Tại sao Doanh nghiệp nhỏ nên quan tâm đến Dữ liệu sạch?

Khi AI tăng cường nhu cầu về dữ liệu đáng tin cậy, nhiều doanh nghiệp đang gấp rút củng cố nền tảng dữ liệu của họ. Trên thực tế, 86% các nhà lãnh đạo phân tích và CNTT đồng ý rằng kết quả đầu ra của AI chỉ tốt như dữ liệu đầu vào của nó. Để tận dụng tối đa dữ liệu cho các doanh nghiệp nhỏ, dữ liệu đó cần phải “sạch”.

Dữ liệu sạch — hoặc dữ liệu và hồ sơ không có sai sót, trùng lặp và trống — giúp doanh nghiệp nhỏ của bạn hoạt động nhanh hơn, mượt mà hơn và hiệu quả hơn. Dữ liệu bẩn gây ra những vấn đề đau đầu và cũng có thể tạo nên sự khác biệt giữa giành được công việc kinh doanh mới và gửi những thông điệp không bao giờ đến được với khách hàng và khách hàng tiềm năng. May mắn thay, việc giữ cho dữ liệu của bạn luôn sạch sẽ không hề khó khăn và rất xứng đáng với nỗ lực bạn bỏ ra.

Dữ liệu sạch trông như thế nào?

Mở ứng dụng Danh bạ trên điện thoại của bạn và cuộn qua các mục. Có nhiều bản sao hoặc địa chỉ liên hệ có địa chỉ cũ mà bạn biết không còn hợp lệ nữa không? Danh sách liên hệ hoàn toàn sạch sẽ chỉ có một mục nhập cho mỗi liên hệ, với tất cả thông tin được tổng hợp dưới mỗi mục nhập — tên, địa chỉ thực và địa chỉ email, số điện thoại, v.v. — chính xác và cập nhật. Bất kỳ mục nhập trùng lặp hoặc thông tin không chính xác đều là ví dụ về dữ liệu không sạch.

Khi bạn xem một số liên lạc trên điện thoại và nhận ra thông tin đó đã lỗi thời thì thật bất tiện. Khi doanh nghiệp nhỏ của bạn vận hành dựa trên thông tin lỗi thời, điều đó có nghĩa là lãng phí thời gian và tiền bạc cũng như bỏ lỡ các cơ hội do khách hàng tiềm năng xấu, email bị trả lại và dự báo không chính xác. 

Nếu bạn sử dụng hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hoặc đang nghĩ đến việc áp dụng hệ thống này, thì việc dọn dẹp dữ liệu của bạn là rất quan trọng để tận dụng tối đa các công cụ. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn đang sử dụng bất kỳ loại tự động hóa tiếp thị nào, lắng nghe phương tiện truyền thông xã hội hoặc các tính năng khác nhằm khóa thông tin liên hệ của khách hàng. 

Năm bước để làm sạch dữ liệu cho doanh nghiệp nhỏ

Hãy yên tâm; bạn không cần bằng khoa học máy tính hoặc bộ đồ bảo hộ để dọn dẹp dữ liệu của mình. Giữ dữ liệu kinh doanh sạch sẽ phần lớn là việc lập kế hoạch và bám sát kế hoạch đó.

Hãy làm theo năm bước sau để làm sạch dữ liệu của bạn và giữ nguyên như vậy:

1. Tiến hành kiểm tra dữ liệu và xác định các điểm mù

Nhìn vào dữ liệu doanh nghiệp của bạn thu thập. Xác định phần nào của nó bạn thực sự sử dụng. Sau đó, tìm hiểu những gì còn thiếu, những gì bạn có nhưng không cần, và liệu những thứ bạn chủ động thu thập có bị bẩn hay không và bằng cách nào.

Ví dụ: hầu hết các công ty đều theo dõi thông tin liên hệ cơ bản của tất cả khách hàng tiềm năng, khách hàng và nhà cung cấp. Bạn có đang thu thập và theo dõi mọi thứ bạn cần không? Có phải một số trường nhất định đã lỗi thời trên nhiều mục nhập không? Bạn có nhiều bản sao? Xác định các điểm mù và điểm yếu trong tập dữ liệu và phương pháp thu thập hiện tại của bạn, đồng thời lập kế hoạch khắc phục chúng trong tương lai. Bước này có thể đòi hỏi một chút nỗ lực để sắp xếp lại ngôi nhà của bạn trước khi tiến về phía trước, nhưng nó rất đáng giá. 

2. Tạo quy trình nhập dữ liệu

Dựa trên kế hoạch bạn vừa thực hiện ở bước một, hãy xác định quy trình kiểm tra tất cả dữ liệu của bạn tại thời điểm nhập cảnh. Cho dù bạn là “doanh nhân độc lập” tự mình theo dõi mọi khách hàng mới hay bạn có một nhóm nhỏ sử dụng CRM, hãy đảm bảo rằng bất kỳ ai nhập dữ liệu đều tuân theo quy trình kiểm tra dữ liệu đó tại thời điểm nhập. Thêm một chút thời gian để kiểm tra kỹ trước có thể giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm rất nhiều công sức và bỏ lỡ cơ hội về sau. 

3. Xem lại từng mục nhập để đảm bảo độ chính xác

Đây chính xác là những gì nó nghe như thế. Xem lại mọi mục trong cơ sở dữ liệu khách hàng của bạn để đảm bảo độ chính xác. Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp và cơ sở dữ liệu của bạn, bước này có thể khiến bạn mất một hoặc hai giờ. Nhưng tin vui là bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng giải pháp CRM đơn giản — khi bạn cập nhật thông tin của khách hàng, dữ liệu đó sẽ tự động cập nhật trên nhiều hồ sơ khác nhau có liên quan đến khách hàng đó.

Một ý tưởng dễ dàng khác là yêu cầu khách hàng gửi cho bạn thông tin cập nhật hiện tại của họ. Kiểm tra câu trả lời của họ dựa trên danh sách liên lạc của bạn khi họ đến. 

4. Loại bỏ các mục trùng lặp

Bạn có nhớ ví dụ về ứng dụng Danh bạ mà chúng tôi đã bắt đầu không? Các mục trùng lặp có thể gây ra sự tàn phá lớn đối với các nhóm bán hàng thực hiện nhiều hoạt động tìm kiếm bằng cách sử dụng danh sách liên hệ của công ty. Xin nhắc lại, nếu doanh nghiệp của bạn là một doanh nghiệp rất nhỏ với lượng khách hàng tương đối nhỏ, bạn có thể loại bỏ trùng lặp dữ liệu của mình bằng tay. Nếu không, hãy xem xét các ứng dụng miễn phí và trả phí này có thể hữu ích.

5. Sử dụng dữ liệu sạch của bạn để tự động hóa, dự báo và hơn thế nữa

Sau khi dữ liệu của bạn sạch sẽ và theo thứ tự, việc bảo trì sẽ dễ dàng như tiếp tục công việc bạn đã thực hiện từ các bước từ một đến bốn ở trên. Lập kế hoạch thu thập tất cả dữ liệu bạn cần (và không có gì hơn), kiểm tra kỹ dữ liệu đó tại thời điểm nhập và xem xét độ chính xác một cách thường xuyên và bạn sẽ hoàn tất. Hãy nhớ rằng các nhóm bán hàng có nhiều người thực hiện nhiều công việc tìm kiếm có thể cần phải xem xét và loại trừ thường xuyên hơn một chút so với các tổ chức nhỏ hơn. 

Từ đó, vấn đề là mở rộng việc thu thập dữ liệu để đáp ứng nhu cầu kinh doanh ngày càng tăng của bạn. Và sử dụng các công cụ kinh doanh tốt nhất để tận dụng tối đa dữ liệu đó thông qua tự động hóa, dự báo và cung cấp trải nghiệm khách hàng cũng như hỗ trợ tuyệt vời. Bạn muốn tìm hiểu thêm về dữ liệu cho các doanh nghiệp nhỏ? Hãy xem bảng chú giải các thuật ngữ chính này để giúp mọi người trong công ty của bạn hiểu được sức mạnh của dữ liệu có thể hành động theo thời gian thực.