Hướng dẫn về AI cho doanh nghiệp nhỏ

Các công cụ AI cũng giúp các chủ doanh nghiệp nhỏ với nhiều khía cạnh khác của tinh thần kinh doanh. Trong cùng một nghiên cứu, 91% doanh nhân sử dụng AI dự đoán rằng nó sẽ giúp doanh nghiệp của họ phát triển trong tương lai.

AI có thể giúp gì cho các doanh nghiệp nhỏ

Phần mềm hỗ trợ AI có thể tiết kiệm thời gian, giảm căng thẳng và cung cấp thông tin chi tiết cho các chủ doanh nghiệp nhỏ trong các lĩnh vực sau:

Việc bán hàng

Bán hàng có thể là một trong những hoạt động kinh doanh nhỏ đòi hỏi nhiều công sức và thời gian nhất.

Từ việc theo dõi hành trình của khách hàng thông qua kênh bán hàng đến xử lý giao dịch, bán hàng liên quan đến hoạt động quản trị đáng kể. Nó cũng tạo ra rất nhiều dữ liệu, có thể khó theo dõi và đánh giá thủ công.

Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hỗ trợ AI giải quyết vấn đề này. Nó phân tích dữ liệu bán hàng và khách hàng để:

• Dự báo doanh số và doanh thu dự án

• Đánh giá và ưu tiên khách hàng tiềm năng

• Xác định các cơ hội trong kênh bán hàng

• Đề xuất các hành động tiếp theo để nhân viên bán hàng thực hiện

• Đơn giản hóa quy trình làm việc trong quá trình bán hàng

• Tạo nội dung cho hoạt động tiếp cận bán hàng như video gọi điện chào hàng

• Tạo ra những hiểu biết và báo cáo chi tiết

Đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử, phần mềm doanh nghiệp nhỏ AI có thể phân tích hàng tồn kho để đưa ra dự đoán cho việc quản lý hàng tồn kho. Nó có thể thúc đẩy doanh số bán hàng trực tuyến bằng các biện pháp can thiệp như đề xuất sản phẩm được cá nhân hóa cho khách hàng.

Tiếp thị

Một CRM AI cũng cung cấp thông tin chi tiết và hỗ trợ có giá trị cho hoạt động tiếp thị của doanh nghiệp nhỏ. Phần mềm có thể:

• Tạo ra thông tin chi tiết về khách hàng để hỗ trợ các chiến lược cá nhân hóa

• Tiến hành phân khúc khách hàng để tạo danh sách email hiệu quả hơn

• Tạo nội dung blog với các từ khóa cụ thể cho SEO

• Tạo nội dung cho các hoạt động tiếp thị trên mạng xã hội

• Dự đoán tỷ lệ khách hàng bỏ đi để hỗ trợ các chiến lược giữ chân khách hàng

Những tính năng này kết hợp lại với nhau để giúp các chủ doanh nghiệp nhỏ đưa ra các chiến lược tiếp thị hiệu quả và thực hiện chúng một cách hiệu quả.

Chức năng AI bổ sung như tạo nội dung chiến dịch email giúp đẩy nhanh quá trình gửi thông điệp tiếp thị được cá nhân hóa đến đối tượng mục tiêu của bạn – trực tiếp từ CRM.

Hỗ trợ khách hàng

Các chatbot hỗ trợ AI xử lý các tương tác với khách hàng ở giai đoạn đầu thay mặt cho các chủ doanh nghiệp nhỏ.

Bằng cách sử dụng máy học và xử lý ngôn ngữ tự nhiên, họ cung cấp những phản hồi sắc thái, phù hợp và cập nhật cho các thắc mắc của khách hàng.

Các chatbot AI trên trang web cũng có khả năng chuyển các truy vấn phức tạp hơn tới các nhân viên con người vào đúng thời điểm, mang lại trải nghiệm AI tích cực cho khách hàng.

Những công cụ này giúp tiết kiệm thời gian và giảm căng thẳng cho các doanh nhân, giúp chủ doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khách hàng 24/7 mà không cần phải trực tiếp tham gia.

Năng suất và quản lý dự án

Các công cụ năng suất sử dụng AI để giúp người dùng doanh nghiệp nhỏ tận dụng tối đa thời gian rảnh của họ. Ví dụ, một số ứng dụng lịch sử dụng AI để đề xuất thời gian họp dựa trên sự sẵn có của người tham gia.

Các ứng dụng ghi chú sử dụng trí tuệ nhân tạo để tóm tắt nội dung của các cuộc họp và cuộc trò chuyện được ghi lại.

Phần mềm quản lý dự án do AI điều khiển đề xuất cách thúc đẩy dự án. Bằng cách phân tích dữ liệu dự án, nó có thể chỉ cho người dùng cách lập kế hoạch thời gian và tiếp cận các nhiệm vụ phức tạp.

Giao tiếp nội bộ và khách hàng

Phần mềm quản lý email AI, giúp các chủ doanh nghiệp nhỏ quản lý các hoạt động liên lạc qua email hàng ngày.

Sử dụng công nghệ máy học và xử lý ngôn ngữ tự nhiên, các công cụ này thực hiện các tác vụ phức tạp như:

• Viết email theo giọng điệu và phong cách của người dùng bằng AI tạo sinh (hay AI thế hệ)

• Tóm tắt nội dung của các chuỗi email dài

• Phân tích khả năng chốt giao dịch trong các cuộc thảo luận qua email

• Đánh dấu các email có mức độ ưu tiên cao trong hộp thư đến của người dùng

Bằng cách giúp các chủ doanh nghiệp nhỏ xử lý nhu cầu quản lý email, phần mềm này tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sự xao nhãng và giảm bớt những nỗ lực cũng như căng thẳng không cần thiết.

6 công cụ AI tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ

Bây giờ bạn đã biết AI có thể mang lại lợi ích gì cho các doanh nghiệp nhỏ, hãy khám phá 6 công cụ AI tốt nhất hiện có và cách chúng giúp ích cho các doanh nhân.

Công cụ AI hỗ trợ các chủ doanh nghiệp nhỏ bằng cách:

• Tạo nội dung cho các bài đăng trên mạng xã hội, bài viết trên blog và các hoạt động tiếp thị doanh nghiệp nhỏ khác

• Là đối tác động não, đề xuất nhiều ý tưởng cho các hoạt động như tiếp thị nội dung sáng tạo, như trong hình ảnh trên

• Tự động hóa tương tác với khách hàng thông qua tích hợp với trải nghiệm khách hàng và phần mềm trợ giúp, cho phép chủ doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khách hàng ở quy mô lớn

2. Perplexity

Perplexity là một công cụ nghiên cứu do AI điều khiển, có khả năng trả lời các truy vấn phức tạp bằng cách thực hiện các nhiệm vụ như phân tích xu hướng, so sánh các khuôn khổ và tóm tắt các quan điểm tương phản.

Sự bối rối có thể giúp các chủ doanh nghiệp nhỏ bằng cách:

• Tiến hành phân tích thị trường và nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, như trong ví dụ trên

• Tạo ra thông tin chi tiết do AI tạo ra để thông báo cho việc lập kế hoạch kinh doanh và giải quyết vấn đề

• Báo cáo về xu hướng ngành và tin tức kinh doanh

3. Copy.ai

Copy.ai là một công cụ tạo nội dung AI có khả năng tạo ra nhiều loại nội dung khác nhau để các chủ doanh nghiệp nhỏ sử dụng trong hoạt động tiếp thị của mình.

Các ví dụ về nội dung do AI điều khiển này bao gồm:

• Bài đăng trên mạng xã hội, tập lệnh podcast và nội dung SEO – bao gồm siêu dữ liệu

• Mô tả sản phẩm và dịch vụ cho trang web và bản sao quảng cáo

• Văn bản được sử dụng lại, ví dụ, các bài viết từ biên bản phỏng vấn (như nghiên cứu tình huống) hoặc tin nhắn trên mạng xã hội từ các blog (như trong hình ảnh trên)

4. Notion

Notion là nền tảng quản lý dự án và năng suất tận dụng AI để hỗ trợ hiệu quả quy trình làm việc.

Về cơ bản, các tính năng hỗ trợ AI của Notion giúp các chủ doanh nghiệp nhỏ bằng cách:

• Tóm tắt biên bản cuộc họp và các tài liệu dài, như được hiển thị ở trên

• Tạo các mẫu có cấu trúc cho quy trình công việc kinh doanh (ví dụ: lập kế hoạch tài chính)

• Dịch tài liệu sang nhiều ngôn ngữ

5. Grammarly

Grammarly là trợ lý viết sử dụng AI được thiết kế để tinh chỉnh văn bản và nâng cao khả năng giao tiếp.

Grammarly AI hỗ trợ các nỗ lực xây dựng nội dung của chủ doanh nghiệp nhỏ bằng cách:

• Đề xuất các cách để làm cho ngôn ngữ trong tài liệu hoặc email trở nên rõ ràng và hấp dẫn

• Đề xuất những cải tiến về mặt cấu trúc và biên tập cấp cao để tạo ra tác động đáng kể, như trong ví dụ trên

• Đề xuất chỉnh sửa để phù hợp với tông giọng hoặc hướng dẫn về phong cách của doanh nghiệp

7. Google Trang tính

Là một phần của bộ Google Workspace, Google Trang tính là công cụ bảng tính dựa trên nền tảng đám mây với các tính năng AI được hỗ trợ bởi trợ lý AI Gemini của Google.

Chức năng AI trong Google Trang tính hỗ trợ các chủ doanh nghiệp nhỏ bằng cách:

• Cung cấp thông tin chi tiết thông minh để giúp người dùng sắp xếp dữ liệu bảng tính của họ (ví dụ: làm nổi bật xu hướng, tạo bảng trục và đề xuất cách sắp xếp dữ liệu)

• Đề xuất các công thức để người dùng áp dụng vào dữ liệu bảng tính (ví dụ: các câu lệnh SUM, AVERAGE và IF) để thực hiện các phép tính tự động

• Đề xuất các cách trực quan hóa dữ liệu bảng tính hiệu quả với các gợi ý biểu đồ tự động, bảng thông tin động và các tính năng trình bày khác

Tất cả các công cụ AI này có thể giải quyết một số vấn đề phổ biến cho các doanh nhân. Tuy nhiên, vì mỗi hoạt động kinh doanh có nhu cầu khác nhau nên việc lựa chọn phần mềm AI phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ của bạn là điều cần thiết.

Các yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn giải pháp AI cho doanh nghiệp nhỏ của bạn

Khi quyết định sử dụng phần mềm AI nào cho doanh nghiệp nhỏ của mình, ngoài giá cả, còn có nhiều câu hỏi cần giải quyết.

Dưới đây là năm yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi đánh giá các lựa chọn của bạn:

1. Chức năng	Mỗi công cụ AI cung cấp sự kết hợp khác nhau giữa các tính năng và chức năng. Để đảm bảo công cụ đáp ứng nhu cầu của bạn: Xem xét cẩn thận các mô tả sản phẩm trên các trang “tính năng” của trang web của nhà cung cấp Xem video về phần mềm đang hoạt động, lưu ý lượng dữ liệu nhập trước hoặc dữ liệu đầu vào khác mà công cụ yêu cầu Tìm hiểu xem công cụ này có tích hợp với các sản phẩm khác trong ngăn xếp công nghệ của doanh nghiệp nhỏ của bạn hay không
2. Dễ sử dụng	Trong khi hầu hết các nhà cung cấp đều khẳng định sản phẩm của họ dễ sử dụng, điều quan trọng là phải kiểm tra điều này: Tìm kiếm ảnh chụp màn hình hoặc video về phần mềm đang hoạt động Đặt lịch trình demo bán hàng hoặc dùng thử miễn phí nếu bạn có cơ hội Nếu bạn có kế hoạch sử dụng phần mềm với những người cộng tác, hãy cho phép họ dùng thử công cụ trong thời gian dùng thử và đưa ra phản hồi.
3. Đào tạo sản phẩm và hỗ trợ khách hàng	Bất kể công cụ AI dễ sử dụng đến đâu, bạn và cộng sự của bạn có thể sẽ cần hỗ trợ đôi khi. Đối với mỗi giải pháp bạn đang cân nhắc: Xem lại cơ sở kiến ​​thức của sản phẩm để kiểm tra xem tài liệu trợ giúp của nó có hữu ích không Nghiên cứu bất kỳ khóa đào tạo theo yêu cầu nào mà nhà cung cấp phần mềm có thể cung cấp Tìm hiểu loại hình hỗ trợ khách hàng mà nhà cung cấp cung cấp và thời điểm cung cấp
4. Quyền riêng tư và bảo mật	Bất kỳ nhà cung cấp phần mềm doanh nghiệp nhỏ nào cũng nên coi trọng quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu. Để chắc chắn đây là trường hợp của một công cụ tiềm năng: Tìm kiếm phần mềm lưu trữ cơ sở hạ tầng của mình trên Amazon Web Services (AWS), một mô hình bảo mật mạnh mẽ với mã hóa tích hợp Đảm bảo nhà cung cấp công bố thông tin chi tiết về quyền riêng tư và bảo mật trên trang web của mình
5. Đánh giá, xếp hạng và khuyến nghị	Phản hồi từ những chủ doanh nghiệp khác có thể vô cùng hữu ích khi lựa chọn công cụ AI mới cho doanh nghiệp của bạn. Là một phần trong quá trình nghiên cứu của bạn: Kiểm tra trang web của từng nhà cung cấp để biết điểm phản hồi chính thức và xếp hạng từ các công ty nghiên cứu độc lập như Gartner Đọc hoặc xem các nghiên cứu điển hình về trải nghiệm của khách hàng với sản phẩm Xem lại xếp hạng và phản hồi định tính mà khách hàng đã cung cấp trên các trang web đánh giá như Trustpilot Hãy hỏi đồng nghiệp của bạn để được giới thiệu hoặc phản hồi về các sản phẩm cụ thể trên trang web mạng lưới chuyên nghiệp như LinkedIn

Các phương pháp hay nhất để sử dụng giải pháp AI cho doanh nghiệp nhỏ

Các giải pháp AI dành cho doanh nghiệp nhỏ mang lại giá trị to lớn cho chủ doanh nghiệp. Người dùng phải chủ động sử dụng các công cụ để khai thác hết tiềm năng của mình, vì vậy, đây là một số mẹo hữu ích để tận dụng tối đa các tối ưu hóa kinh doanh AI:

• Cung cấp cho các công cụ AI dữ liệu tốt để làm việc. Một công cụ AI cho doanh nghiệp nhỏ sẽ cần dữ liệu khách hàng cùng với dữ liệu bán hàng và thông tin về doanh nghiệp của bạn để đưa ra các đánh giá và khuyến nghị tốt nhất. Hầu hết các nền tảng có thể tự động nhập thông tin này từ các sản phẩm khác. Nếu một công cụ yêu cầu nhập dữ liệu ban đầu một chút, thì việc dành thời gian để thực hiện việc này là xứng đáng.

• Luôn cập nhật thông tin về sản phẩm. Với công nghệ AI phát triển nhanh chóng, các nhà cung cấp phần mềm cho doanh nghiệp nhỏ thường xuyên cập nhật sản phẩm của họ. Nếu bạn luôn cập nhật thông tin về những phát triển này, bạn sẽ nhận được nhiều giá trị hơn từ các công cụ mà bạn đầu tư. Thực hành tốt là theo dõi các bản cập nhật này và luôn cập nhật thông tin về tất cả các cách mà phần mềm có thể hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ của bạn.

• Đào tạo các thành viên trong nhóm về phần mềm. Khi đưa nhóm của bạn vào CRM hoặc công cụ kinh doanh nhỏ AI khác, hãy đảm bảo mọi người dùng đều hiểu phần mềm và cách sử dụng hiệu quả. Một số nhà cung cấp phần mềm sẽ cung cấp đào tạo trực tiếp cho người dùng mới như một phần của dịch vụ của họ.

• Ghép các khuyến nghị của AI với suy nghĩ của con người . Giá trị thực sự của các công cụ kinh doanh nhỏ AI nằm ở cách người dùng đánh giá đầu ra của họ. Một số khuyến nghị do AI tạo ra sẽ là lời nhắc hoàn hảo cho một bối cảnh kinh doanh cụ thể, trong khi những khuyến nghị khác sẽ ít liên quan hoặc không kịp thời. Để tận dụng tối đa các công cụ này, chủ doanh nghiệp nên đánh giá mọi thông tin chi tiết do AI thúc đẩy và quyết định hành động theo thông tin nào.

Bằng cách làm theo các bước này, bạn sẽ nhanh chóng trải nghiệm được những lợi ích của phần mềm AI mới và thu được thêm giá trị từ khoản đầu tư của mình theo thời gian.

Tương lai của AI đối với doanh nghiệp nhỏ là gì?

Với những tiến bộ trong AI diễn ra gần như mỗi ngày, các giải pháp AI trong tương lai có thể sẽ mang lại nhiều hiểu biết sâu sắc hơn và lợi ích tiết kiệm thời gian hơn cho các chủ doanh nghiệp nhỏ.

Trong tương lai, các chủ doanh nghiệp nhỏ có thể lựa chọn nhiều công cụ hơn để đáp ứng nhu cầu kinh doanh cụ thể hoặc giải quyết các vấn đề cụ thể của ngành.

Một khả năng khác là phần mềm doanh nghiệp nhỏ AI sẽ trở nên tinh vi hơn nữa. Trong Dự đoán kinh doanh AI năm 2025, PwC dự đoán rằng: “Năm 2025 sẽ mang lại những tiến bộ đáng kể về chất lượng, độ chính xác, khả năng và tự động hóa”.

Dự đoán này theo xu hướng đổi mới nhanh chóng đã được thiết lập trong không gian AI. Các công cụ như ChatGPT và Claude hiện tích hợp với các chức năng kinh doanh như hỗ trợ khách hàng và tạo nội dung để cung cấp các hoạt động liền mạch và khả năng mở rộng.

Nếu bạn quan tâm đến việc cập nhật xu hướng thị trường và công nghệ mới, hãy theo dõi tin tức công nghệ phổ biến rộng rãi. Bạn cũng có thể nghe các podcast có liên quan như The TED AI Show và Small Business, Big AI.

Kết luận

Phần mềm AI dành cho doanh nghiệp nhỏ có thể tiết kiệm thời gian, cải thiện năng suất và cung cấp thông tin chi tiết.

Với khả năng hỗ trợ hầu hết mọi khía cạnh trong quản lý doanh nghiệp nhỏ, công nghệ này có thể mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô, từ các công ty khởi nghiệp đến các công ty đã thành danh.