Hầu hết các hướng dẫn về hiệu suất bán hàng đều giống như danh sách kiểm tra: theo dõi các chỉ số này, thực hiện các đánh giá này, đặt ra các mục tiêu này, lặp lại.
Trên thực tế, các chiến thuật riêng lẻ hiếm khi giúp cải thiện hiệu suất lâu dài. Những lợi ích bền vững đến từ một hệ thống kết nối, trong đó việc đo lường gắn liền với quản lý và quản lý gắn liền với việc cải tiến có chủ đích.

Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách cải thiện hiệu suất bán hàng bằng cách xây dựng hệ thống kết nối quan trọng đó. Bạn sẽ học được những chỉ số nào dự đoán doanh thu, cách xem xét chúng một cách nhất quán và cách trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa giúp bạn có thêm thời gian bán hàng.
Hiệu suất bán hàng được đánh giá dựa trên mức độ nhất quán mà đội ngũ bán hàng đạt được các mục tiêu đề ra, bao gồm hoạt động, tiến độ bán hàng và doanh thu.
Định nghĩa đó bao gồm các yếu tố đầu vào mà nhân viên bán hàng kiểm soát hàng ngày, các chỉ số hiệu suất cho thấy liệu những yếu tố đầu vào đó có mang lại hiệu quả hay không và doanh thu mà doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm.
Quản lý hiệu quả hoạt động bán hàng đòi hỏi phải nắm bắt được ba khía cạnh cùng một lúc:
Cách thức môi trường bán hàng đang phát triển cũng làm thay đổi cách các tổ chức sử dụng những lăng kính đó.
Ví dụ, quy trình bán hàng dựa trên trí tuệ nhân tạo hiện là một phần trong cách các nhóm chuyên nghiệp ghi nhận hoạt động, ưu tiên giao dịch và theo dõi. Tiết kiệm thời gian là lợi ích được nhắc đến nhiều nhất, vượt trội hơn hẳn so với các lợi ích khác.
Hành vi của người mua cũng đã thay đổi. Theo 6sense, người mua B2B hiện nay hoàn thành khoảng 60% quá trình đánh giá trước khi liên hệ với nhân viên bán hàng.
Do đó, trọng tâm đã chuyển từ số lượng hoạt động sang chất lượng hoạt động. Những đội duy trì tỷ lệ thắng cao là những đội biết cách đưa những người giỏi nhất của mình đến gặp đúng đối tượng khách hàng tiềm năng, trong bối cảnh và thời điểm thích hợp.
Tất cả những điều đó có nghĩa là hệ thống lý tưởng bắt đầu từ việc đo lường, bởi vì bạn không thể cải thiện những gì bạn không thể nhìn thấy.
Nhiều lãnh đạo bán hàng theo dõi quá mức và hành động không đủ.
Họ lập bảng điều khiển bao gồm mọi chỉ số mà hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) có thể tạo ra, điều này làm chậm quá trình ra quyết định.
Giải pháp là đảo ngược thứ tự. Bắt đầu với mục tiêu, sau đó chọn ra tập hợp nhỏ nhất các chỉ số KPI và chỉ số hiệu suất bán hàng cho thấy liệu mục tiêu có đang đi đúng hướng hay không. Đó là điều cho phép đưa ra quyết định nhanh chóng và có cơ sở.

Hãy điều chỉnh các chỉ số sao cho phù hợp với mục tiêu, chứ không phải chỉ là một danh sách kiểm tra chung chung.
Các chỉ số đáng theo dõi xuất phát từ mục tiêu của nhóm – những gì nhóm đang cố gắng đạt được trong kế hoạch bán hàng hàng quý.
Hầu hết các tổ chức hoạt động theo định hướng bán hàng đều bao gồm bốn danh mục: năng lực và năng suất, hoạt động, kênh bán hàng và khách hàng, và doanh thu. Mỗi danh mục đều có bộ chỉ số KPI riêng. Hãy coi đây là điểm khởi đầu cho kế hoạch hành động của bạn. Bạn có thể xoay vòng bảng điều khiển hàng quý khi các ưu tiên thay đổi.
| Khách quan | Các chỉ số KPI cốt lõi |
| Công suất/năng suất | Thời gian dành cho bán hàng so với quản lý hành chính, thời gian phản hồi khách hàng tiềm năng, tần suất theo dõi. |
| Hoạt động | Các cuộc gọi đã thực hiện, email đã gửi, buổi giới thiệu sản phẩm đã tổ chức, đề xuất đã gửi, cuộc họp đã được lên lịch. |
| Đường ống và khách hàng | Các giao dịch trong quy trình bán hàng, tỷ lệ chuyển đổi theo từng giai đoạn, khách hàng tiềm năng đủ điều kiện, độ dài chu kỳ bán hàng, NPS |
| Doanh thu | Số lượng giao dịch đã hoàn tất, tỷ lệ thắng, quy mô giao dịch trung bình, CAC, CLV, độ chính xác dự báo doanh số. |
Năng lực và năng suất là nền tảng. Nếu nhân viên bán hàng không có đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ, thì không một hoạt động, quy trình bán hàng hay chỉ số doanh thu nào có thể được cải thiện.
Thời gian dành cho bán hàng so với thời gian dành cho các nhiệm vụ hành chính cho thấy các vấn đề về khối lượng công việc, và thời gian phản hồi khách hàng tiềm năng cho thấy các vấn đề trong hoạt động bán hàng.
Kết hợp chúng với một chu kỳ email theo dõi định kỳ, bạn sẽ có được những thông tin chi tiết có giá trị về việc liệu các nhân viên bán hàng có đủ thời gian để hoàn thành công việc trước khi bạn điều tra về việc không đạt được mục tiêu doanh số.
Các chỉ số hoạt động dự đoán doanh thu tiềm năng trước khi chúng xuất hiện trong báo cáo bán hàng: cuộc gọi đã thực hiện, email đã gửi, buổi giới thiệu sản phẩm đã tổ chức, đề xuất đã gửi, cuộc họp đã đặt lịch và hơn thế nữa.
Rủi ro duy nhất là coi những hành động này như mục tiêu tự thân. Một thành viên nhóm hoàn thành chỉ tiêu hoạt động bằng cách gửi email chất lượng thấp cho những khách hàng tiềm năng không phù hợp sẽ chỉ làm suy giảm hiệu quả của quy trình bán hàng.
Một cách tiếp cận tốt hơn là kết hợp mỗi chỉ số hoạt động với một tiêu chuẩn chất lượng (ví dụ: tỷ lệ phản hồi hoặc tỷ lệ chuyển đổi từ cuộc họp sang cơ hội) để nhóm tối ưu hóa cả hai. Khi đó, hiệu suất sẽ có nhiều khả năng được cải thiện hơn.
Các chỉ số về quy trình bán hàng và khách hàng kết nối hoạt động và doanh thu, cho thấy liệu khách hàng tiềm năng có thực sự tiến đến giai đoạn chuyển đổi hay không và những điểm nghẽn nằm ở đâu.
Tỷ lệ chuyển đổi theo từng giai đoạn là chỉ số chẩn đoán quan trọng nhất trong nhóm này. Sự sụt giảm mạnh giữa hai giai đoạn cho thấy chính xác bạn cần huấn luyện ở đâu, tinh chỉnh thông điệp hoặc giá cả, hoặc nâng cao tiêu chí đủ điều kiện.
Các chỉ số doanh thu thể hiện số lượng giao dịch đã hoàn tất, tỷ lệ thắng, quy mô giao dịch trung bình, chi phí thu hút khách hàng (CAC), giá trị vòng đời khách hàng (CLV) và độ chính xác của dự báo doanh số, nằm ở cuối chuỗi và xác nhận những gì các chỉ số hoạt động và quy trình bán hàng đã dự đoán trước đó.
Điều này khiến chúng trở nên tuyệt vời cho việc báo cáo doanh số nhưng lại kém hữu ích hơn cho việc chẩn đoán. Ví dụ, khi tỷ lệ thành công giảm xuống, các chỉ số ở khâu trước đó đã cho thấy lý do tại sao.
Mẹo hay: Các chỉ số dẫn đầu (khối lượng hoạt động, thời gian phản hồi, độ phủ kênh bán hàng) giúp dự đoán vấn đề từ sớm. Các chỉ số chậm (doanh thu thực tế, tỷ lệ thắng, độ chính xác dự báo) xác nhận kết quả sau khi sự việc đã xảy ra. Sử dụng các chỉ số dẫn đầu để đào tạo bán hàng và các chỉ số chậm để báo cáo.
Sau khi lựa chọn các chỉ số quan trọng, mỗi mục tiêu của nhóm và cá nhân cần phải gắn liền với một trong những chỉ số đó và với một thời hạn cụ thể. Khung SMART kinh điển vẫn rất hiệu quả trong trường hợp này.
Ví dụ, “tăng giá trị đơn hàng trung bình” là một chỉ dẫn. “Tăng giá trị đơn hàng trung bình lên 10% trong vòng ba tháng tới” là một mục tiêu SMART mà các nhân viên bán hàng có thể hướng tới và đánh giá xem họ đã đạt được hay chưa.
Thách thức ở giai đoạn này là duy trì khả năng theo dõi khi các ưu tiên thay đổi. Việc lấy các chỉ số KPI từ các phần mềm theo dõi hiệu suất bán hàng khác nhau thường làm chậm quá trình báo cáo, khiến việc phát hiện và khắc phục các vấn đề về hiệu suất một cách nhanh chóng trở nên khó khăn hơn.
Hầu hết các nhóm đều sử dụng số liệu. Tuy nhiên, chỉ một số ít có quy trình đánh giá số liệu nhất quán hoặc quy trình làm việc cụ thể để hành động dựa trên những gì số liệu thể hiện.
Hiệu suất sẽ giảm sút nhanh chóng khi các nhóm xem xét không nhất quán hoặc không phản hồi dựa trên dữ liệu.
Lớp quản lý giải quyết sự thiếu kết nối đó bằng cách kết hợp ba yếu tố: bảng điều khiển được cá nhân hóa theo đối tượng, chu kỳ đánh giá gắn liền với các quyết định cụ thể và tự động hóa bán hàng giúp tiết kiệm thời gian bán hàng.
Hãy xây dựng bảng điều khiển dành cho người dùng, chứ không phải cho dữ liệu.
Các nhóm bán hàng cần ba lớp bảng điều khiển riêng biệt, mỗi lớp được điều chỉnh phù hợp với người xem và nhu cầu ra quyết định của họ.
Dữ liệu cơ bản vẫn giữ nguyên, nhưng mỗi đối tượng người dùng cần một góc nhìn khác nhau. Việc chia sẻ một bảng điều khiển duy nhất cho cả ba đối tượng sẽ tạo ra một sự thỏa hiệp không có lợi cho ai cả.
Chu kỳ báo cáo chỉ hiệu quả khi mỗi điểm tiếp xúc đều liên kết với một quyết định cụ thể mà người lãnh đạo cần đưa ra. Nếu thiếu điểm tựa đó, các báo cáo sẽ trở thành những bản cập nhật trạng thái mà không ai hành động dựa trên đó.
Nhịp độ và thời lượng chính xác không quan trọng bằng tính nhất quán. Việc kiểm tra hàng ngày và hàng tuần có thể chỉ mất 15 phút nếu bảng điều khiển hoạt động tốt.
Bảng điều khiển và nhịp độ làm việc giúp quản lý khía cạnh trực quan hóa thông tin. Phần còn lại là đảm bảo các nhân viên bán hàng có đủ thời gian để hành động dựa trên những gì bảng điều khiển hiển thị.
Đó là lý do tại sao trí tuệ nhân tạo và tự động hóa hiện đang đảm nhận phần lớn công việc nặng nhọc.
Theo Báo cáo Tình hình Bán hàng và Tiếp thị của Pipedrive, 67% thành viên đội ngũ bán hàng và tiếp thị sử dụng AI tiết kiệm được từ hai đến năm giờ mỗi tuần, trong đó 36% tiết kiệm được đến hai giờ và 31% khác tiết kiệm được từ ba đến năm giờ.
Với một nhóm 10 nhân viên bán hàng, điều đó có nghĩa là họ có thể tiết kiệm được từ 30 đến 50 giờ năng suất bán hàng mỗi tuần. Không có gì ngạc nhiên khi 74% số người được hỏi đã áp dụng AI cho biết công nghệ này đã cải thiện năng suất của họ.
Bốn trường hợp sử dụng trí tuệ nhân tạo và tự động hóa mang lại hiệu quả cao nhất cho hiệu suất bán hàng là:
Cơ hội lớn hơn nằm ở chỗ việc áp dụng AI vẫn chưa đồng đều. Tỷ lệ sử dụng AI đạt đỉnh điểm ở các doanh nghiệp quy mô vừa (44%) và giảm xuống còn 35% ở các doanh nghiệp nhỏ và 30% ở các doanh nghiệp lớn.
Các nhóm tiên phong trong việc ứng dụng các trường hợp này thường đạt được những tiến bộ đáng kể trước khi phần còn lại của thị trường bắt kịp.
Nhiệm vụ của bảng điều khiển là chỉ ra cho các nhà quản lý biết nên tập trung vào đâu. Những gì diễn ra tiếp theo là nơi mà hoạt động huấn luyện, đào tạo nhân viên mới, hỗ trợ bán hàng và phát triển đội ngũ thực hiện công việc thực tế.

Khi một chỉ số doanh thu giảm, việc phân tích ngược lại quy trình bán hàng sẽ giúp xác định nguyên nhân gốc rễ nhanh hơn so với việc chỉ phản ứng với con số tổng quan.
Chuỗi chẩn đoán diễn ra theo chiều ngược lại:
Mỗi lớp biểu thị một biện pháp can thiệp khác nhau.
Phương pháp làm việc ngược giúp các nhà quản lý tránh việc huấn luyện sai hướng: huấn luyện hoạt động khi vấn đề thiếu hụt là năng lực chuyên môn, hoặc huấn luyện năng lực chuyên môn khi vấn đề thiếu hụt là độ bao phủ nguồn nhân lực.
Khi đã xác định được xu hướng sai lệch, mô hình huấn luyện sẽ tuân theo chỉ số đó. Ba mô hình phổ biến bao gồm hầu hết các tình huống mà các nhà quản lý bán hàng gặp phải:
Việc huấn luyện gắn liền với các chỉ số trực quan, có thể thay đổi sẽ thúc đẩy sự thay đổi hành vi nhanh nhất. Nó sẽ tác động đến hiệu suất của đội ngũ bán hàng của bạn sớm hơn so với các sáng kiến xây dựng kỹ năng chung chung.
Phản hồi ngắn gọn và thường xuyên là phương pháp thúc đẩy thay đổi hành vi nhanh nhất.
Một cuộc kiểm tra nhanh năm phút sau cuộc gọi tìm hiểu nhu cầu khách hàng khó khăn, ngay khi cuộc gọi vẫn còn mới mẻ, sẽ thay đổi hành vi của nhân viên bán hàng hiệu quả hơn so với việc đánh giá hiệu suất bán hàng hàng quý ba tháng sau đó.
Để có được tín hiệu toàn diện hơn ở cấp độ nhóm, phản hồi 360 độ rất hiệu quả. Kết hợp tự đánh giá với phản hồi ẩn danh từ đồng nghiệp để có cái nhìn đầy đủ hơn về hiệu suất của các nhân viên trong nhóm.
Hãy đặt các câu hỏi đánh giá hiệu quả bán hàng tập trung vào chất lượng sàng lọc khách hàng tiềm năng, tình trạng kênh bán hàng, kỷ luật theo dõi và tỷ lệ chuyển đổi theo từng giai đoạn.
Các ví dụ hữu ích về đánh giá hiệu suất bán hàng bao gồm phân tích các giao dịch bị mất, xem xét quy trình bán hàng và các buổi huấn luyện sau cuộc gọi gắn liền với các chỉ số cụ thể.
Cách tiết kiệm nhất để cải thiện hiệu suất bán hàng là sàng lọc khách hàng tiềm năng kỹ càng hơn trước khi kênh bán hàng đầy ắp. Huấn luyện sau đó tốn kém hơn và mang lại ít hiệu quả hơn.
Hai bước thực tế sau đây có thể mang lại hầu hết lợi ích:
Tóm lại, chất lượng của các dự án tiềm năng được tổng hợp lại. Một nhóm làm việc với quy trình tuyển chọn kỹ lưỡng sẽ hiệu quả hơn nhóm làm việc với quy trình tuyển chọn rộng rãi trong hầu hết các trường hợp, ngay cả khi nhóm đó có ít khách hàng tiềm năng hơn.
Công nghệ bán hàng phát huy hiệu quả tốt nhất khi nằm trong tay những nhân viên bán hàng lành nghề. Các cuộc gọi tìm hiểu nhu cầu, khả năng nắm bắt tâm lý khách hàng và việc theo dõi sát sao vẫn là công việc của con người.
Các kỹ năng mềm – lắng nghe tích cực, sự đồng cảm, khả năng ra quyết định, kỷ luật theo dõi – đóng góp một phần đáng kể vào việc tăng hiệu suất, và không có lời nhắc nhở nào từ AI có thể khắc phục được một nhân viên không thể duy trì cuộc trò chuyện.
Môi trường làm việc cũng rất quan trọng. Nhân viên bán hàng phải vật lộn với các công cụ rời rạc, tìm kiếm dữ liệu trên các bảng tính và đoán xem nên tập trung vào thương vụ nào sẽ ít chú ý đến người ở đầu dây bên kia.
Những cải tiến nhỏ trong hoạt động sẽ tích lũy dần. Tỷ lệ chuyển đổi tăng 2% và duy trì ổn định trong một quý sẽ vượt trội hơn hầu hết các sáng kiến đơn lẻ.
Các nhóm biết cách đo lường cẩn thận, xem xét thường xuyên và cải tiến dựa trên dữ liệu sẽ tìm ra và khắc phục vấn đề từ sớm. Họ cũng tiết kiệm được nhiều thời gian bán hàng hơn.
Trí tuệ nhân tạo (AI) ngày càng hỗ trợ quá trình này bằng cách giảm bớt công việc hành chính, tăng cường khả năng hiển thị và giúp các nhóm duy trì kỷ luật theo dõi ở quy mô lớn.