Phần mềm quản lý thông tin khách hàng là gì ?

Trong một thế giới số, khi mà người làm chủ thị trường là những người nắm giữ trong tay vô số dữ liệu của khách hàng, thì thuật ngữ phần mềm quản lý thông tin khách hàng giờ đây chẳng còn xa lạ.

1. Phần mềm quản lý thông tin khách hàng là gì?

Phần mềm quản lý thông tin khách hàng là sản phẩm công nghệ được thiết kế với mục đích hỗ trợ quản lý thông tin khách hàng. Nó giúp người dùng lưu trữ, truy xuất và sử dụng thông tin khách hàng một cách hiệu quả.

2. Tại sao phải quản lý thông tin khách hàng?

Thông tin khách hàng bao gồm thông tin cá nhân, thông tin giao dịch, lịch sử chăm sóc khách hàng,… Đây đều là những thông tin quan trọng đối với bất cứ doanh nghiệp nào.

Phần mềm quản lý thông tin khách hàng miễn phí

Vậy tại sao nó lại quan trọng, tại sao phải quản lý chúng ?

• Thông tin khách hàng cá nhân của khách hàng là cơ sở để liên lạc và mua bán với khách hàng.
• Các thông tin giao dịch là cơ sở xác định hành vi và xu hướng của khách hàng. Từ đó giúp doanh nghiệp lên các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn một cách hợp lý. Chúng ta cần quản lý hợp đồng giao dịch. 
• Lịch sử chăm sóc khách hàng giúp tăng hiệu quả cho các lần chăm sóc sau.
• Với việc kinh doanh càng lớn, càng phát triển thì thông tin khách hàng càng nhiều, do đó nhu cầu quản lý càng cao. Bởi nếu không quản lý, việc kinh doanh sẽ rối ren và trở ngại.

Để việc quản lý dễ dàng hơn, người ta thường sử dụng giải pháp phần mềm quản lý thông tin khách hàng giúp tăng tối đa hiệu quả quản lý.

Xem thêm: Tại sao nên sử dụng phần mềm CRM cho doanh nghiệp

3. Chức năng của phần mềm quản lý thông tin khách hàng

3.1. Lưu trữ thông tin khách hàng

Chức năng cơ bản của một phần mềm quản trị thông tin khách hàng là lưu trữ thông tin. Các thông tin của khách hàng sẽ được lưu trữ trong cùng một cơ sở dữ liệu.

Việc lưu trữ theo cách này rất hiệu quả, tất cả thông tin ở cùng một nơi, tăng tính liên kết giữa các thông tin.

Ở một số phần mềm, thông tin còn được lưu trữ trên cloud. Điều này đem lại sự thuận tiện và bảo mật nhất định.

3.2. Truy xuất thông tin

Bạn có thể lọc và tìm kiếm thông tin của khách hàng theo cách mình muốn. Thông tin có thể được lọc và tìm kiếm theo các tiêu chí khác nhau.

Quản lý thông tin khách hàng

Dựa vào đó, bạn có thể xác định tập khách hàng hiện tại của mình. So sánh xem tập này có trùng với tập khách hàng mục tiêu mà bạn xác định ban đầu hay không.

Dựa vào thời gian thực của các thông tin khách hàng trong phần mềm, bạn cũng có thể xác định xem xu hướng hiện tại của khách hàng là gì. Từ đó đưa ra những bước đi phù hợp.

3.3 Quản lý giao dịch hợp đồng

Phần mềm quản lý thông tin khách hàng sẽ hỗ trợ bạn quản lý các giao dịch phát sinh. Bao gồm cả những giao dịch hoàn thành ngay đến các giao dịch có điều kiện. Phần mềm sẽ đảm bảo nhắc nhở bạn đến hạn hoàn thành các giao dịch dở dang.

Thông tin về giao dịch là những thông tin tối quan trọng khi nó liên quan trực tiếp đến vấn đề tiền bạc của doanh nghiệp.

Xem thêm: Khách hàng – quyết định thành bại của doanh nghiệp

4. Những lưu ý khi áp dụng giải pháp phần mềm để quản lý thông tin khách hàng

4.1 Phần mềm quản lý thông tin khách hàng có thể tìm thấy ở đâu

Quản lý thông tin khách hàng là một chức năng của phần mềm CRM. Do đó, bạn có thể sử dụng giải pháp phần mềm CRM.

Trong đó, bạn sẽ không chỉ có chức năng quản lý khách hàng. Còn có nhiều tính năng hữu ích khác mà bạn có thể sử dụng như chăm sóc khách hàng,…

Ngày nay thì phần mềm CRM đang được sử dụng rộng rãi ở khắp các doanh nghiệp, kể cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

4.2 Có nên sử dụng phần mềm quản lý thông tin khách hàng miễn phí không?

Lợi ích Phần mềm CRM

Câu trả lời đối với trường hợp này chưa chắc là không. Nhưng đối với phần mềm quản lý khách hàng full crack thì chắc chắn là không. Vì việc đó vi phạm bản quyền, và đặc biệt là thiếu tính bảo mật.

Bạn có thể tự do tìm kiếm các giải pháp quản trị thông tin khách hàng miễn sao nó phù hợp với doanh nghiệp của mình. Nếu như nguồn lực tài chính của bạn hạn hẹp và không cho phép tiêu tốn thêm chi phí, thì bạn có thể cân nhắc đến giải pháp miễn phí.

Điểm trừ duy nhất của phần mềm miễn phí là bạn sẽ không được hỗ trợ trong quá trình sử dụng. Liên quan đến các vấn đề như hướng dẫn, lỗi phát sinh,…

Phần mềm quản lý thông tin khách hàng là một công cụ quan trọng và cần phải có của bất cứ doanh nghiệp nào. Nếu như những giải pháp miễn phí không đủ các tính năng làm bạn hài lòng, thì bạn hoàn toàn có thể lưu tâm đến việc sử dụng phần mềm quản lý khách hàng với mức giá cả hợp lý cho doanh nghiệp vừa và nhỏ như phần mềm CRMVIET Tại đây