Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, việc tự động hóa các tác vụ hàng ngày sẽ giúp đội ngũ của bạn không bị sa lầy vào những công việc nhỏ nhặt, nhờ đó họ có thể tập trung vào tiếp thị và bán hàng.
Nếu được thực hiện đúng cách, tự động hóa CRM sẽ cải thiện hiệu quả, cho phép các chiến lược bán hàng của bạn phát triển với tốc độ tương đương với sự phát triển của tổ chức.

Trong bài viết này, bạn sẽ khám phá tự động hóa CRM là gì và những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp của bạn. Bạn cũng sẽ học được một số phương pháp tốt nhất để sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.
Tự động hóa quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là quá trình xác định và tối ưu hóa các nhiệm vụ bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng lặp đi lặp lại trong nền tảng CRM của bạn.
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ tự động hóa các tác vụ như nhập liệu, quản lý liên hệ, lên lịch họp và tạo lập giao dịch.
Việc sử dụng các công cụ tự động hóa và trí tuệ nhân tạo (AI) để tối ưu hóa các tác vụ CRM mà lẽ ra cần đến sự can thiệp của con người sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đồng thời giảm thiểu rủi ro do lỗi của con người.
Các nền tảng CRM hiện đại bao gồm các tính năng tự động hóa cho phép các nhóm thiết lập các trình kích hoạt quy trình làm việc và tự động thu thập dữ liệu mà không cần sự can thiệp thủ công.
Việc bổ sung tự động hóa bằng AI giúp tối ưu hóa quy trình hơn nữa bằng cách tự động hóa các tác vụ phức tạp như dự báo doanh số và tạo báo cáo.
Điều này có nghĩa là các nhóm có thể tập trung ít hơn vào các hoạt động thường nhật và tập trung nhiều hơn vào việc xây dựng mối quan hệ và chốt giao dịch để đạt được mục tiêu doanh số.
Các quy trình tự động hóa CRM truyền thống bao gồm hai phần – sự kiện kích hoạt và sự kiện hành động.
Yếu tố kích hoạt là phần “nếu” trong câu lệnh “nếu-thì”. Hành động là phần “thì”.
Dưới đây là một ví dụ về quy trình tự động hóa cơ bản mà bạn có thể chạy trong hệ thống CRM của mình:
Khi một liên hệ mới được thêm vào hệ thống CRM, một email chào mừng sẽ tự động được gửi đến họ.
Việc vận hành hệ thống tự động hóa này đảm bảo khách hàng tiềm năng nhận được thông tin từ bạn khi doanh nghiệp của bạn vẫn còn mới mẻ trong tâm trí họ và đang ở mức độ quan tâm cao. Nó cũng giúp giải phóng nhân viên khỏi việc gửi email chào mừng thủ công, cho phép họ tập trung hơn vào các giao dịch đang diễn ra.
Các giải pháp tự động hóa CRM dựa trên trí tuệ nhân tạo, chẳng hạn như chatbot thông minh, bổ sung thêm một lớp thông minh, cho phép chúng học hỏi và thích nghi theo thời gian.
Thay vì thực thi các quy tắc được lập trình sẵn, trí tuệ nhân tạo (AI) tận dụng học máy và xử lý ngôn ngữ tự nhiên để phân tích dữ liệu, hiểu các mẫu và thực hiện các nhiệm vụ phức tạp một cách độc lập.
Hệ thống CRM tích hợp các khả năng tự động hóa truyền thống và trí tuệ nhân tạo giúp tối ưu hóa công việc hàng ngày, đồng thời cung cấp cho chủ doanh nghiệp các công cụ để thúc đẩy doanh số bán hàng.
Tự động hóa CRM giúp cải thiện hiệu quả và năng suất ở mọi giai đoạn của chu kỳ bán hàng.
Dưới đây là một số lợi ích hàng đầu của việc tự động hóa các quy trình CRM:
| Lợi ích của tự động hóa CRM | Nó giúp ích như thế nào |
|---|---|
| 1. Tiết kiệm thời gian cho các tác vụ CRM lặp đi lặp lại | Tự động hóa các hoạt động lặp đi lặp lại để đội ngũ bán hàng và tiếp thị có thể ưu tiên những công việc mang lại doanh thu. Theo nghiên cứu của Slack, các nhóm sử dụng tự động hóa tiết kiệm trung bình 3,6 giờ mỗi tuần. |
| 2. Giảm thiểu sai sót của con người | Giảm thiểu sự mệt mỏi về thể chất và tinh thần liên quan đến các công việc thủ công lặp đi lặp lại, chẳng hạn như nhập thông tin liên hệ và phân công khách hàng tiềm năng. Bằng cách tuân theo các quy tắc tiêu chuẩn, công nghệ đảm bảo rằng sự xao nhãng và mệt mỏi không ảnh hưởng đến dữ liệu của bạn. |
| 3. Tối ưu hóa quản lý khách hàng tiềm năng | Tự động hóa việc chấm điểm khách hàng tiềm năng , thu thập thông tin liên hệ và chuyển khách hàng tiềm năng đến đúng thành viên nhóm bán hàng để tránh bỏ sót những khách hàng tiềm năng đầy hứa hẹn. |
| 4. Phối hợp đội ngũ bán hàng và tiếp thị | Kích hoạt các quy trình làm việc chung, tự động hóa việc chuyển giao công việc và tập trung hóa báo cáo để đảm bảo mọi người đều sử dụng cùng một dữ liệu khách hàng tiềm năng và đáp ứng cùng một kỳ vọng về hiệu suất. |
| 5. Tăng sự hài lòng trong công việc | Tối ưu hóa các công việc lặp đi lặp lại để loại bỏ tình trạng làm thêm giờ không cần thiết và kiệt sức của nhân viên. Nhân viên bán hàng sử dụng nhiều công cụ tự động hóa trong công việc và có hệ thống CRM sẽ cảm thấy hạnh phúc hơn và đạt được sự cân bằng tốt hơn trong cuộc sống. |
| 6. Tạo điều kiện cho khả năng mở rộng | Mở rộng quy mô các quy trình và luồng công việc để hỗ trợ tăng trưởng mà không cần tăng cường nỗ lực thủ công với cùng tốc độ. |
Việc triển khai tự động hóa CRM không thay thế đội ngũ nhân viên của bạn. Nó giúp họ đáp ứng kỳ vọng của khách hàng một cách nhất quán, giữ cho doanh nghiệp của bạn luôn cạnh tranh trong một thị trường thay đổi nhanh chóng.
Phạm vi các tác vụ bạn có thể tự động hóa trong CRM rộng hơn nhiều so với dự đoán của nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dưới đây là một số tác vụ hàng ngày mà tự động hóa có thể giúp đơn giản hóa:

Danh sách trên chỉ là một ví dụ nhỏ về cách tự động hóa CRM giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả. Với nền tảng phù hợp, các nhóm có thể chạy hàng chục quy trình tự động hóa cùng lúc.
Ngoài ra, công ty đã sử dụng công nghệ tự động hóa để phát triển quy trình chuẩn hóa cho việc chuyển giao dự án từ nhân viên bán hàng sang đội ngũ chăm sóc khách hàng. Việc tối ưu hóa quy trình chuyển giao giúp cải thiện quá trình hội nhập, nâng cao trải nghiệm khách hàng và thúc đẩy sự gắn kết sâu sắc hơn.
Các quy trình tự động hóa phù hợp giúp tăng năng suất, nâng cao tinh thần làm việc và thúc đẩy doanh số bán hàng.
Tuy nhiên, việc thực hiện chúng một cách hiệu quả đòi hỏi phải có kế hoạch.
Các phương pháp thực hành tốt nhất sau đây sẽ đảm bảo rằng việc tự động hóa mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn ngay từ ngày đầu tiên.
Nơi tốt nhất để bắt đầu tự động hóa CRM là với những nhiệm vụ tốn nhiều thời gian nhất của nhóm bạn.
Việc tinh giản các quy trình mà nhân viên thực hiện nhiều lần mỗi ngày sẽ mang lại hiệu quả năng suất nhanh chóng và giúp bạn chứng minh giá trị của mình với các bên liên quan.
Hãy trao đổi với các đội ngũ bán hàng, tiếp thị và chăm sóc khách hàng để xác định xem họ cần hỗ trợ ở những lĩnh vực nào.
Các công việc lặp đi lặp lại cần xem xét tự động hóa bao gồm:
Khi đã nắm rõ quy trình, bạn có thể suy nghĩ về những hành động mình muốn xảy ra, rồi từ đó tìm ngược lại sự kiện kích hoạt.
Ví dụ, nếu một doanh nghiệp thương mại điện tử nhận được hàng trăm yêu cầu hỗ trợ mỗi tuần, việc tự động phân bổ yêu cầu cho đúng người phụ trách sẽ tiết kiệm được hàng giờ phân loại thủ công.
Phân tích quy trình sẽ giúp bạn hiểu rõ công nghệ nên đảm nhiệm những nhiệm vụ nào.
Nếu bạn đang chọn một hệ thống CRM mới để chạy các quy trình tự động hóa, việc xác định những gì cần tự động hóa sẽ giúp bạn thu hẹp phạm vi tìm kiếm các giải pháp hỗ trợ mục tiêu của mình.
Trao đổi với nhóm của bạn sẽ giúp bạn xác định được nên tập trung nỗ lực bán hàng và tiếp thị vào đâu. Quá trình lập kế hoạch sẽ phân tích chi tiết cách thức hoạt động và những phần nào cần tự động hóa.
Công tác chuẩn bị ban đầu đảm bảo bạn tối ưu hóa quy trình làm việc hiệu quả, thay vì cố gắng số hóa một quy trình đang gặp trục trặc.
Hãy làm theo các bước sau để lập sơ đồ quy trình của bạn:
| Bước lập bản đồ quy trình | Nên làm gì |
|---|---|
| 1. Ghi lại quy trình hiện tại | Hãy ghi lại cách bạn hiện đang hoàn thành công việc. Tập trung vào các hành động thực tế hàng ngày, thay vì giả định. |
| 2. Xác định các điểm nghẽn | Xem xét lại từng bước để phát hiện những điểm trùng lặp (ví dụ: phê duyệt không cần thiết hoặc nhập lại dữ liệu). Bạn có thể loại bỏ những bước không cần thiết. |
| 3. Trực quan hóa quy trình làm việc của bạn | Hãy tạo sơ đồ luồng trực quan hoặc sơ đồ quy trình để thể hiện trình tự các bước, quyết định (ví dụ: các nhánh điều kiện if/then) và người chịu trách nhiệm cho từng bước cụ thể. |
| 4. Nêu bật các ứng viên tự động hóa | Xác định các tác vụ dựa trên quy tắc và tốn nhiều thời gian để tự động hóa. |
Khi lập sơ đồ, hãy phân tích các yếu tố kích hoạt, đầu vào/đầu ra, hệ thống và các trường hợp ngoại lệ trong quy trình của bạn.
Ví dụ, đây là cách bạn có thể lập sơ đồ quy trình các giai đoạn bán hàng:
Quá trình này có thể cho thấy các giao dịch được cập nhật không nhất quán, điều đó có thể dẫn đến việc cơ chế kích hoạt không hoạt động một cách đáng tin cậy.
Giải quyết triệt để các vấn đề giúp tự động hóa nâng cao hiệu quả, thay vì chỉ che đậy những thiếu sót trong quy trình làm việc.
Hệ thống tự động hóa tuân theo hướng dẫn một cách chính xác, vì vậy chúng phải hoạt động dựa trên thông tin chính xác.
Những sai sót và dữ liệu trùng lặp có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và khiến các quy trình tự động hóa khuếch đại lỗi.

Tuy nhiên, hãy giữ cho dữ liệu của bạn luôn sạch sẽ, điều đó sẽ giúp định tuyến khách hàng tiềm năng chính xác, tỷ lệ gửi email thành công cao và báo cáo đáng tin cậy.
Trước khi triển khai hệ thống tự động hóa CRM mới, hãy xem lại thông tin khách hàng hiện có của bạn. Dưới đây là những gì cần bao gồm trong quá trình kiểm tra:
Những lỗi nhập liệu lặp đi lặp lại cho thấy cơ hội để tự động hóa việc cập nhật thủ công. Phần mềm CRM có thể giúp tăng tốc quá trình làm sạch dữ liệu.
Việc kết nối CRM với các nền tảng tiếp thị cho phép bạn tự động hóa các tác vụ giúp duy trì hoạt động của quy trình bán hàng.
Ví dụ, bạn có thể sử dụng CRM để tự động phân loại và chấm điểm khách hàng tiềm năng mới dựa trên dữ liệu như hành vi hoặc thông tin nhân khẩu học.
Với thông tin này, bạn có thể tự động hóa các chiến dịch email nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng, giúp họ tiếp tục tiến triển trong quy trình bán hàng.
Sự tích hợp liền mạch đảm bảo nhân viên bán hàng tập trung vào những khách hàng tiềm năng tốt nhất, đồng thời giữ chân khách hàng tiềm năng cho đến khi họ sẵn sàng mua hàng.
Nó cũng loại bỏ tình trạng dữ liệu bị phân tán, giúp các đội ngũ bán hàng và tiếp thị cùng làm việc trên một giao diện chung để duy trì tính nhất quán trong thông điệp truyền tải xuyên suốt các điểm tiếp xúc trong hành trình khách hàng.
Nếu bạn mới làm quen với tự động hóa CRM, việc cảm thấy lo lắng khi giao phó các nhiệm vụ bán hàng quan trọng cho công nghệ là điều dễ hiểu.
Việc thử nghiệm phần mềm trên một quy trình ít rủi ro hoặc với một nhóm nhỏ trước tiên giúp xây dựng lòng tin.
Từ đó, bạn có thể triển khai nó cho một nhóm lớn hơn và theo dõi hiệu suất trong vài tuần cho đến khi bạn tin tưởng rằng nó có thể vận hành quy trình một cách hiệu quả.
Trước khi triển khai tự động hóa CRM, hãy đảm bảo các thành viên trong nhóm hiểu cách sử dụng nó.
Tổ chức các cuộc họp với các bên liên quan trong các bộ phận tương ứng để giải thích tự động hóa mang lại lợi ích gì, nó thay thế những công việc nào và các nhóm vẫn cần thực hiện thủ công những công việc nào.
Ví dụ, bạn có thể cho các nhà tiếp thị thấy cách một chuỗi email tự động bắt đầu mỗi khi khách hàng đăng ký tham gia hội thảo trực tuyến.
Hướng dẫn nhân viên bán hàng không liên hệ trong suốt chiến dịch email tự động giúp khách hàng tiềm năng tránh nhận được thông tin liên lạc trùng lặp.
Tuy nhiên, nếu khách hàng tiềm năng đặt những câu hỏi phức tạp, nhân viên bán hàng nên trả lời bằng những câu trả lời cụ thể.
Cung cấp cho các thành viên nhóm quyền truy cập vào kho kiến thức và tài liệu đào tạo theo yêu cầu để giúp nâng cao khả năng hiểu biết và khắc phục sự cố.
Hãy tận dụng tối đa các nguồn lực của hệ thống CRM để giúp nhóm của bạn khai thác tối đa nền tảng này.
Sau khi hệ thống tự động hóa được đưa vào hoạt động, hãy tiếp tục tổ chức các buổi đào tạo thường xuyên để nâng cao hiệu quả.
Quá trình đào tạo có thể bao gồm:
Hãy hỏi ý kiến phản hồi của nhân viên về việc tự động hóa CRM. Tìm hiểu xem các quy trình làm việc mới đang mang lại giá trị như thế nào và liệu có những thách thức nào cần giải quyết.
Tự động hóa, giống như bất kỳ hoạt động bán hàng hoặc tiếp thị nào, đòi hỏi sự tối ưu hóa liên tục để mang lại kết quả lâu dài.
Thiết lập chu kỳ đánh giá định kỳ để đánh giá hiệu quả hoạt động tự động hóa CRM. Bạn sẽ tìm thấy câu trả lời cho sự thành công trong các chỉ số của mình.
Ví dụ, nếu tỷ lệ chuyển đổi của bạn tăng lên sau khi tự động hóa việc lên lịch họp, điều đó cho thấy sự thành công.
Nếu lượng đặt phòng giảm, bạn cần tìm hiểu nguyên nhân gây ra vấn đề.
Hãy chọn các chỉ số hiệu suất chính (KPI) rõ ràng liên quan đến các tác vụ tự động hóa của bạn và theo dõi chúng trong CRM. Các KPI bạn có thể theo dõi bao gồm:
| KPI tự động hóa | Những điều cần lưu ý |
|---|---|
| Độ dài chu kỳ bán hàng | Mất bao lâu để chuyển đổi một khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự sau lần liên hệ đầu tiên? |
| Tốc độ đường ống | Tốc độ các giao dịch được xử lý qua phễu bán hàng của bạn |
| Thời gian phản hồi khách hàng tiềm năng | Hệ thống tự động liên hệ với khách hàng tiềm năng nhanh như thế nào sau khi họ điền vào biểu mẫu? |
| Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành cơ hội | Tỷ lệ phần trăm khách hàng tiềm năng chuyển thành cơ hội đủ điều kiện sau khi sử dụng tự động hóa để nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng. |
| Tỷ lệ nhấp chuột vào email | Tỷ lệ phần trăm người nhận nhấp vào liên kết trong email tự động |
| Tỷ lệ giữ chân khách hàng | Tỷ lệ khách hàng được giữ lại trong một khoảng thời gian cụ thể, phản ánh sự thành công của quy trình tiếp nhận và đăng ký tự động. |
| Chi phí trên mỗi giao dịch | Giảm chi phí để hoàn thành một quy trình kinh doanh (ví dụ: xử lý yêu cầu hỗ trợ khách hàng) |
| Sự hài lòng của khách hàng (CSAT) | Tự động hóa ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng như thế nào? |
Tự động hóa CRM giúp loại bỏ các tác vụ quản trị lặp đi lặp lại, cho phép các nhóm B2B quy mô nhỏ và vừa tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ khách hàng bền vững.
Mục tiêu tổng quát của tự động hóa rất đơn giản: xác định những công việc tốn thời gian và công sức không cần thiết và để phần mềm xử lý chúng.Lời kết
Tự động hóa CRM giúp loại bỏ các tác vụ quản trị lặp đi lặp lại, cho phép các nhóm B2B quy mô nhỏ và vừa tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ khách hàng bền vững.
Mục tiêu tổng quát của tự động hóa rất đơn giản: xác định những công việc tốn thời gian và công sức không cần thiết và để phần mềm xử lý chúng.