Tích hợp CRM ERP: Hướng dẫn chi tiết

Published by Linh Nguyen Dieu at 23/07/2024

Bạn có thể tích hợp phần mềm CRM và ERP của mình không?

Bạn có thể tích hợp các công cụ CRM và ERP của mình ở nhiều điểm khác nhau và thông qua các cơ chế khác nhau. Việc kết hợp các công cụ cho phép độ chính xác và minh bạch của dữ liệu cao hơn trong toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên, có những hạn chế tùy thuộc vào cách bạn kết nối chúng.

Một số phương pháp tích hợp yêu cầu bạn phải điều chỉnh quy trình của mình phù hợp với các công cụ hiện có vốn chỉ cho phép luồng thông tin một chiều. Những công việc khác liên quan đến việc tạo công cụ của riêng bạn, nhưng bạn sẽ cần một nhóm phát triển đáng tin cậy để tạo, duy trì và gỡ lỗi công cụ đó.

Dưới đây là năm cách phổ biến nhất bạn có thể làm như vậy:

Tích hợp điểm-điểm (P2P). Thường có sẵn thông qua các thị trường CRM hoặc ERP, P2P kết nối hai hoặc nhiều công cụ giống như cầu nối giữa các hòn đảo, cho phép dữ liệu truyền qua một hoặc cả hai cách. Đó là lý tưởng cho các nhu cầu rất cụ thể với luồng dữ liệu hạn chế.
Middleware hoặc nền tảng tích hợp dưới dạng dịch vụ (iPaaS). Nền tảng phần mềm trung gian hoặc dựa trên đám mây (ví dụ: Zapier) hoạt động như một trung gian, lấy thông tin từ một công cụ và chuyển nó sang công cụ khác.
Công cụ tích hợp dữ liệu . Các công cụ ETL (trích xuất, chuyển đổi và tải) chuyên dụng, chẳng hạn như Talend hoặc Informatica, di chuyển dữ liệu giữa các hệ thống.
API (giao diện lập trình ứng dụng). Các nhà phát triển xây dựng các tập lệnh hoặc ứng dụng tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn bằng cách sử dụng API (ví dụ: bạn có thể sử dụng API CRM của CRMVIET để tạo ứng dụng kết nối ERP của riêng mình).
Nền tảng hợp nhất. Một số nhà cung cấp cung cấp các nền tảng hợp nhất kết hợp các chức năng CRM và ERP thành một giải pháp SaaS (phần mềm dưới dạng dịch vụ) duy nhất, chẳng hạn như Microsoft Dynamics 365 hoặc NetSuite.

Chúng tôi sẽ đề cập đến các phương pháp phổ biến nhất một cách chi tiết hơn sau. Đầu tiên, bạn có nên đầu tư nguồn lực để kết hợp hai công cụ này không?

Tại sao bạn nên tích hợp phần mềm CRM và ERP của mình?

Cả hai công cụ đều phục vụ các ứng dụng kinh doanh quan trọng nhưng bổ sung cho nhau. Việc kết hợp chúng có thể cải thiện độ chính xác của dữ liệu (ví dụ: bằng cách thống nhất thông tin liên hệ và văn phòng hỗ trợ) và tiết kiệm thời gian cho nhóm của bạn tham khảo các tập dữ liệu riêng biệt trong các chương trình khác nhau.

Dưới đây là năm ưu điểm chính của việc tích hợp hệ thống CRM-ERP.

1. Giảm lỗi

Việc tích hợp sẽ tự động đồng bộ hóa giải pháp ERP và cơ sở dữ liệu CRM của bạn, giảm thời gian và lỗi nhập thủ công. Việc thêm dữ liệu vào một hệ thống sẽ cập nhật hệ thống kia theo thời gian thực để đảm bảo tính nhất quán và chính xác trên cả hai nền tảng.

Nó cũng làm giảm nhu cầu nhập liệu lặp đi lặp lại, dẫn đến thông tin nhanh hơn, đáng tin cậy hơn. Ví dụ: nếu đại diện bán hàng cập nhật chi tiết liên hệ của tổ chức trong hệ thống CRM, thông tin sẽ được phản ánh ngay lập tức trong phần mềm ERP.

Ví dụ: cập nhật thông tin đó trong phần mềm CRM sẽ cập nhật ERP của bạn mà không cần nhập thủ công.

2. Tiết kiệm thời gian và tiền bạc

Tạo một hệ thống tích hợp có nghĩa là nhân viên không phải kiểm tra và cập nhật hồ sơ theo cách thủ công ở nhiều nơi.

Theo SmartSheet, 40% nhân viên dành ít nhất một phần tư thời gian trong tuần làm việc của mình cho các công việc lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu thủ công.

Khi các nhóm dành ít thời gian hơn cho các nhiệm vụ quản trị, họ có thể tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn (ví dụ: kết nối mạng hoặc bán hàng gia tăng) có tác động đến lợi nhuận của bạn.

3. Tăng cường việc ra quyết định

Việc loại bỏ các kho dữ liệu giúp bạn có cái nhìn đầy đủ về các tương tác của khách hàng và quy trình nội bộ. Làm việc từ một nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất giúp mọi nhóm trong doanh nghiệp của bạn có cùng quan điểm để đưa ra quyết định chính xác và sáng suốt hơn.

Trực quan hóa dữ liệu này giúp bạn dễ dàng phát hiện các mô hình giúp bạn cải thiện hoạt động và tăng lợi nhuận.

4. Làm cho việc cộng tác trở nên dễ dàng hơn

Việc tích hợp cho phép tất cả các phòng ban (bao gồm dịch vụ khách hàng, tài chính và nhân sự) truy cập vào cùng một thông tin theo thời gian thực, giúp việc cộng tác trở nên dễ dàng hơn.

Ví dụ: cộng tác có thể bao gồm:

Đội ngũ kho và bán hàng. Đại diện bán hàng xem hàng tồn kho theo thời gian thực từ ERP trong CRM để cung cấp tình trạng sẵn có chính xác cho khách hàng và các công ty sản xuất theo đơn đặt hàng có thể biết khi nào đã đến lúc bắt đầu sản xuất.
Đội ngũ tiếp thị và bán hàng. Bộ phận tiếp thị có thể thiết kế nhiều chiến dịch được nhắm mục tiêu hơn dựa trên lịch sử mua hàng toàn diện của khách hàng và theo dõi các chiến dịch từ đầu đến cuối để xem chiến dịch nào hiệu quả.
Nhóm thương mại điện tử và bán hàng truyền thống. Cho dù nhóm của bạn bán hàng trực tuyến hay ngoại tuyến, họ đều có thể truy cập thông tin chứng khoán mới nhất.
Đội ngũ sản phẩm và kho hàng. Dữ liệu và dự báo CRM cung cấp thông tin cho lịch trình sản xuất và quản lý chuỗi cung ứng trong ERP, đảm bảo lượng hàng tồn kho đáp ứng nhu cầu.

Khi các nhóm có cùng thông tin và số liệu chính xác (ví dụ: số liệu bán hàng, lịch sử mua hàng hoặc thông tin sản phẩm), họ có thể làm việc cùng nhau hiệu quả hơn để giải quyết nhu cầu của công ty và khách hàng.

5. Cải thiện trải nghiệm khách hàng của bạn

Nhờ sự phát triển của trí tuệ nhân tạo trong kinh doanh, khách hàng thường mong đợi những phản hồi tức thì khi họ liên hệ. Truy cập nhanh vào các cập nhật về đơn đặt hàng và dữ liệu hàng tồn kho bằng cách tích hợp CRM-ERP cho phép phản hồi nhanh chóng và chính xác các yêu cầu.

Dữ liệu thời gian thực giúp bạn cá nhân hóa trải nghiệm của khách hàng và giải quyết vấn đề nhanh hơn. Theo thời gian, điều này có thể nâng cao sự hài lòng chung của khách hàng và khuyến khích lòng trung thành của khách hàng.

Tích hợp CRM-ERP trông như thế nào?

Như đã đề cập ở trên, có nhiều cách để tích hợp các hệ thống khác nhau. Tuy nhiên, các kết nối phổ biến nhất là P2P (trình kết nối của bên thứ ba), phần mềm trung gian và API.

Do những hạn chế của chúng, tích hợp P2P là một lựa chọn cho các doanh nghiệp có nhu cầu rất cụ thể và có ít dữ liệu truyền giữa các điểm. Những tích hợp này có thể gây khó khăn cho việc xác định nguyên nhân sự cố, dẫn đến thời gian ngừng hoạt động nhiều hơn và chi phí bảo trì cao hơn.

Một lựa chọn khác là công cụ phần mềm trung gian, như Zapier hoặc Make. Tuy nhiên, những điều này cũng phù hợp với các doanh nghiệp có lưu lượng dữ liệu thấp hơn.

Ví dụ: nếu Zapier Zap không kích hoạt, các công ty có ít quy trình làm việc hơn có thể xác định chính xác nguyên nhân hỏng hóc nhanh hơn những công ty có nhiều kết nối phức tạp.

Sau đó là tùy chọn API. Việc xây dựng tiện ích tích hợp của riêng bạn có thể giúp bạn thiết lập các điểm kết nối mà không giới hạn khả năng tích hợp hiện có của bạn. Bạn cũng có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với việc tích hợp khi có sự cố xảy ra.

5 bước để triển khai thành công việc tích hợp ERP và CRM

Khi bạn quyết định phát triển, một chiến lược được xác định rõ ràng là rất quan trọng để tích hợp CRM-ERP suôn sẻ và hiệu quả.

Dưới đây là năm bước để có được cái nhìn liền mạch, 360 độ về dữ liệu khách hàng và doanh nghiệp của bạn.

1. Đảm bảo bạn hài lòng với cả hai công cụ

Trước khi triển khai tích hợp, hãy đảm bảo bạn có các giải pháp ERP và CRM tương thích mà bạn thích.

Có thể bạn yêu thích phần mềm CRM của mình nhưng nó không tích hợp với SAP ERP hiện tại của bạn. Ngoài ra, bạn có thể không hài lòng với CRM của mình và muốn chuyển sang một công cụ trực quan hơn như CRMVIET.

Nếu muốn thay đổi một hoặc cả hai, bạn nên thực hiện thay đổi này trước khi tích hợp hệ thống.

Tìm ra hệ thống nào sẽ hoạt động tốt nhất có nghĩa là xác định chính xác nhu cầu của bạn và so sánh những nhu cầu đó với khả năng của các sản phẩm khác nhau. Mỗi doanh nghiệp đều có những nhu cầu khác nhau. Tuy nhiên, khả năng mở rộng, tính linh hoạt và tích hợp back-end là những biến số quan trọng cần điều tra.

Đảm bảo bạn chọn các giải pháp tích hợp và hệ thống dựa trên đám mây có thể phát triển và thích ứng cùng với doanh nghiệp của bạn.

Khi bạn có cả hai công cụ lý tưởng, bạn có thể bắt đầu tích hợp chúng.

2. Lập kế hoạch hoạt động tích hợp của bạn

Xây dựng kế hoạch tích hợp chi tiết, bao gồm các mốc thời gian, nguồn lực và các mốc quan trọng để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ.

Bắt đầu bằng cách phác thảo các mục tiêu, mục tiêu và kết quả mong muốn của việc tích hợp. Bạn có thể chia nó thành một bảng.

Mục tiêu	Cải thiện độ chính xác và tính nhất quán của dữ liệu giữa các địa điểm quốc gia
Khách quan	Tích hợp thông tin khách hàng, dữ liệu quy trình bán hàng và mức tồn kho giữa hệ thống CRM và ERP
kết quả	Giảm 20% lỗi nhập dữ liệu và triển khai theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực trước Quý 3

Thiết lập các mốc thời gian rõ ràng cho từng giai đoạn dự án (ví dụ: lập kế hoạch, phát triển và triển khai) với các mốc quan trọng để theo dõi tiến độ và đảm bảo đúng tiến độ.

Ví dụ: các cột mốc quan trọng của bạn có thể bao gồm:

Tuần 1–6. Khởi động dự án, thu thập yêu cầu và phê duyệt kế hoạch.
Tuần 7–18. Thiết kế hệ thống, phát triển các module tích hợp và thử nghiệm ban đầu.
Tuần 19–26. Kiểm tra người dùng, sửa lỗi cuối cùng và triển khai.

Xác định các nguồn lực cần thiết của mỗi thành viên trong nhóm (ví dụ: các phòng ban, ngân sách và công nghệ) và phân công vai trò và trách nhiệm cho họ. Làm như vậy sẽ đảm bảo mọi người hiểu được nhiệm vụ và thời hạn của mình, giữ cho việc hợp nhất đúng tiến độ.

Khi bạn đã hoàn thành các bước này, bạn có thể chuyển sang lập bản đồ dữ liệu ERP và CRM của mình.

3. Lập bản đồ và kiểm tra dữ liệu của bạn trước khi tích hợp

Vạch ra cách thông tin sẽ luân chuyển giữa các hệ thống và cập nhật dữ liệu hiện có để đảm bảo tính chính xác và nhất quán.

Bạn có thể thực hiện việc này theo bốn bước:

Phân tích yêu cầu dữ liệu
Kiểm tra dữ liệu hiện có
Làm sạch dữ liệu của bạn
Làm phong phú dữ liệu của bạn

Trước tiên, hãy xác định dữ liệu nào bạn muốn chia sẻ giữa hệ thống CRM và ERP – điều này có thể bao gồm thông tin khách hàng, đơn đặt hàng và dữ liệu tài chính.

Sau khi bạn thu thập dữ liệu này, hãy tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng cả hai công cụ để xác định sự trùng lặp, thiếu chính xác và không nhất quán. Làm như vậy sẽ đảm bảo hệ thống tích hợp của bạn sẽ cung cấp thông tin hiệu quả, đáng tin cậy.

Cập nhật mọi thứ không chính xác bằng cách sửa lỗi, chuẩn hóa định dạng và xóa dữ liệu trùng lặp. Bạn cũng có thể nâng cao chất lượng dữ liệu của mình bằng cách thêm thông tin còn thiếu và cập nhật các bản ghi lỗi thời (ví dụ: thay đổi chi tiết lập hóa đơn cho các tài khoản).

Bạn đã sẵn sàng tích hợp các hệ thống sau khi hài lòng vì đã xóa dữ liệu của mình.

4. Tích hợp và tùy chỉnh thiết lập của bạn

Tích hợp phần mềm CRM và ERP bằng phương pháp tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn (ví dụ: API hoặc trung tâm tích hợp của bên thứ ba).

Sau đó, tùy chỉnh hệ thống để đáp ứng nhu cầu và yêu cầu cụ thể của bạn.

Tùy chỉnh tích hợp của bạn có thể bao gồm những điều sau:

Điều chỉnh cài đặt mặc định. Xem lại và sửa đổi cài đặt mặc định trong cả hai hệ thống để đảm bảo chúng phù hợp với quy trình kinh doanh của bạn.
Cấu hình quyền của người dùng. Đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào cấp độ dữ liệu và chức năng thích hợp.
Tạo các trường tùy chỉnh. Thêm các trường tùy chỉnh để nắm bắt thông tin bổ sung và đảm bảo bạn đã ánh xạ chúng một cách chính xác.
Xác định kích hoạt quy trình công việc. Xác định các hành động hoặc sự kiện chính sẽ kích hoạt quy trình công việc, chẳng hạn như mục nhập của khách hàng mới hoặc cập nhật giá.
Tự động hóa các quy trình. Thiết lập tự động hóa quy trình làm việc cho các tác vụ thông thường, chẳng hạn như cập nhật hồ sơ khách hàng hoặc tạo báo cáo.

4 thách thức bạn có thể gặp phải khi tích hợp CRM-ERP và cách vượt qua chúng

Việc tích hợp hệ thống CRM và ERP của bạn có thể gặp một số trở ngại, nhưng bạn có thể quản lý những vấn đề này một cách hiệu quả bằng các chiến lược phù hợp.

Dưới đây là bốn thách thức khi tích hợp phần mềm CRM và ERP và cách vượt qua chúng.

Thử thách 1: sự phản kháng của người dùng

Thách thức: Một số nhân viên có thể ngần ngại áp dụng công nghệ mới nếu họ đã quen sử dụng hệ thống cũ.

Bạn có thể vượt qua những trở ngại trước sự thay đổi bằng cách khuyến khích giao tiếp cởi mở và cung cấp chương trình đào tạo chuyên sâu, liên tục cho tất cả người dùng.

Hãy bắt đầu bằng cách thu hút nhân viên sớm, nêu bật những lợi ích và giải quyết các mối quan ngại. Sau đó, cung cấp các hội thảo thực hành, hướng dẫn thân thiện với người dùng và hỗ trợ liên tục để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ.

Thử thách 2: bảo mật dữ liệu

Thách thức: Việc tích hợp các hệ thống có thể khiến dữ liệu nhạy cảm gặp phải các mối đe dọa bảo mật tiềm ẩn.

Chọn nền tảng có tính năng bảo mật và quyền riêng tư mạnh mẽ.

Bạn cũng có thể triển khai mã hóa, kiểm soát truy cập chặt chẽ và kiểm tra thường xuyên để đảm bảo nhóm và phần mềm của bạn bảo vệ dữ liệu của bạn.

Việc sử dụng các giao thức liên lạc an toàn, thường xuyên cập nhật phần mềm để vá các lỗ hổng và đào tạo nhân viên về các phương pháp bảo mật tốt nhất cũng có lợi.

Thử thách 3: giới hạn ngân sách

Thách thức: Bạn có thể vượt quá ước tính ngân sách ban đầu vì những yêu cầu và sự phức tạp không lường trước được.

Tổ chức ngân sách chi tiết, bao gồm cả quỹ dự phòng cho những chi phí phát sinh ngoài dự kiến. Ưu tiên các tính năng quan trọng trong quá trình lập kế hoạch và triển khai chúng theo từng giai đoạn nếu cần thiết để phân bổ chi phí.

Xem xét ngân sách thường xuyên và điều chỉnh khi cần thiết để luôn đi đúng hướng.

Thử thách 4: Khả năng tương thích của nhà cung cấp

Thách thức: Việc tìm kiếm nhà cung cấp CRM và ERP có thể làm việc cùng nhau một cách liền mạch có thể mất thời gian và công sức.

Chọn nhà cung cấp có khả năng tích hợp đã được chứng minh và có thành tích triển khai thành công. Kiểm tra nền tảng trước khi cam kết và yêu cầu các doanh nghiệp khác tích hợp thành công để tham khảo.

Nếu cần, hãy sử dụng phần mềm trung gian để thu hẹp khoảng cách hoặc chọn CRM như CRMVIET với bộ phận hỗ trợ khách hàng 24/24 có thể trợ giúp nếu bạn gặp khó khăn.

Kết luận

Tích hợp CRM-ERP có thể nâng cao đáng kể hoạt động kinh doanh của bạn bằng cách hợp lý hóa các quy trình và cải thiện độ chính xác của dữ liệu. Tuy nhiên, điều quan trọng là đảm bảo bạn đang sử dụng các công cụ tốt nhất có thể trước khi tích hợp chúng.

Dành thời gian đánh giá và thử nghiệm cả hai giải pháp để tìm ra giải pháp đáp ứng nhu cầu riêng của bạn. Việc lựa chọn và tích hợp cẩn thận phần mềm phù hợp có thể giúp bạn đạt được một môi trường doanh nghiệp gắn kết, hiệu quả và thành công hơn.

Hãy dùng thử bản dùng thử miễn phí 14 ngày của CRMVIET để kiểm tra toàn bộ CRM trước khi trả bất kỳ khoản nào.

Contact Us

Nhập số điện thoại của bạn và chúng tôi gọi lại sau.