Báo cáo phương tiện truyền thông xã hội là gì?

6 bước để tạo báo cáo truyền thông xã hội

Sau đây là sáu bước để tạo báo cáo về mạng xã hội:

1. Xác định đối tượng mục tiêu và nhu cầu của họ

Việc hiểu được ai sẽ đọc báo cáo sẽ ảnh hưởng đến nội dung bạn đưa vào và cách bạn trình bày báo cáo.

Ví dụ, nếu báo cáo dành cho giám đốc tài chính (CFO), họ có thể muốn bạn tập trung vào số liệu tài chính. Ngược lại, khách hàng hoặc đối tác có thể quan tâm nhiều hơn đến số liệu tương tác và cách các nỗ lực truyền thông xã hội chuyển thành nhận thức về thương hiệu.

Sau khi xác định được đối tượng, hãy xác định xem họ cần gì từ báo cáo của bạn. Hãy tự hỏi mình những câu hỏi như:

• Mục tiêu kinh doanh chính của đối tượng mục tiêu của tôi là gì? Họ tập trung vào việc tăng doanh thu, nhận diện thương hiệu hay thu hút khách hàng?

• Số liệu nào có giá trị nhất đối với họ? Họ quan tâm đến ROI, mức tăng trưởng người theo dõi hay tỷ lệ tương tác?

• Họ quen thuộc với phân tích phương tiện truyền thông xã hội như thế nào? Họ có cần giải thích chi tiết và bối cảnh hay họ thoải mái với dữ liệu thô?

• Họ sẽ đưa ra quyết định gì dựa trên báo cáo này? Họ đang tìm kiếm thông tin chi tiết để quản lý chiến lược, phân bổ ngân sách hay điều chỉnh chiến dịch?

• Họ đã hỏi những câu hỏi gì trong quá khứ? Họ có bày tỏ sự quan tâm đến các lĩnh vực cụ thể như cảm nhận của khách hàng hay phân tích đối thủ cạnh tranh không?

• Định dạng ưa thích của họ để trực quan hóa dữ liệu là gì? Họ thích biểu đồ, đồ thị, infographic hay bảng?

Hãy ghi nhớ thông tin này khi bạn thực hiện quy trình. Nó sẽ hướng dẫn mục tiêu, số liệu và thiết kế báo cáo của bạn.

2. Đặt mục tiêu rõ ràng và chọn khung thời gian

Việc đặt ra các mục tiêu rõ ràng sẽ định hướng cấu trúc và nội dung của báo cáo. Các mục tiêu được xác định rõ ràng đảm bảo báo cáo giải quyết được mối quan tâm cụ thể của đối tượng.

Ví dụ, bạn có thể muốn:

• Trình bày sự thành công của một chiến dịch truyền thông xã hội gần đây

• Hiển thị sự tăng trưởng trong sự tham gia của khán giả

• Cung cấp dữ liệu để hỗ trợ tăng ngân sách trong tương lai

• Đánh giá tình cảm thương hiệu

• Xác định các lĩnh vực cần cải thiện chiến lược tiếp thị của bạn

Việc thiết lập khung thời gian cho báo cáo của bạn cũng rất quan trọng để đảm bảo bạn sử dụng dữ liệu có liên quan. Nó phải phản ánh thông điệp dự định và hỗ trợ các phát hiện và khuyến nghị.

Ví dụ, nếu bạn đang đánh giá tác động của một chiến dịch kéo dài một tháng, bạn sẽ thu thập dữ liệu từ tháng đó. Nếu bạn đang theo dõi sự tăng trưởng dài hạn, hãy cân nhắc khung thời gian theo quý hoặc theo năm để nắm bắt xu hướng rộng hơn.

3. Chọn số liệu liên quan và thu thập dữ liệu

Để thông báo cho các bên liên quan về các phần trong chiến lược truyền thông xã hội của bạn, bạn cần chọn các số liệu truyền tải tốt nhất quan điểm của mình. Hãy cân nhắc dữ liệu bạn muốn hiển thị và cách trình bày dữ liệu đó.

Sau đây là một số số liệu truyền thông xã hội cần theo dõi:

Sau khi bạn đã chọn số liệu nào để hiển thị, đã đến lúc thu thập dữ liệu mạng xã hội thô của bạn. Sau đây là cách thực hiện:

• Sử dụng phân tích nền tảng. Bắt đầu với các công cụ phân tích tích hợp như Facebook Insights, Twitter (hoặc X) Analytics, LinkedIn Analytics và Instagram Insights. Các công cụ này cung cấp dữ liệu về phạm vi tiếp cận, mức độ tương tác và thông tin nhân khẩu học của đối tượng cho từng nền tảng.

• Sử dụng các công cụ của bên thứ ba. Hãy cân nhắc sử dụng các công cụ của bên thứ ba như Sprout Social hoặc Google Analytics (thông tin chi tiết bên dưới). Chúng cung cấp khả năng thu thập dữ liệu toàn diện, cho phép bạn theo dõi nhiều nền tảng tại một nơi.

• Đảm bảo độ chính xác của dữ liệu. Kiểm tra lại xem dữ liệu đã thu thập có chính xác và nhất quán không. Lưu ý đến sự trùng lặp, có thể ảnh hưởng đến độ tin cậy của dữ liệu.

• Xuất và sắp xếp. Xuất dữ liệu vào bảng tính hoặc bảng thông tin để phân tích. Việc sắp xếp dữ liệu một cách hợp lý sẽ hợp lý hóa quy trình báo cáo và giúp tạo hình ảnh trực quan dễ dàng hơn.

4. Phân tích đối thủ cạnh tranh của bạn

Phân tích đối thủ cạnh tranh đánh giá hiệu suất của bạn so với các công ty khác trong ngành của bạn. Để tiến hành phân tích đối thủ cạnh tranh chất lượng:

• Xác định đối thủ cạnh tranh chính của bạn. Chọn một số đối thủ cạnh tranh trực tiếp trong ngành của bạn. Chọn các thương hiệu có đối tượng và mục tiêu tương tự để đảm bảo so sánh có ý nghĩa.

• Phân tích sự hiện diện của họ trên phương tiện truyền thông xã hội. Kiểm tra hồ sơ của họ trên các nền tảng truyền thông xã hội lớn như Instagram và TikTok. Xem số lượng người theo dõi, tần suất đăng bài, chia sẻ giọng nói và loại bài đăng họ chia sẻ.

• Xác định điểm mạnh và điểm yếu. Xác định đối thủ cạnh tranh vượt trội ở đâu và tụt hậu ở đâu. Khám phá các cơ hội cho chiến lược của công ty bạn, chẳng hạn như khoảng cách nội dung hoặc chiến lược tương tác mới.

5. Biên soạn báo cáo của bạn

Phân tích dữ liệu của bạn và đưa những phát hiện của bạn vào định dạng dễ đọc. Bắt đầu báo cáo của bạn bằng phần tổng quan để giúp người đọc hiểu được tình trạng chiến lược truyền thông xã hội hiện tại của bạn.

Sau đây là hướng dẫn lựa chọn định dạng trực quan thể hiện tốt nhất từng loại dữ liệu:

Đảm bảo hình ảnh sạch sẽ và dễ đọc. Tránh lộn xộn và sử dụng màu sắc để làm nổi bật thông tin quan trọng hoặc sự khác biệt. Bao gồm tiêu đề, nhãn và chú thích để hướng dẫn khán giả thông qua hình ảnh của bạn.

6. Đưa ra khuyến nghị

Phần đề xuất chiến lược chuyển đổi những hiểu biết sâu sắc thành các bước hành động để nâng cao hiệu suất truyền thông xã hội.

Bắt đầu bằng cách xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Ví dụ: nếu bạn nhận thấy sự gia tăng nhất quán về mức độ tương tác với nội dung tiếp thị video, bạn có thể đề xuất tăng số lượng bài đăng có hiệu suất cao nhất.

Sử dụng các mục tiêu cụ thể để đưa ra hướng hành động rõ ràng. Nếu dữ liệu cho thấy tỷ lệ tương tác thấp, hãy đặt mục tiêu cải thiện mức độ tương tác theo một tỷ lệ phần trăm nhất định theo thời gian, đưa ra mục tiêu cho nhóm truyền thông xã hội của bạn.

Sau khi đặt mục tiêu, hãy nêu chi tiết các hành động cụ thể bạn cần thực hiện và lập lịch triển khai. Ví dụ: bắt đầu chiến lược đăng bài mới để phù hợp với các chiến dịch tiếp thị sắp tới hoặc xu hướng theo mùa.

Phương tiện truyền thông xã hội là năng động và các chiến lược cần phải phát triển. Thiết lập các cuộc kiểm tra thường xuyên để phân tích dữ liệu và điều chỉnh các chiến lược khi cần thiết. Cách tiếp cận này sẽ đảm bảo các đề xuất của bạn vẫn có hiệu quả theo thời gian.