Làm thế nào để chọn phần mềm đặt lịch hẹn tốt nhất

Tại sao phần mềm đặt lịch hẹn lại cần thiết?

Hệ thống đặt lịch hẹn mang lại nhiều lợi ích giúp hợp lý hóa hoạt động, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và cải thiện năng suất.

Sau đây là cách phần mềm đạt được những lợi ích này:

• Nó làm giảm gánh nặng hành chính của bạn. Dành ít thời gian hơn để quản lý các cuộc hẹn theo cách thủ công và để phần mềm xử lý hậu cần. Nó có thể lên lịch cuộc gọi, cập nhật lịch và theo dõi việc hủy bỏ.

• Nó thúc đẩy tỷ lệ tham dự cuộc họp. Khách hàng có nhiều khả năng tham dự hơn khi họ có thể chọn thời gian họp lý tưởng của mình. Cập nhật và thông báo tự động cũng giảm thiểu tình trạng không đến thông qua lời nhắc kịp thời.

• Nó cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Các tùy chọn đặt chỗ trực tuyến cho phép khách hàng lên lịch, lên lịch lại và hủy cuộc họp theo ý muốn của họ. Sự tiện lợi giúp tăng sự hài lòng của khách hàng.

6 tính năng cần tìm trong phần mềm lên lịch hẹn tốt nhất

Sau đây là các tính năng cần xem xét khi chọn hệ thống lên lịch hẹn. Sử dụng danh sách này để tinh chỉnh tìm kiếm của bạn và tìm giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

1. Tích hợp với lịch và các công cụ kinh doanh khác

Phần mềm đặt lịch hẹn được tích hợp với lịch làm việc của bạn có thể xem lại năng lực theo thời gian thực và cho phép khách hàng đặt chỗ trống. Tìm kiếm tích hợp với Google Calendar, Outlook hoặc bất kỳ lịch làm việc nào bạn sử dụng. Quy trình này:

• Đảm bảo lịch trình liền mạch

• Ngăn chặn việc đặt chỗ quá mức

• Giữ cho lịch của bạn được cập nhật

Các tích hợp khác cũng giúp tạo ra một quy trình lập lịch trình trơn tru và hiệu quả. Ví dụ, tích hợp phần mềm lập lịch hẹn của bạn với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) có thể cải thiện việc nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng.

Hãy tưởng tượng một khách hàng gửi biểu mẫu liên hệ trên trang web của bạn. CRM theo dõi khách hàng tiềm năng này và gửi email tự động cung cấp tư vấn. Khách hàng đặt lịch hẹn thông qua hệ thống lập lịch, hệ thống này kích hoạt các hành động trong CRM.

Ví dụ, CRM tự động cập nhật giai đoạn cơ hội để phản ánh tiến trình, chuyển từ “khách hàng tiềm năng mới” sang “đã đặt lịch tư vấn”. Do đó, nhân viên bán hàng có thể nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng hiệu quả hơn, đảm bảo họ nhận được thông tin liên lạc tại các thời điểm quan trọng trong hành trình của khách hàng.

2. Quản lý tính khả dụng

Quản lý tính khả dụng bao gồm theo dõi, cập nhật và hiển thị tính khả dụng của:

• Lịch

• Các khoảng thời gian

• Tài nguyên

• Nhân viên

Quản lý tính khả dụng hiệu quả giúp đội ngũ bán hàng hoạt động hiệu quả hơn, từ đó thúc đẩy tương tác và chuyển đổi khách hàng thành công hơn.

Ví dụ, nếu khách hàng tiềm năng yêu cầu gọi điện ngoài lịch trình, việc quản lý thời gian rảnh hiệu quả sẽ cho phép nhóm xác định được ai có thể nhận cuộc gọi.

Quản lý tình trạng phòng trống cũng cải thiện trải nghiệm của khách hàng bằng cách ngăn ngừa tình trạng đặt phòng trùng lặp.

Hãy tưởng tượng hai khách hàng tiềm năng vô tình đặt lịch họp với cùng một nhân viên bán hàng cùng một lúc. Nhân viên bán hàng hủy một trong những cuộc họp đó, tạo ra ấn tượng đầu tiên tiêu cực và ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.

Với quản lý tính khả dụng, hệ thống lập lịch sẽ tự động cập nhật lịch của đại diện. Leader đặt lịch họp với đại diện bán hàng vào thứ Ba lúc 11 giờ sáng và khung giờ đó sẽ không còn chỗ cho bất kỳ ai khác đặt lịch.

Sau đây là một số tính năng quản lý thời gian rảnh cần lưu ý khi chọn hệ thống quản lý cuộc hẹn:

• Đồng bộ hóa lịch theo thời gian thực để đảm bảo lịch của bạn luôn được cập nhật cho các lần đặt chỗ

• Cài đặt tính khả dụng có thể tùy chỉnh để bạn có thể thiết lập giờ làm việc, giờ nghỉ và thời gian nghỉ để có tính khả dụng chính xác

• Quản lý phân bổ nguồn lực để theo dõi và dành riêng các nguồn lực cần thiết, chẳng hạn như phòng họp hoặc thiết bị cho các cuộc họp trực tiếp

• Khoảng thời gian đệm giữa các cuộc hẹn để tránh các vấn đề về lịch trình liên tiếp

3. Tự lập lịch trình

Lên lịch tự phục vụ cho phép khách hàng và đồng nghiệp đặt lịch, lên lịch lại hoặc hủy cuộc họp một cách độc lập. Họ có thể làm mọi thứ trực tuyến mà không cần nói chuyện với nhân viên bán hàng, giúp quản lý cuộc hẹn nhanh chóng và dễ dàng.

Tùy chọn tự phục vụ cũng giúp bạn đảm bảo nhiều lượt đặt chỗ hơn. Khách hàng có thể đặt cuộc họp bất kỳ lúc nào thay vì phải chờ nói chuyện với ai đó trong giờ làm việc thông thường.

Các tính năng tự lên lịch quan trọng bao gồm:

• Truy cập đặt chỗ 24/7 để khách hàng có thể đặt lịch hẹn bất cứ lúc nào

• Lên lịch lại và hủy dễ dàng để giảm gánh nặng hành chính cho nhân viên bán hàng và nâng cao trải nghiệm của khách hàng

• Lựa chọn loại cuộc hẹn (như tư vấn ban đầu, bản demo bán hàng hoặc theo dõi) để khách hàng có thể điều chỉnh cuộc họp theo nhu cầu cụ thể của họ

• Tùy chọn lựa chọn nhân viên để khách hàng có thể chọn cuộc họp với người mà họ đã biết

• Phát hiện múi giờ để đảm bảo đặt chỗ liền mạch cho khách hàng ở xa hoặc quốc tế

• Khả năng sử dụng ứng dụng di động (cho cả iOS và Android) để mọi người có thể đặt cuộc họp khi đang di chuyển

4. Cập nhật và thông báo tự động

Thông báo tự động cho khách hàng và đại diện bán hàng về các cuộc hẹn sắp tới, thay đổi lịch trình và các thông tin cuộc họp có giá trị khác. Những cập nhật tức thời này đảm bảo mọi người đều hiểu rõ, giảm khả năng không đến hoặc lỗi lịch trình.

Ví dụ, một nhân viên bán hàng lên lịch nhiều buổi demo sản phẩm hàng ngày với khách hàng tiềm năng. Nếu không có xác nhận tự động, nhân viên bán hàng phải gửi email cho từng khách hàng tiềm năng sau khi đặt lịch, xác nhận thời gian họp và cung cấp thông tin chi tiết về quyền truy cập.

Tuy nhiên, với các giao thức tự động, phần mềm lập lịch sẽ gửi email xác nhận ngay lập tức, bao gồm liên kết cuộc họp và thông tin có liên quan.

Nhờ đó, nhân viên bán hàng có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng như chuẩn bị cho bản demo hoặc theo dõi các khách hàng tiềm năng đủ điều kiện.

Sau đây là một số tính năng thông báo cần lưu ý trong hệ thống lên lịch hẹn:

• Xác nhận tự động được gửi qua email hoặc tin nhắn SMS tới khách hàng và nhân viên

• Tự động gửi tin nhắn SMS và email nhắc nhở để giảm tình trạng hủy chuyến vào phút chót và không đến

• Cập nhật lịch trình lại và hủy bỏ đảm bảo mọi người đều được cập nhật về những thay đổi mà không cần theo dõi thủ công

• Thông báo danh sách chờ để cập nhật cho khách hàng khi có cuộc hẹn sớm hơn, lấp đầy khoảng trống và tối ưu hóa lịch trình đặt chỗ

• Email theo dõi để cảm ơn khách hàng đã dành thời gian và thúc đẩy họ trong hành trình mua hàng

5. Quản lý khách hàng hiệu quả

Tìm một hệ thống cho phép bạn theo dõi, quản lý và lưu trữ dữ liệu khách hàng quan trọng để nâng cao việc lên lịch hẹn. Dữ liệu khách hàng bao gồm thông tin cá nhân, nhân khẩu học và hành vi.

Việc lưu trữ an toàn dữ liệu khách hàng có liên quan cho phép bạn:

• Cá nhân hóa cuộc hẹn

• Tránh những thời điểm bất tiện

• Cung cấp trải nghiệm phù hợp cho từng khách hàng

Ví dụ, biết được khách hàng đang ở giai đoạn nào trong hành trình mua hàng và có quyền truy cập vào các thông tin liên lạc trước đó giúp bạn chuẩn bị cho cuộc họp. Cung cấp cho khách hàng thông tin họ cần, nuôi dưỡng họ đến giai đoạn tiếp theo.

Một trong những tính năng hàng đầu để cải thiện quản lý khách hàng là biểu mẫu đặt phòng có thể tùy chỉnh. Tạo biểu mẫu tiếp nhận tùy chỉnh cho phép bạn thu thập thông tin khách hàng có giá trị. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu khách hàng chọn phương thức giao tiếp lý tưởng của họ.

Một tính năng quan trọng khác cần tìm kiếm là tích hợp CRM. CRM thường có các tính năng quản lý liên hệ mở rộng, cho phép bạn lưu trữ và quản lý thông tin để bạn có thể hiểu rõ hơn về khách hàng tiềm năng của mình và họ muốn gì từ doanh nghiệp của bạn.

Kết luận

Phần mềm lập lịch hẹn hợp lý hóa việc quản lý cuộc họp và cuộc gọi với khách hàng tiềm năng, khách hàng tiềm năng và khách hàng. Chủ doanh nghiệp và quản lý dành ít thời gian hơn để sắp xếp các cuộc họp theo cách thủ công và người tiêu dùng có nhiều quyền kiểm soát hơn về thời điểm và cách họ đặt lịch hẹn.