cần có một hệ thống mạng truyền quang tốc độ cao

3. Hệ thống tổng đài IP phần mềm

3.1 Máy chủ Server

Mỗi đơn vị triển khai sẽ tư vấn bạn những hệ thống Server khác nhau. Chia sẻ bạn hệ thống tổng đài IP do CRMVIET triển khai cho một đơn vị khách hàng là hoàn toàn Online sử dụng công nghệ điện toán đám mây lưu trữ trực tuyến, gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí, không giới hạn số lượng đồng thời cuộc gọi đến và cuộc gọi đi…

 Điện thoại Voip là gì? Lợi ích của điện thoại Voip

3.2 Card giao tiếp với bưu điện

Các thiết bị khác tương tự như tổng đài IP phần cứng trên từ 1.3 đến 1.7. Tuy nhiên có thể tùy biến phù hợp đặc thù từng công ty và sự thay đổi của công nghệ.

Hệ thống tổng đài IP sử dụng công nghệ VoIP chuyển mạch gói các tệp tin qua đường truyền mạng Internet. Nó hiện đại hơn các tổng đài sử dụng công nghệ chuyển mạch kênh. Thông tin được ghép, nén nhiều kênh thoại lại trên đường chuyền tín hiệu. Chúng được vận chuyển qua đường Internet giảm đáng kể chi phí lắp đặt, giá cước trong quá trình sử dụng.

IV. Giải pháp tích hợp tổng đài điện thoại IP với phần mềm CRM

Đối với các doanh nghiệp có sử dụng đội ngũ telesale nhiều thì việc kết hợp giữa phần mềm CRM với tổng đài là điều không thể thiếu. Ưu điểm của việc tích hợp này đó là nhân viên có thể gọi điện trực tiếp cho khách hàng trên màn hình máy tính. Thông qua đó, mọi dữ liệu của khách hàng đều được hiển thị trực quan giúp cho nhân viên có thể tư vấn chính xác nhất đối với từng tình trạng của mỗi khách.

Một ưu điểm nữa khi bạn lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp đó là chi phí sẽ rẻ hơn rất nhiều khi phát sinh trong cùng hệ thống. Điều này sẽ rất phù hợp với đơn vị có nhiều phòng ban, chi nhánh để gia tăng sự chuyên nghiệp trong việc chăm sóc khách hàng.

Trên thị trường hiện nay các doanh nghiệp khi lắp tổng đài điện thoại IP thường sẽ tích hợp luôn vào phần mềm CRM của mình để tiện sử dụng. Một số hình thức tích hợp tổng đài điện thoại với phần mềm CRM có thể kể tới như:

• Thuê dịch vụ tổng đài điện thoại IP
• Mua toàn bộ gói giải pháp tích hợp tổng đài từ A đến Z
• Chỉ đơn thuần tích hợp tổng đài IP với phần mềm CRM

Vậy với mỗi hình thức trên thì giá lắp đặt tổng đài điện thoại là bao nhiêu và bạn nên sử dụng gói nào. Để chọn được phương án lắp đặt tổng đài tốt nhất thì bạn nên căn cứ vào mục tiêu, đặc điểm của công ty. Bởi mỗi loại tổng đài đều có các ưu nhược điểm khác nhau. Và tiêu chí để lựa chọn dịch vụ tổng đài phù hợp thường sẽ căn cứ vào:

• Số lượng nhân viên chăm sóc khách hàng
• Số lượng chi nhánh
• Mô hình hoạt động của doanh nghiệp
• Các hình thức tư vấn của tổng đài
• …

V. Ưu điểm khi tích hợp tổng đài điện thoại IP với CRMVIET

Xuất phát từ chính nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, CRMVIET đã tung ra giải pháp lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại 3 trong 1. Đó là vừa giúp chăm sóc khách hàng, vừa mang đầy đủ tính năng tổng đài và vừa giúp tiết kiệm chi phí tối đa cho doanh nghiệp. Cụ thể bạn có thể tham khảo 1 số tính năng khi tích hợp phần mềm quản lý CRMVIET với hệ thống tổng đài như sau:

1.  Hiển thị đầy đủ thông tin khách hàng tiềm năng trên giao diện phần mềm.
2. Mọi thông tin cuộc gọi với khách hàng đều được lưu lại trên hệ thống và bạn có thể truy xuất lại bất kỳ lúc nào dưới dạng file excel.
3. Tổng đài điện thoại giúp bạn thiết lập các kịch bản chào tự động khi khách hàng gọi tới, thiết lập kịch bản chào tự động vào ngày nghỉ, ngoài giờ làm việc.
4. Chi phí lắp đặt thấp, giảm chi phí điện thoại cho doanh nghiệp, rút ngắn thời gian đàm thoại, miễn phí hoàn toàn các cuộc gọi nội bộ trong doanh nghiệp.

Tất nhiên, doanh nghiệp bạn hoàn toàn có thể tự thiết lập một hệ thống tổng đài riêng biệt. Tuy nhiên, nếu vừa có thể quản lý khách hàng chuyên nghiệp, vừa tiết kiệm chi phí tối đa dịch vụ tổng đài, đó sẽ là một giải pháp tuyệt vời dành cho doanh nghiệp của bạn.

Đây sẽ là một trong những xu hướng phát triển mạnh mẽ trong tương lai. Là lựa chọn hiệu quả của các nhà quản lý thế hệ mới.

Nếu Doanh nghiệp đang cần giải pháp quản lý khách hàng tối ưu, kèm tích hợp tổng đài, click tại đây đăng ký dùng thử. Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn.