Quy trình làm việc nhóm hỗ trợ Tăng năng suất làm việc NHƯ NÀO?

Có một quy trình làm việc nhóm hay cá nhân thì giúp công việc làm việc tốt hơn. Bạn biết khi nào bạn đang cố gắng hoàn thành công việc. Nhưng bạn lại làm nó theo cách kém hiệu quả nhất. Điều này làm bạn hoang mang.

quy trình làm việc nhóm

 Tôi làm điều này mọi lúc, và tôi biết tôi không cô đơn (ít nhất đó là những gì họ nói với tôi). Đó không phải là một cảm giác tuyệt vời, và thường là do tôi không được tổ chức. Điều này xảy ra khi hợp tác là tốt. Khi không có hệ thống hướng dẫn chúng tôi, thật dễ dàng để thoát khỏi vòng lặp và trở nên không hiệu quả.

>>> Nguyên tắc SMART – MỤC TIÊU SMART HIỆU QUẢ trong KINH DOANH

Điều tuyệt vời mà một quy trình làm việc nhóm mang lại

• Giữ tất cả mọi người trên cùng một trang, ngăn chặn thông tin sai lệch, nhầm lẫn và thất vọng.
• Giúp các nhóm sử dụng tốt nhất thời gian của họ . 68% nhân viên lãng phí thời gian chờ đợi thông tin từ các thành viên trong nhóm. Họ bị lãng phí trung bình 3,5 giờ mỗi tuần .
• Hợp lý hóa mọi thứ chúng ta đều làm thường xuyên. Nếu bạn làm điều gì đó nhiều lần, hãy thử tìm cách tự động hóa nó
• Cho phép một nhóm tập trung ít hơn vào việc theo dõi và nhiều hơn về những thứ quan trọng.

lợi ích mà quy trình làm việc nhóm

Quy trình làm việc nhóm hỗ trợ tăng năng suất qua một số nội dung sau: 

Tạo một môi trường nơi mọi người có thể làm tốt nhất công việc của họ

Họ mang lại công việc của họ.”Khi chúng tôi biết làm thế nào công việc của chúng tôi phù hợp với bối cảnh lớn hơn.  Chúng tôi cảm thấy được trao quyền để kiểm soát và tự mình đưa ra quyết định. Cho mọi người thấy rằng công việc họ làm là quan trọng đi một chặng đường dài trong việc tạo ra một đội ngũ năng động và hiệu quả. Một cuộc khảo sát gần đây của Gallup cho thấy 51% người Mỹ không tham gia vào công việc. 17% là người chủ động thảnh thơi . Hãy tưởng tượng nhóm của bạn có thể làm gì nếu bạn có thể tăng mức độ tham gia chỉ bằng vài điểm phần trăm.

môi trường làm việc

Một vài ý tưởng trong quy trình làm việc nhóm

• Hãy chắc chắn rằng mọi người đều hiểu sứ mệnh lớn hơn của công ty. Vai trò của họ đóng góp cho thành công của công ty. 71% nhân viên nghĩ rằng các nhà quản lý không dành đủ thời gian để giải thích các mục tiêu và kế hoạch.
• Bao gồm thiết lập mục tiêu trong quy trình làm việc của nhóm của bạn.  Đảm bảo rằng với mọi mục tiêu bạn đặt. Bạn nghĩ về cách nó sẽ giúp đạt được các mục tiêu cấp cao hơn của doanh nghiệp.
• Thiết lập một hệ thống phân cấp ra quyết định cho mọi dự án xác định rõ ràng ai sở hữu phần nào của công việc. Ai đang đưa ra mỗi quyết định, và ai là người đánh giá hoặc người đóng góp. Bằng cách này, mọi người đều biết những gì mong đợi, mọi người cảm thấy quyền sở hữu và các quyết định được đưa ra nhanh hơn.
• Khuyến khích sự cởi mở và phản hồi. Khi chúng tôi có ý tưởng hoặc mối quan tâm tại nơi làm việc. Chúng tôi muốn cảm thấy được lắng nghe, giống như suy nghĩ của chúng tôi được thực hiện nghiêm túc. Hãy chắc chắn để thiết lập các cơ chế truyền thông và phản hồi dễ dàng cho nhóm của bạn. Điều này dẫn đến điểm tiếp theo

Quyết định cách bạn muốn giao tiếp – quy trình làm việc nhóm

Trong một thiết lập nhóm, hầu hết các vấn đề phát sinh từ việc thiếu giao tiếp đơn giản. Ước tính 37 tỷ đô la bị mất mỗi năm do giao tiếp kém ở nơi làm việc . Tôi biết điều này nghe có vẻ kỳ lạ, nhưng có mã giao tiếp trên mạng, có thể ngăn chặn việc truyền thông sai, tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc.

>>>> Phần mềm quản lý nhân sự Perfect HRM – Quản lý nhân viên từ A – Z

Mỗi đội có nhiều cách khác nhau mà họ giao tiếp – trong các cuộc họp, trên điện thoại, email, trò chuyện, v.v. Không có hệ thống, bạn sẽ không tận dụng tốt nhất thời gian của mọi người. Sẽ chỉ mất vài phút để quyết định điều gì là tốt nhất cho nhóm của bạn và cho mọi người biết.

Bằng cách này, bạn sẽ không phải liên tục kiểm tra email trong trường hợp thành viên trong nhóm có câu hỏi khẩn cấp. Bạn sẽ không cần phải có một chuỗi email siêu dài qua lại, bởi vì bạn sẽ biết bạn chỉ nên nói chuyện qua điện thoại và tránh xa.

giao tiếp với đồng nghiệp thông qua điện thoại

Có chỗ cho kiến ​​thức trong quy trình làm việc nhóm

Cá nhân, tôi thích làm việc tự chủ nhất có thể. Khi tất cả mọi người đều thất bại trong công việc, đôi khi cảm thấy như một sự xâm nhập để đặt câu hỏi – đặc biệt là nếu tôi có rất nhiều người trong số họ! Và tôi rất vui khi trả lời các câu hỏi của nhóm tôi, nhưng nó có thể gây mất tập trung nếu tôi ở giữa một cái gì đó.

Một cách để ngăn chặn quá tải câu hỏi là có một vị trí trung tâm cho thông tin. Khi ai đó cần biết điều gì, họ sẽ đi đâu? Tìm ra một nơi mà tất cả thông tin của nhóm bạn có thể sống, nơi mọi người có thể cập nhật và tham khảo lại. Cho dù đó là wiki, tài liệu hay kế hoạch dự án chi tiết, hãy dành vài phút ở đây và để cập nhật nó giúp mọi người tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Khi có một hệ thống để chia sẻ và lưu trữ thông tin, nhiều thông tin sai lệch và phiền nhiễu sẽ biến mất. Và điều đó có nghĩa là nhân viên hạnh phúc hơn xung quanh.

 Phần mềm phân cấp quyền và dữ liệu được phép xem

Bạn có thể giải  quyết phiền nhiễu đó bằng việc phân quyền cho nhân viên, cấp bậc. CRM làm một trong các  phần mềm có thể làm được điều đó. 

Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý nhân viên CRMVIET MIỄN PHÍ

Tạo thói quen từ một vài điều quan trọng

Điều yêu thích của tôi về thói quen là chúng giúp ngăn ngừa mệt mỏi khi quyết định. Điều đó có nghĩa là bạn càng đưa ra nhiều quyết định thì càng khó đưa ra quyết định tốt. Chúng ta càng ít phải suy nghĩ về những điều nhỏ nhặt. Càng nhiều năng lượng chúng ta phải tập trung vào những thứ quan trọng.

Chúng tôi đã phát triển thói quen đưa ra các quyết định quan trọng về trách nhiệm. Để nhóm của chúng tôi có thể tập trung vào các quyết định quan trọng khác trong suốt dự án.

Xác định vai trò trong quy trình làm việc nhóm

Ai chịu trách nhiệm cho những gì? Đây có vẻ là câu hỏi đơn giản nhất, nhưng thật điên rồ khi có bao nhiêu nơi tôi làm việc trong đó vai trò rất mơ hồ mà không ai thực sự biết chuyện gì đang xảy ra. Điều này rõ ràng dẫn đến rất nhiều thời gian lãng phí và chồng chéo.

Mọi người nên có vai trò xác định trong công ty, và trong từng dự án. Ở cấp độ dự án, việc giao ai đó cho một nhiệm vụ dễ dàng như vậy.

Đặt kỳ vọng

Làm thế nào triệt để danh sách tàu vũ trụ? Có cần hình ảnh, liên kết đến nhiều thông tin hơn, một khuyến nghị về việc bạn nên sử dụng tàu vũ trụ nào cho chuyến đi lên mặt trăng?

Khi kỳ vọng là rõ ràng, nó cũng tiết kiệm được rất nhiều câu hỏi qua lại. Mà tất cả chúng ta đều biết là một vấn đề lớn về thời gian.

Kỳ vọng mà đội nhóm hướng tới

Thiết kế quy trình công việc của bạn

Đây thực sự là bước dễ nhất. Khi bạn đã nghĩ về phong cách làm việc của nhóm bạn. Đó chỉ là một quá trình nghiên cứu và loại bỏ đơn giản để chọn các công cụ và hệ thống phù hợp nhất với bạn. Khi hệ thống này được thiết lập, bạn sẽ không phải suy nghĩ về nó. Nó sẽ chỉ là một phần trong cách bạn làm việc.

Mỗi đội là khác nhau, và mọi quy trình làm việc đều khác nhau. Hãy dành chút thời gian để tìm ra loại hệ thống nào phù hợp với bạn.

Một điều chúng tôi đã học được là giữ các tab trên hệ thống của chúng tôi để đảm bảo nó hoạt động. Mỗi tháng một lần, hãy kiểm tra với nhóm để đảm bảo tất cả đều diễn ra suôn sẻ. Nếu có trục trặc, hãy điều chỉnh và tiếp tục.

Có một quy trình làm việc tại chỗ cần mang lại rất nhiều sự tỉnh táo cho một nhóm. Khi có một hệ thống xác định tại chỗ, mọi người đều biết chính xác trách nhiệm của họ là gì. Nó sẽ đóng góp như thế nào cho bức tranh lớn hơn. Mọi người đều biết những gì họ mong đợi và khi nào, họ biết hỏi ai nếu họ có câu hỏi. Đó là một cách trao quyền để làm việc và những người được trao quyền là những người làm việc hiệu quả.

đọc thêm >>> 6 chiến lược quản lý một công ty tăng trưởng nhanh

Tổng kết 

Việc tạo lập quy trình làm việc nhóm là vô cùng quan trọng. Nó giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức lao động. Nhà quản trị doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát hiệu quả khi làm việc nhóm.