[Infographic] 10 bước chọn một phần mềm CRM phù hợp

Triển khai CRM là gì?

Phần mềm CRM giúp bạn thu thập dữ liệu cần thiết để cung cấp cái nhìn toàn diện về khách hàng tiềm năng và khách hàng. CRM chứa thông tin quan trọng của người mua như tên liên hệ, tiêu đề, địa chỉ email, lịch sử tương tác và mua hàng, v.v. Việc quản lý quy trình bán hàng tiềm năng và hành trình của người mua trở nên dễ dàng hơn rất nhiều khi có sẵn CRM phù hợp.

Việc triển khai CRM liên quan đến việc thiết lập phần mềm CRM để thu thập dữ liệu chính xác mà nhóm bán hàng và tiếp thị của bạn có thể sử dụng để hướng dẫn các nỗ lực quảng cáo và cải thiện doanh số bán hàng. CRM giúp nhân viên của bạn hiểu rõ hơn về hành trình tương tác của khách hàng, phát hiện cơ hội và phát triển doanh nghiệp của bạn.

10 bước để triển khai CRM thành công

Chiến lược CRM của bạn phải luôn bao gồm một kế hoạch triển khai CRM. Dưới đây là 10 bước cần thiết để triển khai thành công CRM.

1. Thành lập Nhóm Lựa chọn và Triển khai CRM của bạn

Khi thành lập các nhóm triển khai và lựa chọn CRM, hãy đảm bảo bao gồm những người có nhiều khả năng kỹ thuật và kỹ năng kinh doanh. Các nhóm nên bao gồm đội ngũ nhân viên am hiểu có thể đáp ứng các nhu cầu hàng đầu về CRM cũng như các nhân viên kỹ thuật có thể tư vấn về các vấn đề cài đặt CRM, di chuyển dữ liệu và bảo trì hệ thống. Các nhóm nên bao gồm nhân viên tiếp thị và lãnh đạo bán hàng cũng như người dùng cuối.

2. Xác định mục tiêu, nhu cầu và ngân sách CRM của bạn

Mục tiêu CRM hàng đầu của bạn là gì? Bạn muốn phần mềm CRM làm gì cho bạn? Ngân sách của bạn là bao nhiêu? Đây là ba câu hỏi bạn phải trả lời trước khi tiếp tục triển khai CRM.

Xác định mục tiêu CRM của bạn

Các doanh nghiệp sử dụng CRM để thúc đẩy doanh số bán hàng bằng cách tạo ra trải nghiệm mạnh mẽ cho khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại. Các mục tiêu CRM phổ biến bao gồm:

• Tăng tỷ lệ nắm bắt khách hàng tiềm năng
• Đảm bảo chất lượng khách hàng tiềm năng
• Nâng cao hiệu quả đội ngũ bán hàng
• Thúc đẩy năng suất của nhóm hỗ trợ bán hàng

Hầu hết các tổ chức cũng muốn xác định nhiều “khách hàng tiềm năng nóng” hơn và dành ít thời gian hơn cho những khách hàng tiềm năng “lạnh”. Đảm bảo thiết lập các mục tiêu hàng đầu của bạn trước khi sử dụng một phần mềm CRM.

Xác định nhu cầu CRM của bạn

Nhiều CRM trên thị trường đi kèm với một loạt chuông và còi tiên tiến; những tính năng bổ sung đó thường đi kèm với một mức giá quá đắt. Đó là lý do tại sao bạn cần xác định những tính năng nào bạn thực sự cần trong CRM của mình.

Thiết lập ngân sách CRM của bạn

Giá CRM thay đổi dựa trên nền tảng bạn đã chọn, số lượng người dùng và các tính năng cần thiết. Một số nhà cung cấp cung cấp hệ thống CRM miễn phí nhưng những nhà cung cấp này thường chỉ phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu tối thiểu.

Với khoản đầu tư tiềm năng lớn mà bạn sắp thực hiện, hãy đảm bảo xem xét các nhu cầu hiện tại của bạn cũng như các nhu cầu trong tương lai có thể mở rộng hoặc thu hẹp như thế nào. Tính đến những thay đổi dự kiến ​​có thể giúp bạn không bị chi tiêu quá mức cho CRM của mình.

3. Xác định các tích hợp CRM cần thiết

Chọn một giải pháp CRM tích hợp với phần mềm hiện tại của bạn để đảm bảo các ứng dụng của bạn hoạt động liền mạch với nhau.

4. Đánh giá các lựa chọn giải pháp CRM

Khi bạn đã thiết lập nhu cầu, mục tiêu và yêu cầu tích hợp của mình, đã đến lúc khám phá các nhà cung cấp CRM và đánh giá cách mỗi giải pháp đáp ứng nhu cầu của bạn.

Khi đánh giá các giải pháp CRM, hãy đảm bảo tận dụng các bản dùng thử miễn phí để bạn có thể trực tiếp thử nghiệm nền tảng này. Ngoài ra, hãy đăng ký để nhận các bản demo về nền tảng CRM, nơi bạn có thể xem giải pháp trong khi nhận được câu trả lời cho các câu hỏi cụ thể của mình.

5. Chọn phần mềm CRM tốt nhất cho nhu cầu của bạn

Khi quyết định cuối cùng được đưa ra và giải pháp CRM được mua, đã đến lúc triển khai CRM. Trưởng dự án nhóm triển khai CRM của bạn bây giờ sẽ làm việc với người quản lý dự án của nhóm và các thành viên khác để bắt đầu quá trình thực hiện.

6. Chuẩn bị dữ liệu cho quá trình chuyển đổi CRM

Trong bước này, nhóm kỹ thuật của bạn cần đảm bảo có sẵn dữ liệu khách hàng và liên hệ đầy đủ và chính xác trước khi tiến hành quá trình chuyển đổi CRM.

7. Kiểm tra CRM mới của bạn

Sau khi dữ liệu đã được tải lên CRM mới, đã đến lúc kiểm tra hệ thống của bạn trước khi giới thiệu nó trong toàn công ty. Trong giai đoạn này, nhóm của bạn sẽ kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu, độ tin cậy của hệ thống và khả năng sử dụng nền tảng dễ dàng hoặc khó khăn. Về cơ bản, bạn đang xác minh rằng CRM đang hoạt động theo đúng cách nó dự định hoạt động và xử lý dữ liệu một cách chính xác.

8. Lập kế hoạch đào tạo và hỗ trợ cuối cùng

Việc các nhà cung cấp CRM cung cấp dịch vụ đào tạo và hỗ trợ là điều tương đối phổ biến; những thứ này có thể được bao gồm như một phần của gói triển khai CRM của bạn hoặc thông qua phí dịch vụ bổ sung. Ngay cả các gói CRM cơ bản cũng thường đi kèm với hỗ trợ trực tuyến thông qua hướng dẫn bằng video và trung tâm trợ giúp.

Đào tạo do nhà cung cấp hướng dẫn là một lựa chọn tuyệt vời khi nó có sẵn và giá cả phải chăng. Bạn cũng nên có một hoặc nhiều chuyên gia nội bộ có thể đào tạo người dùng mới và nhân viên hỗ trợ.

9. Triển khai CRM của bạn

Buổi giới thiệu CRM ban đầu của bạn là một giai đoạn thú vị nhưng đôi khi căng thẳng. Triển khai CRM là khi bạn tìm hiểu hệ thống mà bạn đã xây dựng hoạt động tốt như thế nào và nhận phản hồi đầu tiên từ người dùng trực tiếp. Đừng ngạc nhiên nếu có một vài khó khăn để giải quyết; chúng được xử lý trong bước cuối cùng của việc triển khai CRM.

10. Giám sát hiệu suất và điều chỉnh khi cần thiết

Các bước cuối cùng trong việc triển khai CRM là theo dõi hiệu suất, khắc phục sự cố và thực hiện các điều chỉnh khi chúng được bảo hành. Đây là lúc bạn chủ động thu thập phản hồi của người dùng ở mọi cấp độ người dùng và tận dụng những phát hiện đó để cải thiện CRM của mình.

Tại sao doanh nghiệp của bạn cần một CRM