Tần suất gửi email: mọi thứ bạn cần biết

Published by Linh Nguyen Dieu at 09/01/2026

Những điểm chính cần lưu ý về tần suất gửi email

Chu kỳ gửi email là thời gian và tần suất dự kiến mà bạn gửi email để hướng dẫn khách hàng tiềm năng trong suốt quá trình mua hàng.
Nhịp điệu phù hợp giúp tăng cường tương tác, xây dựng lòng tin và tăng tỷ lệ chuyển đổi mà không làm người nghe cảm thấy quá tải.

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khó khăn với việc gửi email không nhất quán, nhưng việc phân khúc khách hàng, thử nghiệm và đa dạng nội dung giúp cân bằng tần suất gửi email đồng thời giảm tỷ lệ hủy đăng ký.

Tần suất gửi email là gì?

Tần suất gửi email là tần suất và thời điểm bạn gửi các email tiếp thị cho khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại.

Giả sử một công ty thương mại điện tử muốn quảng bá sản phẩm mới đến danh sách email của mình. Lấy cảm hứng từ mức độ tương tác trong các chiến dịch tiếp thị qua email trước đó (như tỷ lệ mở email cao vào sáng thứ Hai và thứ Năm), họ quyết định sử dụng tần suất gửi email như sau:

Ngày 1 (Thứ Ba, 10:00 sáng) – Gửi email quảng cáo thông báo về sản phẩm mới đến tất cả khách hàng hiện có trong danh sách người đăng ký.
Ngày 3 (Thứ Năm, 10:00 sáng) – Gửi email nhắc nhở tiếp theo, nêu bật các tính năng và lợi ích chính của sản phẩm mới.
Ngày 7 (Thứ Hai, 10:00 sáng) – Gửi email phản hồi của khách hàng, nêu bật những lợi ích mà sản phẩm mới mang lại cho khách hàng hiện tại.
Ngày 10 (Thứ Năm, 10:00 sáng) – Gửi email khuyến mãi có thời hạn kèm mã giảm giá cho sản phẩm mới.
Ngày 14 (Thứ Hai, 10:00 sáng) – Gửi email nhắc nhở cuối cùng về ưu đãi có thời hạn trước khi hết hạn.

Chu kỳ gửi email này đảm bảo người nhận được thông tin sản phẩm phù hợp vào thời điểm họ có nhiều khả năng tương tác nhất, từ đó tăng khả năng chuyển đổi.

Việc duy trì tần suất gửi email phù hợp cũng giúp tránh tình trạng người nhận email cảm thấy nhàm chán.

Hiện tượng người dùng cảm thấy nhàm chán xảy ra khi người đăng ký nhận được quá nhiều tin nhắn lặp đi lặp lại, không liên quan hoặc không đúng thời điểm. Theo thời gian, họ trở nên ít tương tác hơn, dẫn đến tỷ lệ mở email thấp hơn, ít lượt nhấp chuột hơn và nhiều người hủy đăng ký hơn.

Chu kỳ gửi email của bạn càng hiệu quả (và email càng phù hợp), người đăng ký càng ít có khả năng cảm thấy nhàm chán.

Tại sao tần suất gửi email lại quan trọng?

Việc gửi email theo chu kỳ hiệu quả sẽ thu hút khách hàng tiềm năng và dần dần đưa họ đến gần hơn với quyết định mua hàng.

Nếu bạn không coi việc duy trì tần suất gửi email là một phần của chiến lược tiếp thị email, bạn sẽ có nguy cơ:

Liên hệ với khách hàng tiềm năng quá thường xuyên
Chưa tiếp cận đủ khách hàng tiềm năng
Việc gửi email không đúng thời điểm dẫn đến tỷ lệ tương tác và mở email thấp.

Dữ liệu Smart Insights cho thấy thời gian và tần suất ảnh hưởng đến mức độ tương tác. Tỷ lệ mở email thường đạt đỉnh vào sáng sớm và đầu đến giữa buổi tối trước khi giảm dần vào đêm khuya.

Dưới đây là các số liệu từ nghiên cứu này:

Tần suất gửi email Dữ liệu Smart Insights

Nguồn ảnh: Internet

Dưới đây là một số chỉ số tiếp thị email khác bị ảnh hưởng bởi tần suất gửi email:

Tỷ lệ nhấp chuột . Càng nhiều người xem và đọc nội dung email của bạn, website của bạn càng có nhiều khả năng thu hút nhiều lượt truy cập.
Tỷ lệ hủy đăng ký. Việc không làm người đăng ký choáng ngợp và chỉ cung cấp thông tin hữu ích khi cần thiết có nghĩa là người đăng ký ít có khả năng hủy đăng ký hơn.
Tỷ lệ chuyển đổi. Khi bạn cung cấp thông tin có giá trị vào đúng thời điểm, khách hàng tiềm năng sẽ có nhiều khả năng chuyển đổi hơn.

Tóm lại, việc tìm ra nhịp điệu phù hợp cho mỗi chiến dịch sẽ cải thiện hiệu quả đầu tư vào tiếp thị email và giúp doanh nghiệp của bạn sinh lời nhiều hơn.

Tần suất gửi email so với khoảng thời gian gửi email: sự khác biệt là gì?

Chu kỳ gửi email bao gồm thời gian và trình tự gửi email. Tần suất gửi email là mức độ thường xuyên mà người làm marketing hoặc nhân viên bán hàng gửi email.


Tần suất email	Khái niệm: Tần suất và thời điểm gửi email tiếp thị.Ví dụ: Ngày 1 – Email giới thiệu Ngày 3 – Theo dõi nghiên cứu trường hợp Ngày 7 – Lời mời tham gia buổi giới thiệu sản phẩm Ngày 14 – Làm thủ tục nhận phòng cuối cùng
Tần suất email	Khái niệm: Số lượng email tiếp thị mà người đăng ký nhận được trong một khoảng thời gian nhất định.Ví dụ : Một công ty gửi bốn email mỗi tháng cho danh sách người đăng ký nhận bản tin của mình.

Nói cách khác, tần suất gửi email chỉ xác định số lượng email mà người đăng ký nhận được trong một khoảng thời gian nhất định. Nó không liên quan đến thời điểm email được gửi đến.

Một thuật ngữ liên quan khác là quy trình bán hàng (sales cadence), mô tả trình tự và thời gian đã được lên kế hoạch của tất cả các tương tác giữa nhân viên bán hàng và khách hàng tiềm năng, không chỉ riêng email. Quy trình bán hàng bao gồm các cuộc gọi điện thoại, liên hệ qua mạng xã hội, các cuộc họp và các buổi giới thiệu sản phẩm.

7 phương pháp tối ưu hóa tần suất gửi email: làm thế nào để đạt được sự cân bằng hoàn hảo

Việc tìm ra tần suất gửi email phù hợp hầu như luôn cần đến phương pháp thử và sai.

Càng thực hiện nhiều chiến dịch, bạn càng hiểu rõ hơn những gì mỗi phân khúc người đăng ký mong đợi và phản hồi.

Dưới đây là bảy phương pháp tối ưu hóa lịch gửi email giúp bạn đạt được mục tiêu marketing nhanh hơn.

1. Chọn mục tiêu rõ ràng

Hãy xác định mục tiêu bạn muốn đạt được từ chiến dịch tiếp thị qua email để đảm bảo tần suất gửi email hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh.

Ví dụ, nếu mục tiêu của bạn là xây dựng uy tín trong ngành, thì một bản tin định kỳ chứa đầy những thông tin cập nhật giá trị và nội dung mang tính định hướng tư tưởng là lựa chọn lý tưởng.

Tính nhất quán giúp bản tin trở thành một phần quen thuộc trong tuần của người nhận, vì vậy việc gửi email hàng tuần vào cùng một thời điểm và cùng những ngày nhất định là một nhịp điệu hợp lý để khuyến khích khách hàng tiềm năng tiến sâu hơn vào quy trình bán hàng của bạn.

Nếu bạn muốn tạo sự chú ý và thu hút lưu lượng truy cập trang web xung quanh một sản phẩm sắp ra mắt, việc gửi email hàng ngày trong một khoảng thời gian ngắn hơn nhiều (ví dụ: dưới một tuần) có thể giúp bạn chốt được nhiều đơn hàng hơn. Với tần suất gửi email cao hơn như vậy, hãy đa dạng hóa nội dung bạn gửi để giữ chân người nhận.

2. Phân khúc khán giả của bạn

Phân khúc đối tượng mục tiêu cho phép bạn áp dụng các tần suất khác nhau cho cùng một chiến dịch email để tăng hiệu quả.

Phân khúc khách hàng nghĩa là chia danh sách email của bạn thành các nhóm nhỏ hơn dựa trên các yếu tố như nhân khẩu học , hành vi và vị trí của khách hàng.

Không có nhiều lý do để thay đổi tần suất gửi email giữa hai nhóm đối tượng tương tự (vì bạn vẫn muốn truyền tải cùng một thông điệp). Tuy nhiên, bạn có thể điều chỉnh thời gian gửi để phù hợp với người ở các múi giờ khác nhau.
3. Ưu tiên chất lượng nội dung và sự tương tác

Một lịch gửi email được lên kế hoạch kỹ lưỡng đảm bảo rằng các email cá nhân hóa sẽ đến tay khách hàng tiềm năng vào đúng thời điểm trong ngày, giúp tăng tỷ lệ mở email và mức độ tương tác.

Nếu mọi người không mở hoặc đọc tin nhắn của bạn, bất kể bạn gửi chúng vào lúc nào, một hoặc cả hai điều sau đây sẽ xảy ra:

Thời gian bạn bỏ ra để chọn nhịp điệu sẽ trở nên vô ích.
Bạn sẽ không có bất kỳ dữ liệu chính xác nào về hiệu suất nhịp đạp.

Cách đơn giản và hiệu quả nhất để làm cho nội dung email hấp dẫn hơn là cá nhân hóa nó. Hãy làm cho người nhận cảm thấy rằng tin nhắn của bạn dành riêng cho họ, từ đó họ sẽ có nhiều khả năng mở và đánh giá cao nỗ lực của bạn. Sau đó, bạn có thể tự tin hơn trong việc điều chỉnh tần suất gửi email.

Dưới đây là một vài cách để cá nhân hóa email của bạn:

Bao gồm tên người nhận và các dữ liệu cá nhân khác.
Bao gồm cả đề xuất sản phẩm dựa trên các lần mua hàng trước đó.
Tham khảo các sự kiện địa phương

Cá nhân hóa là một lý do khác để phân khúc đối tượng mục tiêu của bạn bằng công cụ tiếp thị email.

Phần mềm phù hợp sẽ giúp việc gửi nội dung phù hợp đến đúng người trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều, tối đa hóa sự tương tác. Việc tự mình đạt được mức độ cá nhân hóa tương tự có thể tốn hàng giờ mỗi tuần.

4. Thử nghiệm với các định dạng nội dung khác nhau

Việc thay đổi định dạng email giúp duy trì sự hấp dẫn, tránh gây nhàm chán và tăng khả năng mỗi lần tiếp xúc đều mang lại giá trị.

Ví dụ, nếu bạn gửi ba email văn bản thuần túy tương tự nhau mỗi tuần cho cùng một nhóm người nhận, người nhận có thể cảm thấy nhàm chán và bắt đầu bỏ qua một số tin nhắn. Tệ hơn nữa, họ có thể hủy đăng ký hoặc báo cáo nội dung của bạn là thư rác, làm giảm khả năng gửi email thành công của bạn.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng cùng một nhịp điệu nhưng thay đổi định dạng nội dung để bao gồm:

Một bản tin dạng văn bản thuần túy
Một chiến dịch quảng bá sản phẩm dựa trên hình ảnh.
Một cuộc khảo sát tương tác

Khán giả của bạn có nhiều khả năng sẽ duy trì sự tương tác lâu hơn nếu bạn gửi đến hộp thư của họ nhiều loại nội dung khác nhau. Chiến thuật này cũng cho phép bạn duy trì tần suất gửi email cao hơn mà không làm mất người đăng ký hoặc sự quan tâm của họ.

Giống như nhịp điệu, việc lựa chọn loại nội dung phù hợp cũng cần thử nghiệm và điều chỉnh. Hãy thử nghiệm với một vài định dạng sau để xem định dạng nào mang lại kết quả tốt nhất:

Email chào mừng
Lời chứng thực và đánh giá của người dùng
Hướng dẫn và bài học thực hành
Các trường hợp nghiên cứu và câu chuyện khách hàng
Khuyến mãi bán hàng theo mùa
Thư mời và nhắc nhở sự kiện
Email theo dõi sự kiện và giao dịch
Thông tin cập nhật về công ty và sản phẩm
Tổng hợp tin tức ngành được chọn lọc
Nội dung hậu trường

Việc kết hợp nhiều định dạng nội dung giúp thu hút sự chú ý của khán giả và tối đa hóa hiệu quả của mỗi thông điệp.

5. Thử nghiệm A/B với nhiều nhịp điệu khác nhau

Thử nghiệm A/B (hay thử nghiệm phân tách) bao gồm việc so sánh hai phiên bản của một thứ gì đó để xem phiên bản nào hoạt động tốt hơn, chẳng hạn như hai chuỗi email khác nhau.

Đây là cách chắc chắn để xác định thời điểm, tần suất và định dạng nội dung nào tối đa hóa sự tương tác và giảm thiểu số lượng người hủy đăng ký.

Thử nghiệm A/B đòi hỏi cấu hình cẩn thận ban đầu. May mắn thay, bạn có thể sử dụng các công cụ tiếp thị email chuyên dụng để hỗ trợ.

Dưới đây là quy trình thử nghiệm A/B cơ bản để bạn bắt đầu:

Xác định biến số cần kiểm thử. Quyết định khía cạnh nào trong chu kỳ gửi email của bạn cần kiểm thử (ví dụ: hàng tuần so với hai tuần một lần).
Tạo các phiên bản khác nhau. Phát triển hai phiên bản của chiến dịch email, chỉ khác nhau ở tần suất gửi email (ví dụ: hàng tuần và hai tuần một lần, hoặc thay đổi lời kêu gọi hành động).
Phân khúc đối tượng mục tiêu. Chia danh sách email của bạn thành hai phân khúc ngẫu nhiên nhưng có số lượng thành viên bằng nhau.
Hãy gửi email . Gửi phiên bản A (hàng tuần) cho một nhóm đối tượng và phiên bản B (hai tuần một lần) cho nhóm còn lại.
Theo dõi và phân tích. Thống kê tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp chuột và tỷ lệ hủy đăng ký cho từng phân khúc.
Chọn ra phương án chiến thắng. Xác định nhịp điệu nào hoạt động tốt hơn dựa trên các chỉ số đã được xác định trước của bạn.
Thực hiện các thay đổi. Điều chỉnh tần suất gửi email của bạn dựa trên kết quả thử nghiệm A/B và tiếp tục tối ưu hóa theo thời gian.

Càng thực hiện nhiều thử nghiệm A/B, bạn càng hiểu rõ hơn khán giả của mình muốn gì từ các chiến dịch tiếp thị và khi nào họ muốn điều đó. Những hiểu biết này giúp bạn xây dựng lòng tin và tăng cường tương tác.

6. Cho phép người đăng ký lựa chọn tần suất nhận email (và hủy đăng ký)

Việc cho phép người đăng ký kiểm soát tần suất nhận email có thể giúp tăng số lượng người đăng ký dài hạn và cải thiện trải nghiệm của người dùng.

Hãy tưởng tượng rằng hầu hết khán giả của bạn đều hài lòng khi nhận được hai email mỗi tuần. Tuy nhiên, một số người lại cảm thấy như vậy là quá thường xuyên.

Nếu không có tùy chọn cài đặt tần số, họ chỉ có hai lựa chọn:

Việc liên tục nhận quá nhiều tin nhắn và bỏ qua hoặc xóa những tin nhắn họ không muốn đọc có thể khiến họ có trải nghiệm không tốt với thương hiệu của bạn.
Hủy đăng ký và chấm dứt mối quan hệ của họ với thương hiệu của bạn (43% người tham gia khảo sát Zero Bounce cho biết việc nhận quá nhiều tin nhắn là lý do chính khiến họ hủy đăng ký nhận email).

Việc bổ sung thêm lựa chọn thứ ba – chuyển sang nhận email hàng tuần – khuyến khích mọi người tiếp tục đăng ký (và kết nối với thương hiệu của bạn) theo cách họ muốn.

Quy trình này bao gồm việc thêm một liên kết ở cuối mỗi tin nhắn với nội dung tương tự như “quản lý tùy chọn email của tôi”. Liên kết này sẽ dẫn đến một trang nơi người đăng ký có thể thay đổi cài đặt về loại email họ muốn nhận và tần suất nhận email.

7. Đầu tư vào các công cụ tiếp thị email trực quan để hỗ trợ

Phần mềm tiếp thị email tốt nhất giúp bạn giảm bớt căng thẳng khi thực hiện các chiến dịch email, cho phép bạn tập trung vào những chi tiết nhỏ hơn, như tìm tần suất và thời điểm phù hợp.

Ví dụ, đây là bốn cách giúp người dùng tìm ra chuỗi email hoàn hảo:

1. Tự động hóa chiến dịch	Loại bỏ các công việc quản trị chiến dịch để dành nhiều thời gian hơn cho việc tinh chỉnh và thử nghiệm các chuỗi email.
2. Công cụ tạo email kéo và thả	Tạo thư viện mẫu email để thử nghiệm các chuỗi email nhanh hơn.
3. Phân khúc email	Chia nhóm đối tượng và điều chỉnh tần suất gửi email cho từng nhóm dựa trên mức độ tương tác, sở thích và hành vi của họ.
4. Phân tích tiếp thị qua email	Theo dõi tỷ lệ mở email, nhấp chuột và hủy đăng ký theo thời gian thực để xem khi nào sự thay đổi về tần suất gửi email ảnh hưởng đến mức độ tương tác.

Công cụ tiếp thị qua email kết nối với phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) cho phép bạn hợp nhất dữ liệu bán hàng và tiếp thị. Bạn có thể thu thập thông tin khách hàng tiềm năng khi xây dựng chiến dịch và dễ dàng đưa những người đăng ký tương tác nhiều nhất vào quy trình bán hàng của mình.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng CRM để phát hiện các mối liên hệ giữa tần suất gửi email và cảm xúc của khách hàng. Nếu bạn tăng tần suất gửi email sau bán hàng và dữ liệu CRM cho thấy khách hàng tiềm năng đang trở nên hài lòng hơn, bạn sẽ biết rằng họ đánh giá cao thông tin bổ sung mà bạn cung cấp.

Nếu sự hài lòng của khách hàng giảm sút, đã đến lúc bạn cần xem xét lại tần suất tương tác.

Lời kết

Không có một phương pháp nào phù hợp cho tất cả mọi người khi nói đến tần suất gửi email. Tuy nhiên, việc liên tục thử nghiệm và điều chỉnh sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn sở thích của đối tượng. Nhờ đó, bạn có thể xây dựng các chiến dịch thành công nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Contact Us

Nhập số điện thoại của bạn và chúng tôi gọi lại sau.

Tần suất gửi email: mọi thứ bạn cần biết