Phần mềm CRM vs ERP: Hệ thống nào tốt cho doanh nghiệp?

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, lượng thông tin bạn xử lý mỗi ngày cũng tăng theo. Nếu không có hệ thống quản lý dữ liệu, việc theo dõi quy trình kinh doanh sẽ trở nên phức tạp một cách không cần thiết.

Quá trình xử lý dữ liệu phức tạp làm chậm quá trình ra quyết định, giảm hiệu quả hoạt động và cản trở lợi nhuận.

Hệ thống quản lý dữ liệu CRM và ERP có thể hợp lý hóa đáng kể các hoạt động.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích sự khác biệt và những điều cần cân nhắc khi lựa chọn ERP hay CRM cho nhu cầu kinh doanh của bạn. Chúng tôi cũng sẽ thảo luận về ưu điểm của việc sử dụng kết hợp cả hai loại phần mềm.

CRM là gì?

CRM hay Quản lý quan hệ khách hàng là chiến lược kinh doanh được thiết kế để giúp doanh nghiệp tạo ra khách hàng tiềm năng, hợp lý hóa hoạt động kinh doanh, xây dựng mối quan hệ bền chặt, cải thiện trải nghiệm của khách hàng và chốt nhiều giao dịch hơn.

CRM cũng là thuật ngữ mà các công ty phần mềm sử dụng để thực hiện chiến lược của họ.

Hệ thống CRM là nguồn duy nhất để lưu trữ, quản lý và phân tích tất cả dữ liệu khách hàng của công ty tại một trung tâm tập trung.

Phần mềm CRM dành cho ai?

Các giải pháp phần mềm CRM thường giúp đội ngũ bán hàng theo dõi khách hàng tiềm năng trong suốt quá trình bán hàng. Đây là trung tâm thông tin liên hệ và quản lý liên hệ. Các tính năng CRM cũng đảm nhiệm phần lớn công việc nặng nhọc bằng cách giảm thiểu các tác vụ lặp đi lặp lại thông qua tự động hóa và thu thập, quản lý và phân tích dữ liệu hiệu suất chính.

Bộ phận nhân sự và hỗ trợ khách hàng cũng được hưởng lợi từ CRM. Ví dụ, việc tiếp cận thông tin liên lạc giữa công ty và khách hàng có thể giúp tối ưu hóa việc quản lý nguồn lực và hiểu rõ hơn các vấn đề liên quan đến khách hàng.

Các đội ngũ tiếp thị có thể xem xét số lượng khách hàng tiềm năng đủ điều kiện mà một chiến dịch đã mang lại để đánh giá mức độ thành công. Họ cũng có thể truy cập các tính năng tự động hóa tiếp thị giúp đơn giản hóa việc tạo và triển khai chiến dịch.

Trong khi đó, ban quản lý cấp cao có thể sử dụng phần mềm CRM để kiểm tra doanh số dự kiến và dự báo doanh thu.

Khi nào bạn nên sử dụng CRM?

Các tổ chức có hiệu suất cao sử dụng công cụ CRM để thực hiện nhiều hoạt động bán hàng quan trọng của họ, chẳng hạn như:

• Theo dõi những người họ đang bán cho, ghi lại tất cả các thông tin liên lạc trước đó và các hoạt động tương tác trong tương lai với từng khách hàng tiềm năng

• Sử dụng các tính năng tích hợp mạnh mẽ, để hiểu rõ hơn về khách hàng tiềm năng của họ và cách tiếp cận họ tốt nhất

• Tự động hóa các công việc thủ công tốn thời gian như chiến dịch email, ghi nhật ký cuộc gọi, điền biểu mẫu, phân loại khách hàng tiềm năng, v.v.

• Theo dõi số liệu và tạo dữ liệu bán hàng về sự thành công của các kỹ thuật bán hàng của họ, cho phép họ thử nghiệm các chiến lược mới, thu thập kết quả và dự báo chính xác hơn

CRM hoạt động như thế nào và những lợi ích chính là gì?

Bước đầu tiên để CRM hoạt động hiệu quả là xác định các giai đoạn trong quy trình bán hàng của bạn – các giai đoạn mà mỗi khách hàng tiềm năng trải qua để trở thành một giao dịch được chốt.

Bao gồm những khách hàng tiềm năng mà bạn định gọi điện thoại chào hàng, những người đã bày tỏ sự quan tâm đến sản phẩm của bạn, bất kỳ ai sắp trở thành khách hàng tiềm năng thực sự và những khách hàng hiện tại mà bạn hy vọng sẽ bán thêm hoặc bán chéo.

Với quy trình bán hàng được thiết lập rõ ràng, bạn có thể xây dựng một quy trình bán hàng khả thi và có thể lặp lại, hướng dẫn đội ngũ của bạn trong từng tương tác với khách hàng. Bạn cũng có thể theo dõi sự thành công của từng giai đoạn trong quy trình bán hàng và xác định các điểm cần cải thiện.

Khi đã hiểu rõ các giai đoạn khác nhau của quy trình bán hàng, bạn có thể sử dụng phần mềm CRM để mở rộng năng lực trong từng giai đoạn đó.

Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng CRM đối với quy trình bán hàng của bạn:

• theo dõi và dự báo doanh số tốt hơn

• giao tiếp hợp lý (như email, cuộc gọi và tin nhắn)

• báo cáo và phân tích nâng cao

Ngoài ra, những lợi ích này sẽ giúp đội ngũ bán hàng của bạn cảm thấy được hỗ trợ nhiều hơn, dẫn đến cải thiện hiệu quả, năng suất và sự hài lòng của khách hàng.

ERP là gì?

Giống như CRM, ERP (lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp) là một chiến lược kinh doanh được xây dựng dựa trên phần mềm mạnh mẽ. Trong khi giải pháp CRM hướng đến mục tiêu tối đa hóa doanh thu, hệ thống ERP tập trung vào việc giảm thiểu chi phí nội bộ.

Phần mềm ERP cải thiện hiệu quả tổ chức bằng cách theo dõi dòng tiền so với mức năng suất tối đa. Nó cũng cho người dùng thấy cách sử dụng nguồn lực của công ty hiệu quả hơn bằng cách làm nổi bật chi phí cao và phát hiện sự chậm trễ hoặc tắc nghẽn trong quy trình làm việc hoặc lịch trình sản xuất.

ERP dành cho ai?

ERP đòi hỏi sự tham gia của toàn bộ tổ chức vì trách nhiệm của các phòng ban khác nhau đều ảnh hưởng đến hoạt động nội bộ của doanh nghiệp.

Các phòng ban được hưởng lợi nhiều nhất từ ERP là những phòng ban sử dụng ERP để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về hoạt động hàng ngày:

• Tài chính được hưởng lợi từ các số liệu dễ truy cập và tự động hóa các tác vụ thủ công giúp tiết kiệm thời gian (như quản lý khoản phải trả, khoản phải thu, thanh toán và hàng tồn kho)

• HR có thể hợp lý hóa việc quản lý dữ liệu với các tính năng mạnh mẽ như theo dõi hiệu suất để dự đoán các vấn đề tiềm ẩn về nhân sự

• Sản xuất có thể tự động hóa các tác vụ cơ bản và xem thông tin thời gian thực liên quan đến nhu cầu của khách hàng, nguồn lực và quản lý chuỗi cung ứng

• Các nhóm mua sắm có thể tự động hóa các yêu cầu mua hàng (với nội dung có thể tùy chỉnh để phù hợp với quy trình của từng doanh nghiệp)

• Quản lý dự án có nguồn dữ liệu toàn diện theo thời gian thực, đảm bảo họ có đủ năng lực để đưa ra quyết định và giám sát rủi ro

• Các nhóm tuân thủ có thể theo dõi các số liệu thống kê họ cần để duy trì các tiêu chuẩn của ngành

Khi nào bạn nên sử dụng ERP?

Giải pháp phần mềm ERP chủ yếu được sử dụng bởi các công ty lớn nhưng các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể được hưởng lợi. Thông thường, công ty càng lớn thì càng tiết kiệm chi phí khi sử dụng ERP. Do nhiều yếu tố phức tạp liên quan, việc điều phối chuỗi cung ứng hoặc chuỗi giá trị gần như là bất khả thi nếu không có một trung tâm tập trung.

Các doanh nghiệp thường cân nhắc sử dụng ERP khi nhận thấy các dấu hiệu phức tạp và kém hiệu quả ngày càng tăng. Dưới đây là một số dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp của bạn có thể đã sẵn sàng cho phần mềm ERP:

• Hệ thống cồng kềnh, thiếu kết nối. Các phòng ban khác nhau sử dụng các công cụ cơ bản riêng biệt (như bảng tính hoặc giấy), dẫn đến tình trạng trùng lặp, nhập dữ liệu không nhất quán và chậm trễ trong báo cáo.

• Tầm nhìn kém. Người quản lý không hiểu những gì đang diễn ra trong toàn doanh nghiệp, khiến việc đưa ra quyết định sáng suốt trở nên bất khả thi.

• Hệ thống không thể mở rộng. Khi doanh nghiệp phát triển, các hệ thống hiện tại không thể đáp ứng được khối lượng hoặc độ phức tạp của hoạt động.

• Sự hài lòng của khách hàng thấp . Sự chậm trễ và/hoặc hiểu lầm đang bắt đầu ảnh hưởng đến phản hồi của khách hàng.

• Dữ liệu tài chính không chính xác . Người quản lý có thể không biết có bao nhiêu tiền mặt trong doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định, khiến việc lập kế hoạch, lập ngân sách và dự báo trở nên cực kỳ khó khăn.

Những lợi ích chính của ERP

Mục tiêu của ERP là tổng hợp dữ liệu liên quan đến hoạt động nội bộ của toàn bộ doanh nghiệp.

Với dữ liệu từ mọi nhóm, phần mềm ERP có thể đánh dấu các mối lo ngại như chậm trễ, vấn đề sản xuất hoặc khó khăn trong việc tìm kiếm nhân sự cho một số vị trí nhất định. Cuối cùng, các nhóm có thể giải quyết vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.

Phần mềm ERP mang lại những lợi ích sau:

• Nguồn cấp thông tin cập nhật liên tục cho phép bạn phát hiện các xu hướng ở cấp độ tổ chức để giúp cải thiện hoạt động kinh doanh

• Tự động hóa nhiều quy trình khác nhau, chẳng hạn như cảnh báo thanh toán và hoàn tất đơn hàng, giúp giảm hoặc loại bỏ nhu cầu quản trị thủ công

• Thông tin chi tiết về từng giai đoạn của đơn hàng, ví dụ: sản xuất hoặc hậu cần, giúp hiển thị rõ hơn về hoạt động

• Cơ sở dữ liệu trung tâm về thông tin nhân viên, chẳng hạn như bảng lương và phúc lợi cá nhân

• Đánh giá rủi ro xung quanh việc triển khai các quy trình mới bằng cách sử dụng dữ liệu từ quy trình hiện có và đánh giá thời gian thực về quá trình chuyển đổi

Không giống như CRM, ERP không nhắm mục tiêu cụ thể vào một vài mục tiêu. Nó là nguồn thông tin cục bộ cho từng phòng ban và địa điểm trong doanh nghiệp. ERP theo dõi hoạt động hàng ngày của công ty, khả năng hoàn thành các giao dịch và chi phí cơ bản để vận hành doanh nghiệp.