Quản lý khách hàng tiềm năng là gì? Mẹo, chiến lược, phương pháp

Published by Linh Nguyen Dieu at 24/01/2024

Quản lý khách hàng tiềm năng là gì?

Quản lý khách hàng tiềm năng là quá trình quản lý khách hàng tiềm năng, được gọi là khách hàng tiềm năng, từ lần tương tác đầu tiên của họ với công ty bạn cho đến khi họ mua hàng. Việc quản lý khách hàng tiềm năng thành công tập trung vào việc mang lại giá trị, giải quyết nhu cầu và đáp ứng mong đợi để bạn có thể chốt hợp đồng nhanh chóng mà vẫn đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

Tại sao quản lý khách hàng tiềm năng lại quan trọng?

Quản lý khách hàng tiềm năng tốt có nghĩa là bạn đang mang đến cho mỗi khách hàng tiềm năng trải nghiệm được cá nhân hóa nhằm giải quyết các điểm yếu và nhu cầu riêng biệt. Điều đó tạo ra sự tin tưởng, khiến cho việc kết thúc trở nên dễ dàng hơn. Nghiên cứu từ McKinsey cho thấy khi mọi người cảm thấy được thấu hiểu, khả năng họ mua hàng sẽ tăng 40%.

Một lợi ích lớn khác của việc quản lý khách hàng tiềm năng: tốc độ chu kỳ bán hàng. Khi bạn thu hút được những khách hàng tiềm năng phù hợp và nuôi dưỡng họ một cách chính xác, bạn sẽ đưa họ đi qua quy trình một cách nhanh chóng. Điều đó có nghĩa là bạn lãng phí ít thời gian hơn và ít tài nguyên hơn. Bạn cũng có thể tập trung vào những khách hàng tiềm năng có nhiều khả năng chuyển đổi nhất.

Nếu bạn lơ là trong việc quản lý khách hàng tiềm năng, bạn sẽ dễ dàng bỏ qua những khách hàng tiềm năng có thể quan tâm đến những gì bạn cung cấp. Điều đó có nghĩa là bỏ lỡ cơ hội bán hàng. Bạn cũng có thể thấy mình dành quá nhiều thời gian cho những khách hàng tiềm năng không có khả năng mang lại doanh số bán hàng, điều này có thể không hiệu quả và gây khó chịu. Tệ hơn nữa, nó có thể dẫn tới việc không đạt được chỉ tiêu và doanh số bán hàng.

Các giai đoạn quản lý khách hàng tiềm năng

Quản lý khách hàng tiềm năng diễn ra theo từng giai đoạn, bắt đầu bằng việc thu thập khách hàng tiềm năng và chuyển qua một loạt các bước để chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng. Quy trình có cấu trúc này đảm bảo rằng mỗi khách hàng tiềm năng được hướng dẫn hiệu quả trong suốt hành trình bán hàng.

Thu thập khách hàng tiềm năng: Đây là bước đầu tiên, nơi bạn thu thập thông tin về khách hàng tiềm năng. Bạn có thể thực hiện việc này thông qua nhiều kênh khác nhau như email, mạng xã hội, hội thảo trên web và các hoạt động tiếp thị khác.

Đánh giá khách hàng tiềm năng: Trong giai đoạn này, bạn đánh giá khách hàng tiềm năng của mình để xác định khả năng họ mua hàng. Điều này có thể bao gồm việc tổ chức các cuộc gọi khám phá để hiểu nhu cầu của họ và kết nối chúng với hồ sơ khách hàng lý tưởng của bạn.

Phân phối khách hàng tiềm năng: Sau khi khách hàng tiềm năng đủ tiêu chuẩn, bạn phải chỉ định họ vào nhóm bán hàng phù hợp dựa trên các yếu tố như loại khách hàng tiềm năng, ngành hoặc sở thích về sản phẩm. Điều này đảm bảo rằng nhóm phù hợp xử lý từng khách hàng tiềm năng để có kết quả tốt nhất có thể.

Nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng: Không phải tất cả khách hàng tiềm năng đều sẵn sàng mua hàng ngay lập tức. Nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng bao gồm việc duy trì mối quan hệ với những khách hàng tiềm năng này thông qua các nỗ lực tiếp thị và giao tiếp thường xuyên, giải quyết các nhu cầu và giữ chân họ cho đến khi họ sẵn sàng mua hàng.

Theo dõi khách hàng tiềm năng: Trong suốt quá trình quản lý khách hàng tiềm năng, bạn có thể sử dụng công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để theo dõi các hoạt động và tương tác của khách hàng tiềm năng với công ty của mình. Điều này giúp bạn hiểu các hành vi, sở thích và nhu cầu phổ biến của khách hàng tiềm năng, từ đó cung cấp cho bạn dữ liệu cần thiết để cải thiện hoạt động đào tạo và hướng dẫn dự báo.

9 phương pháp hay nhất để quản lý khách hàng tiềm năng

Quản lý khách hàng tiềm năng hiệu quả là sự cân bằng tinh tế giữa hiệu quả và liên lạc cá nhân. Tìm ra sự kết hợp phù hợp giữa tự động hóa và các điểm tiếp xúc trực tiếp để chuyển khách hàng tiềm năng từ lần liên hệ ban đầu đến việc chốt giao dịch thành công một cách suôn sẻ là điều quan trọng. Dưới đây là chín lời khuyên thiết thực để tinh chỉnh cách tiếp cận của bạn:

1. Phát triển cách tiếp cận có hệ thống

Bắt đầu bằng cách tìm hiểu kỹ lưỡng chu kỳ bán hàng hiện tại của bạn. Chia nhỏ từng giai đoạn, từ liên hệ ban đầu đến kết thúc giao dịch. Xác định các hành động chính, điểm quyết định và tiêu chí để thúc đẩy khách hàng tiềm năng chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Quá trình này phải được xem xét và cải tiến một cách nhất quán dựa trên dữ liệu hiệu suất và phản hồi của nhóm, đảm bảo nó vẫn hiệu quả và hiệu quả.

2. Lọc leads

Nhanh chóng xác định xem khách hàng tiềm năng có phù hợp hay không giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Phát triển các tiêu chí để xác định khách hàng tiềm năng đủ điều kiện và áp dụng chúng sớm trong quá trình tương tác. Điều này có thể bao gồm việc đánh giá nhu cầu của họ đối với sản phẩm, ngân sách và quyền ra quyết định của bạn. Nói chung, việc xác định khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả sẽ đảm bảo bạn tập trung nỗ lực vào những khách hàng có tiềm năng chuyển đổi cao nhất.

3. Điều chỉnh quy trình bán hàng và chu kỳ bán hàng của bạn

Điều chỉnh việc quản lý khách hàng tiềm năng để phù hợp với chu kỳ bán hàng thông thường của bạn là rất quan trọng. Nếu bạn có chu kỳ bán hàng dài hơn, trọng tâm của bạn có thể là nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng theo thời gian. Ngược lại, với chu kỳ ngắn hơn, cách tiếp cận của bạn có thể trực tiếp và hướng đến hành động hơn, đảm bảo sớm có tác động lớn nhất đến mối quan hệ khách hàng tiềm năng-đại diện. Hợp tác chặt chẽ với nhóm bán hàng của bạn để hiểu các sắc thái của chu kỳ bán hàng và tích hợp những hiểu biết này vào chiến lược quản lý khách hàng tiềm năng của bạn.

4. Điều chỉnh chiến lược cho phù hợp với các giai đoạn khác nhau

Nhận ra rằng cách tiếp cận một kích cỡ phù hợp cho tất cả không hiệu quả trong quản lý khách hàng tiềm năng. Đối với khách hàng tiềm năng ở giai đoạn đầu, bạn nên tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ và hiểu nhu cầu của họ. Khi khách hàng tiềm năng trưởng thành, chiến lược của bạn nên chuyển sang giải quyết các phản đối cụ thể, cung cấp giải pháp phù hợp và củng cố đề xuất giá trị của bạn.

5. Sử dụng dữ liệu sạch

Dữ liệu chất lượng cung cấp cho bạn thông tin chi tiết chính xác về những gì khách hàng tiềm năng muốn và cách họ có xu hướng hành xử, cung cấp cho bạn thông tin bạn cần để nuôi dưỡng một cách hiệu quả. Ưu tiên thu thập dữ liệu của bên thứ nhất trực tiếp từ khách hàng và khách hàng tiềm năng của bạn. Dữ liệu này không chỉ chính xác hơn mà còn đảm bảo tuân thủ luật bảo mật dữ liệu. Thường xuyên kiểm tra dữ liệu của bạn để đảm bảo tính chính xác và phù hợp, đồng thời tránh bị cám dỗ dựa vào các tập dữ liệu lớn, có khả năng lỗi thời của bên thứ ba.

6. Tương tác trước khung

Trước khi tương tác với khách hàng tiềm năng, hãy đặt giọng điệu phù hợp. Điều này có thể được thực hiện thông qua email hoặc tin nhắn được cá nhân hóa phản ánh tiếng nói và giá trị thương hiệu của bạn. Nói cách khác, bạn có thể sử dụng những thông tin liên lạc này để cung cấp thông tin chi tiết về những gì khách hàng tiềm năng có thể mong đợi, bao gồm thời điểm chia sẻ bản demo, loại thông tin liên lạc nào có thể thực hiện được và cách bạn chuyển từ cuộc gọi bán hàng sang kết thúc. Cách tiếp cận này giúp xây dựng lòng tin và sự thoải mái, giúp những cuộc trò chuyện ban đầu trở nên hiệu quả hơn.

7. Theo dõi một cách nhất quán nhưng không xâm phạm

Hệ thống tương tác bán hàng mạnh mẽ là chìa khóa để duy trì các cơ hội tiềm năng. Điều này có thể liên quan đến lời nhắc tự động, cuộc gọi theo lịch hoặc email được cá nhân hóa theo các khoảng thời gian chiến lược. Mục tiêu là giữ cho thương hiệu của bạn luôn ở vị trí hàng đầu trong tâm trí khách hàng tiềm năng mà không bị thúc đẩy.

8. Thúc đẩy sự hợp tác giữa tiếp thị và bán hàng

Sử dụng phần mềm quản lý khách hàng tiềm năng để xác định những yếu tố cấu thành khách hàng tiềm năng đủ tiêu chuẩn và đảm bảo cả hai nhóm đều có sự hiểu biết chung. Việc tích hợp tự động hóa tiếp thị với CRM của bạn cho phép có cái nhìn toàn diện hơn về hành trình của khách hàng, giúp cải thiện việc xử lý và chuyển đổi khách hàng tiềm năng.

9. Tránh những cạm bẫy thường gặp

Hãy lưu ý đến việc ngừng theo dõi quá sớm hoặc vội vã chốt giao dịch một cách không thích hợp. Nhưng nếu khách hàng tiềm năng không phù hợp, đừng ngần ngại hướng họ đi nơi khác. Vào cuối ngày, nó duy trì tính toàn vẹn của quy trình bán hàng của bạn và tôn trọng thời gian của khách hàng tiềm năng – và của bạn. Quản lý đúng cách những cạm bẫy này sẽ đảm bảo chiến lược quản lý khách hàng tiềm năng hiệu quả hơn.

6 công cụ và công nghệ quản lý khách hàng tiềm năng

Để quản lý khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả, điều quan trọng là phải có các công cụ giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn. Những công cụ này không chỉ giúp tổ chức dữ liệu; chúng nhằm mục đích tận dụng tối đa sự tương tác của bạn với khách hàng tiềm năng. Bằng cách tự động hóa và đơn giản hóa việc quản lý khách hàng tiềm năng, đội ngũ bán hàng có thể tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ và chốt giao dịch thay vì sa lầy vào các công việc thủ công.

1. Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Phần mềm này đóng vai trò là trung tâm lưu trữ tất cả thông tin khách hàng của bạn. Nó được thiết kế để tự động tích hợp dữ liệu từ nhiều kênh tương tác với khách hàng tiềm năng khác nhau như email, cuộc gọi và trò chuyện. Việc tập trung hóa này giúp quản lý hiệu quả các tương tác của khách hàng và quy trình bán hàng, đồng thời cung cấp cái nhìn toàn diện về hành trình của từng khách hàng.

2. Công cụ phân tích và dữ liệu bán hàng theo thời gian thực

Sử dụng các công cụ phân tích để theo dõi cách tạo khách hàng tiềm năng và cách thức/thời điểm chúng di chuyển trong quy trình. Các số liệu phổ biến cần theo dõi bao gồm chi phí cho mỗi khách hàng tiềm năng, tỷ lệ tương tác và tỷ lệ thành công. Những thông tin chi tiết này có thể được cung cấp nhanh chóng bằng AI, giúp bạn hiểu cách thu hút khách hàng thông qua phễu bán hàng một cách hiệu quả. Với dữ liệu này, bạn có thể liên tục tinh chỉnh cách tiếp cận của mình và tập trung hơn vào các chiến thuật mang lại kết quả tốt nhất.

3. Công cụ hỗ trợ bán hàng

Những công cụ này cung cấp cho nhóm bán hàng của bạn các tài nguyên, kiến thức và chiến lược cần thiết để tương tác hiệu quả với khách hàng tiềm năng ở các giai đoạn khác nhau của kênh bán hàng. Chúng bao gồm đào tạo khách hàng, mô-đun huấn luyện và nội dung giúp đại diện giải quyết các thắc mắc của khách hàng và vượt qua những trở ngại trong quá trình bán hàng.

4. Các công cụ tương tác bán hàng

Cần thiết để xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng tiềm năng, những công cụ này hỗ trợ giao tiếp giữa các kênh – trò chuyện, mạng xã hội, điện thoại và email. Họ theo dõi tất cả các tương tác để hiểu rõ hơn về từng khách hàng tiềm năng và thường sử dụng AI để tự động hóa các tác vụ như cập nhật hồ sơ giao dịch và tùy chỉnh email.

5. Công cụ nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng

Đối với những khách hàng tiềm năng chưa sẵn sàng mua hàng, những công cụ này rất quan trọng. Họ tự động hóa việc phân phối nội dung, chiến dịch email được cá nhân hóa và các tài nguyên khác được thiết kế để thúc đẩy khách hàng tiềm năng thông qua quy trình.

Dẫn đường đến mối quan hệ khách hàng lâu dài

Cũng giống như việc tìm kiếm kết nối phù hợp tại một sự kiện kết nối hoặc hẹn hò tốc độ, quản lý khách hàng tiềm năng không chỉ đơn thuần là tạo ấn tượng tuyệt vời đầu tiên. Bạn sẽ cần liên tục nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng một cách có ý nghĩa, mang lại giá trị và giải quyết nhu cầu trong khi vẫn duy trì hoạt động giao tiếp được cá nhân hóa. Điều này biến sự quan tâm ban đầu thành những giao dịch được thực hiện và xây dựng mối quan hệ khách hàng lâu dài.

Contact Us

Nhập số điện thoại của bạn và chúng tôi gọi lại sau.

Quản lý khách hàng tiềm năng là gì? Mẹo, chiến lược, phương pháp