Cách viết đề xuất kinh doanh

Published by Linh Nguyen Dieu at 28/02/2025

Đề xuất kinh doanh là gì?

Đề xuất kinh doanh là một kế hoạch chiến lược được thiết kế để thu hút khách hàng mới. Các công ty gửi những đề xuất này cho khách hàng tiềm năng để cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm của họ. Nó giống như một bài chào hàng để đảm bảo hợp đồng – một phần thuyết phục và một phần phác thảo chi tiết.

Một đề xuất kinh doanh tốt bao gồm một số yếu tố quan trọng, bao gồm:

Giải pháp rõ ràng phù hợp với nhu cầu của khách hàng và được hỗ trợ bởi các ví dụ về thành công trong quá khứ
Một chiến lược định giá trực tiếp giải thích cách bạn sẽ cung cấp dịch vụ của mình
Tài liệu bổ sung, như sơ yếu lý lịch của nhóm và các nghiên cứu tình huống chứng minh kinh nghiệm và kỹ năng bán hàng của bạn

Tóm lại, đề xuất kinh doanh là công cụ giới thiệu các dịch vụ của công ty bạn. Nó giúp khách hàng quyết định có nên hợp tác kinh doanh với bạn hay không bằng cách chỉ ra cách bạn sẽ cung cấp những gì họ mong muốn.

Đề xuất kinh doanh khác với đề xuất bán hàng vì chúng đưa ra các giải pháp đáp ứng nhu cầu rộng hơn của khách hàng, giải thích mục tiêu và giá trị dài hạn. Chúng cũng có thể bao gồm các đề xuất cho quan hệ đối tác hoặc các dự án khác.

Trong khi đó, đề xuất bán hàng có mục tiêu cụ thể hơn, tập trung vào các ưu đãi và giá cả cụ thể. Cả hai tài liệu đều hướng đến mục tiêu thuyết phục nhưng khác nhau về phạm vi và chi tiết.

Đề xuất kinh doanh được yêu cầu và không được yêu cầu

Đề xuất kinh doanh, giống như đề xuất tiếp thị, có thể được yêu cầu hoặc không được yêu cầu. Hai loại đề xuất kinh doanh này nhằm mục đích giành được doanh nghiệp nhưng khác nhau về bối cảnh và cách tiếp cận. Sau đây là cách so sánh của chúng:

Loại đề xuất

Sự miêu tả

Đề xuất được yêu cầu

Các công ty gửi đề xuất được yêu cầu để đáp ứng yêu cầu chính thức của khách hàng tiềm năng.

Khách hàng có thể gửi yêu cầu đề xuất (RFP) khi họ muốn thuê dịch vụ hoặc mua sản phẩm. Sau đó, các công ty soạn thảo phản hồi RFP – một loại đề xuất kinh doanh – để giải quyết yêu cầu.

Vì những đề xuất này trả lời trực tiếp yêu cầu của khách hàng nên chúng thường chi tiết và có mục tiêu hơn.

Đề xuất không được yêu cầu

Bạn gửi các đề xuất không được yêu cầu mà không có yêu cầu cụ thể của khách hàng. Hãy coi chúng như các cuộc gọi chào hàng, nhưng trên giấy tờ.

Các công ty sử dụng các đề xuất không được yêu cầu để giới thiệu các dịch vụ tới những khách hàng tiềm năng chưa liên hệ.

Những đề xuất này nêu bật lý do tại sao khách hàng tiềm năng có thể hưởng lợi từ các dịch vụ của công ty. Chúng đưa ra các giải pháp tiềm năng cho các vấn đề chưa xác định của khách hàng tiềm năng.

Đề xuất kinh doanh bao gồm những gì?

Đề xuất kinh doanh là cơ hội để bạn thể hiện cách công ty bạn có thể giải quyết các vấn đề của khách hàng tiềm năng. Điều cần thiết là phải vừa thuyết phục vừa cung cấp thông tin, đảm bảo mỗi phần đều có mục đích.

Sau đây là phân tích về những nội dung cần đưa vào một đề xuất kinh doanh hiệu quả:

Trang tiêu đề . Để tạo ấn tượng đầu tiên vững chắc, hãy bắt đầu bằng trang tiêu đề chuyên nghiệp. Bao gồm tên công ty, tiêu đề đề xuất, tên khách hàng, ngày lập tài liệu và thông tin liên hệ của bạn.
Mục lục. Bao gồm mục lục để dễ dàng điều hướng.
Tóm tắt nội dung . Cung cấp tổng quan nhanh về đề xuất của bạn. Làm nổi bật các điểm chính và lợi ích mà đề xuất của bạn mang lại cho khách hàng.
Giới thiệu. Giới thiệu công ty của bạn và đề cập đến bối cảnh của công ty. Đặt ra lý do tại sao bạn là người phù hợp để giải quyết các yêu cầu của khách hàng.
Phát biểu vấn đề . Nêu rõ vấn đề, điểm khó khăn hoặc nhu cầu của khách hàng, cho thấy bạn hiểu những thách thức của họ và sẵn sàng giải quyết.
Giải pháp đề xuất . Mô tả cách tiếp cận của bạn để giải quyết vấn đề của khách hàng. Chia sẻ các chiến lược và công cụ bạn sẽ sử dụng để thực hiện giải pháp.
Trình độ chuyên môn. Thể hiện kinh nghiệm và chuyên môn của bạn bằng các nghiên cứu tình huống hoặc câu chuyện của khách hàng có liên quan để chứng minh bạn có thể xử lý công việc.
Thông tin về giá . Nêu rõ chi phí cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Minh bạch trong chiến lược giá bán của bạn để tránh nhầm lẫn.
Kế hoạch triển khai. Phác thảo mốc thời gian và các bước để cung cấp giải pháp của bạn. Cung cấp cho khách hàng bức tranh rõ ràng về những gì mong đợi.
Điều khoản và điều kiện. Bao gồm thông tin pháp lý và hợp đồng bán hàng, như điều khoản thanh toán và bảo hành.
Kêu gọi hành động . Kết thúc bằng lời kêu gọi hành động (CTA), khuyến khích khách hàng thực hiện bước tiếp theo – như lên lịch họp bán hàng hoặc ký vào dòng chấm.

Mỗi phần sẽ xây dựng trường hợp của bạn và thuyết phục khách hàng rằng công ty của bạn là sự lựa chọn đúng đắn.

Cách viết đề xuất kinh doanh trong 11 bước

Viết một đề xuất kinh doanh hiệu quả là truyền đạt rõ ràng giá trị bạn mang lại. Sau đây là quy trình từng bước để tạo ra một đề xuất chiến thắng:

1. Nghiên cứu và hiểu nhu cầu của khách hàng

Việc điều chỉnh đề xuất của bạn theo mối quan tâm của khách hàng cho thấy bạn đã làm tốt công việc của mình và sẽ đưa ra các giải pháp có giá trị.

Bắt đầu bằng cách thu thập thông tin về khách hàng của bạn. Tìm hiểu về ngành của họ và bất kỳ thách thức nào họ gặp phải. Kiểm tra trang web, phương tiện truyền thông xã hội và các bài báo của họ để có bức tranh toàn cảnh.

Sau đây là những gì cần làm:

Xác định điểm đau. Xác định các vấn đề cụ thể mà khách hàng của bạn muốn giải quyết. Xem xét bất kỳ tài liệu nào họ cung cấp và xem thông tin công khai về hoạt động của họ.
Giao tiếp trực tiếp. Nói chuyện với khách hàng nếu bạn có thể. Tiếp cận thông qua các cuộc họp khám phá bán hàng, cuộc gọi hoặc email. Đặt câu hỏi trực tiếp giúp làm rõ nhu cầu của họ và cho thấy bạn muốn hiểu vấn đề của họ.
Kiểm tra đối thủ cạnh tranh. Phân tích đối thủ cạnh tranh để hiểu những thách thức chung của ngành. Xem xét những gì người khác đang làm tốt và tìm cách để khách hàng của bạn có thể nổi bật.

Ví dụ: Hãy tưởng tượng một doanh nghiệp nhỏ cung cấp phần mềm an ninh mạng cho các công ty khởi nghiệp. Họ muốn giới thiệu đề xuất phần mềm của mình cho một công ty thương mại điện tử đang phát triển và lo ngại về vi phạm dữ liệu.

Qua nghiên cứu, công ty nhận thấy rằng điểm yếu chính của công ty là thiếu bảo vệ dữ liệu và quy trình tích hợp phức tạp. Sau khi thảo luận, công ty phần mềm xác nhận rằng công ty thiếu các tính năng tích hợp liền mạch và phát hiện mối đe dọa để bảo vệ dữ liệu.

2. Thu thập dữ liệu và lập kế hoạch nội dung đề xuất

Bây giờ bạn đã hiểu được sở thích của khách hàng tiềm năng, đã đến lúc thu thập dữ liệu và phát triển nội dung. Bước này xây dựng nền tảng cho bài giới thiệu của bạn – đó là nơi bạn thu thập thông tin và tài liệu cần thiết để đưa ra lập luận mạnh mẽ cho giải pháp của mình.

Tìm dữ liệu có liên quan để hỗ trợ đề xuất dự án của bạn, bao gồm số liệu thống kê, kết quả nghiên cứu hoặc báo cáo nghiên cứu thị trường. Mục tiêu là sao lưu các tuyên bố của bạn bằng bằng chứng vững chắc để cho khách hàng thấy bạn đã làm bài tập về nhà.

Khi bạn có dữ liệu, hãy cân nhắc nội dung bạn sẽ đưa vào từng phần. Ví dụ, phần tóm tắt điều hành nên nêu bật những lợi ích chính của giải pháp của bạn. Trong khi đó, phần nêu vấn đề xác định những thách thức của khách hàng.

3. Soạn thảo tuyên bố vấn đề và giải pháp đề xuất

Sau khi thiết lập bối cảnh bằng phần tóm tắt và giới thiệu, hãy xác định vấn đề và đưa ra giải pháp để củng cố giá trị của bạn đối với khách hàng.

Đầu tiên, hãy nêu rõ vấn đề hoặc thách thức của khách hàng bằng cách:

Sử dụng ngôn ngữ trực tiếp để cho thấy bạn hiểu được tình hình của họ
Làm nổi bật tác động của vấn đề đối với hoạt động quản lý hoặc mục tiêu để nhấn mạnh nhu cầu tìm ra giải pháp
Đảm bảo tuyên bố của bạn ngắn gọn nhưng đủ chi tiết để nắm bắt được những gì cần giải quyết

4. Làm nổi bật trình độ của bạn

Bao gồm trình độ của bạn cho khách hàng thấy lý do tại sao công ty của bạn là phù hợp nhất. Phần này sẽ chứng minh thành tích của bạn trong việc giải quyết những thách thức tương tự. Để làm nổi bật những thành tích của bạn, bạn nên:

Trình bày kinh nghiệm có liên quan. Nhấn mạnh kinh nghiệm trước đây liên quan đến nhu cầu hiện tại của khách hàng. Thảo luận về các dự án, nhiệm vụ hoặc vai trò trước đây mà bạn đã giải quyết thành công các vấn đề.
Bao gồm các nghiên cứu tình huống và lời chứng thực. Cung cấp các nghiên cứu tình huống hoặc lời chứng thực ngắn gọn từ các khách hàng trước đây nêu bật những thành công. Các ví dụ thực tế tạo nên độ tin cậy và cho thấy sự hài lòng của khách hàng trước đây.
Nêu bật chuyên môn của nhóm. Nếu nhóm của bạn sẽ đóng vai trò quan trọng, hãy đề cập đến trình độ và kinh nghiệm của họ. Bao gồm lý lịch của các thành viên chủ chốt trong nhóm, các kỹ năng có liên quan hoặc những thành tích đáng kể.
Giải thưởng và chứng nhận. Đề cập đến các giải thưởng, chứng nhận hoặc chứng nhận có liên quan mà công ty bạn đã nhận được. Những giải thưởng này làm tăng thêm uy tín của bạn và nhắc nhở khách hàng về vị thế của bạn trong ngành.

5. Cung cấp thông tin giá cả

Phần giá cả phải cung cấp thông tin giá cả rõ ràng và được giải thích rõ ràng để khách hàng cảm thấy thoải mái khi tiếp tục.

Sau đây là những gì bạn cần:

Thông tin giá chính	Ví dụ
Chi tiết giá rõ ràng . Phân tích chi phí rõ ràng để khách hàng hiểu họ đang trả tiền cho những gì. Bao gồm các sản phẩm hoặc dịch vụ được liệt kê, các gói hoặc mức giá được cung cấp.	Công ty cung cấp gói an ninh mạng với giá 15.000 đô la một năm, bao gồm cài đặt và hỗ trợ. Một tùy chọn theo từng cấp với giám sát 24/7 có sẵn với giá 5.000 đô la một năm.
Điều khoản và tùy chọn. Chi tiết các điều khoản thanh toán như thời hạn, tùy chọn trả góp hoặc chiết khấu khi thanh toán sớm. Cung cấp các tùy chọn linh hoạt có thể làm cho đề xuất của bạn hấp dẫn hơn.	Khách hàng có thể thanh toán hàng năm hoặc theo quý với mức chiết khấu 5% trên tổng số tiền khi thanh toán toàn bộ trước.
Chi phí bổ sung. Hãy thẳng thắn về các chi phí bổ sung tiềm ẩn hoặc các dịch vụ tùy chọn. Đặt ra kỳ vọng rõ ràng sẽ xây dựng lòng tin và ngăn ngừa những bất ngờ sau này.	Các dịch vụ bổ sung như đào tạo tại chỗ, mẹo an ninh mạng và kiểm tra an ninh hàng quý có giá 500 đô la một buổi.

6. Tạo kế hoạch thực hiện

Khi bạn đã sẵn sàng để lập kế hoạch triển khai, hãy phác thảo rõ ràng cách bạn sẽ đưa giải pháp của mình vào cuộc sống. Chia dự án thành các giai đoạn có thể quản lý được với ngày bắt đầu, các mốc quan trọng và các mục tiêu dự kiến. Cho khách hàng của bạn thấy dự án sẽ diễn ra như thế nào và khi nào có thể mong đợi kết quả.

Cố gắng dự đoán những thách thức và mô tả các chiến lược của bạn để vượt qua chúng. Chủ động sẽ giúp khách hàng yên tâm rằng bạn đã chuẩn bị tốt.

Công ty của bạn nên giải quyết các vấn đề tích hợp tiềm ẩn với dịch vụ khách hàng và tài nguyên đào tạo theo thời gian thực . Ví dụ, nếu khách hàng của bạn gặp khó khăn khi tích hợp một công cụ cụ thể, bạn có thể bao gồm tài liệu hướng dẫn từng bước để trợ giúp.

7. Viết bản tóm tắt điều hành

Với dữ liệu và nội dung đã sẵn sàng, đã đến lúc viết tóm tắt điều hành. Phần này thiết lập tông điệu và cung cấp cái nhìn nhanh về đề xuất của bạn. Nó phải là bản tóm tắt toàn bộ đề xuất của bạn, tóm tắt bản chất của nó trong một vài đoạn văn.

Trong khi một số nguồn khuyên nên viết bản tóm tắt sớm hơn, thì sẽ hiệu quả hơn nếu viết sau khi đã sắp xếp nội dung đề xuất.

Bản tóm tắt bán hàng của bạn phải bao gồm:

Những lợi ích chính của giải pháp của bạn (đề xuất giá trị của bạn )
Đề xuất bán hàng độc đáo (USP) của bạn – điều gì làm cho sản phẩm của bạn khác biệt so với đối thủ cạnh tranh
Một phác thảo ngắn gọn về cách bạn dự định đáp ứng mong đợi của khách hàng
CTA khuyến khích khách hàng tiềm năng tiếp tục đọc

8. Tạo phần giới thiệu của bạn

Tiếp theo, chuyển sang phần giới thiệu. Ở đây, bạn sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về công ty của bạn và bối cảnh của công ty. Mục tiêu là thể hiện sự hiểu biết của bạn về khách hàng tiềm năng và nhu cầu của họ. Bạn nên nhấn mạnh sự quan tâm của mình khi làm việc với họ và cách bạn phù hợp với mục tiêu kinh doanh của họ.

Phần giới thiệu phải bao gồm:

Thông tin chính	Ví dụ
Tổng quan ngắn gọn về công ty. Cung cấp thông tin tóm tắt về công ty của bạn. Làm nổi bật các khía cạnh chính như lịch sử, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty.	[Công ty an ninh mạng], được thành lập vào năm 2010, cung cấp các giải pháp an ninh mạng sáng tạo. Sứ mệnh của chúng tôi là bảo vệ doanh nghiệp bằng cách triển khai các biện pháp bảo mật tiên tiến giúp bảo vệ dữ liệu và đảm bảo tính liên tục.
Bất kỳ sự liên quan nào đến nhu cầu của khách hàng. Thể hiện sự hiểu biết của bạn về hoạt động kinh doanh của khách hàng và các mục tiêu cụ thể của họ.	Chúng tôi nhận ra rằng [công ty thương mại điện tử] đang phải đối mặt với các mối đe dọa bảo mật ngày càng tăng gây nguy hiểm cho lòng tin của khách hàng. Phần mềm của chúng tôi giải quyết các lỗ hổng này và tăng cường khuôn khổ bảo mật tổng thể.
Sự phù hợp của bạn với mục tiêu của khách hàng. Giải thích cách mục tiêu của công ty bạn phù hợp với mục tiêu của khách hàng hoặc những thách thức của ngành.	Cũng giống như [công ty thương mại điện tử] hướng đến mục tiêu cung cấp dịch vụ bán hàng trực tuyến an toàn, [công ty an ninh mạng] tập trung vào việc ngăn chặn vi phạm và đảm bảo an toàn dữ liệu, giúp bạn duy trì niềm tin của khách hàng và danh tiếng thương hiệu.
Kinh nghiệm và chuyên môn của bạn. Hãy đề cập đến kinh nghiệm và chuyên môn của bạn có liên quan đến mục tiêu của khách hàng.	Với hơn một thập kỷ kinh nghiệm, [công ty an ninh mạng] đã thành công trong việc giảm tới 40% các sự cố vi phạm cho khách hàng, chứng minh khả năng xử lý các thách thức bảo mật phức tạp của chúng tôi.

Phần giới thiệu đặt nền tảng cho phần còn lại của đề xuất, vì vậy nó cần xây dựng mối quan hệ và tạo ra giọng điệu tích cực ngay từ đầu.

9. Soạn thảo các điều khoản và điều kiện của bạn

Các điều khoản và điều kiện nêu rõ trách nhiệm và kỳ vọng của cả hai bên. Phần này phải xác định rõ ràng các khía cạnh pháp lý và hoạt động của thỏa thuận của bạn.

Đầu tiên, hãy nêu chi tiết phạm vi công việc. Chỉ rõ những dịch vụ hoặc sản phẩm bạn sẽ cung cấp và bất kỳ điều gì nằm ngoài phạm vi này. Sự rõ ràng sẽ đảm bảo bạn và khách hàng hiểu nhau.

Tiếp theo, phác thảo các điều khoản thanh toán. Bao gồm lịch trình thanh toán, phương thức thanh toán được chấp nhận và bất kỳ hình phạt thanh toán trễ nào. Nếu cần, hãy bao gồm các thỏa thuận bảo mật. Nếu dự án liên quan đến thông tin nhạy cảm, hãy phác thảo cách bạn sẽ bảo vệ thông tin đó.

Cuối cùng, hãy giải quyết mọi điều khoản sau bán hàng, như bảo hành, trách nhiệm và điều khoản chấm dứt. Những điều kiện này bảo vệ công ty của bạn và khách hàng, cung cấp khuôn khổ để giải quyết các vấn đề nếu chúng phát sinh.

10. Thiết kế trang tiêu đề, mục lục và lời kêu gọi hành động

Trang tiêu đề của bạn tạo ấn tượng đầu tiên, vì vậy hãy giữ cho nó sạch sẽ và chuyên nghiệp. Bao gồm các chi tiết cần thiết như tiêu đề đề xuất, tên công ty của bạn, tên khách hàng và ngày đề xuất. Thêm logo hoặc một chút màu sắc để làm nổi bật câu chuyện thương hiệu của bạn và làm cho nó hấp dẫn về mặt thị giác.

Sau đó, hãy viết một bảng mục lục có tổ chức để giúp đề xuất của bạn dễ điều hướng. Liệt kê tất cả các phần chính với tiêu đề, tiêu đề phụ và số trang tương ứng.

Kết thúc bằng một CTA thuyết phục để khuyến khích khách hàng thực hiện bước tiếp theo, cho dù đó là lên lịch họp hay đăng xuất. Hãy đưa ra lời kêu gọi trực tiếp và đặt CTA ở vị trí nổi bật ở cuối đề xuất.

11. Xem xét, chỉnh sửa và hoàn thiện đề xuất để nộp

Một đề xuất được trau chuốt kỹ lưỡng thể hiện sự chú ý của bạn đến từng chi tiết, để lại ấn tượng tích cực cho khách hàng. Trước khi gửi đề xuất, hãy xem xét và chỉnh sửa để đảm bảo tính rõ ràng, nhất quán và lỗi. Kiểm tra lại các sự kiện, số liệu và tài liệu tham khảo và đảm bảo bố cục chuyên nghiệp và nhất quán.

Khi bạn đã sẵn sàng, hãy gửi đề xuất để thu hút sự chú ý của khách hàng và chờ phản hồi của họ. Hãy nhớ rằng, một đề xuất hiệu quả có nhiều khả năng chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng trung thành hơn.

Mẹo hàng đầu để viết đề xuất kinh doanh

Dựa trên các bước chi tiết ở trên, sau đây là tám mẹo thiết yếu để giúp đề xuất kinh doanh của bạn thuyết phục hơn và tăng cơ hội thành công:

Viết bằng ngôn ngữ rõ ràng và súc tích. Truyền đạt ý tưởng của bạn một cách đơn giản và trực tiếp. Tránh dùng thuật ngữ chuyên ngành và đảm bảo mỗi phần dễ hiểu để khách hàng có thể nhanh chóng nắm bắt được các điểm chính của bạn.
Kết hợp đồ họa và hình ảnh. Đồ họa thông tin và hình ảnh giúp thông tin phức tạp dễ tiếp cận và tương tác hơn. Sử dụng biểu đồ, đồ thị và hình ảnh để minh họa các khái niệm chính.
Áp dụng thương hiệu nhất quán. Thương hiệu củng cố bản sắc công ty của bạn và làm cho đề xuất của bạn đáng nhớ. Truyền tải tài liệu của bạn bằng logo, màu sắc và phông chữ nhất quán.
Phù hợp với khách hàng. Tùy chỉnh cho thấy bạn hiểu được nhu cầu và mục tiêu cụ thể. Cá nhân hóa từng đề xuất để làm cho nó phù hợp và có tác động.
Đưa ra lời kêu gọi hành động mạnh mẽ. Một bước tiếp theo rõ ràng sẽ khuyến khích khách hàng tham gia nhiều hơn. Nhắc họ thực hiện hành động tiếp theo, như đặt lịch họp hoặc ký hợp đồng.
Giải quyết các phản đối tiềm ẩn. Dự đoán mối quan tâm của khách hàng tiềm năng để tránh do dự. Chủ động khắc phục các phản đối để xây dựng lòng tin vào giải pháp của bạn.
Làm cho nó dễ lướt qua. Các đề xuất dễ điều hướng giúp tiết kiệm thời gian cho khách hàng. Sử dụng tiêu đề và dấu đầu dòng để làm nổi bật thông tin chính.
Theo dõi. Một lời nhắc nhở nhẹ nhàng sẽ giúp đề xuất của bạn được ghi nhớ. Gửi tin nhắn thân thiện để duy trì cuộc trò chuyện và cho thấy bạn đang tích cực suy nghĩ về khách hàng tiềm năng của mình.

Kết luận

Làm chủ một đề xuất kinh doanh có nghĩa là đi vào trọng tâm các yêu cầu của khách hàng và chứng minh cách bạn có thể đáp ứng chúng. Khi bạn áp dụng các chiến lược trên, bạn sẽ thấy rằng các đề xuất gây được tiếng vang hơn với khách hàng tiềm năng, tăng khả năng chào hàng thành công và tiềm năng chuyển đổi của bạn.

Contact Us

Nhập số điện thoại của bạn và chúng tôi gọi lại sau.