Contact Us

14 Mẹo quản lý thời gian hiệu quả để làm việc ít hơn và chơi nhiều hơn

quan-ly-thoi-gian-hieu-qua

Quản lý thời gian là gì?

Bạn có thể nhận thấy những người xung quanh bạn đang cố gắng hoàn thành mọi thứ trong plan của họ, và sau đó là một số người, với thời gian rảnh rỗi. Làm thế nào họ có thể hoàn thành rất nhiều việc trong thời gian ngắn như vậy? Câu trả lời nằm ở việc quản lý thời gian.

Quản lý thời gian là cách chúng ta tổ chức và phân phối thời gian giữa các hoạt động, với kết quả là tối đa hóa năng suất và đạt được mục tiêu. Quản lý thời gian tốt dẫn đến mức độ căng thẳng thấp hơn và mức độ hiệu quả công việc cao hơn và sự hài lòng trong cuộc sống.

quan-ly-thoi-gian-hieu-qua

Quản lý thời gian hiệu quả

Những người đạt thành tích cao không sinh ra đã có năng lực đó.  Thay vào đó, họ đã học và thực hành các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Năng suất không phải là một tài năng. Đó là một kỹ năng có thể học được mà mọi cá nhân sẽ cần phát triển.

Có thể (và dễ dàng) để phát triển các kỹ năng quản lý thời gian tốt. Có rất nhiều mẹo, thủ thuật và phương pháp có sẵn để giúp bạn thực hiện điều đó. Chúng tôi đã tập hợp mẹo hay nhất của mình để giúp bạn tận dụng tối đa thời gian trong ngày của mình.

Lập kế hoạch quản lý thời gian

Bắt đầu hành trình quản lý thời gian bằng một kế hoạch sẽ tạo nền tảng vững chắc cho những thói quen trong tương lai, từ đó tăng cơ hội thành công cho bạn.

Mẹo số 1: Tạo kiểm tra thời gian

Điều đầu tiên trước tiên: hãy bắt đầu bằng cách tìm ra nơi bạn thực sự dành thời gian của mình. Thường có sự khác biệt giữa những gì bạn nghĩ đang chiếm thời gian của bạn và những gì thực sự. Điều này là do con người rất kém trong việc biết các nhiệm vụ mất bao lâu.

quản lý thời gian

Ví dụ, bạn cần viết một email 300 từ. Bạn có thể nghĩ: “Viết một email thật đơn giản. Không nên mất quá 5 phút.” Tuy nhiên, có khả năng bạn đang đánh giá quá cao tốc độ của mình và đánh giá thấp các nhiệm vụ nhỏ hơn, có liên quan khác mà bạn cần làm để hoàn thành mục tiêu cuối cùng của mình; đọc thử, lựa chọn ngôn ngữ giám sát và định vị địa chỉ email, tất cả đều có thể thêm vào thời gian của nhiệm vụ. Với những bổ sung đó, email 5 phút đó thực sự có thể khiến bạn mất 20 phút, nhiều hơn 500% thời gian so với kế hoạch ban đầu.

Bây giờ giả sử bạn gặp vấn đề tương tự cho nhiều tác vụ của bạn. Khối lượng công việc cân bằng khi bạn đặt ra lần đầu được đảm bảo sẽ trở thành một danh sách việc cần làm căng thẳng khi cả ngày trôi qua. Bạn cần có một ý tưởng thực tế về những gì bạn có thể hoàn thành và những gì thực sự chiếm thời gian của bạn. Đây là lý do tại sao việc tạo kiểm tra thời gian lại có lợi.

Cách đơn giản nhất để kiểm tra thời gian là sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian. Nhiều công ty cung cấp các phiên bản phần mềm miễn phí của họ, nhưng Toggl Track là lựa chọn miễn phí, đơn giản nhất, với các ứng dụng có sẵn cho tất cả các thiết bị. Để có được bức tranh chính xác về việc sử dụng thời gian của bạn, hãy theo dõi mọi thứ bạn làm trong một tuần.

Vào cuối tuần, hãy xem các báo cáo và đánh giá thời gian bạn đã dành cho các nhiệm vụ khác nhau. Với dữ liệu này, bạn có thể dễ dàng tìm thấy các lĩnh vực cần cải thiện. Ví dụ, bạn có thể dành quá nhiều thời gian để ngồi trong các cuộc họp không hiệu quả hoặc làm công việc bận rộn. Giờ đây, với kiến ​​thức này, bạn có thể có một bức tranh chính xác về cách bạn sử dụng thời gian và lập kế hoạch cho phù hợp.

Điều này đưa chúng ta đến mẹo tiếp theo.

Mẹo số 2: Đặt mục tiêu có thể đạt được và ưu tiên các nhiệm vụ của bạn.

Nếu bạn có quá nhiều việc phải làm, thì không có cách quản lý thời gian nào có thể giúp bạn hoàn thành tất cả. Bây giờ bạn đã tạo kiểm tra thời gian, bạn sẽ có thể xem liệu bạn chỉ cần quản lý thời gian tốt hơn hay bạn có quá nhiều thứ trên đĩa của mình.

Nếu bạn nghĩ rằng mục tiêu của mình có thể đạt được, hãy chuyển sang mẹo 3. Nếu bạn nghĩ rằng bạn đang cố gắng hoàn thành quá nhiều, hãy thử tạo ma trận Eisenhower hoặc sử dụng 4 D của quản lý thời gian: Thực hiện, Trì hoãn, Ủy quyền và Xóa. Cả hai phương pháp đều giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên bằng cách bạn đặt các nhiệm vụ của mình vào một trong 4 nhóm:

Làm: Nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp.

Trì hoãn: Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp.

Đại biểu: Nhiệm vụ cấp thiết nhưng không quan trọng.

Xóa: Các nhiệm vụ không khẩn cấp cũng không quan trọng.

Sử dụng các phương pháp luận này sẽ giúp bạn xác định những nhiệm vụ nào bạn nên ưu tiên và những nhiệm vụ nào bạn nên lên lịch và lập kế hoạch, ủy quyền hoặc xóa.

Dù mục tiêu của bạn là gì, chúng cũng phải THÔNG MINH: Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Có liên quan và Đúng lúc.

Mẹo số 3: Tạo kế hoạch hàng ngày hoặc danh sách việc cần làm.

Lên kế hoạch bán hàng online

Điều này có thể được thực hiện trong khối đầu tiên trong ngày làm việc của bạn hoặc vài phút cuối cùng. Sử dụng một trong hai khoảng thời gian đó để tạo danh sách việc cần làm hàng ngày.

Khi bạn đang tạo danh sách việc cần làm, hãy đảm bảo đơn giản hóa nó. Xem danh sách đã hoàn thành ngày này qua ngày khác có thể khiến bạn thất vọng. Tốt hơn là bạn nên hứa hẹn và phân phối quá mức, ngay cả khi liên quan đến năng suất cá nhân.

Từ các mục trong danh sách của bạn như thể bạn đã hoàn thành chúng. Thay vì “Gửi báo cáo cho Người quản lý dự án”, hãy viết “Báo cáo cho Người quản lý dự án đã được đệ trình.” Mẹo nhỏ này sẽ giúp bạn có thêm động lực khi vượt qua các nhiệm vụ trong danh sách của mình.

Mẹo số 4: Lập kế hoạch cho tuần của bạn vào Chủ nhật.

Bước vào tuần làm việc với một kế hoạch sẽ giúp bạn tập trung vào những ưu tiên hàng đầu của mình. Nó cũng giúp giảm bớt quá trình chuyển đổi từ suy nghĩ cuối tuần vô tư sang một “bộ não làm việc” vào sáng thứ Hai hiệu quả.

Hãy dành vài phút vào Chủ nhật để lập kế hoạch cho cả tuần của bạn. Tăng cơ hội thành công bằng cách chia nhỏ mục tiêu hàng tuần của bạn thành các công việc hàng ngày. Bằng cách đó, bạn sẽ có thể xem nhanh những gì bạn cần làm hàng ngày.

Hãy thiết lập cho mình thành công bằng cách lên lịch cho các công việc có mức độ ưu tiên thấp cho các ngày Thứ Sáu và các thời điểm tốn ít năng lượng khác. Hãy nhớ rằng, mức năng lượng và khả năng sáng tạo của bạn dao động trong suốt tuần. Hoàn thành các nhiệm vụ sáng tạo và đòi hỏi cao vào thứ Ba và thứ Tư. Lên lịch cho các cuộc họp vào thứ Năm, khi năng lượng của nhóm của bạn bắt đầu suy giảm. Sử dụng các ngày Thứ Sáu và Thứ Hai của bạn để lập kế hoạch và kết nối mạng.

Các chiến lược và phương pháp quản lý thời gian

Có hàng trăm cách tiếp cận đa dạng đối với năng suất cá nhân. Chúng tôi biết rằng mọi người hoạt động khác nhau, đó là lý do tại sao phương pháp thử và sai đối với các chiến lược quản lý thời gian này có thể giúp bạn tìm ra phương pháp tốt nhất cho mình.

Mẹo số 5: Hoàn thành nhiệm vụ quan trọng và đòi hỏi nhiều nhất của bạn vào buổi sáng.

Đối với hầu hết mọi người, vài giờ đầu tiên làm việc là hiệu quả nhất.

Thật kỳ lạ, bạn có thể tập trung dễ dàng hơn khi não của bạn không hoàn toàn tỉnh táo. Bộ não khởi động có ít năng lượng dư thừa hơn để mơ mộng và lo lắng về các nhiệm vụ khác.

Hãy tận dụng điều này để có lợi cho bạn và thực hiện những công việc đòi hỏi tinh thần nhiều nhất của bạn ngay sau khi thức dậy.

Mẹo số 6: Sử dụng Quy tắc 80-20.

Nguyên tắc 80/20

Quy tắc 80-20, còn được gọi là Nguyên tắc Pareto, được hình thành bởi nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto, người đã quan sát thấy rằng 80% kết quả thường chỉ đến từ 20% đầu vào của nó.

Hãy tận dụng kiến ​​thức này và tìm hiểu xem những hoạt động nào là một phần của 20 phần trăm đó.

Ví dụ: giả sử bạn là chủ đại lý đang tìm kiếm khách hàng. Bạn dành 30 phút mỗi ngày để gửi email cho khách hàng tiềm năng và 1 giờ nhắn tin và duy trì tài khoản mạng xã hội của doanh nghiệp. Chỉ có 1 khách hàng được giới thiệu đến bạn qua phương tiện truyền thông xã hội, trong khi bạn có 5 khách hàng đã đạt được thông qua email. Rõ ràng là bạn nên chuyển thời gian của mình sang tiếp cận email nếu bạn muốn tối đa hóa khách hàng của mình.

Bất kỳ ai cũng có thể sử dụng quy tắc 80-20 để tìm ra nơi dành thời gian của họ. Nếu bạn không chắc chắn về những hoạt động nào nằm trong 20% ​​của mình, bạn nên kiểm tra thời gian hoặc sử dụng công cụ theo dõi thời gian vì điều này sẽ cho biết rõ hơn những hoạt động nào đang có tác động lớn nhất và chiếm nhiều thời gian nhất.

Mẹo số 7: Tận dụng giờ vàng hoặc giờ vàng sinh học.

Bạn có biết thời gian nào trong ngày bạn làm công việc hiệu quả nhất không? Biết được điều này sẽ giúp bạn tối ưu hóa khối lượng công việc của mình.

Để tìm giờ vàng hoặc giờ vàng sinh học, hãy chia ngày làm việc của bạn thành 3-5 khoảng thời gian. Theo dõi năng suất của bạn trong tuần bằng sổ ghi chép hoặc công cụ theo dõi thời gian rảnh. Vào cuối tuần, hãy xếp hạng những thời điểm này từ hiệu quả cao nhất đến kém hiệu quả nhất.

Sau khi bạn đã tìm thấy giờ vàng của mình, bạn sẽ có thể lập kế hoạch cho các tuần của mình phù hợp. Lên lịch cho các công việc khó hoặc có liên quan nhiều đến thời gian năng suất cao nhất.

Mẹo # 8: Sử dụng phương pháp của Thụy Sĩ.

Bạn rất dễ cảm thấy choáng ngợp trước những nhiệm vụ lớn. Khi bạn không biết bắt đầu từ đâu, sự choáng ngợp có thể dẫn đến sự trì hoãn hoặc mất tập trung.

Phương pháp Chessee Thụy Sĩ, do Alan Lakein đặt ra, lập luận rằng cách tốt nhất để khắc phục điều này là chia nhỏ các dự án lớn hơn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn hoặc các phần thời gian. Bằng cách hoàn thành một nhiệm vụ nhỏ, đơn lẻ hoặc khoảng thời gian 15 phút, bạn sẽ làm cho dự án trở nên ít nản lòng hơn và có nhiều khả năng hoàn thành đúng hạn hơn.

Mẹo và thủ thuật quản lý thời gian

Tất cả chúng ta có thể sử dụng một chút tăng cường theo thời gian. Sử dụng các mẹo và thủ thuật nhỏ này để thêm một chút lợi ích vào chiến lược hoặc phương pháp năng suất của bạn.

Mẹo 9: Đặt giới hạn thời gian cho các công việc.

Đặt ra các khoảng thời gian riêng

Đặt ra các khoảng thời gian riêng

Các nhiệm vụ mở rộng để lấp đầy thời gian mà chúng được đưa ra, hoặc tương tự như vậy lập luận về định luật Parkinson. Nếu bạn giao một nhiệm vụ hai giờ thay vì một giờ, thì khối lượng công việc bạn cần làm để hoàn thành nhiệm vụ sẽ đơn giản mở rộng để lấp đầy đủ hai giờ.

Hãy xem xét lại việc kiểm tra thời gian của bạn và xác định các công việc mất nhiều thời gian hơn bạn mong đợi. Đặt thời gian hạn chế cho các nhiệm vụ đó. Bằng cách thiết lập các ràng buộc, bạn sẽ cải thiện khả năng tập trung và làm việc hiệu quả hơn. Bạn cũng sẽ tránh được phạm vi creep: sự mở rộng của một dự án xảy ra khi các nhiệm vụ không được xác định hoặc kiểm soát tốt.

Nếu bạn vẫn thấy mình vượt quá những giới hạn thời gian này, hãy kiểm tra quy trình làm việc và xác định xem bạn có nên giao thêm thời gian cho những nhiệm vụ đó trong tương lai hay không. Bạn cũng có thể thử loại bỏ những lãng phí thời gian nhỏ như nghỉ ngơi đột xuất.

Mẹo # 10: Thêm “danh sách đã xong” vào danh sách việc cần làm của bạn.

Bất kể bạn lập kế hoạch tốt như thế nào, những nhiệm vụ đột xuất sẽ luôn xuất hiện trong ngày. Ghi chúng vào một danh sách riêng bên cạnh những việc cần làm của bạn để có thêm sự hài lòng vào cuối ngày.

Vào Chủ nhật, hãy nhìn lại những thành tích của bạn trong tuần trước và tự chúc mừng cho những thành công của bạn. Khoảng thời gian xem xét này sẽ làm tăng sự tự tin của bạn và giúp bạn tạo ra lịch trình cho tuần tiếp theo.

Mẹo # 11: Đi sớm một ngày.

Nhiều người tin rằng họ làm việc hiệu quả nhất dưới áp lực cao của thời hạn và sẽ tạm dừng công việc cho đến ngày đến hạn. Tuy nhiên, hầu hết điều này không thực sự đúng như vậy. Các dự án thường mất nhiều thời gian hơn so với suy nghĩ ban đầu, khiến cho việc hoàn thành dự án đúng thời hạn trở nên khó khăn.

Đặt thời hạn sớm hơn cho bản thân và kiên trì thực hiện. Lên kế hoạch nộp công việc của bạn trước một ngày so với kế hoạch.

Mẹo # 12: Đừng trả lời ngay lập tức.

Email marketing

Đừng tự động trả lời email hoặc tin nhắn Slack ngay khi chúng đến. Xử lý hàng loạt email của bạn và bắt kịp các cuộc gọi điện thoại trong thời gian chết của bạn. Đóng các ứng dụng email hoặc nhắn tin để tránh bị gián đoạn khi làm việc với các tác vụ cần tập trung cao độ.

Mẹo #13: Trước cuộc họp, hãy xác định kết quả mong muốn của bạn.

Mặc dù cần thiết và quan trọng, các cuộc họp là một thời gian chìm nổi. Mọi người đã tham gia cuộc gọi Thu phóng diễn ra lâu hơn mức cần thiết. Để đảm bảo các cuộc họp diễn ra hiệu quả và đúng giờ, hãy đảm bảo rằng bạn đã có mục đích rõ ràng trước cuộc họp.

Lập chương trình làm việc và chia sẻ trước với những người tham gia cuộc họp. Bạn và nhóm của bạn sẽ ít lãng phí thời gian hơn và trở lại làm việc sớm hơn.

Mẹo #14: Lên lịch giải lao giữa các nhiệm vụ.

Trong cả giờ thức và giờ nghỉ ngơi, bộ não của con người trải qua các chu kỳ hoạt động nghỉ ngơi cơ bản hay còn gọi tắt là BRAC. Não chuyển đổi giữa mức độ tỉnh táo cao hơn và thấp hơn cứ sau 90 phút. Sau khi làm việc với cường độ cao trong hơn 90 phút, chúng ta bắt đầu sử dụng nguồn năng lượng dự trữ khẩn cấp để tiếp tục hoạt động.

Lên lịch giải lao ít nhất 90 phút một lần có thể giúp bạn duy trì sự tập trung và giữ năng suất làm việc cao suốt cả ngày.

Mẹo #15: Tận dụng tối đa thời gian chờ đợi.

Điều đó xảy ra với tất cả mọi người: chúng ta chờ đợi trong hàng, phòng chờ, nhà ga sân bay, nhà ga xe lửa, v.v. Sử dụng những thời gian nhàn rỗi này để trả lời email trên điện thoại của bạn, bắt kịp các cuộc gọi nhỡ và tin nhắn, thư giãn / tập thể dục, thư giãn hoặc thiền định.

Ngoài ra, bạn có thể mang theo một cuốn sách hoặc thiết bị đọc sách điện tử bên mình và dành thời gian đọc. Ngay cả khi cuốn sách không liên quan trực tiếp đến công việc, đọc sách sẽ giúp tăng cường sự tập trung và cải thiện khả năng kết nối của não bộ.

 

009Bet

Kuwin

SV66

78Win