Mẹo và kỹ thuật để xây dựng báo cáo doanh thu hiệu quả

Published by Linh Nguyen Dieu at 15/10/2024

Báo cáo doanh thu là gì?

Doanh thu là tổng thu nhập mà công ty bạn tạo ra từ các hoạt động kinh doanh trước khi bạn khấu trừ bất kỳ khoản nào. “Báo cáo doanh thu” đôi khi là thuật ngữ chung cho một báo cáo chứa nhiều thông tin hơn doanh thu ròng.

Ví dụ, khi chủ một doanh nghiệp nhỏ tạo báo cáo doanh thu cho công ty, họ có thể gộp các thông tin tài chính khác vào đó, chẳng hạn như báo cáo lãi lỗ, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bảng cân đối kế toán.

Báo cáo doanh thu cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về tình hình kinh doanh của bạn. Bạn có thể sử dụng thông tin chi tiết của báo cáo để đưa ra quyết định sáng suốt về lập ngân sách, dự báo và thúc đẩy tăng trưởng trong tương lai.

Bạn cũng có thể đặt mục tiêu bán hàng khả thi cho nhân viên bán hàng, điều chỉnh giá để duy trì tính cạnh tranh hoặc đầu tư thời gian vào nhiều chiến dịch tiếp thị qua email hơn vì chúng có ROI cao.

Báo cáo doanh thu của doanh nghiệp nhỏ có thể cho bạn biết:

Bạn đang tạo ra bao nhiêu tiền
Doanh số của bạn đến từ đâu
Còn lại gì sau khi chi phí
Quỹ đạo doanh thu của bạn

Đối với nhiều chủ doanh nghiệp, bảng điều khiển trên hệ thống CRM của họ, chính là báo cáo doanh thu theo thời gian thực.

Bảng thông tin trực tiếp như thế này tự động cập nhật bất cứ khi nào có doanh số mới. Bạn không phải nhập từng doanh số theo cách thủ công như với bảng tính.

Họ cũng trình bày dữ liệu của bạn dưới dạng biểu đồ và đồ thị dễ hiểu, giúp bạn phát hiện các xu hướng ảnh hưởng đến doanh nghiệp của mình nhanh hơn nhiều.

Báo cáo doanh thu hiển thị doanh thu định kỳ hàng tháng (MRR), có thể hữu ích đối với nền tảng học tập trực tuyến tính phí người dùng theo đăng ký.

Ví dụ, họ có thể thấy một biểu đồ trên bảng điều khiển của mình cho thấy công ty đang thêm nhiều người đăng ký mới, nhưng MRR không tăng với cùng tốc độ. Thông tin chi tiết này nhắc nhở chủ doanh nghiệp phát hiện ra rằng hầu hết đã chọn các gói cấp thấp hơn của họ.

Chủ doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin này để:

Xem xét lại chiến lược định giá của họ
Cung cấp các ưu đãi để khuyến khích nâng cấp
Nhắm mục tiêu đến nhiều khách hàng có lợi nhuận hơn với quảng cáo của họ

Biểu đồ và đồ thị báo cáo doanh thu trực tiếp trên bảng điều khiển của bạn rất hữu ích để phát hiện các cơ hội và mối đe dọa kinh doanh trước. Chúng cho bạn nhiều thời gian để điều chỉnh hướng đi và hành động để bạn có thể cải thiện lợi nhuận và tránh những sai lầm tốn kém.

Lợi ích của việc sử dụng báo cáo doanh thu trong doanh nghiệp của bạn là gì?

Báo cáo doanh thu chứa dữ liệu tài chính chính xác, theo thời gian thực mà bạn có thể sử dụng để đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt.

Ví dụ, bạn có thể tăng doanh số bằng cách đầu tư nhiều hơn vào các nhóm và sản phẩm mà báo cáo doanh thu của bạn cho thấy hoạt động tốt nhất. Doanh số tăng đột biến ở các khu vực hoặc nhóm nhân khẩu học cụ thể có thể chỉ ra xu hướng thị trường mà bạn có thể xoay trục để tận dụng.

Báo cáo của bạn có thể cho thấy doanh thu của bạn đang giảm, chỉ ra doanh số bán hàng của một số sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể đang giảm. Sau đó, bạn có thể chạy chương trình khuyến mãi để tăng số lượng đơn hàng.

Bạn có thể sử dụng báo cáo của mình để xem bạn xếp hạng tốt như thế nào so với các đối thủ cạnh tranh. Nếu giá trị đơn hàng trung bình của bạn thấp hơn các công ty khác trong cùng lĩnh vực, bạn có thể tăng giá.

Những lợi ích quan trọng khác mà báo cáo doanh thu mang lại bao gồm:

Bạn nhận được những dự đoán đáng tin cậy hơn từ công cụ dự báo doanh số của mình vì giờ đây bạn cung cấp cho nó dữ liệu doanh thu chính xác và cập nhật
Bạn thấy sản phẩm nào có giá cao nhất và mất nhiều thời gian nhất để bán, điều này có thể khiến bạn phải tăng giá hoặc ngừng sản xuất sản phẩm
Lời chào hàng của bạn với các chủ nợ và nhà đầu tư sẽ thuyết phục hơn vì họ có thể thấy rằng bạn chủ động quản lý tài chính của công ty.

Việc chạy báo cáo doanh thu thường xuyên sẽ xây dựng lịch sử tài chính của doanh nghiệp bạn. Thư viện dữ liệu này có nghĩa là bạn có thể theo dõi hiệu suất của mình theo thời gian.

Bạn cũng có thể so sánh các chiến lược hiện tại và trước đây của mình để xem chiến lược nào hiệu quả nhất. Hành động theo những hiểu biết này để tăng lợi nhuận, cắt giảm chi phí và đầu tư chiến lược để bảo vệ và phát triển doanh nghiệp của bạn.

Số liệu cho báo cáo doanh thu

Bạn có thể tùy chỉnh báo cáo doanh thu của mình bằng cách đưa vào nhiều số liệu khác nhau để có cái nhìn tổng quan hơn về hiệu suất kinh doanh của mình.

Chín số liệu bạn có thể thấy hữu ích là:

Chỉ số doanh thu	Nó đo lường những gì
Doanh thu ròng	Doanh thu ròng cho bạn biết số tiền còn lại sau khi đã khấu trừ các chi phí liên quan đến việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ.
Tổng doanh thu	Báo cáo tổng doanh thu cho biết doanh nghiệp của bạn đã kiếm được bao nhiêu tiền trước khi tính đến bất kỳ chi phí nào.
Doanh thu hoạt động	Báo cáo này hiển thị số tiền doanh thu bạn tạo ra từ việc bán hàng hoặc các sản phẩm và dịch vụ cốt lõi của bạn.
Doanh thu không hoạt động	Doanh thu không phải từ hoạt động kinh doanh là thu nhập kiếm được từ các hoạt động không liên quan đến hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn, chẳng hạn như lãi suất và thu nhập từ vốn trên tài sản.
Dự báo doanh thu	Dự báo doanh thu dự đoán thu nhập trong tương lai của bạn dựa trên dữ liệu trong quá khứ và xu hướng thị trường.
Doanh thu so sánh	Chỉ số này so sánh hiệu suất hiện tại của bạn với hiệu suất trước đây hoặc chuẩn mực của ngành.
Doanh thu bán hàng	Báo cáo doanh thu bán hàng phân tích thu nhập theo sản phẩm/dịch vụ, nhân khẩu học, phân khúc khách hàng, phòng ban, chiến dịch tiếp thị, v.v.
Doanh thu địa lý	Báo cáo doanh thu theo địa lý cho biết số tiền bạn kiếm được ở các khu vực hoặc quốc gia khác nhau.
Doanh thu định kỳ	Báo cáo này theo dõi các luồng thu nhập thường xuyên giống như bất kỳ dịch vụ đăng ký nào bạn cung cấp.

Chọn loại phân tích nào mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp của bạn khi tạo báo cáo doanh thu.

Ví dụ, một công ty lắp đặt an ninh doanh nghiệp sử dụng nhóm bán hàng qua điện thoại để đặt lịch hẹn và nhân viên bán hàng thực địa để chốt giao dịch có thể muốn bao gồm:

Phân tích doanh thu bán hàng: Xác định những nhân viên mang lại nhiều doanh số nhất để giám đốc bán hàng biết nên phân công những khách hàng tiềm năng nhất cho ai.

Phân tích doanh thu theo địa lý: Quyết định nhóm bán hàng qua điện thoại nên gọi điện đến đâu trước bằng cách nhắm mục tiêu đến các thị trấn và thành phố tạo ra nhiều lợi nhuận nhất.

Phân tích doanh thu so sánh: Nếu lượt cài đặt tăng nhưng doanh thu và lợi nhuận giảm, họ có thể thấy nhân viên của mình đã giảm giá bao nhiêu.

Báo cáo doanh thu cung cấp thông tin bạn cần để phát triển doanh nghiệp dựa trên số liệu thực tế chứ không phải cảm tính.

Cách chạy báo cáo doanh thu theo 4 bước đơn giản

Thực hiện theo bốn bước sau để tạo báo cáo doanh thu giúp khám phá các cơ hội và mối đe dọa tiềm ẩn trong doanh nghiệp của bạn:

Bước 1. Chuẩn bị dữ liệu của bạn

Quyết định số liệu bạn muốn phân tích và sau đó thu thập dữ liệu cần thiết.

Bạn có thể lấy dữ liệu trực tiếp và đáng tin cậy từ các ứng dụng như phần mềm kế toán, CRM và hệ thống POS. Tìm kiếm các phân tích ngành mới nhất để so sánh với đối thủ cạnh tranh trong báo cáo của bạn.

Ví dụ, hãy tưởng tượng công ty bảo mật mà chúng tôi đã đề cập ở trên muốn chạy doanh thu bán hàng, doanh thu theo khu vực và phân tích doanh thu so sánh trong báo cáo của họ. Đối với điều đó, họ sẽ cần những điều sau:

Loại phân tích	Thông tin cần thiết từ dữ liệu bán hàng
Doanh thu bán hàng để xác định đại diện hàng đầu	Tên đại diện bán hàng, số cuộc hẹn, số lượng bán hàng, tổng giá trị bán hàng, sản phẩm đã bán (CCTV, hệ thống báo động), dịch vụ đã bán (lắp đặt, bảo trì), ngành kinh doanh của khách hàng, ngày bán hàng
Doanh thu theo địa lý cho khu vực tốt nhất	Thành phố hoặc thị trấn, tiểu bang hoặc tỉnh, mã bưu chính, ngày bán
Doanh thu so sánh với năm ngoái	Hệ thống CCTV (từ dữ liệu sản phẩm đã bán), lắp đặt và bảo trì CCTV (từ dữ liệu dịch vụ đã bán), giá bán, ngày bán

Càng thêm nhiều dữ liệu vào báo cáo, bạn sẽ càng khám phá được nhiều thông tin chi tiết.

Dữ liệu cũng có thể chứng minh:

Những lĩnh vực nào tạo ra nhiều doanh thu nhất (dòng khách hàng kinh doanh và ngày bán hàng trên biểu đồ thanh trong một khoảng thời gian nhất định)
Sản phẩm nào đang được ưa chuộng hoặc mất dần (số lượng sản phẩm được bán trong một tháng, năm hoặc quý được hiển thị trên biểu đồ đường để hiển thị xu hướng)
Thời điểm bán được nhiều nhất (số lượng sản phẩm được bán trong từng tháng, quý hoặc năm trên cùng một đường thẳng hoặc biểu đồ thanh để làm nổi bật các giai đoạn bán hàng cao điểm)

Tập trung vào các phân tích quan trọng nhất và chỉ bao gồm dữ liệu cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về doanh thu mà bạn muốn. Sau đó, bạn có thể thêm biểu đồ hoặc biểu đồ đó vào bảng điều khiển bán hàng của mình để theo dõi hiệu suất.

Bước 2. Chọn công cụ báo cáo của bạn

Bạn không nhất thiết phải đầu tư vào phần mềm quản lý doanh thu để có được dữ liệu – phần mềm kế toán và nền tảng CRM có thể cung cấp dữ liệu.

Bảng thông tin này hiển thị tổng doanh thu của nhóm trong tháng, giá trị bán hàng trung bình và tỷ lệ khách hàng tiềm năng thành công.

Các báo cáo khác bạn có thể chạy trong CRMVIET bao gồm:

Báo cáo về tốc độ giao dịch. Xem tài khoản nào tạo ra nhiều doanh thu nhất và lý do tại sao nhân viên bán hàng của bạn thắng và thua doanh số cá nhân.
Báo cáo doanh thu định kỳ. Theo dõi thu nhập bạn tạo ra từ các dịch vụ đăng ký thường xuyên.

Bước 3. Phân tích dữ liệu của bạn

Bây giờ hãy tải dữ liệu của bạn vào ứng dụng hoặc phần mềm bạn sử dụng để chạy phân tích và bắt đầu theo dõi hiệu suất.

Bắt đầu bằng cách chọn thời gian báo cáo của bạn.

Thời gian báo cáo	Ưu và nhược điểm
Báo cáo hàng tháng	Tốt cho việc phát hiện xu hướng ngắn hạn và phản ứng nhanh với những thay đổi trong hiệu suất kinh doanh hoặc điều kiện thị trường Không tốt cho việc đưa ra quyết định dài hạn vì bạn có thể phản ứng thái quá với những biến động ngắn hạn bằng cách đánh giá quá cao tầm quan trọng của chúng
Báo cáo hàng quý	Tốt cho việc xác định các mô hình trong vài tháng và thực hiện điều chỉnh trong khi vượt qua những biến động tạm thời Không tốt cho việc giải quyết nhanh chóng các vấn đề cấp bách như vấn đề dòng tiền hoặc doanh thu giảm đột ngột và kéo dài
Báo cáo thường niên ( năm tài chính )	Tốt cho việc cung cấp bức tranh rõ ràng về sức khỏe tổng thể của doanh nghiệp và lợi nhuận dài hạn Không tốt cho việc phát hiện các dấu hiệu cảnh báo sớm về các vấn đề tiềm ẩn như tích trữ hàng tồn kho và tỷ lệ giữ chân khách hàng giảm

Có thể khó để phát hiện xu hướng trong cơ sở dữ liệu. Để phân tích tài chính của bạn dễ dàng hơn, hãy tạo:

Biểu đồ thanh. Tuyệt vời để so sánh các sản phẩm, dịch vụ và nhóm khác nhau.
Biểu đồ đường. Lý tưởng để theo dõi những thay đổi về tổng doanh thu và số lượng bán hàng theo thời gian.
Biểu đồ hình tròn. Thích hợp để phân tích doanh thu theo danh mục, phòng ban hoặc chi nhánh để xem đơn vị nào đóng góp nhiều nhất.

Phân tích nhóm cũng dễ dàng hơn với hình ảnh trực quan. Phân tích nhóm theo dõi và so sánh cách các nhóm khách hàng khác nhau hành xử theo thời gian.

Ví dụ, bạn có thể tạo biểu đồ thanh để so sánh doanh thu năm đầu tiên giữa các phương thức đăng ký khác nhau. Có thể có một thanh cho trực tuyến, một thanh cho trực tiếp, v.v. Các thanh cao nhất biểu thị các phương thức đăng ký tạo ra nhiều thu nhập nhất.

Ngoài ra, biểu đồ đường có thể hiển thị tỷ lệ hủy đăng ký cho các mức đăng ký khác nhau theo thời gian. Có một đường cho mỗi biểu giá và xem biểu giá nào cho thấy mức giảm đáng kể nhất để xem khách hàng rời đi nhanh hơn ở đâu.

Sau khi phân tích xong, đã đến lúc xem xét xu hướng, phát triển chiến lược kinh doanh và trình bày những phát hiện của bạn.

Bước 4. Tạo báo cáo của bạn

Trong khi nhiều chủ doanh nghiệp sẽ chia sẻ bảng thông tin nội bộ để mọi người đều cập nhật, bạn cũng có thể trình bày báo cáo doanh thu dưới dạng PDF, tài liệu, bảng tính hoặc kết hợp các dạng này.

Bắt đầu báo cáo bằng phần tóm tắt, cung cấp tổng quan về những quan sát và khuyến nghị chính mà bạn đưa ra trong báo cáo.

Trong mỗi phần, hãy trình bày thông tin một cách rõ ràng và súc tích. Bao gồm các biểu đồ và bảng hữu ích để các nhà quản lý cấp cao có thể tự kiểm tra dữ liệu và sử dụng phân tích dự đoán như công cụ dự báo bán hàng để đảm bảo công ty của bạn luôn đi đầu.

Cố gắng đưa ra khuyến nghị dựa trên các mô hình tồn tại theo thời gian để tránh phản ứng với các xu hướng ngắn hạn hoặc những thay đổi theo mùa.

Tùy thuộc vào dữ liệu bạn đưa vào phân tích, các phần bạn có thể đưa vào báo cáo là:

Tỷ lệ giữ chân khách hàng. Bạn ngăn chặn tình trạng mất khách hàng theo thời gian tốt như thế nào để xác định những đặc điểm chung giữa khách hàng trung thành và những khách hàng rời đi.
Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng bán hàng. Xác định vị trí khách hàng tiềm năng rơi ra khỏi kênh bán hàng để xem bạn có thể cải thiện ở đâu.
Phân tích thời gian chốt đơn hàng. Xem thời gian trung bình để chốt đơn hàng và tìm kiếm cơ hội để hợp lý hóa kênh bán hàng của bạn.

Trình bày các khuyến nghị của bạn vào cuối mỗi phần, cùng với phương án hành động được đề xuất.

Hãy cân nhắc tạo các báo cáo nhỏ để thông báo cho các nhà quản lý ở các phòng ban khác nhau. Hiển thị cho họ dữ liệu có liên quan đến họ và chia sẻ thông tin chi tiết của bạn để họ có thể đạt được KPI của mình.

Kết luận

Điều hành một doanh nghiệp đòi hỏi thông tin tài chính chính xác và cập nhật. Sử dụng dữ liệu trực tiếp và đáng tin cậy để định hướng chiến lược của bạn sẽ tăng cơ hội đưa ra quyết định đúng đắn cho công ty của bạn.

Sử dụng bảng điều khiển trong phần mềm CRM và kế toán để theo dõi hiệu suất theo thời gian thực. Tổ chức các cuộc họp quản lý và hội đồng quản trị thường xuyên để thúc đẩy doanh thu và đảm bảo mọi người cùng thống nhất.

Contact Us

Nhập số điện thoại của bạn và chúng tôi gọi lại sau.