Contact Us

Quản lý thời gian và kiến thức tổng quan bạn cần biết

quản lý thời gian

Quản lý thời gian là quá trình bao gồm lên kế hoạch và quản lý lượng thời gian dành cho các hoạt động cụ thể. 

Quản lý thời gian tốt cho phép hoàn thành công việc tốt hơn trong thời gian ngắn, nâng cao năng suất làm việc, thành công hơn. 

quản lý thời gian

Quản lý thời gian

I. Lợi ích của việc quản lý thời gian

Khả năng quản lý thời gian của bạn một cách hiệu quả là rất quan trọng. Quản lý thời gian tốt dẫn đến hiệu quả và năng suất được cải thiện , ít căng thẳng hơn và thành công hơn trong cuộc sống. Dưới đây là một số lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả:

1. Giảm căng thẳng

Lập và tuân theo một lịch trình công việc giúp giảm bớt lo lắng. Khi đánh dấu các mục trong danh sách “việc cần làm”, bạn có thể thấy rằng mình đang đạt được tiến bộ rõ rệt. Điều này giúp bạn tránh cảm thấy căng thẳng vì lo lắng về việc liệu bạn có đang hoàn thành công việc hay không.

2. Thêm thời gian

Quản lý thời gian tốt giúp bạn có thêm thời gian để sử dụng trong cuộc sống hàng ngày. Những người có thể quản lý thời gian một cách hiệu quả thích có nhiều thời gian hơn để dành cho các sở thích hoặc các theo đuổi cá nhân khác.

3. Nhiều cơ hội hơn

Quản lý thời gian tốt dẫn đến nhiều cơ hội hơn và ít lãng phí thời gian hơn cho các hoạt động tầm thường. Kỹ năng quản lý thời gian tốt là phẩm chất chính mà các nhà tuyển dụng tìm kiếm. Khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên và sắp xếp công việc là điều cực kỳ đáng mơ ước đối với bất kỳ tổ chức nào

4. Khả năng thực hiện mục tiêu

Những cá nhân thực hành quản lý thời gian tốt có thể đạt được các mục tiêu và mục tiêu tốt hơn và làm như vậy trong một khoảng thời gian ngắn hơn.

Xác định mục tiêu kế hoạch PR

Mục tiêu

II. Danh sách các mẹo để quản lý thời gian hiệu quả

Sau khi cân nhắc những lợi ích của việc quản lý thời gian, hãy cùng xem một số cách để quản lý thời gian hiệu quả:

1. Đặt mục tiêu một cách chính xác

Đặt mục tiêu có thể đạt được và đo lường được. Sử dụng phương pháp SMART khi thiết lập mục tiêu. Về bản chất, hãy đảm bảo các mục tiêu bạn đặt ra là S cụ thể , M có thể phục hồi, A có thể đạt được, R phù hợp và T phù hợp.

2. Ưu tiên một cách khôn ngoan

Ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Ví dụ: xem xét các công việc hàng ngày của bạn và xác định đó là:

Quan trọng và khẩn cấp: Hãy thực hiện những công việc này ngay lập tức.

Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Quyết định thời điểm thực hiện những công việc này.

Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Giao những nhiệm vụ này nếu có thể.

Không khẩn cấp và không quan trọng: Hãy đặt những việc này sang một bên để làm sau.

Tìm hiểu thêm: 14 mẹo quản lý thời gian hiệu quả dành riêng cho bạn 

3. Đặt giới hạn thời gian để hoàn thành nhiệm vụ

Đặt ra các ràng buộc về thời gian để hoàn thành công việc giúp bạn tập trung và hiệu quả hơn. Nỗ lực thêm một chút để quyết định xem bạn cần dành bao nhiêu thời gian cho mỗi nhiệm vụ cũng có thể giúp bạn nhận ra các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng phát sinh. Bằng cách đó, bạn có thể lập kế hoạch để đối phó với chúng.

Ví dụ: Giả sử bạn cần viết năm đánh giá cho một cuộc họp. Tuy nhiên, bạn nhận ra rằng bạn sẽ chỉ có thể hoàn thành bốn trong số chúng trong thời gian còn lại trước cuộc họp. Nếu bạn nhận thức được điều này từ trước, bạn có thể dễ dàng ủy thác việc viết một trong các đánh giá cho người khác.

Tuy nhiên, nếu bạn không bận tâm đến việc kiểm tra thời gian cho các nhiệm vụ của mình trước đó, bạn có thể đã không nhận ra vấn đề thời gian của mình cho đến chỉ một giờ trước cuộc họp. Tại thời điểm đó, có thể khó khăn hơn đáng kể để tìm một người nào đó để ủy thác một trong các bài đánh giá và họ cũng khó khăn hơn để phù hợp với nhiệm vụ trong ngày của họ.

4. Nghỉ giải lao giữa các nhiệm vụ

Vui chơi hết sức làm việc hết mình

Khi làm nhiều công việc mà không có thời gian nghỉ ngơi, bạn sẽ khó tập trung và có động lực hơn. Cho phép một số thời gian ngừng hoạt động giữa các nhiệm vụ để giải tỏa đầu óc của bạn và làm mới bản thân. Cân nhắc chợp mắt một chút, đi dạo ngắn hoặc thiền định.

5. Tổ chức bản thân

Sử dụng lịch của bạn để quản lý thời gian lâu dài hơn. Viết ra thời hạn cho các dự án hoặc cho các nhiệm vụ là một phần của việc hoàn thành dự án tổng thể. Hãy nghĩ xem những ngày nào có thể là tốt nhất để dành cho những công việc cụ thể. Ví dụ, bạn có thể cần lên kế hoạch cho một cuộc họp để thảo luận về dòng tiền vào một ngày khi bạn biết CFO của công ty có sẵn.

6. Loại bỏ các nhiệm vụ / hoạt động không cần thiết

Điều quan trọng là phải loại bỏ các hoạt động hoặc nhiệm vụ dư thừa. Xác định điều gì là quan trọng và điều gì xứng đáng với thời gian của bạn. Loại bỏ các nhiệm vụ / hoạt động không cần thiết giúp bạn giải phóng nhiều thời gian hơn để dành cho những việc thực sự quan trọng.

7. Lên kế hoạch trước

Hãy chắc chắn rằng bạn bắt đầu mỗi ngày với một ý tưởng rõ ràng về những gì bạn cần làm – những gì cần phải hoàn thành NGÀY ĐÓ. Hãy cân nhắc tạo thói quen, vào cuối mỗi ngày làm việc, hãy tiếp tục và viết ra danh sách “việc cần làm” của bạn cho ngày làm việc tiếp theo. Bằng cách đó, bạn có thể xuống đất chạy vào sáng hôm sau.

III. Hệ quả của việc quản lý thời gian kém

Hãy cũng xem xét hậu quả của việc quản lý thời gian kém.

1. Quy trình làm việc kém

Không có khả năng lập kế hoạch trước và bám sát mục tiêu có nghĩa là hiệu quả kém. Ví dụ, nếu có một số nhiệm vụ quan trọng cần hoàn thành, một kế hoạch hiệu quả sẽ là hoàn thành các nhiệm vụ liên quan cùng nhau hoặc tuần tự. Tuy nhiên, nếu bạn không lập kế hoạch trước, bạn có thể sẽ phải nhảy qua nhảy lại hoặc lùi lại trong quá trình thực hiện công việc của mình. Điều đó dẫn đến giảm hiệu quả và năng suất thấp hơn.

2. Lãng phí thời gian

time

Time

Quản lý thời gian kém dẫn đến lãng phí thời gian. Ví dụ, bằng cách nói chuyện với bạn bè trên mạng xã hội trong khi làm một bài tập, bạn đang làm mất tập trung bản thân và lãng phí thời gian.

3. Mất kiểm soát

Khi không biết nhiệm vụ tiếp theo là gì, bạn sẽ bị mất kiểm soát cuộc sống của mình. Điều đó có thể góp phần làm tăng mức độ căng thẳng và lo lắng.

4. Chất lượng công việc kém

Quản lý thời gian kém thường khiến chất lượng công việc của bạn bị ảnh hưởng. Ví dụ, phải gấp rút hoàn thành nhiệm vụ vào phút cuối thường làm giảm chất lượng.

5. Kém danh tiếng

Nếu khách hàng hoặc người sử dụng lao động của bạn không thể dựa vào bạn để hoàn thành công việc kịp thời, kỳ vọng và nhận thức của họ về bạn sẽ bị ảnh hưởng xấu. Nếu khách hàng không thể dựa vào bạn để hoàn thành công việc đúng hạn, họ có thể sẽ đưa doanh nghiệp của mình đi nơi khác.