Tự động hoá bán hàng là gì? Điều gì tuyệt vời nhất khi CRM xuất hiện

Đầu tiên là máy tính, nhưng dữ liệu khách hàng vẫn khó tìm và bị giấu trong hàng trăm hệ thống khác nhau. 

Sau đó là tự động hóa bán hàng. Giờ đây, bạn có thể đồng bộ hóa dữ liệu trên các công cụ, giảm việc chuyển giao thủ công, cấp cho mọi nhóm quyền truy cập vào cùng một dữ liệu và phân tích lớp trên cùng.

Ngày nay, với sự trợ giúp của AI, nó đang tạo ra một bước nhảy vọt khác về những gì nó có thể làm. Dưới đây là các cột mốc quan trọng của tự động hóa: nơi chúng tôi bắt đầu, vị trí hiện tại và nơi chúng tôi hướng tới.

Tự động hóa bán hàng là gì?

Tự động hóa bán hàng là quá trình sử dụng công nghệ để thực hiện các công việc thường tẻ nhạt của con người, giảm thời gian, công sức và sai sót thủ công.

Có 2 ứng dụng chính của việc tự động hoá bán hàng truyền thống. Việc đầu tiên liên quan đến việc thu thập và cập nhật dữ liệu khách hàng, như lấy thông tin giao dịch từ email và thêm vào hồ sơ tài khoản. Thứ hai là tự động hóa quy trình làm việc, trong đó các hành động trong quy trình bán hàng sẽ kích hoạt các tác vụ thủ công một lần, như gửi báo giá để phê duyệt.

Các ứng dụng nâng cao hơn của tự động hóa bán hàng tập trung vào phân tích dữ liệu. Quản lý quy trình là một ví dụ tuyệt vời: phân tích tự động kết hợp với AI có thể tìm ra dấu hiệu cảnh báo về các cơ hội trong quy trình dựa trên độ lệch so với KPI dự kiến ​​và đưa ra các hành động được đề xuất giúp các đại diện và lãnh đạo duy trì doanh số bán hàng theo đúng kế hoạch.

Ấn tượng hơn nữa là sự kết hợp giữa tự động hóa và AI tổng hợp. Dựa trên phân tích dữ liệu tự động hoặc lời nhắc, AI tổng hợp có thể tạo nội dung mới, như email, tóm tắt cuộc gọi và báo cáo bán hàng. CRM hoặc hệ thống hồ sơ của bạn sau đó có thể tự động gửi chúng cho các bên liên quan nội bộ hoặc khách hàng.

Lợi ích của tự động hóa bán hàng là gì?

Hiện tại, các đại diện chỉ dành 28% thời gian trong tuần của họ để thực sự bán hàng. Phần còn lại bao gồm các nhiệm vụ quan trọng nhưng tẻ nhạt, như ưu tiên khách hàng tiềm năng, nghiên cứu khách hàng tiềm năng và nhập thông tin bán hàng. Chúng ta càng dựa vào tự động hóa bán hàng để thực hiện các nhiệm vụ này (đồng thời thu thập dữ liệu khách hàng quan trọng), người bán càng có nhiều thời gian để tập trung vào việc bán hàng thực sự. 

Phần còn lại của đội ngũ bán hàng cũng được hưởng lợi. Khi bạn kết hợp AI và tự động hóa để trợ giúp phân tích quy trình và cuộc gọi bán hàng, người quản lý sẽ nhận được thông tin chi tiết giúp họ huấn luyện cá nhân hóa. Lãnh đạo bán hàng nhận được các tín hiệu giao dịch giúp họ đưa ra dự báo chính xác hơn. Và hoạt động bán hàng có nền tảng là dữ liệu được kết nối, cập nhật để giúp quy trình bán hàng hiệu quả hơn.

Tự động hóa bán hàng hoạt động như thế nào?

Câu chuyện về tự động hóa bán hàng thực chất là câu chuyện về dữ liệu. Ở cấp độ cơ bản nhất, tính năng tự động hóa bán hàng cập nhật dữ liệu dựa trên các yếu tố kích hoạt hoạt động (như khi thực hiện cuộc gọi, nhận email hoặc chuyển giao dịch sang giai đoạn tiếp theo trong quy trình bán hàng). Với sự trợ giúp của AI dự đoán, tự động hóa bán hàng tiến thêm một bước nữa, phân tích dữ liệu quy trình và đưa ra dự đoán về những hành động tốt nhất cần thực hiện để thúc đẩy các giao dịch. Thêm AI tổng hợp và bạn có khả năng tự động tạo tài liệu (như email) dựa trên dữ liệu hiện có có thể giúp bạn tăng tốc quá trình bán hàng.

Dưới đây là một cái nhìn sâu hơn về cách thức hoạt động của tất cả những điều này:

Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, đảm bảo không bỏ lỡ cơ hội

Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là phần mềm phù hợp để tự động hóa bán hàng vì nó chứa, sắp xếp và ưu tiên dữ liệu khách hàng của bạn. Mọi tương tác của khách hàng đều để lại dấu vết dữ liệu: email bạn đã gửi, cuộc trò chuyện và cuộc họp bạn đã có, báo giá và hợp đồng đang chờ ký. Thay vì ghi dữ liệu này bằng tay, tính năng tự động hóa bán hàng có thể lấy thông tin liên quan — như thời gian họp được đề xuất, chi tiết về giá và thông tin liên hệ mới — và tự động cập nhật hồ sơ giao dịch. Bằng cách đó, mỗi khi bạn lấy hồ sơ khách hàng, bạn sẽ biết thông tin bạn đang xem là cập nhật. 

Điều gì sẽ xảy ra nếu dữ liệu của bạn được lưu trữ trong phần mềm khác? Tự động hóa bán hàng có thể đồng bộ hóa dữ liệu trên các công cụ ngay lập tức để các đại diện không phải cập nhật thủ công mọi thứ trong kho công nghệ. Thậm chí tốt hơn, bạn biết rằng nếu khách hàng tương tác với bạn trên một nền tảng, thông tin của họ sẽ được cập nhật trên tất cả các nền tảng khác — không bị bỏ lỡ kết nối.

Dữ liệu được phân tích, cung cấp cho bạn thông tin chi tiết giúp đẩy nhanh quá trình bán hàng

Khoảng một thập kỷ trước, với sự xuất hiện của AI, tự động hóa bán hàng đã mở rộng phạm vi hoạt động. Đột nhiên, nó không chỉ là tự động hóa tổ chức và đồng bộ hóa dữ liệu. Nó cũng tự động hóa quá trình phân tích và với sự trợ giúp của AI dự đoán, các xu hướng nổi bật, điểm bất thường và các ngoại lệ được hướng dẫn bởi một bộ số liệu mục tiêu. 

Ngày nay, các CRM được hỗ trợ bởi AI có thể tự động phân tích quy trình và dự đoán khi nào một giao dịch có nguy cơ bị đình trệ để giúp các nhà lãnh đạo bán hàng can thiệp và đưa dự báo trở lại đúng hướng. Làm thế nào nó biết những gì cần tìm kiếm? Nhóm bán hàng – thường là người quản lý và vận hành – đặt các thông số và chỉ số mục tiêu trong CRM để kích hoạt cảnh báo. Ví dụ: họ có thể đặt thời gian kích hoạt cho bất kỳ giao dịch nào kéo dài hơn 10 ngày trong một giai đoạn duy nhất của quy trình bán hàng. 

AI cũng có thể lấy dữ liệu hội thoại từ các cuộc gọi bán hàng để tự động hiển thị các từ khóa, xu hướng và khoảnh khắc có liên quan. Các thông số được thiết lập trong CRM sẽ cho nó biết những gì cần tìm kiếm, từ những phản đối đến những lo ngại về giá cả cho đến những đề cập đến đối thủ cạnh tranh.

Dữ liệu được sử dụng để tạo ra những thứ mới, hỗ trợ người bán ở mọi bước

Trong những năm gần đây, tự động hóa bán hàng đã thực hiện một bước nhảy vọt khác với AI. Thông tin tình báo mới này vượt xa việc đề xuất một hành động. Nó có hành động cho bạn. Dựa trên các yếu tố kích hoạt hoặc lời nhắc hoạt động, nó viết email, tiến hành nghiên cứu và tạo báo cáo bán hàng — bao gồm cả dự báo — sử dụng dữ liệu lịch sử của khách hàng. Nó thậm chí còn viết quảng cáo chiêu hàng. Bước tiến này là một sự thúc đẩy hiệu quả, một nghiên cứu gần đây cho thấy các chuyên gia bán hàng tin rằng AI có thể tạo ra có thể giúp họ tiết kiệm trung bình 4,5 giờ một tuần.

Phần mềm và công cụ tự động hóa bán hàng: các tính năng cần tìm

Nếu bạn đã sẵn sàng tham gia tự động hóa bán hàng, hãy tìm phần mềm CRM hợp nhất dữ liệu khách hàng trên một nền tảng, cập nhật dữ liệu đó theo thời gian thực, sử dụng phân tích và AI, đồng thời mang đến một lớp tin cậy để giữ dữ liệu của bạn ở chế độ riêng tư và chắc chắn.

Đây là những gì cần tìm kiếm: 

Một nền tảng

Nhiều người bán nói rằng ngay cả khi các công cụ tự hoạt động tốt, bạn vẫn cảm thấy khó khăn khi ghép chúng lại với nhau. Dữ liệu khách hàng cuối cùng bị khóa trong các hệ thống khác nhau, đòi hỏi con người phải có thời gian để điều chỉnh dữ liệu đó. Hãy khắc phục nỗi đau này bằng cách thống nhất dữ liệu khách hàng của bạn trên một nền tảng, cung cấp cho mỗi nhóm một cái nhìn khách hàng duy nhất.

Dữ liệu theo thời gian thực

Dù bạn sử dụng CRM nào, hãy đảm bảo rằng nó có khả năng theo thời gian thực để dữ liệu được xử lý và sẵn sàng sử dụng ngay sau khi được thu thập. Điều này cho phép cập nhật liên tục dữ liệu khách hàng sau mỗi lần tương tác, như cuộc gọi bán hàng, lượt truy cập trang web và quét hội nghị. Dữ liệu đám mây là một ví dụ tuyệt vời về điều này trong thực tế. 

AI dự đoán

Với nền tảng là dữ liệu thời gian thực trên một nền tảng, xếp lớp AI dự đoán lên trên cùng. Khi bạn bán hàng, các công cụ phân tích có thể liên tục theo dõi khách hàng tiềm năng và khách hàng trong hệ thống của bạn để gửi cho bạn thông tin chi tiết và thông báo. Ví dụ: nếu một khách hàng SaaS hiện tại có nguy cơ rời bỏ do tín hiệu tương tác thấp, khách hàng đó có thể gửi cho bạn thông báo và đề xuất giảm giá hoặc các ưu đãi khác để duy trì hợp đồng của họ.

Bộ đôi năng động nhất trong bán hàng: con người và máy móc

Mặc dù tự động hóa bán hàng thay thế công việc của con người nhưng nó không thay thế con người. Nó làm cho con người làm việc tốt hơn. Đó là lý do tại sao câu hỏi mạnh mẽ nhất mà nhóm vận hành bán hàng có thể hỏi là: “Hôm nay tôi có thể tự động hóa những gì khác?” 

Câu trả lời luôn là một điều gì đó mới mẻ. Một điều chúng ta biết là mối liên kết giữa con người với nhau sẽ chỉ do chúng ta xây dựng. Tại sao không để tự động hóa bán hàng làm phần còn lại?