Phần mềm theo dõi bán hàng là gì và tại sao bạn cần nó?

Dữ liệu cho phép bạn khám phá các xu hướng và cơ hội quan trọng có thể giúp bạn cải thiện quy trình và tăng doanh thu — từ quy trình quản lý đến tiền lương. Và với phần mềm theo dõi bán hàng, bạn có thể dễ dàng khai thác những thông tin chi tiết bạn cần để cải thiện hiệu suất bán hàng trên toàn bộ kênh và đạt được nhiều thành công hơn.

Hãy thảo luận về lý do tại sao bạn nên sử dụng phần mềm theo dõi bán hàng, những lợi ích chính và các tính năng cần lưu ý khi chọn giải pháp tốt nhất.

Phần mềm theo dõi bán hàng là gì?

Phần mềm theo dõi bán hàng là công cụ giúp doanh nghiệp nắm bắt, theo dõi, phân tích hoạt động và hiệu quả bán hàng xuyên suốt quá trình bán hàng. Phần mềm này cho phép bạn nhìn nhận doanh nghiệp của mình một cách tổng thể để bạn có thể hiểu mình đang ở đâu và phát triển các chiến lược để cải thiện.

Sử dụng dữ liệu, phần mềm theo dõi bán hàng cho phép bạn xem các chiến lược và quy trình bán hàng của mình hiệu quả như thế nào, phát hiện những thách thức tiềm ẩn và thực hiện các điều chỉnh.

Tại sao phần mềm theo dõi bán hàng lại quan trọng?

Các nhà lãnh đạo bán hàng phải liên tục đặt ra và đáp ứng các mục tiêu. Và mọi người trong nhóm của bạn có trách nhiệm thực hiện điều này. Theo dõi bán hàng giúp bạn luôn cập nhật tiến độ, yêu cầu nhóm của bạn chịu trách nhiệm và thực hiện các điều chỉnh để có kết quả tốt hơn. Phần mềm theo dõi bán hàng cung cấp cho bạn bức tranh đầy đủ về những gì đang diễn ra trong thời gian thực với doanh nghiệp của bạn. Nó không chỉ phá vỡ hiệu suất của từng đại diện mà còn có thể xác định xu hướng và giúp bạn nâng cao hiệu quả trước khi gặp phải vấn đề thực sự – như không đạt được mục tiêu.

Ví dụ: người quản lý bán hàng có thể thấy rằng quy trình bán hàng của họ đang ở mức thấp. Trong khi họ đang trên đà đạt được các mục tiêu trong quý hai thì các mục tiêu trong quý ba có thể gặp nguy hiểm. Nhận thấy điều này, họ quyết định huấn luyện cho tất cả các đại diện bán hàng về kỹ thuật tìm kiếm khách hàng tiềm năng và đầu tư nhiều tiền hơn vào ngân sách dành cho việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Nếu không có phân tích, người quản lý sẽ không biết cho đến khi quý kết thúc và ngân sách đã được thiết lập. Điều này có thể khiến họ mất nhiều tiền hơn về lâu dài.

Bạn muốn đại diện bán hàng mới của mình làm việc hiệu quả nhanh nhất có thể. Nhưng có thể phải mất nhiều năm để phát triển kiến ​​thức và kinh nghiệm phù hợp để thành công trong bán hàng. Và điều này có thể khiến những người đại diện mới gặp thất bại nản lòng. Với tính năng theo dõi bán hàng, bạn có thể cung cấp cho nhóm của mình — bất kể mức độ kinh nghiệm — lộ trình và các hành động cụ thể cần thực hiện để cải thiện. Điều này có thể giúp họ tự tin hơn, đạt được kết quả tốt hơn và cảm thấy hài lòng hơn trong công việc.

Lợi ích chính của phần mềm theo dõi bán hàng

Bằng cách sử dụng phần mềm theo dõi bán hàng, công ty của bạn có thể thấy được những lợi ích đáng kể. Ưu điểm chung bao gồm:

Cải thiện chất lượng dữ liệu

Sự thành công của kinh doanh phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu của bạn. Nhưng đại diện bán hàng cũng là con người — và họ rất bận rộn. Mỗi khi ai đó nhập dữ liệu không chính xác hoặc không ghi lại hoạt động tương tác, chất lượng dữ liệu của bạn sẽ giảm xuống. Quan trọng hơn nữa, số liệu phân tích có thể cung cấp cho bạn thông tin chi tiết không chính xác nếu nó chỉ sử dụng một phần dữ liệu của bạn. Ví dụ: nếu chỉ một số đại diện của bạn luôn nhớ ghi lại hành động của họ thì dữ liệu của bạn sẽ không cung cấp bức tranh đầy đủ về tổ chức và sẽ không hữu ích.

Phần mềm theo dõi bán hàng được tích hợp với CRM của bạn sẽ tự động ghi lại các tương tác và thu thập dữ liệu. Điều này có nghĩa là phân tích bán hàng của bạn chính xác hơn và có thể cung cấp thông tin chi tiết phù hợp. Với nền tảng dữ liệu vững chắc, các tổ chức sẽ được thiết lập tốt hơn cho tương lai. Hãy nhớ rằng, AI của bạn chỉ tốt khi dữ liệu của bạn hoạt động tốt.

Tăng năng suất và hiệu quả bán hàng

Trở thành một người thân thiết hiệu quả là một kỹ năng quan trọng mà các đại diện bán hàng cần phát triển. Nhưng vì nó phụ thuộc vào rất nhiều thứ – loại khách hàng, sản phẩm, thị trường, v.v. – nên gần như không thể biết được công thức làm nước sốt bí mật. Tuy nhiên, tính năng theo dõi bán hàng sẽ đào sâu vào các con số để cho bạn biết điều gì đang hoạt động tốt nhất, đâu là khoảng trống và thậm chí cả đâu là cơ hội.

Ví dụ: bạn có thể thấy rằng một đại diện bán hàng gặp khó khăn với việc gọi điện chào hàng nhưng lại dẫn đầu nhóm bán hàng trong việc tạo ra khách hàng tiềm năng. Tìm hiểu sâu hơn, bạn sẽ thấy rằng họ tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng trên mạng xã hội và tìm kiếm những khách hàng tích cực tìm kiếm thông tin về cách giải quyết các thách thức kinh doanh cụ thể. Bạn chia sẻ điều này với nhóm của mình và những người khác quyết định thử nghiệm kỹ thuật tương tự. Thành công của họ làm tăng năng suất và hiệu quả của toàn nhóm.

Dự báo bán hàng tốt hơn và quản lý đường ống

Quy trình bán hàng của bạn – sự thể hiện trực quan về vị trí của từng khách hàng tiềm năng trong quá trình bán hàng – là chìa khóa thành công của bạn. Phân tích nó có thể giúp bạn xác định những bước cần thực hiện với từng khách hàng tiềm năng và khi nào. Nó cũng có thể giúp bạn chủ động loại bỏ các rào cản để cải thiện tỷ lệ chốt hợp đồng. Nhưng đôi khi bạn không thể thấy chính xác những gì đang diễn ra trong quy trình của mình vì dữ liệu không cập nhật theo thời gian thực hoặc được lưu trữ ở những nơi khác nhau.

Dự báo cũng rất quan trọng cho sự thành công của bạn. Bằng cách biết điều gì có thể xảy ra dựa trên quy trình và khách hàng tiềm năng hiện tại của bạn, bạn có thể thực hiện các thay đổi nếu cần. Ví dụ: nếu có vẻ như bạn không thể đạt được mục tiêu dựa trên vị trí của các cơ hội hiện tại, bạn có thể thực hiện các thay đổi để tăng khả năng đạt được doanh số bán hàng cao hơn trước khi quá muộn.

Phần mềm theo dõi bán hàng cho phép bạn xem các số liệu quy trình chính và dự báo các chỉ số hiệu suất chính (KPI) liên quan ở cùng một nơi. Bằng cách phân tích những thông tin chuyên sâu này, đại diện bán hàng và lãnh đạo có thể xác định xu hướng, đo lường doanh số bán hàng hiện tại theo KPI và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì dựa vào trực giác.

Tăng cường quản lý quan hệ khách hàng

Thành công bán hàng của bạn phụ thuộc vào mối quan hệ với khách hàng. Nhưng cũng giống như các mối quan hệ cá nhân, chúng sẽ không thể phát triển nếu bạn không nuôi dưỡng chúng. Với phần mềm theo dõi bán hàng, bạn có thể chắc chắn rằng mình đang thực hiện các bước kịp thời và có ý nghĩa để xây dựng mối quan hệ khách hàng bền chặt — chẳng hạn như tiếp cận họ vào đúng thời điểm bằng cách sử dụng đúng kênh.

Phần mềm theo dõi bán hàng có thể phân tích những hành động nào dẫn đến kết quả cụ thể trong quá khứ để giúp bạn chọn bước tiếp theo hiệu quả nhất cho các tương tác bán hàng hiện tại của mình. Ví dụ: nếu một khách hàng tiềm năng có vẻ tương tác với những nỗ lực nuôi dưỡng của bạn nhưng không thực hiện bước tiếp theo và đăng ký bản demo, bạn có thể xem xét các tương tác thành công trong quá khứ và nhân rộng những gì đã hiệu quả sau đó.

Ngoài ra, các công cụ theo dõi bán hàng giúp đại diện xác định và tương tác với khách hàng mà họ có thể bán thêm hoặc bán chéo. Đây là những cơ hội quan trọng để củng cố mối quan hệ và tăng doanh thu cho công ty của bạn.

Cơ hội được huấn luyện và hỗ trợ

Phần mềm theo dõi bán hàng có thể hỗ trợ những người quản lý bận rộn bằng cách xác định những người đại diện cần được chú ý nhiều hơn — và thậm chí xác định chính xác các lĩnh vực cụ thể của quy trình bán hàng mà họ đang gặp khó khăn. Điều này giúp người quản lý hiểu chính xác những nguồn lực và hoạt động huấn luyện cần cung cấp — tiết kiệm thời gian cho họ trong khi thiết lập nhóm của họ để đạt được thành công.

Ví dụ: một đại diện có một quy trình đầy đủ và đang đáp ứng các mục tiêu của họ trong việc đặt lịch họp với khách hàng. Tuy nhiên, việc theo dõi bán hàng xác định rằng họ đưa khách hàng đến giai đoạn đàm phán nhưng có tỷ lệ chốt hợp đồng kém. Điều này cho bạn biết rằng việc đàm phán giá có thể là điểm yếu của người đại diện này. Để trợ giúp, bạn có thể cung cấp chương trình huấn luyện cá nhân về kỹ thuật đàm phán hoặc nhờ họ theo dõi một thành viên trong nhóm có kinh nghiệm hơn với tỷ lệ chốt hợp đồng cao để tìm hiểu một số mẹo.

Phân tích dữ liệu quy mô lớn

Vì hầu hết hoạt động giao tiếp hiện nay đều là ảo nên đội ngũ bán hàng có rất nhiều dữ liệu để phân tích. Bằng cách chọn phần mềm có khả năng tự động hóa và AI, các nhóm có thể phân tích dữ liệu nhanh chóng trên quy mô lớn hơn nhiều. Ví dụ: các công cụ phân tích được hỗ trợ bởi AI có thể xem xét tất cả dữ liệu bán hàng của bạn (email, bản ghi cuộc gọi, tương tác trên mạng xã hội, v.v.) và các xu hướng nổi bật có thể dẫn đến cơ hội bán hàng mới hoặc xoay chuyển chiến lược tiếp cận thị trường của bạn— chẳng hạn như xác định khi có đối thủ cạnh tranh mới gia nhập thị trường. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh kỹ thuật bán hàng và chiến lược giá nếu cần.

Phần mềm theo dõi bán hàng có thể giúp đo lường hiệu suất và theo dõi KPI như thế nào?

Khi bắt đầu theo dõi doanh số bán hàng, trước tiên bạn phải xác định số liệu bán hàng (KPI) nào bạn muốn tập trung vào. Để tận dụng tối đa dữ liệu của mình, bạn nên tập trung vào những gì quan trọng nhất — và điều này sẽ phụ thuộc vào mục tiêu kinh doanh tổng thể của bạn.

Ví dụ: nếu tổ chức của bạn tập trung vào việc xây dựng khách hàng trung thành và thường xuyên thì giá trị trọn đời của khách hàng (CLV) là một điểm dữ liệu quan trọng cần theo dõi. KPI này cho thấy khi các đại diện đang xây dựng mối quan hệ bền chặt nhằm thúc đẩy lòng trung thành của khách hàng.

Phần mềm theo dõi bán hàng cũng giúp bạn có thể theo dõi các KPI cụ thể cho từng đại diện của mình – bao gồm các số liệu dựa trên vị trí của họ. Ví dụ: một đại diện cấp dưới có thể được theo dõi trên tất cả các số liệu hoạt động của họ, trong khi một đại diện có kinh nghiệm có thể được theo dõi trên các số liệu cụ thể hơn, chẳng hạn như quy trình và các cuộc họp đã đặt trước. Khi đánh giá người quản lý bán hàng, bạn cũng có thể phân tích hiệu suất của toàn bộ nhóm của họ, điều này thường xác định hoa hồng và mục tiêu.

Những tính năng cần tìm ở phần mềm theo dõi bán hàng

Tất cả các phần mềm theo dõi bán hàng không được tạo ra như nhau. Bằng cách đảm bảo rằng công cụ mới của bạn có các tính năng mà công ty bạn cần, nhóm của bạn sẽ đạt được nhiều thành công hơn — và chuyển đổi dễ dàng hơn. Các tính năng cần tìm bao gồm:

• Tự động hóa: Việc nhập dữ liệu thủ công tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi. Với tính năng tự động hóa, bạn có thể tự động nắm bắt tất cả dữ liệu hoạt động bán hàng hàng ngày. Điều này giúp loại bỏ vấn đề đại diện bán hàng không ghi lại hoạt động của họ hoặc quên nhập thông tin chính. Bằng cách chọn công cụ theo dõi bán hàng có tính năng tự động hóa, bạn có thể cải thiện đáng kể chất lượng dữ liệu của mình.
• Nền tảng duy nhất: Nhiều công cụ theo dõi bán hàng tích hợp với CRM. Tuy nhiên, điều này đôi khi có thể tạo ra nhiều phiên bản dữ liệu, mất dữ liệu và thông tin chi tiết không đầy đủ do sự chậm trễ trong việc đồng bộ hóa dữ liệu. Tôi nhận thấy việc sử dụng công cụ theo dõi bán hàng được tích hợp trong CRM của bạn sẽ rất hữu ích. Bằng cách này, tất cả các bên liên quan có thể xem, theo dõi và phân tích các cơ hội ở cùng một nơi — sử dụng một nguồn dữ liệu duy nhất.
• Dựa trên AI: Các công cụ được hỗ trợ bởi AI cung cấp những hiểu biết mang tính dự đoán và tổng hợp mà bạn có thể sử dụng ngay lập tức. Họ có thể giúp các đại diện quản lý tốt hơn lịch trình của họ và ưu tiên các nhiệm vụ — chẳng hạn như tập trung vào những khách hàng tiềm năng có nhiều khả năng chốt hợp đồng hơn bằng cách sử dụng tính năng tính điểm dự đoán của AI. Được trang bị những hiểu biết sâu sắc này, đại diện bán hàng có thể tối ưu hóa thời gian của họ và tăng doanh thu.

Phần mềm theo dõi và phân tích bán hàng tốt nhất

Với mọi thứ trên một nền tảng tích hợp, bạn sẽ thấy khả năng dự báo tốt hơn và tăng doanh thu.

1. Dự đoán kết quả kinh doanh một cách tự tin: Xây dựng dự báo tùy chỉnh dựa trên sản phẩm, nhóm, đại diện và các danh mục khác. Với các biểu đồ tích hợp sẵn, người đại diện của bạn có thể xem các chế độ xem dự báo có thể áp dụng được và nhận thêm thông tin chi tiết về KPI. Bạn cũng có thể thiết lập các dự báo loại bỏ các rào cản, chẳng hạn như các phòng ban và khu vực, đồng thời đưa ra bức tranh đầy đủ hơn về những gì sẽ xảy ra.
2. Kết thúc nhanh hơn với thông tin chi tiết về quy trình và giao dịch: Có được cái nhìn thống nhất về số liệu quy trình, cơ hội hàng đầu và cập nhật giao dịch hàng tuần. Phần mềm này cũng nêu bật các tín hiệu thay đổi và thông tin chi tiết về giao dịch do AI điều khiển có thể giúp xác định các rủi ro tiềm ẩn trong quy trình. Người đại diện có thể chọn thông tin chi tiết nào sẽ hiển thị, tạo chế độ xem tùy chỉnh hữu ích nhất cho phong cách và mục tiêu làm việc của họ.
3. Tìm thêm cơ hội với AI: Ngoài việc chỉ cung cấp dữ liệu, thông tin chuyên sâu về AI còn giúp bạn khám phá các xu hướng, cơ hội và xác định các bước tiếp theo — chẳng hạn như thời điểm theo dõi khách hàng tiềm năng hoặc theo đuổi phân khúc khách hàng mới. Thông qua trang tổng quan, nhóm bán hàng có thể theo dõi các KPI cụ thể như mức độ tương tác với khách hàng, tỷ lệ thành công và quy mô giao dịch trung bình, đồng thời xác định các khu vực cần nhắm mục tiêu để có kết quả tốt hơn. Và với AI tổng quát, bạn có thể tiết kiệm thời gian viết email hoặc đề xuất.

Tiến xa hơn, nhanh hơn với phần mềm theo dõi bán hàng

Bằng cách sử dụng phần mềm theo dõi bán hàng, nhóm bán hàng của bạn có thể có được những hiểu biết cần thiết để nâng cao hiệu quả và tăng doanh thu. Và khi bạn chọn phần mềm đáp ứng nhu cầu của mình, quy trình sẽ trở nên liền mạch và hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, việc mua phần mềm tự nó không giải quyết được những thách thức. Bạn phải tạo quy trình làm việc phù hợp sử dụng dữ liệu để thực hiện các hành động cần thiết nhằm nâng cao chiến thuật bán hàng của mình. Khi bạn tạo các quy trình phù hợp cho phần mềm của mình, tổ chức của bạn sẽ nhanh chóng nhận thấy lợi ích — từ việc tăng doanh thu đến cải thiện mức độ hài lòng trong công việc và mối quan hệ khách hàng bền chặt hơn.