Báo cáo tiếp thị: Cách tạo báo cáo cung cấp thông tin cho quyết định

Bạn có thể theo dõi và phân tích hầu hết mọi thứ trong tiếp thị để đo lường hiệu suất. Những gì bạn làm với dữ liệu sẽ giúp bạn khác biệt so với đối thủ cạnh tranh.

Các nhà tiếp thị giỏi nhất sử dụng báo cáo tiếp thị để biến số liệu thành thông tin chi tiết có thể hành động được, giúp định hình chiến lược và phát triển doanh nghiệp.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích về báo cáo tiếp thị và các loại báo cáo khác nhau được sử dụng để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. 

Báo cáo tiếp thị là gì?

Báo cáo tiếp thị là quá trình thu thập và trình bày dữ liệu tiếp thị để đưa ra quyết định sáng suốt về chiến lược và chiến dịch tiếp thị của bạn.

Báo cáo cung cấp ảnh chụp nhanh các chỉ số hiệu suất chính (KPI) của bạn cho một hoặc nhiều nguồn trong một khoảng thời gian nhất định. Các cơ quan sử dụng chúng để cập nhật cho khách hàng về các hoạt động tiếp thị và các nhóm nội bộ sử dụng chúng để cho thấy nỗ lực tiếp thị của họ mang lại lợi ích như thế nào cho hiệu suất của công ty.

Dữ liệu trong báo cáo tiếp thị giúp trả lời những câu hỏi quan trọng như:

• Chiến dịch tiếp thị có giúp chúng tôi đạt được mục tiêu không?

• Đối tượng mục tiêu mong đợi gì ở chúng ta?

• Chúng ta có nhận được giá trị từ chi phí tiếp thị không?

• Chúng ta nên đầu tư vào chiến thuật và kênh tiếp thị nào trong tương lai?

• Làm thế nào chúng ta có thể khắc phục một chiến dịch kém hiệu quả?

Sử dụng thông tin này, các nhóm có thể điều chỉnh các chiến dịch hiện tại và lập kế hoạch cho các sáng kiến ​​sắp tới để tăng cường sự tương tác, có thêm khách hàng tiềm năng và chốt nhiều đơn hàng hơn.

Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu này, cần phải có dữ liệu phù hợp được trình bày trong báo cáo phù hợp. Hãy cùng khám phá các tùy chọn khác nhau.

3 loại báo cáo tiếp thị và thời điểm sử dụng chúng

Có nhiều báo cáo, mỗi báo cáo có mục đích khác nhau. Loại bạn cần phụ thuộc vào nội dung bạn cần truyền đạt và tần suất.

Ví dụ, nếu bạn đứng đầu một nhóm tiếp thị nội bộ, các bên liên quan có thể muốn xem báo cáo hiệu suất tiếp thị chung mỗi quý. Nếu bạn là một công ty tiếp thị đang chạy chiến dịch email, báo cáo của bạn chỉ nên tập trung vào lĩnh vực này.

Sau đây là ba loại báo cáo tiếp thị và trường hợp sử dụng của chúng.

1. Báo cáo tiếp thị chung

Báo cáo tiếp thị chung giúp bạn theo dõi các nỗ lực tiếp thị và phát hiện xu hướng.

Chúng cung cấp góc nhìn toàn cảnh về tất cả các hoạt động tiếp thị có liên quan và lợi tức đầu tư tiếp thị (ROI) tổng thể. Cung cấp cho các bên liên quan cái nhìn tổng quan cấp cao giúp họ thấy được chiến lược hiện tại hiệu quả (hoặc không hiệu quả) như thế nào và lập kế hoạch cho các hoạt động trong tương lai.

Tần suất bạn chạy báo cáo tiếp thị chung phụ thuộc vào nội dung bạn muốn báo cáo. Sau đây là một số hướng dẫn:

2. Báo cáo tiếp thị theo từng chiến dịch

Báo cáo tập trung vào một lĩnh vực tiếp thị giúp bạn giải thích dữ liệu độc lập với các hoạt động tiếp thị rộng hơn. Việc đào sâu vào các sáng kiến ​​riêng lẻ cho phép bạn thực hiện các thay đổi và có được thông tin chi tiết có thể hành động cho chiến dịch tiếp theo của mình, điều này hữu ích để quảng bá sản phẩm, dịch vụ, ưu đãi hoặc sự kiện mới.

Ví dụ, giả sử nhóm của bạn đã chạy chiến dịch Black Friday bao gồm:

• Bản tin email hàng ngày

• Bài đăng hàng ngày trên Facebook và Instagram

• Quảng cáo TikTok

• Quảng cáo Google

Vào cuối chiến dịch, bạn có thể thu thập các số liệu quan trọng nhất và cho thấy từng kênh đóng góp như thế nào vào mục tiêu của bạn.

Bạn cũng có thể cung cấp báo cáo hàng tháng hoặc hàng quý để cập nhật cho các bên liên quan về các chiến dịch đang diễn ra.

3. Báo cáo tiếp thị theo kênh cụ thể

Nếu bạn có sự hiện diện đáng kể trên nhiều kênh tiếp thị, việc tạo các báo cáo riêng biệt sẽ giúp tránh tình trạng quá tải thông tin và giúp dữ liệu dễ tiếp thu hơn.

Báo cáo theo kênh cụ thể cũng bổ sung ngữ cảnh cho các báo cáo tiếp thị chung và xem xét cách kênh đóng góp vào mục tiêu tiếp thị và kinh doanh.

Ví dụ: bạn có thể hiển thị lưu lượng tìm kiếm trả phí và lượt nhấp tổng thể trong báo cáo chung. Trong báo cáo theo kênh cụ thể, bạn có thể phân tích lượt nhấp theo thiết bị và quảng cáo văn bản so với quảng cáo mua sắm.

Phân tích các lớp dữ liệu bổ sung này giúp bạn hiểu rõ hơn về đối tượng mục tiêu của mình để có thể chạy các chiến dịch trong tương lai nhằm đáp ứng nhu cầu của họ.

Báo cáo theo từng kênh thường được trình bày hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý, giống như báo cáo chung.

Các ví dụ về báo cáo tiếp thị theo kênh phổ biến bao gồm:

• Báo cáo tiếp thị SEO theo dõi lưu lượng truy cập tự nhiên, vị trí xếp hạng, liên kết ngược, SEO kỹ thuật và hiệu suất từ ​​khóa

• Báo cáo tiếp thị nội dung theo dõi lượt truy cập trang, thời gian mọi người ở lại trên trang và số liệu tương tác như bình luận và chia sẻ

• Báo cáo tiếp thị trả tiền cho mỗi lần nhấp chuột theo dõi số lần nhấp chuột vào quảng cáo, số lần nhấp chuột chuyển đổi, tỷ lệ chuyển đổi và chi phí, vị trí quảng cáo và khả năng hiển thị quảng cáo

• Báo cáo tiếp thị truyền thông xã hội theo dõi thông tin nhân khẩu học của đối tượng, tỷ lệ tương tác, phạm vi tiếp cận và tỷ lệ chuyển đổi trên các nền tảng truyền thông xã hội của bạn

• Báo cáo tiếp thị thương mại điện tử theo dõi tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ thoát trang trên mỗi phiên, giao dịch và giá trị đơn hàng trung bình

• Báo cáo tiếp thị qua email theo dõi số lượng email được gửi, mở và nhấp, cũng như các số liệu chuyển đổi như tỷ lệ nhấp qua, thư rác, trả lại và hủy đăng ký

Tóm tắt các mục tiêu và điểm chính

Bắt đầu báo cáo của bạn bằng lời nhắc nhở về các mục tiêu kinh doanh – đây là “lý do” của bạn. Nó giúp mọi người hiểu được các kế hoạch tiếp thị cần đạt được và lý do để thực hiện. Dữ liệu trong báo cáo sẽ cho thấy cách tiếp thị trong giai đoạn báo cáo đóng góp vào các mục tiêu.

Các mục tiêu kinh doanh phổ biến liên quan đến tiếp thị bao gồm:

• Số lượng khách hàng tiềm năng hoặc chuyển đổi ngày càng tăng

• Tăng doanh thu hàng tháng

• Tăng sự hiện diện hoặc danh tiếng của thương hiệu

• Cải thiện sự hài lòng của khách hàng

• Cải thiện khả năng giữ chân khách hàng

Tiếp theo, tóm tắt những phát hiện chính. Bao gồm những gì bạn đã đạt được và những gì bạn còn thiếu sót. Làm nổi bật thông tin đáng đưa tin giúp mọi người có cái nhìn tổng quan về những gì bạn sẽ đề cập trong phần còn lại của báo cáo.

Dữ liệu KPI tiếp thị

Dữ liệu chiếm phần lớn trong báo cáo của bạn. KPI phải liên quan đến mục tiêu tiếp thị và các quyết định bạn muốn đưa ra. Chúng có thể sẽ thuộc một trong các danh mục sau:

Các loại KPI tiếp thị	Ví dụ về KPI để đưa vào báo cáo
KPI chiến thuật tiếp thị Được sử dụng để báo cáo các chiến dịch tiếp thị hoặc hiệu suất kênh.	Truy cập trang web Tỷ lệ chuyển đổi trang web Tỷ lệ tương tác email Tỷ lệ chuyển đổi email Tỷ lệ tương tác trên mạng xã hội Chi phí cho mỗi lần mua lại (CPA)
KPI tối ưu hóa tiếp thị Được sử dụng để báo cáo các yếu tố và chiến thuật cụ thể (ví dụ: nút kêu gọi hành động hoặc chuyển đổi trang đích).	Tỷ lệ nhấp chuột (CTR) Tỷ lệ thoát Tỷ lệ mở email Tỷ lệ thư rác email Thời gian trên trang Lợi tức đầu tư tiếp thị
KPI chiến lược tiếp thị Được sử dụng để quyết định hướng đi cho chiến lược tiếp thị của bạn, bao gồm kênh nào sẽ sử dụng và ngân sách nào sẽ phân bổ.	Cảm nhận về thương hiệu Chi phí cho mỗi lần mua lại (CPA) Tỷ lệ giữ chân khách hàng Giá trị trọn đời của khách hàng (CLV) Lợi nhuận trên chi tiêu quảng cáo

Bạn quyết định KPI nào sẽ đưa vào? Đảo ngược quá trình thiết kế. Bắt đầu với mục đích của báo cáo và làm ngược lại.

Ví dụ, nếu bạn muốn ủng hộ việc tăng ngân sách tiếp thị cho tiếp thị qua email, hãy tập trung vào các chỉ số KPI về chiến thuật tiếp thị như tỷ lệ tương tác và tỷ lệ chuyển đổi để chứng minh hiệu quả.

Bối cảnh của ý nghĩa các con số và lý do tại sao chúng quan trọng

Nếu dữ liệu có thể diễn giải, hãy giải thích ý nghĩa của nó. Nếu không có ngữ cảnh, các con số không thể kể toàn bộ câu chuyện.

Nếu bạn lấy dữ liệu theo giá trị thực tế, có vẻ như có sự sụt giảm đáng lo ngại về lượt truy cập tìm kiếm. Điều này đặt ra những câu hỏi như:

• Đội ngũ tiếp thị có đang thất bại không?

• Có vấn đề gì với trang web hoặc sản phẩm của chúng tôi không?

• Có đáng để đầu tư vào tìm kiếm không?

Bằng cách thêm ngữ cảnh, Merkle giải thích lý do: các nhà tiếp thị trong ngành bán lẻ đã phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt theo từng năm sau khi tăng trưởng mạnh mẽ trong đại dịch COVID-19. Với sự cạnh tranh này, mức tăng trưởng gần đây trong biểu đồ là tích cực.

Sử dụng ngữ cảnh để cung cấp cho các bên liên quan (đặc biệt là những người bên ngoài phòng tiếp thị) bức tranh chính xác về hoạt động tiếp thị của bạn.

6 mẹo để tạo báo cáo tiếp thị sâu sắc

Báo cáo tiếp thị có nhiều dữ liệu nhưng không nhất thiết phải nhàm chán. Sau đây là sáu mẹo cấp cao để tạo báo cáo thông tin và hấp dẫn.

1. Biết đối tượng của bạn

Báo cáo tiếp thị phải giải quyết nhu cầu của đối tượng. Trước khi thu thập dữ liệu, hãy nghĩ về lý do bạn tạo báo cáo. Sau đây là một số câu hỏi bạn cần tự hỏi:

• Ai đang sử dụng báo cáo này?

• Họ cần nhìn thấy hoặc học những gì?

• Tại sao dữ liệu lại có liên quan đến họ (họ đang cố gắng sửa chữa hoặc đạt được điều gì)?

Nếu bạn không chắc chắn về nhu cầu của đối tượng, hãy hỏi họ cần đưa ra quyết định gì. Làm rõ mục tiêu cuối cùng giúp họ dễ dàng tính toán những con số quan trọng với họ hơn.

2. Chọn số liệu phù hợp với mục tiêu

Một báo cáo tiếp thị tốt tập trung vào dữ liệu cần thiết để ra quyết định và hành động. Bạn không cần phải bao gồm mọi thứ.

Tránh các số liệu không liên quan trực tiếp đến mục tiêu của đối tượng. Nếu không, bạn có nguy cơ làm mọi người mất tập trung hoặc choáng ngợp với thông tin không liên quan.

Ví dụ, nếu mục tiêu của chiến dịch truyền thông xã hội là nắm bắt nhu cầu, thì việc đưa dữ liệu về lượt thích trên Facebook khó có thể giúp bạn đưa ra quyết định khả thi. Các KPI tốt hơn cần tập trung vào là tỷ lệ nhấp và tỷ lệ chuyển đổi. Cả hai đều cho thấy tác động của nội dung.

Để chọn số liệu quan trọng, hãy tự hỏi những câu hỏi sau:

• Liệu số liệu này có thể đo lường được trong suốt thời gian đó không?

• Nó có liên quan đến hiệu suất chiến dịch không?

• Chúng ta có thể thu thập dữ liệu để tính toán số liệu cho những tuần và tháng tiếp theo không?

• Nó có liên quan đến doanh thu, tăng trưởng hay sự tương tác không?

3. Chỉ viết một ý tưởng cho mỗi trang

Nguyên tắc một ý tưởng (hoặc một thứ) trên một trang thường được sử dụng trong thiết kế web để loại bỏ sự mất tập trung và cải thiện chuyển đổi. Áp dụng cùng một cách tiếp cận vào báo cáo tiếp thị giúp tăng cường xử lý dữ liệu.

Khi xây dựng biểu mẫu, GOV.UK cho biết việc bắt đầu bằng một nội dung trên một trang sẽ giúp mọi người:

• Hiểu những gì bạn yêu cầu họ làm

• Tập trung vào câu hỏi cụ thể và câu trả lời của nó

• Tìm đường đi qua một quá trình xa lạ

Tập trung vào một điều duy nhất tại một thời điểm sẽ mang lại những lợi ích tương tự. Một cách đơn giản để thực hiện điều này là chia báo cáo tiếp thị của bạn thành các phần hoặc chương.

Ví dụ, tập trung một phần của báo cáo tiếp thị chiến dịch vào tiếp thị qua email và phần khác vào quảng cáo Google. Không trộn lẫn dữ liệu không liên quan tự nhiên.

4. Nói ngôn ngữ của khán giả

Tránh sử dụng ngôn ngữ tối nghĩa hoặc khoa trương trong báo cáo tiếp thị của bạn. Thuật ngữ chuyên ngành có thể gây nhầm lẫn cho đối tượng mục tiêu, khiến bạn không hiểu được quan điểm mình muốn truyền đạt.

Ngoại lệ duy nhất là khi bạn chắc chắn khán giả hiểu được thuật ngữ chuyên ngành.

Ví dụ, nhóm tiếp thị của bạn có thể hiểu các thuật ngữ như “liên kết ngược” hoặc “tỷ lệ nhấp chuột” trong báo cáo nội bộ. Nhưng những thuật ngữ đó có thể khiến CEO bối rối.

Nếu bạn đang tạo báo cáo tiếp thị cho nhiều đối tượng, hãy cân nhắc chia báo cáo thành hai báo cáo với dữ liệu và ngôn ngữ phù hợp cho từng nhóm.

5. Hình dung dữ liệu để kể chuyện

Hình ảnh hóa dữ liệu biến các con số thành những hiểu biết hấp dẫn. Đồ thị, biểu đồ và các hình ảnh trực quan khác cũng giúp dữ liệu phức tạp dễ tiêu hóa và ghi nhớ.

Công cụ báo cáo hoặc CRM của bạn sẽ trực quan hóa dữ liệu cho báo cáo của bạn.

Thực hiện các biện pháp tốt nhất sau để có hình ảnh có sức tác động:

• Đảm bảo biểu đồ có liên quan đến dữ liệu của bạn

• Sử dụng biểu đồ để hiển thị mối quan hệ giữa các giá trị (ví dụ: tỷ lệ thay đổi)

• Sử dụng bảng để so sánh hoặc truyền đạt số liệu nhưng không phải xu hướng

• Sử dụng màu sắc để hiển thị các tập dữ liệu khác nhau

• Bao gồm chú giải biểu đồ hoặc khóa màu để thêm ngữ cảnh khi có nhiều hơn một danh mục

• Thêm ngữ cảnh bằng văn bản để giải thích những thay đổi trong xu hướng

6. Nhận phản hồi từ khán giả

Vài ngày sau khi gửi hoặc trình bày báo cáo tiếp thị, hãy kiểm tra với các bên liên quan để biết ý kiến ​​của họ. Hỏi họ những câu hỏi như:

• Bạn có thấy báo cáo tiếp thị này hữu ích không?

• Nó giúp ích cho bạn như thế nào?

• Có dễ hiểu không?

• Bạn có muốn xem dữ liệu nào khác không?

• Bạn có hài lòng với tần suất hiện tại không?

• Làm thế nào chúng ta có thể cải thiện các báo cáo trong tương lai?

Nhận phản hồi từ những người sử dụng báo cáo của bạn là cách tốt nhất để tiếp tục cung cấp dữ liệu tạo nên sự khác biệt.

4 công cụ và mẫu báo cáo tiếp thị

Nếu bạn tạo báo cáo tiếp thị hàng tuần hoặc hàng tháng, điều cuối cùng bạn muốn là phải bắt đầu lại từ đầu mỗi lần. Rất may, có phần mềm báo cáo tiếp thị để tự động hóa các báo cáo và mẫu để tạo ra một khuôn khổ có thể lặp lại.

Dưới đây là năm mẫu báo cáo tiếp thị và công cụ giúp đẩy nhanh quá trình báo cáo.

1. Đối với báo cáo tiếp thị qua email: Chiến dịch tiếp thị CRMVIET

CRMVIET được thiết kế để hợp lý hóa các nhiệm vụ bán hàng và tiếp thị, giúp bạn có thêm thời gian để tương tác với khách hàng.

Chiến dịch tiếp thị qua email với các chỉ số báo cáo nhằm theo dõi hiệu suất email và chuyển đổi theo thời gian thực. Sử dụng phân khúc nhân khẩu học có thể cá nhân hoá trải nghiệm, tiếp thị đúng nội dung đến đúng nhóm đối tượng khách hàng.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ

2. Đối với báo cáo tiếp thị SEO và PPC: Semrush

Semrush là bộ công cụ tiếp thị phổ biến để báo cáo tiếp thị kỹ thuật số, giúp bạn theo dõi hiệu suất và cải thiện khả năng hiển thị trực tuyến.

Tài khoản Semrush cho phép bạn truy cập vào hàng loạt mẫu báo cáo tiếp thị kỹ thuật số có sẵn để thu thập dữ liệu chuyên sâu về hiệu suất tìm kiếm và quảng cáo.

Bạn cũng có thể chạy báo cáo phương tiện truyền thông xã hội và phân tích đối thủ cạnh tranh. Mỗi báo cáo có thể tùy chỉnh và có thể tự động để lấy dữ liệu cụ thể cho báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng.

Giá cả: Gói trả phí bắt đầu từ $139,95 mỗi tháng. Tài khoản miễn phí cho cá nhân cho phép bạn truy cập My Reports với quyền truy cập hạn chế vào các tính năng nâng cao.

3. Đối với báo cáo Google Analytics: Looker Studio

Looker Studio (trước đây là Google Data Studio) là công cụ miễn phí của Google để trực quan hóa dữ liệu Google Analytics. Công cụ này bao gồm nhiều báo cáo có sẵn với dữ liệu về phiên trang web, vị trí, đối tượng, thiết bị, v.v.

Bạn có thể tùy chỉnh từng báo cáo cho phù hợp với mục tiêu của mình và chia sẻ quyền truy cập với nhóm của bạn hoặc các bên liên quan bên ngoài.

Đây là một công cụ toàn diện, có thể là tích cực hoặc tiêu cực. Các tính năng rộng lớn của nó cho phép bạn tạo các báo cáo mạnh mẽ, chuyên sâu.

Tuy nhiên, có một đường cong học tập dốc. Tài nguyên trợ giúp Looker Studio của Google có hướng dẫn thân thiện với người mới bắt đầu để giúp bạn bắt đầu.

Giá cả: Miễn phí khi có tài khoản Google.

4. Đối với mẫu báo cáo tiếp thị PDF và có thể in: Canva

Canva là công cụ thiết kế thân thiện với người mới bắt đầu với hàng trăm mẫu báo cáo tiếp thị cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau.

Những gì Canva thiếu trong các tính năng động của các công cụ khác, nó bù đắp bằng sự dễ sử dụng. Để tạo báo cáo nhanh, hãy thả biểu đồ và đồ thị của bạn vào một mẫu và thay thế văn bản giữ chỗ của Canva bằng văn bản của riêng bạn. Bạn có thể chỉnh sửa mọi thành phần mẫu bằng trình chỉnh sửa kéo và thả để có thứ gì đó cá nhân hóa hơn.

Nếu bạn đang thuyết trình trực tiếp và muốn cung cấp cho khán giả một báo cáo giấy, các mẫu của Canva đủ chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tốt.

Giá cả: Gói trả phí bắt đầu từ 12,99 đô la một tháng. Tài khoản miễn phí có tính năng hạn chế nhưng bao gồm đủ mẫu và yếu tố thiết kế để tạo báo cáo tiếp thị hấp dẫn.

Kết luận

Báo cáo tiếp thị là sự khác biệt giữa việc phát triển doanh nghiệp và việc đứng yên. Sử dụng báo cáo để hiểu những gì hiệu quả và những gì không hiệu quả trong tiếp thị của bạn để bạn có thể liên tục cải thiện.

Khi tạo báo cáo, hãy tập trung vào người dùng cuối và các quyết định họ cần đưa ra. Giữ dữ liệu liên quan đến mục tiêu và sử dụng hình ảnh đơn giản và ngữ cảnh rõ ràng để giải thích các con số phức tạp.