Quy trình bán hàng là gì và xây dựng quy trình đó như thế nào

Người bán yêu thích sự gần gũi. Nhưng chỉ tập trung vào khâu kết thúc cũng giống như một vận động viên marathon cố gắng đi đường tắt – bạn có thể dẫn trước nhưng sẽ bị loại khỏi cuộc đua. Những người bán hàng giỏi nhất, giống như những người chạy bộ giỏi nhất, ghi lại các bước đi và nắm bắt hành trình đi đến thành công. Đó là lúc cần có một quy trình lành mạnh. Nó cung cấp cho bạn cấu trúc và hướng dẫn để xây dựng các mối quan hệ bền chặt và đảm bảo chiến thắng trong thỏa thuận nhất quán.

Điều đó có vẻ như là một trở ngại, nhưng chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách xây dựng một hệ thống bán hàng lành mạnh, từng bước.

Quy trình bán hàng là gì?

Quy trình bán hàng là sự trình bày trực quan về vị trí của mỗi khách hàng tiềm năng trong quá trình bán hàng . Nó giúp bạn xác định các bước tiếp theo cũng như bất kỳ rào cản hoặc sự chậm trễ nào để bạn có thể tiếp tục tiến tới hoàn tất các giao dịch.

Không nên nhầm lẫn quy trình bán hàng với kênh bán hàng. Mặc dù họ rút ra từ các nhóm dữ liệu giống nhau, nhưng quy trình bán hàng tập trung vào vị trí của khách hàng tiềm năng trong hành trình mua hàng của họ, điều này giúp các đại diện xác định những gì họ nên làm để duy trì giao dịch. Ví dụ: một khách hàng tiềm năng đang ở giai đoạn đàm phán có thể cần thay đổi giá sản phẩm để chuyển họ sang giai đoạn hợp đồng. 

Phễu bán hàng cũng là sự thể hiện trực quan của quy trình bán hàng, nhưng theo quan điểm của khách hàng. Hãy coi nó như cuộc trò chuyện diễn ra trong tâm trí khách hàng tiềm năng khi các bước của quy trình bán hàng tiến triển, nhấn mạnh mức độ tương tác và “mua hàng” của họ. Điều này bao gồm từ nhận thức khi bắt đầu quá trình bán hàng – “Đây là một sản phẩm mới thú vị” – đến đánh giá và mua hàng ở cuối quá trình – “Tôi phải đảm bảo rằng sản phẩm này có tất cả các tính năng tôi cần trước khi mua.”

Tại sao hệ thống bán hàng lại quan trọng?

Quy trình bán hàng cung cấp cho bạn cái nhìn toàn cảnh về vị trí của mọi giao dịch trong quy trình bán hàng — và bất kỳ trở ngại nào có thể cản trở việc bán hàng thành công. Với thông tin này, bạn có thể giải quyết các rào cản và tăng cơ hội chốt giao dịch.

Quy trình bán hàng cũng cung cấp bức tranh rõ ràng về doanh thu tổng thể tiềm năng, cho phép bạn tạo dự báo chính xác . Với những dự đoán này, bạn có thể biết khả năng đạt được mục tiêu doanh thu và điều chỉnh chiến lược bán hàng nếu cần để đảm bảo đạt được mục tiêu của mình. 

Cuối cùng, một hệ thống bán hàng lành mạnh là việc duy trì các giao dịch được tiến hành. Nếu không có nó, khách hàng tiềm năng có thể bị mắc kẹt trong quá trình bán hàng và các đại diện có thể không biết cách giải quyết chúng. Điều này dẫn đến việc không đạt được mục tiêu bán hàng và mất doanh thu – chưa kể đến đội ngũ bán hàng thất vọng.

Quy trình bán hàng hoạt động như thế nào? 

Quy trình bán hàng đi theo hành trình mà khách hàng tiềm năng thực hiện từ lần liên hệ đầu tiên đến khi mua hàng. Sau khi khách hàng tiềm năng được coi là đủ tiêu chuẩn (phù hợp với sản phẩm), họ sẽ tham gia quy trình bán hàng với tư cách là khách hàng tiềm năng và các đại diện sẽ theo dõi tiến trình khi các cuộc trò chuyện bán hàng diễn ra. 

Khi khách hàng tiềm năng đáp ứng các tiêu chí thoát cụ thể (các yêu cầu cần thiết để hoàn thành giai đoạn quy trình), họ sẽ chuyển sang giai đoạn tiếp theo trong quy trình. Quá trình này thường được theo dõi bằng cách sử dụng nền tảng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và được hiển thị trong bảng thông tin cung cấp thông tin trực quan về tình trạng và hiệu suất của quy trình.

Ví dụ: giả sử bạn nhận thấy các giao dịch đang bị kẹt trong giai đoạn cuộc họp/demo. Trong rất nhiều trường hợp, khách hàng tiềm năng tham dự cuộc họp nhưng không tiến triển, gây ra tình trạng tắc nghẽn. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể đánh giá tính hiệu quả của các video demo và tinh chỉnh nội dung nếu cần hoặc xem lại bản ghi của các video demo gần đây để xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Bạn cũng có thể cung cấp đào tạo bổ sung cho đại diện của mình về cách dẫn dắt các cuộc gọi demo hiệu quả. 

Dưới đây, chúng tôi sẽ trình bày các giai đoạn cụ thể của quy trình bán hàng và cách chúng giúp đưa khách hàng tiềm năng đến gần hơn với việc bán hàng.

Các giai đoạn của một quy trình bán hàng là gì?

Các giai đoạn của quy trình bán hàng có thể khác nhau một chút tùy theo ngành hoặc lĩnh vực, nhưng nhìn chung chúng tuân theo cùng một thứ tự: tìm kiếm khách hàng tiềm năng, đánh giá khách hàng tiềm năng, cuộc gọi hoặc cuộc họp bán hàng, đề xuất, đàm phán và cam kết, ký kết hợp đồng và sau mua hàng. Mỗi giai đoạn này giúp bạn xác định các bước tốt nhất tiếp theo dựa trên việc khách hàng tiềm năng đang ở giai đoạn nào trong quá trình bán hàng. 

Thăm dò

Tìm kiếm khách hàng tiềm năng đề cập đến quá trình tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới. Có hoạt động tìm kiếm khách hàng tiềm năng bên ngoài, bao gồm việc tiếp cận ngẫu nhiên với những người phù hợp với tính cách người mua của bạn và có hoạt động tìm kiếm khách hàng tiềm năng trong nước, bao gồm việc tiếp cận các cá nhân và doanh nghiệp đã bày tỏ sự quan tâm đến sản phẩm hoặc công ty của bạn bằng cách đăng ký một sự kiện, bản tin, thông tin sản phẩm hoặc bản demo. 

Trình độ chuyên môn chính

Không phải tất cả khách hàng tiềm năng đều có khả năng đóng cửa. Trước khi giới thiệu sản phẩm của mình, bạn cần đảm bảo rằng nó phù hợp với những khách hàng tiềm năng mà bạn đã xác định. Đây chính là lúc cần đến trình độ chuyên môn của khách hàng tiềm năng.

Trước tiên, hãy đặt tiêu chí cơ bản về trình độ chuyên môn, chẳng hạn như khách hàng tiềm năng ở một vị trí địa lý hoặc ngành cụ thể. Nhiều CRM sẽ cho phép bạn thiết lập những điều này và thực hiện chấm điểm khách hàng tiềm năng tự độngnên bạn không cần phải xem xét khách hàng tiềm năng theo cách thủ công. Theo dõi những khách hàng tiềm năng đáp ứng các tiêu chí đặt trước bằng cuộc gọi thẩm định khách hàng tiềm năng, nơi bạn thu thập thông tin quan trọng như nhu cầu, ngân sách, dòng thời gian của họ và ai có quyền đưa ra quyết định mua hàng. 

Những khách hàng tiềm năng phù hợp nhất với sản phẩm của bạn và có nhiều khả năng mua hàng nhất sẽ trở thành khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng tiềm năng đủ điều kiện. Bằng cách tập trung vào những khách hàng tiềm năng đủ tiêu chuẩn, bạn sẽ tối ưu hóa nỗ lực của mình và tăng khả năng chốt giao dịch với những khách hàng tiềm năng phù hợp.

Cuộc gọi bán hàng, demo hoặc cuộc họp

Ở giai đoạn này, bạn đã lọc ra những khách hàng tiềm năng chưa sẵn sàng mua một cách chiến lược và đang tập trung vào những khách hàng sẵn sàng mua. Đây là lúc bạn bắt đầu tham gia bán hàng. Lên lịch trình demo hoặc cuộc họp để thảo luận về các giải pháp sản phẩm cho những điểm khó khăn của khách hàng. Đảm bảo rằng tất cả những người tham gia đều hiểu mục tiêu của cuộc họp này; chuẩn bị trước một chương trình nghị sự sẽ giúp mọi việc đi đúng hướng. Hãy ghi nhớ: Đây là cơ hội để xây dựng một trường hợp kinh doanh chứng minh sản phẩm của bạn sẽ giúp khách hàng tiềm năng đạt được mục tiêu của họ như thế nào. 

Đề xuất

Giai đoạn này là khi bạn đưa ra lời đề nghị bán hàng chính thức. Tóm tắt cách công ty của bạn có thể giúp giải quyết các điểm khó khăn của khách hàng tiềm năng, nhắc lại thông tin về giá và chứng minh giá trị kinh doanh của sản phẩm của bạn nhiều hơn mức bù đắp chi phí của nó như thế nào. Những điều quan trọng cần nhớ ở giai đoạn này: cá nhân hóa và giá trị cảm nhận. Bạn muốn khách hàng tiềm năng biết rằng bạn hiểu rõ về công ty của họ từ trong ra ngoài, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn không đưa ra cho họ một đề xuất chung chung mà điều chỉnh nó cho phù hợp với những điểm yếu cụ thể của họ.  

Đàm phán và cam kết

Khách hàng tiềm năng có thể sẽ có những phản đối hoặc những yêu cầu bổ sung đòi hỏi phải đàm phán lại đề xuất ban đầu. Thảo luận về việc mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi công việc, điều chỉnh giá cả và quản lý các kỳ vọng để đạt được thỏa thuận cuối cùng. 

Ký kết hợp đồng

Hãy uống chút rượu vì bạn vừa chốt một giao dịch. Làm cho việc ký hợp đồng trở nên đơn giản bằng cách sử dụng dịch vụ chữ ký điện tử cho phép khách hàng sắp trở thành của bạn ký và tải lên từ mọi nơi. Bây giờ bạn có thể chuyển giao dịch sang thực hiện đơn hàng.

Sau khi mua 

Việc hoàn tất giao dịch chỉ là khởi đầu cho trải nghiệm của khách hàng. Người mua sẽ mong đợi được phục vụ chu đáo trong quá trình thực hiện và giám sát thường xuyên tiến trình của tài khoản. Vào đúng thời điểm, bạn có thể bán chéo các dịch vụ mới cho khách hàng hiện tại và bán thêm cho họ các giải pháp cao cấp.