Cách tạo bản tin: Hướng dẫn đầy đủ

Published by Linh Nguyen Dieu at 05/11/2024

Bản tin email là gì và nó có thể giúp phát triển doanh nghiệp của bạn như thế nào?

Bản tin email là email bạn thường xuyên gửi cho người đăng ký, trong đó bạn chia sẻ nội dung và chương trình khuyến mãi có liên quan. Đây là một trong những cách hiệu quả nhất để củng cố mối quan hệ với đối tượng mục tiêu của bạn bằng cách gửi cho họ nội dung và ưu đãi có giá trị, được cá nhân hóa.

Mục tiêu của bản tin email là thúc đẩy người đọc thực hiện hành động nào đó, chẳng hạn như:

Mua sản phẩm từ cửa hàng của bạn
Đọc bài đăng blog gần đây của bạn
Đăng ký tham gia sự kiện, khảo sát hoặc tặng quà
Tìm hiểu thêm về công ty, sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn

Nội dung bản tin phải mang tính giải trí hoặc thông tin (hoặc cả hai). Đây là cách giúp người đọc hiểu sản phẩm hoặc ngành của bạn và xây dựng mối quan hệ với thương hiệu của bạn.

Hãy xem xét lý do tại sao mọi người đăng ký nhận bản tin ngay từ đầu: họ muốn truy cập vào các ưu đãi đặc biệt hoặc nội dung độc quyền. Do đó, bản tin email có thể chứa nhiều loại nội dung khác nhau và mang lại nhiều lợi ích khác nhau cho doanh nghiệp.

Khi nói đến việc phát triển doanh nghiệp của bạn, bản tin email sẽ giúp bạn:

Xây dựng nhận thức về thương hiệu và giữ cho doanh nghiệp của bạn luôn được chú ý
Xây dựng lòng tin với khán giả của bạn
Tạo khách hàng tiềm năng
Theo dõi mức độ quan tâm của khách hàng tiềm năng
Cung cấp thông tin về cách sản phẩm của bạn giải quyết các vấn đề khó khăn của khách hàng

Không có gì ngạc nhiên khi 81% các nhà tiếp thị B2B cho biết bản tin email là hình thức tiếp thị nội dung được họ sử dụng nhiều nhất. Nghiên cứu tương tự cũng phát hiện ra rằng 31% các nhà tiếp thị B2B coi bản tin email là cách tốt nhất để nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng.

Cách tạo bản tin trong 8 bước

Có nhiều lợi ích của tiếp thị qua email có thể rút ra từ bản tin, nhưng có rất nhiều điều cần suy nghĩ khi bắt đầu từ con số 0. Trong danh sách từng bước này, chúng tôi sẽ đề cập đến mọi thứ, từ việc quyết định nội dung có liên quan đến việc tuân thủ luật email.

Sau đây là cách tạo bản tin email.

1. Nghĩ về chiến lược và mục tiêu của bạn

Trước khi bạn xử lý các khía cạnh kỹ thuật của bản tin email, bạn sẽ cần lập kế hoạch cho chiến lược bản tin của mình. Điều này sẽ đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong thời gian dài, thu hút danh sách người đăng ký của bạn trong khi vẫn trung thành với mục tiêu kinh doanh của bạn.

Trước tiên, hãy cân nhắc xem bản tin phù hợp với chiến lược nội dung và chiến dịch tiếp thị của bạn như thế nào. Ví dụ, nếu bạn có blog, bạn có thể chia sẻ các bài đăng gần đây hoặc giới thiệu các bài viết có liên quan. Nếu thương hiệu của bạn có kênh YouTube, bạn có thể giới thiệu nội dung video của mình nhiều trong bản tin.

Sau khi bạn đã xác định được vị trí của bản tin trong chiến lược tiếp thị nội dung sáng tạo của mình, đã đến lúc tạo kế hoạch nội dung và lịch trình bản tin. Để thực hiện, hãy cân nhắc những điều sau:

Mục đích của bản tin email của bạn. Đây là mục tiêu bạn muốn bản tin email của mình đạt được. Điều này có thể bao gồm việc thu hút lưu lượng truy cập vào trang web hoặc blog của bạn, quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ mới hoặc tạo khách hàng tiềm năng.
Bạn sẽ theo dõi thành công như thế nào. Dù mục đích là gì, bạn cần cung cấp giá trị cho đối tượng của mình để nó có hiệu quả. Sau khi bạn đã quyết định mục đích của bản tin email, hãy xem xét các chỉ số hiệu suất chính (KPI) mà bạn sẽ sử dụng để theo dõi thành công của nó (ví dụ: tỷ lệ mở và tỷ lệ hủy đăng ký).
Bạn đang gửi bản tin đến ai. Hãy nghĩ về khách hàng tiềm năng lý tưởng và đối tượng mục tiêu của bạn. Xem xét sở thích, nhu cầu của họ và lý do tại sao họ có thể đăng ký nhận bản tin từ bạn. Nếu bạn nhắm mục tiêu đến các nhóm nhân khẩu học khác biệt rõ rệt, có thể đáng để điều chỉnh một bản tin riêng cho từng phân khúc.
Nội dung mới nào bạn sẽ tạo ra. Hãy nghĩ về nội dung mới, có giá trị nào bạn có thể cung cấp để khuyến khích họ thực hiện một hành động cụ thể. Nội dung phải có liên quan, nhắm vào nhu cầu hoặc điểm khó khăn của người đăng ký và cung cấp cho họ động lực để gắn bó với công ty của bạn.
Khi nào và tần suất bạn sẽ gửi bản tin. Điều này sẽ phụ thuộc vào nguồn lực sẵn có của bạn và mục tiêu bạn muốn bản tin đạt được. Một số thương hiệu gửi email nhiều lần mỗi tuần và một số khác chỉ một lần mỗi tháng. Chọn tần suất phù hợp với cả nguồn lực của bạn và tần suất bạn nghĩ rằng người đăng ký muốn nghe từ bạn. Từ đó, tối ưu hóa tần suất này dựa trên phản hồi của khách hàng. (Thông tin chi tiết về điều này sẽ được đề cập sau.)

Mặc dù mất thời gian, nhưng điều quan trọng là phải có chiến lược nếu bạn muốn bản tin của mình hiệu quả. Với một kế hoạch trong tay, đã đến lúc bắt đầu xây dựng bản tin của riêng bạn.

2. Tìm đúng công cụ

Mặc dù có thể chỉ cần sử dụng ứng dụng email của bạn để gửi email hàng loạt bằng cách sử dụng trường BCC, nhưng điều này không hiệu quả và tốn thời gian. Nó cũng làm tăng khả năng email của bạn sẽ kích hoạt bộ lọc thư rác.

Phần mềm tiếp thị qua email cung cấp trình tạo email, mẫu, chức năng báo cáo và các công cụ khác có thể giúp bạn phát triển bản tin thành công.

Công cụ tiếp thị qua email phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giúp bạn gửi bản tin hấp dẫn hơn. Công cụ này thực hiện điều này bằng cách cho phép bạn:

Thiết kế bản tin chuyên nghiệp bằng cách sử dụng mẫu email có sẵn
Theo dõi và đo lường các số liệu quan trọng
Giảm khả năng kích hoạt bộ lọc thư rác
Đơn giản hóa phần lớn quy trình tiếp thị qua email bằng tự động hóa

Công cụ này cần phải hiệu quả với trường hợp sử dụng của bạn, vì vậy sau đây là một số yếu tố quan trọng cần cân nhắc:

Quy mô. Bạn sẽ gửi bản tin của mình cho bao nhiêu người? Cần cá nhân hóa đến mức nào? Một số dịch vụ sẽ có khả năng xử lý các dự án kỹ thuật quy mô lớn hơn những dịch vụ khác.
Ngân sách. Số tiền bạn sẵn sàng chi cho một công cụ bản tin (lưu ý bạn cũng cần lập ngân sách cho các yếu tố khác như tạo nội dung).
Mục tiêu. Một số công cụ sẽ có khả năng tạo và gửi loại bản tin bạn muốn tốt hơn những công cụ khác.
Dễ sử dụng. Hầu hết các công cụ bản tin email đều dễ học và sử dụng, với trình chỉnh sửa kéo thả đơn giản và các điều khiển trực quan. Tuy nhiên, một số công cụ khác mang tính kỹ thuật hơn và có đường cong học tập dốc hơn.

Ví dụ, tính năng Chiến dịch của CRMVIET giúp nhân viên bán hàng và tiếp thị tiết kiệm thời gian tạo email. Bạn có thể tạo mẫu email tùy chỉnh và tìm hiểu dữ liệu từ CRM của mình.

3. Chọn một mẫu và thiết kế bản tin của bạn

Bạn có thể học cách tạo mẫu bản tin từ đầu, nhưng việc này tốn nhiều thời gian và đòi hỏi kiến thức chuyên môn sâu.

Hầu hết các dịch vụ email đều cung cấp các mẫu mà bạn có thể sử dụng làm điểm khởi đầu cho thiết kế bản tin của mình. Các mẫu bản tin này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong khi vẫn cung cấp bản tin chất lượng cao, hấp dẫn.

Khi chọn mẫu email, hãy cân nhắc lại đối tượng của bạn. Chọn mẫu phù hợp với đặc điểm nhân khẩu học và sở thích của họ. Ví dụ, nếu bạn chủ yếu tiếp thị cho các bậc phụ huynh bận rộn, bạn có thể muốn sử dụng thiết kế đi thẳng vào vấn đề ở phần trên cùng (trước khi cuộn) vì họ có thể không có nhiều thời gian.

Phát triển một email phù hợp với nhận diện thương hiệu của bạn

Một số khía cạnh thiết kế cần cân nhắc bao gồm phông chữ, phối màu và thông điệp. Những yếu tố này phải phù hợp với các nội dung khác của bạn (như trang web của bạn) để có thể nhận dạng ngay là bản tin của công ty bạn.

Soạn thảo dòng chủ đề của bạn

Việc đưa ra một dòng tiêu đề email thu hút sự chú ý đòi hỏi phải có sự luyện tập và kỹ năng. Các dòng tiêu đề hay nhất bao gồm đề xuất giá trị của email, để người đọc biết chính xác nội dung email. Để khiến mọi người nhấp vào, khơi dậy sự quan tâm của họ, xây dựng cảm giác cấp bách hoặc khai thác nỗi sợ bỏ lỡ của họ (ví dụ: “Đây là lý do tại sao màu này liên tục bán hết”).

Hãy xem xét CTA của bạn

CTA của bạn sẽ là gì và bạn có thể đặt nó ở đâu trong email để nó hiệu quả? Đảm bảo nút hoặc văn bản có màu sắc tươi sáng hoặc được định vị sao cho người đọc không bỏ lỡ. Ngoài ra, hãy đảm bảo CTA là hành động chính mà bạn muốn người đọc thực hiện, chẳng hạn như đến cửa hàng trực tuyến của bạn.

Giữ cho bản sao ngắn gọn và hấp dẫn

Giữ cho bản sao của bạn ngắn gọn và không lặp lại sẽ giúp khuyến khích người đọc nhấp vào CTA của bạn. Nếu người đăng ký đã mở email của bạn, họ muốn bạn đi thẳng vào vấn đề một cách nhanh chóng. Việc có văn bản lan man hoặc không cần thiết có thể khiến người đọc đóng email hoặc tệ hơn là hủy đăng ký. Cuối cùng, hãy đảm bảo đọc lại văn bản của bạn để tránh lỗi đánh máy.

Đừng quên văn bản thay thế và văn bản thuần túy

Văn bản thay thế xuất hiện khi hình ảnh không được tải và giúp người đọc hiểu email của bạn. Bao gồm cả văn bản thuần túy cũng như hình ảnh (hoặc thay thế chúng) có thể giúp ích cho các ứng dụng email không hiển thị HTML đúng cách.

Bao gồm nút hủy đăng ký

Để tuân thủ luật email (CAN-SPAM và GDPR), bạn cần có nút hủy đăng ký. Điều này cũng giúp bạn quản lý danh sách gửi thư mục tiêu và duy trì cơ sở dữ liệu lành mạnh hơn.

Sử dụng thiết kế email phản hồi

Đừng quên rằng email của bạn phải tương thích với nhiều thiết bị và ứng dụng email khác nhau. Mỗi kiểu thiết bị đều có độ phân giải, kích thước màn hình và phần mềm khác nhau. Thiết kế email phản hồi cho phép email thích ứng với thiết bị mà chúng được hiển thị.

Làm cho nó dễ dàng để chia sẻ

Các nút chia sẻ trên mạng xã hội giúp đối tượng mục tiêu của bạn chia sẻ bản tin của bạn với bạn bè và gia đình, qua đó tăng danh sách người đăng ký (chỉ bằng một nút bấm).

4. Tối ưu hóa danh sách email của bạn

Danh sách email của bạn là phần quan trọng nhất trong chiến lược email của bạn. Để gửi cho người đăng ký các bản tin có liên quan giúp bạn tạo doanh thu, bạn cần dữ liệu sạch. Điều này có nghĩa là bạn cần quản lý danh sách email của mình một cách hiệu quả.

Nhiều doanh nghiệp vẫn có danh sách email được lưu trong một (hoặc nhiều) bảng tính không được tối ưu hóa và lộn xộn. Một số email này có thể không còn hoạt động nữa và nhiều người trong danh sách có thể không còn quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn nữa.

Tuy nhiên, khi bạn có cơ sở dữ liệu địa chỉ email sạch, bạn có thể bắt đầu thêm các trường để phân loại và phân đoạn danh sách. Thực hiện thủ công có thể mất nhiều thời gian và dẫn đến lỗi. Các công cụ bản tin email tốt nhất sẽ loại bỏ hầu hết công việc khỏi quy trình.

Sau đây là một số điều khác bạn có thể làm để tối ưu hóa danh sách email của mình và giữ cho danh sách luôn sạch sẽ:

Hợp nhất, số hóa và tinh chỉnh danh sách email của bạn

Nếu bạn có nhiều danh sách email và đang ngoại tuyến, đã đến lúc hợp nhất và xóa chúng. Xác định các email không hoạt động và những người đăng ký không tương tác và xóa chúng khỏi danh sách của bạn. Điều này giúp tăng tỷ lệ tương tác và giảm bộ lọc thư rác.

Tối ưu hóa biểu mẫu đăng ký của bạn

Bao gồm các trường chính có thể nhìn thấy (như tên, thông tin liên hệ) và các trường ẩn (như nam châm khách hàng tiềm năng mà họ theo dõi). Các trường này sẽ cung cấp cho bạn đủ thông tin để bắt đầu phân đoạn danh sách của bạn thành các nhóm mà bạn có thể dễ dàng nhắm mục tiêu bằng tài liệu có liên quan.

Biểu mẫu chọn tham gia kép

Với biểu mẫu chọn tham gia kép, người đăng ký sẽ điền vào biểu mẫu đăng ký bật lên của bạn và sau đó nhận được email xác nhận. Sau đó, họ theo liên kết đó trở lại trang web của bạn để xác nhận. Điều này cho bạn biết rằng địa chỉ email được theo dõi và cho phép bạn trích xuất thêm dữ liệu về người đăng ký và sở thích của họ.

5. Cá nhân hóa bản tin của bạn

Gửi cùng một email hàng loạt cho người đăng ký của bạn không còn hiệu quả trong thế giới tập trung vào cá nhân hóa ngày nay. Nội dung động và phân khúc danh sách email giúp bạn cung cấp nội dung phù hợp hơn cho người đăng ký, tăng mức độ tương tác và thúc đẩy doanh thu.

Cá nhân hóa bản tin của bạn cũng giúp khách hàng cảm thấy rằng bạn đã gửi bản tin cho họ với nhu cầu của họ trong tâm trí. Công cụ bản tin email của bạn phải có thể sử dụng thẻ cá nhân hóa để kết hợp nội dung động. Nội dung động xuất hiện khác nhau đối với những người đăng ký khác nhau.

Ví dụ, bạn có thể chạy hai chương trình khuyến mãi cùng lúc, nhắm đến những người sống ở hai khu vực riêng biệt. Dựa trên vị trí của họ, người đăng ký sẽ nhận được một hoặc chương trình khuyến mãi khác.

Sau đây là một số mẹo để cá nhân hóa bản tin của bạn:

Bao gồm các trường chính trong biểu mẫu đăng ký của bạn

Hãy đảm bảo bạn yêu cầu người đăng ký cung cấp thông tin chính khi họ đăng ký. Ví dụ, một số email đăng ký sẽ yêu cầu ngày sinh của người đăng ký.

Phân khúc danh sách email của bạn

Phân khúc danh sách của bạn giúp bạn nhắm mục tiêu vào các nhóm chính với các chương trình khuyến mãi, ưu đãi và nội dung có liên quan. Có nhiều loại phân khúc cần xem xét, bao gồm địa lý, nhân khẩu học, sở thích và hành vi.

Thu thập thêm dữ liệu

Bạn càng có nhiều thông tin về người đăng ký, bạn càng dễ dàng nhắm mục tiêu đến họ bằng tài liệu có liên quan và kịp thời. Điều này có nghĩa là phân khúc hiệu quả hơn, cá nhân hóa tăng lên và tương tác sâu hơn.

Sử dụng tên khách hàng của bạn

Đây là cách dễ nhất để làm cho email của bạn mang tính cá nhân. Bạn có thể đưa tên vào dòng chủ đề và nội dung email (như dòng giới thiệu hoặc tiêu đề phụ).

6. Kiểm tra email của bạn bằng các máy khách và thiết bị khác nhau

Trước khi bạn bắt đầu chiến dịch email của mình, hãy kiểm tra xem nó có hoạt động trên diện rộng không. Như chúng tôi đã đề cập, nhiều nhà cung cấp dịch vụ email và thiết bị hiển thị nội dung email khác nhau. Ngay cả khi bạn có email được tối ưu hóa cho thiết bị di động với thiết kế phản hồi, vẫn có thể có vấn đề.

Một số công cụ email sẽ cung cấp các cách tự động để kiểm tra điều này trong ứng dụng, giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bạn cũng có thể kiểm tra thủ công bằng cách gửi email đến một số địa chỉ email trên nhiều nhà cung cấp khác nhau (ví dụ: Gmail, Yahoo và Outlook).

Mở email qua các máy khách khác nhau và trên nhiều thiết bị. Hãy thử mở email trên các thiết bị di động khác nhau, cùng với PC và Mac.

7. Khởi chạy chiến dịch bản tin email của bạn

Bây giờ bạn đã có bản tin được tối ưu hóa, sẵn sàng để gửi đến danh sách email sạch và tối ưu.

Sau đây là danh sách kiểm tra nhanh để đảm bảo bạn đã sẵn sàng:

Bạn đã có chiến lược gửi bản tin chưa?
Mục tiêu của bạn có được xác định rõ ràng bằng KPI để đo lường thành công không?
Bạn có công cụ nhận bản tin email phù hợp với mình không?
Bạn đã chọn được mẫu tuyệt vời và thiết kế bản tin của mình chưa?
Nội dung của bạn có hấp dẫn và lôi cuốn không?
Bạn có trang đích cho CTA không?
Bạn đã thêm văn bản thay thế và văn bản thuần túy vào email của mình chưa?
Dòng tiêu đề của bạn có thú vị và thu hút sự chú ý không?
Email của bạn có tuân thủ các quy tắc CAN-SPAM và GDPR không?
Bạn đã phân khúc danh sách email của mình chưa?
Bạn đã thêm nội dung cá nhân hóa và động vào bản tin của mình chưa?
Bạn đã gửi thử và xác nhận mọi thứ hoạt động bình thường chưa?

Nếu vậy, đã đến lúc nhấn gửi.

8. Phân tích, theo dõi và tối ưu hóa chiến lược của bạn để xây dựng lượng khán giả tương tác

Gửi bản tin đầu tiên chỉ là bước khởi đầu. Bây giờ, đã đến lúc bắt đầu nghĩ đến bản tin tiếp theo.

Bạn sẽ đưa nội dung thú vị nào tiếp theo? Bạn có thể cải thiện bất kỳ điều gì về nội dung, thiết kế hoặc chiến lược để cải thiện các số liệu chính của mình không?

Hầu hết các phần mềm bản tin đều bao gồm chức năng báo cáo, vì vậy bạn sẽ bắt đầu thấy số liệu về mức độ tương tác qua email của mình ngay lập tức. Sau một vài ngày, bạn sẽ có đủ dữ liệu để xem những gì hiệu quả và những gì không. Điều này có thể giúp thông báo cho thiết kế và nội dung bản tin tiếp theo của bạn cũng như chiến lược chung của bạn.

Một số điều cần lưu ý là:

Tỷ giá mở
Tỷ lệ nhấp chuột (CTR)
Tỷ lệ hủy đăng ký

Những phát hiện của bạn sẽ là duy nhất đối với thương hiệu và đối tượng của bạn. Ví dụ, bạn có thể thấy rằng một số dòng chủ đề nhất định dẫn đến tỷ lệ mở cao hơn. Bạn có thể thấy rằng người đăng ký của bạn thích email dựa trên hình ảnh có nút CTA hơn là email văn bản thuần túy có liên kết dựa trên văn bản.

Theo dõi các số liệu trên sẽ giúp bạn khám phá những hiểu biết sâu sắc này và cải thiện bản tin của mình.

Kết luận

Lần đầu tiên bắt đầu một bản tin có thể là một trải nghiệm khó khăn, đặc biệt là khi không có danh sách email đã thiết lập. Tuy nhiên, chúng là một phần quan trọng của bất kỳ chiến lược tiếp thị qua email tuyệt vời nào.

Nếu bạn làm theo các bước trên, bạn sẽ có thể tạo ra một bản tin hấp dẫn giúp bạn thúc đẩy doanh thu và tăng trưởng kinh doanh.

Contact Us

Nhập số điện thoại của bạn và chúng tôi gọi lại sau.