12 Ý tưởng Kaizen cải tiến công việc đối với CÁ NHÂN và DOANH NGHIỆP

Bạn có cảm giác như mình đang bơi mãi trong biển công việc, đầu chới với với vô vàn đầu việc chưa hoàn thành? Quy trình làm việc kém hiệu quả có thể khiến cá nhân cảm thấy quá tải và doanh nghiệp thì chật vật để theo kịp tiến độ. Nhưng tin vui là có một con đường dẫn đến sự an nhàn, năng suất tăng cao và cảm giác hoàn thành vượt trội.

Hãy bước vào thế giới của Kaizen, một triết lý của Nhật Bản nhấn mạnh sự cải tiến liên tục. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc Kaizen, cả cá nhân và doanh nghiệp đều có thể cải thiện phong cách làm việc và quy trình của mình để tốt hơn.

Ý tưởng Kaizen cải tiến công việc với cá nhân

12 Ý tưởng cải tiến công việc

Kaizen (改善, “cải tiến”) là một triết lý kinh doanh có nguồn gốc từ Nhật Bản, nhấn mạnh quá trình liên tục thực hiện những cải tiến nhỏ, từng bước đối với mọi mặt hoạt động của tổ chức. Đây không chỉ là một phương pháp đơn thuần nhằm nâng cao năng suất; Kaizen nuôi dưỡng văn hóa đổi mới, giải quyết vấn đề và sự tham gia của nhân viên.

Những Nguyên tắc cốt lõi của Kaizen

• Những thay đổi nhỏ, từng bước: Kaizen nhấn mạnh việc thực hiện các cải tiến liên tục, dần dần thay vì những thay đổi lớn đột ngột. Cách tiếp cận lặp lại, ổn định này giúp giảm thiểu sự gián đoạn và cho phép điều chỉnh hướng đi khi cần thiết.
• Sự tham gia của nhân viên: Tất cả nhân viên, bất kể cấp bậc nào, đều được khuyến khích tham gia tích cực vào việc xác định và thực hiện các cải tiến. Điều này thúc đẩy tinh thần trách nhiệm và trao quyền cho nhân viên đóng góp những góc nhìn độc đáo của họ.
• Tập trung vào Loại bỏ lãng phí: Kaizen hướng tới việc loại bỏ lãng phí dưới mọi hình thức – lãng phí thời gian, tài nguyên, vật liệu và sức lao động. Bằng cách tinh gọn các quy trình và xác định những lĩnh vực kém hiệu quả, các tổ chức có thể tối ưu hóa hoạt động của mình.
• Ra quyết định dựa trên Dữ liệu: Kaizen không phải là sự thử nghiệm ngẫu nhiên. Nó liên quan đến việc thu thập dữ liệu, phân tích quy trình và sử dụng thông tin đó để hướng dẫn các nỗ lực cải tiến. Các kỹ thuật như lập bản đồ dòng giá trị và 5 Whys (Tại sao?) có thể là những công cụ hữu ích trong lĩnh vực này.
• Chuẩn hóa: Khi các cải tiến hiệu quả được xác định, chúng được chuẩn hóa để đảm bảo tính nhất quán và khả năng lặp lại. Sự chuẩn hóa này đóng vai trò nền tảng cho các chu kỳ cải tiến tiếp theo.

Những lợi ích của việc triển khai Kaizen

• Nâng cao Năng suất: Bằng cách loại bỏ lãng phí và tinh gọn các quy trình, Kaizen có thể dẫn đến những tiến bộ đáng kể về năng suất.
• Cải thiện Chất lượng: Sự tập trung vào cải tiến liên tục tự nhiên sẽ dẫn đến sản phẩm và dịch vụ chất lượng tốt hơn.
• Tăng cường Sự tham gia của Nhân viên: Khi nhân viên được trao quyền đóng góp vào các cải tiến, họ cảm thấy gắn bó và đầu tư hơn vào thành công của tổ chức.
• Nâng cao kỹ năng Giải quyết vấn đề: Cách tiếp cận Kaizen nuôi dưỡng văn hóa giải quyết vấn đề, khuyến khích nhân viên chủ động xác định và giải quyết các vấn đề.
• Đẩy mạnh Đổi mới: Tư duy cải tiến liên tục thúc đẩy văn hóa đổi mới, nơi nhân viên được khuyến khích thử nghiệm và tìm ra những cách thức mới để thực hiện công việc.

Để một doanh nghiệp khỏe mạnh, có sức cạnh tranh trên thị trường thì việc đầu tiên chúng ta cần phải làm đó là để những nhân viên trong công ty làm việc thực sự hiệu quả, bằng cách luôn cải tiến các kỹ năng  làm việc mỗi ngày. Sau đây là một số ý tưởng cải tiến công việc dành cho các cá nhân

XEM THÊM

• Bạn đã thực sự hiểu quản trị quan hệ khách hàng CRM là gì ?
• Hướng dẫn quản lý khách hàng bằng excel – Đơn giản sử dụng dễ dàng

1. Lên kế hoạch chi tiết, đặt deadline hoàn thành

Bạn cần phải lên cho mình một bản kế hoạch chi tiết những công việc mình phải thực hiện, đồng thời chốt thời gian hoàn thành công việc đó là khoảng bao nhiêu để có động lực chăm chỉ hơn. Tốt hơn hết nên thông báo với những người xung quanh về thời hạn mình sẽ hoàn thành xong công việc đó để có trách nhiệm công việc hơn.

2. Chỉ làm việc trong khoảng 90 phút

Bạn phải nhớ rằng cơ thể chúng ta không phải là máy móc, để có thể làm việc hiệu quả bạn cần phải dành thời gian nghỉ ngơi để cơ thể có thể phục hồi.

Theo các chuyên gia thì sau 90 phút làm việc tập trung bạn nên đứng dậy vận động trong khoảng thời gian 5-10 phút sau đó bắt đầu làm việc tiếp. Việc làm này sẽ giúp chất lượng công việc của bạn đạt hiệu quả tốt nhất.

3. Tập chung vào công việc

Một trong những yếu tố ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ hoàn thành công việc của bạn đó là độ tập trung. Bạn hãy liệt kê ra những thứ có thể khiến bạn bị mất tập trung khi làm việc (trả lời facebook, điện thoại di động, âm thanh…) và loại bỏ nó càng sớm càng tốt.

4. Tận dụng những khoảng thời gian trống

Chắc chắn trong một ngày của bạn sẽ tồn tại rất nhiều khoảng thời gian trống như ngồi trên taxi, bus, trước mỗi bữa cơm, trước mỗi cuộc họp…lúc này bạn có thể thực hiện những công việc như trả lời email, xem lại danh sách công việc hoặc đọc các tài liệu liên quan.

5. Luôn hướng tới sự hoàn hảo

Đừng bao giờ thỏa mãn với những thành tựu mà mình đã đạt được. Bạn cần phải hình thành cho mình một suy nghĩ luôn hoàn thành công việc một cách tốt nhất có thể. Việc làm này sẽ giúp cải thiện chất lượng công việc một cách rõ ràng.

Ý tưởng cải tiến công việc đối với doanh nghiệp

Thường xuyên cải tiến công việc

Để có thể canh tranh với các đối thủ khác cùng lĩnh vực thì việc cải tiến hình thức làm việc là yếu tố quyết định tới sự sống còn. Một vài ý tưởng cải tiến công việc sau đây có lẽ sẽ giúp chất lượng công việc của doanh nghiệp được cải thiện một cách đáng kể.

1. Đào tạo nhân viên thường xuyên

Để cải thiện chất lượng của công ty thì việc đầu tiên cần phải thực hiện đó là đào tạo kiến thức cho nhân viên. Thường xuyên đào tạo nhân viên giúp họ có thể nắm bắt được sản phẩm, tầm nhìn và định hướng, cải thiện các kỹ năng cho nhân viên của mình.

2. Linh động trong cách làm việc của nhân viên

Bạn không cần phải bắt nhân viên của mình phải lên văn phòng và làm việc 8 tiếng mỗi ngày thì mới là một cách làm việc hiệu quả. Đối với những công việc đòi hỏi tính sáng tạo và chủ động cao như thiết kế, content, marketing, nhân viên kinh doanh…bạn có thể để họ linh động trong thời gian làm việc, miến là chất lượng và khối lượng hoàn thành đầy đủ. Ý tưởng cải tiến công việc này sẽ giúp nhân viên không bị nhàm chán và có tinh thần uể oải trong công việc.

3. Hãy luôn khích lệ nhân viên của mình

Nếu một ngày bạn thấy năng suất làm việc của công ty bị sụt giảm thì đừng quá vội chỉ trích nhân viên của mình. Hãy tìm hiểu xem đâu là vấn đề, thay đổi kế hoạch để phù hợp hơn và sau đó hãy khích lệ nhân viên thực hiện theo như kế hoạch đề ra.

Khi nhân viên được ghi nhận những nỗ lực, họ sẽ có động lực làm việc hơn, đối với những nhân viên có một chút thành tích nào đó bạn hãy tuyên dương nhân viên trong buổi họp để ghi nhận những cố gắng của họ.

4. Đầu tư vào công nghệ

Để tiết kiệm thời gian làm việc, nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm thì việc đầu tư vào công nghệ, dây chuyền sản xuất là một yếu tố bắt buộc. Khi lựa chọn một sản phẩm công nghệ để áp dụng cho doanh nghiệp của mình bạn cần phải chắc chắn rằng giải pháp đó phù hợp và giúp doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.

Đồng bộ các thiết bị kết nối giữa nhân viên và doanh nghiệp, việc làm này sẽ giúp việc gắn kết trở nên dễ dàng hơn. Nhân viên có thể báo cáo công việc mà không cần phải tới công công ty, cấp độ quản lý có thể dễ dàng nắm bắt chất lượng công việc từ đó đốc thúc hoàn thành.

5. Nâng cấp máy móc

Hãy thử tưởng tượng mỗi ngày làm việc nhân viên của bạn liên tục phải kêu ca là máy tính của công ty khởi động chậm quá, máy yếu quá không thiết kế được ảnh gửi khách, bàn phím hỏng không soạn được email…hãy chắc chắn rằng những việc này không được xuất hiện trong doanh nghiệp của bạn, hoặc giải quyết càng nhanh càng tốt vì chúng sẽ khiến hiệu quả làm việc của nhân viên giảm sút.

6. Khuyến khích nhân viên dùng các ứng dụng nhắc nhở

Rất ít nhân viên có ý thức tự động tải các phần mềm nhắc nhở công việc. Để chắc chắn rằng nhân viên của bạn không quên các đầu mục công việc mà doanh nghiệp giao phó, tốt hơn hết là doanh nghiệp cần quy định sử dụng và đưa một ứng dụng nhắc nhở công việc vào trong quy trình làm việc của mình.

7. Sử dụng các phần mềm chuyên dụng nhiều hơn

Dùng phần mềm chăm sóc khách hàng để giảm tải khối lượng cho nhân chăm chăm sóc khách hàng, hay những phần mềm quản lý nhân sự để giám sát nhân viên của mình làm việc được tốt hơn.

Bên trên là những ý tưởng cải tiến công việc giúp doanh nghiệp có thể cải thiện được đáng kể năng suất lao động.

Nếu như bạn là một nhà quản lý và đang tìm kiếm những giải pháp tăng năng xuất cho doanh nghiệp thì có thể dùng thử phần mềm quản lý khách hàng CrmViet