Bảng tính vs CRM: Loại nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?
Bảng tính là bước đầu tiên tự nhiên đối với hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) — chúng miễn phí và đủ linh hoạt để xử lý các nhu cầu cơ bản.
Nhưng khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể nhận thấy một số hạn chế. Có lẽ, bạn phải cuộn vô tận qua hàng trăm hàng để tìm thông tin. Có thể các thành viên trong nhóm vô tình ghi đè lên dữ liệu quan trọng. Hoặc tệ hơn nữa, việc theo dõi khách hàng bắt đầu bị bỏ qua vì không có hệ thống nào nhắc nhở bạn.
Đây là những dấu hiệu điển hình cho thấy doanh nghiệp của bạn đã phát triển vượt ra khỏi bảng tính và có thể được hưởng lợi từ hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), một công cụ toàn diện để quản lý tương tác, doanh số và mối quan hệ với khách hàng.
Mọi doanh nghiệp đều đạt đến điểm mà bảng tính không còn đủ nữa. Có thể việc theo dõi danh bạ khách hàng trở nên lộn xộn, nhiều thành viên trong nhóm cần truy cập hoặc việc phát hiện xu hướng trở nên khó khăn hơn. Nếu việc theo dõi dữ liệu của bạn trở nên khó khăn, thì có lẽ đã đến lúc cần đến CRM. Sau đây là một phân tích đơn giản để giúp bạn quyết định.
Bảng tính (dành cho doanh nghiệp) là gì?
Bảng tính là công cụ trực tuyến đơn giản giúp bạn sắp xếp thông tin theo các hàng và cột cơ bản. Google Trang tính là một ví dụ tuyệt vời về bảng tính và là công cụ phổ biến mà hầu hết mọi người đều sử dụng.
Khi bạn mới bắt đầu kinh doanh, bảng tính xử lý tốt những điều cơ bản. Bạn tạo danh sách khách hàng với thông tin liên lạc của họ. Bạn theo dõi số lượng bán ra mỗi tháng. Bạn có thể giữ số lượng hàng tồn kho hoặc tạo danh sách nhiệm vụ đơn giản cho nhóm của mình.
Điều làm cho bảng tính trở nên phổ biến là chúng dễ sử dụng như thế nào. Bạn có thể thiết lập một bảng tính trong vài phút, thay đổi bất cứ khi nào bạn cần và chia sẻ nó với người khác. Không có nhiều thứ để học khi bắt đầu và chúng ít tốn kém hoặc không tốn kém.
Vấn đề phát sinh khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Danh sách khách hàng hoạt động hoàn hảo với 30 tên trở nên khó chịu khi có 300 tên. Việc theo dõi doanh số vốn đơn giản với một vài sản phẩm trở nên khó hiểu với hàng chục sản phẩm. Những gì từng có vẻ ngăn nắp bắt đầu trở nên lộn xộn.
Nghiên cứu cho thấy hơn 90% bảng tính kinh doanh có lỗi, dẫn đến mất năng suất và bỏ lỡ cơ hội. Bảng tính giống như ngôi nhà khởi nghiệp — hoàn hảo khi bạn còn nhỏ, nhưng cuối cùng hầu hết các doanh nghiệp đang phát triển đều cần thứ gì đó được xây dựng cho nhu cầu lớn hơn.
CRM là gì?
Công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là nơi trung tâm để các doanh nghiệp lưu trữ và quản lý mọi thông tin về khách hàng. Không giống như bảng tính, CRM được thiết kế riêng để theo dõi các mối quan hệ theo thời gian và giúp bạn cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt hơn.
CRM là bộ nhớ của doanh nghiệp bạn. CRM ghi nhớ mọi thứ về khách hàng của bạn — khi họ lần đầu tìm thấy bạn, những gì họ đã mua, những câu hỏi họ đã hỏi và những vấn đề bạn đã giải quyết cho họ. Bức tranh toàn cảnh này giúp bạn phục vụ họ tốt hơn.
Các nền tảng CRM hiện đại kết hợp các tính năng từng cần nhiều công cụ. Chúng lưu trữ thông tin liên hệ, theo dõi cơ hội bán hàng, quản lý chiến dịch tiếp thị, xử lý các vấn đề về dịch vụ khách hàng và thậm chí cung cấp báo cáo về hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp bạn — tất cả ở một nơi.
Đối với các SMB, CRM sẽ sắp xếp lại những thứ từng hỗn loạn. Thay vì phải lục tung các email cũ hoặc hỏi đồng nghiệp xem họ có liên hệ với khách hàng đó không, bạn sẽ thấy mọi thứ ngay trước mắt.
Bảng tính so với CRM: Sự khác biệt chính và lợi ích
Bảng tính rất tuyệt vời để theo dõi đơn giản nhưng có thể trở nên quá tải khi doanh nghiệp của bạn phát triển. CRM giúp mọi thứ được sắp xếp hợp lý và giúp việc cộng tác trở nên dễ dàng. Sau đây là cách so sánh:
| TÍNH NĂNG | BẢNG TÍNH (SPREADSHEET) | CRM |
|---|---|---|
| Tổ chức dữ liệu | Dữ liệu được lưu trong các hàng và cột, có thể lọc được. | Dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng tập trung, cộng tác và tích hợp trên tất cả các kênh (đội nhóm, bán hàng, dịch vụ, tiếp thị và thương mại). |
| Cộng tác | Cho phép nhiều người làm việc cùng lúc, có thể ghi chú nhận xét. | CRM hỗ trợ nhiều người dùng, tự động hóa quy trình làm việc và có trợ giúp AI để hỗ trợ cộng tác nhóm. |
| Quản lý bán hàng | Quản lý khách hàng tiềm năng thủ công, hỗ trợ quy trình làm việc hạn chế. | Quản lý khách hàng tiềm năng trọn vẹn từ điểm chạm đầu tiên đến dịch vụ trọn đời, có tự động hóa nhờ AI. |
| Báo cáo & phân tích | Không có báo cáo, chỉ lọc và sắp xếp dữ liệu nội bộ. | CRM cung cấp báo cáo phân tích hoàn chỉnh, tự động và tích hợp AI trên tất cả các kênh. |
| Khả năng AI | Tự động hóa giới hạn qua việc sắp xếp dữ liệu, không có AI (Google Sheets hiện có Gemini). | CRM có AI tích hợp giúp tự động hóa tác vụ, đảm bảo độ chính xác dữ liệu, nhận diện xu hướng, ưu tiên khách hàng tiềm năng chất lượng. |
| Bảo mật & tuân thủ | Dữ liệu phụ thuộc vào bảo mật của nền tảng lưu trữ bảng tính. | CRM có sẵn bảo mật dữ liệu, mã hóa và phân quyền người dùng để bảo vệ dữ liệu. |
| Tích hợp | Khả năng tích hợp hạn chế, phụ thuộc vào tiện ích mở rộng và phải nhập liệu thủ công. |
CRM cung cấp kho ứng dụng cho phép tích hợp với hầu hết các ứng dụng. |
AI CRM giúp ích cho các doanh nghiệp nhỏ như thế nào
CRM hiện đại hiện nay đi kèm với công nghệ thông minh hoạt động như có thêm thành viên nhóm — mà không cần thêm bảng lương. Các công cụ này xử lý các tác vụ thường xuyên, phát hiện các mẫu quan trọng và giúp bạn kết nối với khách hàng theo cách cá nhân hơn.
Quy trình làm việc tự động
Bạn còn nhớ tất cả những nhiệm vụ nhỏ, lặp đi lặp lại ngốn hết cả ngày của bạn không? AI sẽ tự động xử lý chúng. Khi ai đó điền vào biểu mẫu liên hệ của bạn, CRM của bạn sẽ gửi cho họ tin nhắn chào mừng mà không cần bạn phải động tay vào. Khi khách hàng không mua hàng trong một thời gian, hệ thống sẽ nhắc bạn kiểm tra. Những hoạt động tự động hóa nhỏ này sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều giờ mỗi tuần.
Thông tin chi tiết mang tính dự đoán
Công cụ AI hoạt động như một cố vấn kinh doanh đã nghiên cứu tất cả dữ liệu khách hàng của bạn. Nó nhận thấy các mẫu như loại khách hàng nào có xu hướng chi tiêu nhiều hơn hoặc sản phẩm nào thường được mua cùng nhau. Bạn có thể nhận được lời nhắc như “Khách hàng mua Sản phẩm A thường cần Sản phẩm B trong vòng 30 ngày” — cung cấp cho bạn thời gian hoàn hảo để tiếp tục cung cấp.
Sự tham gia của khách hàng được cá nhân hóa
CRM của bạn ghi nhớ sở thích của từng khách hàng và phản hồi theo đó. Người luôn mua đồ dùng ngoài trời sẽ nhận được email về thiết bị đi bộ đường dài, không phải đồ dùng văn phòng. Sự cá nhân hóa này khiến khách hàng cảm thấy được thấu hiểu thay vì chỉ được tiếp thị, xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn với thương hiệu của bạn.
Chatbot và trợ lý ảo
Khi bạn mở rộng quy mô và phát triển, bạn có thể nâng cấp lên sử dụng các công cụ AI CRM. Các chatbot AI và các tác nhân ảo giống như các tác nhân hỗ trợ luôn trực, sẵn sàng trợ giúp bất cứ lúc nào. Khi khách hàng có thắc mắc vào lúc nửa đêm, chatbot cung cấp câu trả lời ngay lập tức, theo dõi đơn hàng và xử lý hỗ trợ cơ bản — không phải chờ đợi, không phải bực bội. Khách hàng của bạn nhận được sự trợ giúp họ cần và bạn thức dậy với hộp thư đến sạch sẽ thay vì tồn đọng.
Thực hiện quá trình chuyển đổi: Từ bảng tính sang CRM
Việc chuyển đổi từ bảng tính sang CRM sẽ khiến bạn ngạc nhiên. Bạn sẽ nhanh chóng lấy lại được nhiều giờ đồng hồ vì công cụ này làm việc cho bạn vì công cụ này làm việc cho bạn, thay vì bạn làm việc cho nó. Sau đây là cách thực hiện thay đổi mà không bị căng thẳng:
Xác định nhu cầu kinh doanh của bạn
Hãy lập danh sách những thách thức hàng ngày của bạn. Bạn có liên tục cuộn qua những hàng dài vô tận để tìm thông tin không? Các thành viên trong nhóm có hỏi bạn đã theo dõi khách hàng chưa? Bạn có bỏ lỡ yêu cầu gọi điện không? Những điểm khó khăn này cho bạn biết chính xác những gì bạn cần từ CRM. Hãy viết chúng ra — chúng sẽ hướng dẫn bạn lựa chọn.
Chọn CRM phù hợp
Nghe có vẻ dễ, nhưng hãy nghiên cứu. Bắt đầu với thứ gì đó phù hợp với nhu cầu hiện tại của bạn. Lựa chọn tốt nhất thường không phải là lựa chọn có nhiều tính năng nhất, mà là lựa chọn mà nhóm của bạn sẽ sử dụng hàng ngày.
Kiểm tra các tính năng CRM như:
- Bảng thông tin cộng tác dễ sử dụng
- Bán hàng, dịch vụ và tiếp thị trong một
- Báo cáo và phân tích
- Tích hợp và tự động hóa
Di chuyển dữ liệu liền mạch
Trước khi chuyển sang CRM, hãy dọn dẹp bảng tính của bạn như thể bạn dọn dẹp nhà cửa trước ngày chuyển nhà. Xóa các mục nhập khách hàng trùng lặp, cập nhật số điện thoại cũ và sắp xếp thông tin một cách nhất quán.
Bạn có thể tham khảo ý kiến chuyên gia CRM hoặc xem các cách thực hiện trên nền tảng học trực tuyến miễn phí . Di chuyển dữ liệu của bạn theo từng giai đoạn thay vì tất cả cùng một lúc. Bắt đầu với khách hàng đang hoạt động và doanh số gần đây của bạn. Điều này cho phép bạn kiểm tra hệ thống bằng thông tin bạn sử dụng hàng ngày trước khi đưa mọi thứ khác sang.
Đào tạo đội ngũ của bạn
Cho nhóm của bạn thấy CRM giúp công việc của họ dễ dàng hơn như thế nào, không chỉ cách nó hoạt động. Đối với nhóm bán hàng của bạn, hãy chứng minh họ có thể tìm thấy lịch sử mua hàng của khách hàng nhanh như thế nào. Đối với nhân viên hỗ trợ, hãy cho thấy hệ thống theo dõi các vấn đề chưa giải quyết như thế nào để không có gì bị lãng quên — và với một tiện ích bổ sung nhanh chóng, bạn có thể có một chatbot 24/7.
Khóa đào tạo tốt nhất sẽ giải quyết các vấn đề thực tế mà nhóm của bạn gặp phải. Khi họ thấy một kỹ năng mới giúp họ tiết kiệm thời gian, họ sẽ háo hức học hỏi hơn. Tập trung vào các lĩnh vực thực tế như thiết lập tự động hóa CRM, triển khai chiến dịch email, đào tạo chatbot và xây dựng cửa hàng trực tuyến.
Bảng tính so với CRM
Mọi doanh nghiệp đang phát triển đều có bước ngoặt trong cách họ xử lý thông tin khách hàng. Bảng tính hoạt động tốt khi bạn còn nhỏ, nhưng cuối cùng chúng bắt đầu kìm hãm bạn thay vì giúp bạn tiến lên phía trước.
CRM không chỉ thay thế bảng tính của bạn — mà còn cải thiện cách bạn kết nối với khách hàng. Thay vì dữ liệu tĩnh trong ô, bạn sẽ có một công cụ giúp bạn dự đoán nhu cầu và xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn.