Contact Us

Theo dõi bán hàng là gì và nó giúp cải thiện hiệu suất như thế nào

Categories

Hãy đối mặt với điều đó, tất cả chúng ta đều trở thành những người mê số học. Hàng ngày, chúng ta theo dõi mọi thứ từ bước đi, giấc ngủ cho đến thời gian sử dụng thiết bị và thậm chí cả số lượng cà phê chúng ta uống. Tại sao? Bởi vì dữ liệu giúp loại bỏ phỏng đoán – nó cho chúng ta thấy điều gì hiệu quả và điều gì không.

Trong hoạt động bán hàng, chúng tôi luôn sử dụng dữ liệu, từ nhật ký cuộc gọi và email cho đến việc chốt giao dịch và phản hồi của khách hàng. Tất cả dữ liệu này không chỉ hữu ích — nó còn cần thiết để thành công. Nhưng theo dõi doanh số bán hàng chỉ là bước đầu tiên. Để tận dụng tối đa dữ liệu của mình, bạn cần hiểu câu chuyện mà nó đang kể. Đó là chìa khóa để biến dữ liệu thành quyết định và hiểu biết sâu sắc thành hành động.

Theo dõi bán hàng là gì?

Theo dõi bán hàng là quá trình thu thập, phân tích và báo cáo dữ liệu bán hàng để hiểu hiệu suất, xác định xu hướng và nâng cao hiệu quả. Điều cần thiết là đánh giá mức độ hiệu quả mà bạn đạt được mục tiêu bán hàng và đưa ra quyết định sáng suốt nhằm thúc đẩy nỗ lực bán hàng của bạn.

Tại sao theo dõi bán hàng lại quan trọng?

Theo dõi bán hàng là nền tảng cho kết quả bán hàng tốt hơn. Đó là cách bạn thu thập tất cả các dữ liệu cho bạn biết điều gì đang xảy ra ở tuyến đầu. Dữ liệu bán hàng cung cấp cho bạn bức tranh rõ ràng về hiệu suất tổng thể của bạn cũng như cái nhìn toàn cảnh về xu hướng và hành vi của khách hàng. Nhưng nó cũng giúp bạn phân tích những gì đang xảy ra ở mức độ chi tiết hơn. Theo dõi bán hàng có thể giúp bạn đánh giá độ dài của chu kỳ bán hàng để bạn có thể tối ưu hóa để đạt hiệu quả cao hơn hoặc xác định xem đại diện của bạn đang dành thời gian vào đâu — và liệu những nhiệm vụ đó có thể được tự động hóa hay không.

Sau đó, bạn có thể sử dụng dữ liệu này để thực hiện các thay đổi, biến dữ liệu thô thành thông tin chi tiết mang tính chiến lược giúp nâng cao phương pháp đào tạo và phương pháp bán hàng của bạn. Bằng cách này, việc theo dõi bán hàng không chỉ giúp bạn luôn cập nhật thông tin mà còn linh hoạt, luôn sẵn sàng thích ứng và cải thiện dựa trên những hiểu biết sâu sắc về dữ liệu.

Cách theo dõi doanh số bán hàng

Theo dõi doanh số bán hàng không chỉ đơn thuần là theo dõi các con số; nó còn là việc làm cho những con số đó có ích cho bạn. Dưới đây là cách chia quy trình thành các bước có thể thực hiện được để đảm bảo việc theo dõi bán hàng của bạn có hiệu quả cũng như dễ quản lý và diễn giải.

1. Đặt mục tiêu

Bắt đầu với những điều cần thiết. Điều gì thực sự thúc đẩy doanh số bán hàng? Tập trung vào các số liệu tác động trực tiếp đến mục tiêu của bạn. Để chọn các KPI này, hãy bắt đầu với ý nghĩ cuối cùng: Mục tiêu kinh doanh chính của bạn là gì? Tăng khả năng giữ chân khách hàng? Tăng tỷ suất lợi nhuận? Giảm chu kỳ bán hàng? Chọn số liệu cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về các lĩnh vực này.

2. Xác định quy trình bán hàng và thiết lập quy trình bán hàng của bạn

Tìm hiểu rõ ràng về cách khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng. Chi tiết từng giai đoạn từ liên hệ ban đầu đến bán hàng cuối cùng. Khách hàng của bạn thực hiện những bước nào? Họ vấp ngã ở đâu? Khi đã xác định được quy trình bán hàng của mình, bạn có thể vạch ra quy trình hiệu quả nhất. Xây dựng quy trình phản ánh hành trình bán hàng riêng biệt của mỗi khách hàng bằng cách sử dụng tính năng theo dõi bán hàng để biết khách hàng tiềm năng ở đâu và cách thúc đẩy họ.

3. Thiết lập quy trình theo dõi CRM của bạn

Khi thiết lập hệ thống theo dõi bán hàng, điều quan trọng là phải nắm rõ quy trình làm việc – cách bạn thu thập dữ liệu, sàng lọc và báo cáo về dữ liệu đó. Cho dù đó là công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hay công cụ nào khác, một nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất sẽ giúp bạn nhìn thấy bức tranh toàn cảnh bằng cách tập hợp tất cả dữ liệu của bạn lại với nhau.

Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giúp nhóm của bạn tập trung vào phân tích chứ không phải xáo trộn dữ liệu. Đảm bảo rằng các báo cáo được tạo rõ ràng và làm nổi bật các số liệu chính cung cấp thông tin chi tiết hữu ích. Thường xuyên cập nhật các tính năng của bảng điều khiển để phản ánh thông tin phù hợp nhất, giúp nhóm của bạn đưa ra quyết định nhanh chóng và sáng suốt.

4. Tùy chỉnh dựa trên nhu cầu của bạn

Tùy chỉnh là chìa khóa khi nói đến việc tối ưu hóa việc theo dõi bán hàng của bạn. Bất kể ngành của bạn là gì, các nguyên tắc theo dõi vẫn giống nhau, nhưng chi tiết về nội dung và cách bạn theo dõi‌ (và những gì bạn theo dõi) phải được điều chỉnh để phù hợp với động lực thị trường và ngành cụ thể của bạn.

Ví dụ: một công ty công nghệ có thể tập trung nhiều vào chi phí thu hút khách hàng và giá trị trọn đời, trong khi một doanh nghiệp bán lẻ có thể theo dõi doanh số hàng ngày và mô hình lưu lượng truy cập của khách hàng. Tập trung vào dữ liệu được điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu và trang tổng quan của bạn, sau đó sử dụng dữ liệu đó để thực hiện các thay đổi giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và thúc đẩy lợi nhuận của mình.

5. Biến dữ liệu thành thông tin chuyên sâu mà bạn có thể sử dụng

Việc tìm hiểu sâu thường xuyên về các số liệu tùy chỉnh sẽ cho bạn biết điều gì hiệu quả và điều gì không:

  • Chi phí mua lại có quá cao không?
  • Doanh số bán hàng hàng ngày có phù hợp với các chiến dịch tiếp thị không?
  • Có phải một số đại diện đã đạt được mục tiêu của họ trong khi những đại diện khác bị tụt lại?
  • Hầu hết khách hàng tiềm năng đều bỏ rơi ở đâu? Tại sao?
  • Chiến thuật nào đang di chuyển khách hàng tiềm năng qua kênh nhanh hơn?

Hiểu được những mô hình này sẽ giúp bạn liên tục tinh chỉnh cách tiếp cận của mình. Việc xem lại dữ liệu của bạn thường xuyên không chỉ là một bài tập đánh dấu vào ô. Nó tiếp thêm sinh lực cho nhóm của bạn, giúp mọi người luôn nỗ lực và đảm bảo họ nhanh chóng biến mọi hiểu biết sâu sắc thành các hành động chiến lược mang lại kết quả thực sự.

6. Chia sẻ thông tin chi tiết giữa các nhóm

Bán hàng là một môn thể thao đồng đội và những hiểu biết sâu sắc của bạn cũng có thể mang lại lợi ích cho hoạt động tiếp thị, dịch vụ khách hàng và phát triển sản phẩm. Bằng cách chia sẻ những gì bạn học được từ việc theo dõi doanh số bán hàng, bạn sẽ giúp điều chỉnh các chiến lược trên diện rộng. Có thể tỷ lệ bỏ ngang tăng đột biến ở giai đoạn đánh giá cho bạn biết rằng hoạt động tiếp thị đang thu hút sai loại khách hàng tiềm năng hoặc có thể chi phí thu hút khách hàng (CAC) cao khiến bạn phải suy nghĩ lại về những giao dịch mà bạn theo đuổi.

4 công cụ theo dõi bán hàng nên sử dụng

Khi nói đến việc đạt được mục tiêu bán hàng của bạn, việc có các công cụ phù hợp không phải là một phần thưởng mà đó là điều bắt buộc. Những thứ này không chỉ để giữ dữ liệu gọn gàng; mục đích của họ là làm cho mọi tương tác trở nên có giá trị hơn, mọi khách hàng tiềm năng đều có giá trị hơn và mọi quy trình bán hàng diễn ra suôn sẻ hơn. Dưới đây là danh sách các loại công cụ bạn có thể dựa vào để giữ cho công cụ bán hàng của bạn hoạt động hết công suất:

1. Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Hãy coi CRM như một công cụ kiểm soát sứ mệnh cho tất cả các tương tác với khách hàng của bạn. Phần mềm này tập trung mọi thứ — từ email và cuộc gọi đến ghi chú cuộc họp — đảm bảo không có nội dung nào bị bỏ sót. Đó là việc có tất cả thông tin và làm cho nó phù hợp với bạn, đảm bảo bạn có cái nhìn 360 độ về mọi hành trình của khách hàng và có thể hành động nhanh chóng.

2. Công cụ trực quan hóa và bảng điều khiển

Nếu một bức ảnh đáng giá cả ngàn lời nói thì một bảng điều khiển tốt có giá trị hơn cả ngàn bảng tính. Những công cụ này giúp trực quan hóa dữ liệu bán hàng theo thời gian thực, biến các hàng dữ liệu thành thông tin chi tiết rõ ràng, có thể áp dụng được. Bạn có thể nhanh chóng biết mình đang đạt được mục tiêu ở đâu và cần chuyển hướng ở đâu, giúp việc chia sẻ thành công và lập chiến lược trong các cuộc họp nhanh với toàn nhóm trở nên dễ dàng hơn.

3. Công cụ phân tích thời gian thực

Đây là nơi bạn hiểu rõ hơn về những gì đang hoạt động. Các công cụ phân tích tốt sẽ đào sâu vào dữ liệu bán hàng của bạn, phát hiện ra các xu hướng và mô hình chưa rõ ràng ngay lập tức. Cho dù đó là theo dõi tỷ lệ chuyển đổi hay xác định các kênh bán hàng sinh lợi nhất của bạn, những công cụ này đều cung cấp cho bạn thông tin cần thiết để tinh chỉnh chiến thuật của mình và đẩy tỷ lệ thành công của bạn lên cao hơn.

4. Công cụ tự động hóa

Theo báo cáo Tình hình bán hàng mới nhất, các đại diện chỉ dành 28% thời gian của họ để thực sự bán hàng. Các công cụ tự động giúp giải quyết vấn đề đó bằng cách thu thập dữ liệu như email, cuộc gọi điện thoại và tương tác của khách hàng cũng như ghi lại mọi thông tin trực tiếp vào CRM của bạn. Điều này giảm thiểu lỗi của con người và giúp nhóm của bạn tập trung vào việc phân tích dữ liệu và bán hàng thay vì thu thập dữ liệu theo cách thủ công.