Mọi thứ bạn cần biết về quản lý hàng tồn kho với AI

Published by Linh Nguyen Dieu at 25/02/2025

Quản lý hàng tồn kho bằng AI là gì?

Phần mềm quản lý hàng tồn kho AI sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học (ML) để giúp bạn kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn. Nó xử lý dữ liệu kinh doanh theo thời gian thực để dự báo nhu cầu của khách hàng, do đó bạn có những mặt hàng mà khách hàng muốn khi họ sẵn sàng mua.

Hãy tưởng tượng một nhà bán buôn vật tư đóng gói nhỏ sử dụng hệ thống kiểm kê được hỗ trợ bởi AI được liên kết với dữ liệu bán hàng hiện tại và trước đây của mình. Phần mềm có thể giúp chủ doanh nghiệp:

Tự động theo dõi xu hướng bán hàng và điều chỉnh mức tồn kho theo thời gian thực
Đặt hàng lại khi hết hàng
Giữ thêm hàng tồn kho cho các mặt hàng có nhu cầu cao
Dự báo chính xác biến động nhu cầu theo mùa

Theo thời gian, các thuật toán học máy sẽ hiểu rõ hơn về doanh nghiệp để cải thiện độ chính xác của dự báo.

Dự báo đáng tin cậy hơn giúp nhà bán buôn tránh được tình trạng hết hàng và tồn kho quá mức. Nó cũng đảm bảo với đội ngũ bán hàng rằng công ty có thể đáp ứng từng đơn hàng, thúc đẩy tinh thần và điểm số hài lòng của khách hàng.

Tại sao quản lý hàng tồn kho bằng AI lại quan trọng?

Quản lý hàng tồn kho AI rất quan trọng vì nó giúp các công ty thích ứng với sở thích thay đổi của khách hàng. Sử dụng AI để duy trì mức tồn kho tối ưu trong công ty của bạn cho phép bạn mở khóa những cơ hội sau:

Tăng lợi nhuận và dòng tiền. Giảm chi phí lưu kho bằng cách chỉ duy trì lượng hàng bạn cần để hoàn thành doanh số. Giảm chi phí lưu kho giúp giải phóng quỹ tiền mặt và giúp doanh nghiệp của bạn duy trì lợi nhuận.
Giảm thời gian giao hàng. Chia sẻ dự báo nhu cầu và dữ liệu xu hướng thị trường với các nhà cung cấp để họ có thể đồng bộ với chu kỳ mua sắm của bạn, đẩy nhanh toàn bộ quá trình từ khi đặt hàng đến khi giao hàng.
Khách hàng hài lòng hơn. Dự báo chính xác có nghĩa là bạn có thể hoàn thành đơn hàng ngay từ kho hàng có sẵn của mình. Vận chuyển hàng hóa nhanh hơn giúp bạn tăng sự hài lòng và giữ chân khách hàng.
Quản lý kho tốt hơn. Giảm lượng hàng tồn kho của các mặt hàng ít nhu cầu sẽ giải phóng không gian kho cho các sản phẩm phổ biến.
Tối ưu hóa chuỗi cung ứng. AI có thể đánh dấu các xu hướng, bao gồm chỉ ra các nhà cung cấp hoạt động kém. Những thông tin chi tiết này cho phép bạn chuyển sang các đối tác đáng tin cậy hơn, giảm thiểu tình trạng tắc nghẽn trong kinh doanhi.

Quản lý hàng tồn kho truyền thống dựa vào nhập liệu thủ công, dễ xảy ra lỗi của con người hơn. Các hệ thống cũ cũng thiếu các thuật toán tiên tiến để phân tích lượng dữ liệu lớn và đề xuất hành động tốt nhất tiếp theo.

Tốc độ và độ chính xác ngày càng tăng của AI đang làm tăng vai trò của nó trong quản lý hàng tồn kho. Ví dụ, Amazon hiện sử dụng các công cụ AI để hợp lý hóa chuỗi cung ứng, sử dụng ít bao bì hơn và tránh giao sản phẩm bị hư hỏng.

Walmart sử dụng AI để ngăn ngừa tình trạng hết hàng, cải thiện quản lý chuỗi cung ứng và định giá sản phẩm.

Các trường hợp sử dụng quản lý hàng tồn kho AI mới nổi

Các công ty đang khám phá ra những lợi ích của AI ngoài việc quản lý mức tồn kho. Họ sử dụng công nghệ để giải quyết các thách thức liên quan đến ngành và đạt được lợi thế cạnh tranh.

Ví dụ:

Các nhà bán lẻ và công ty thương mại điện tử như Zara sử dụng hệ thống AI trong việc ra quyết định kinh doanh cho những việc như giá cả, lượng hàng tồn kho cần mang theo và cách phân bổ hàng tồn kho cho các chi nhánh khác nhau
Các công ty bán buôn và phân phối như Logiwa tìm kiếm cách tiết kiệm chi phí trong hoạt động kho bãi như tối ưu hóa tuyến đường lấy hàng và giải phóng không gian kệ để chứa nhiều hàng phổ biến hơn
Các nhà sản xuất như BMW đặt hàng nguyên liệu thô để tránh tình trạng thiếu hụt và duy trì lịch trình sản xuất của họ đúng tiến độ
Các công ty thực phẩm và đồ uống như Niemann Foods sử dụng AI để theo dõi thời hạn sử dụng – đặc biệt là đối với hàng hóa dễ hỏng – để giảm thiểu chất thải và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn
Các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe và dược phẩm như Walgreens dựa vào AI để theo dõi khối lượng thuốc và ngày hết hạn nhằm tránh tình trạng hết hàng và phản hồi nhanh hơn với nhu cầu của bệnh nhân

Sức mạnh của quản lý hàng tồn kho AI cũng khả dụng cho các chủ doanh nghiệp nhỏ và các công ty khởi nghiệp đang phát triển.

Dự báo hàng tồn kho chính xác hơn đảm bảo bạn có thể giao hàng từ kho ngay lập tức để giao hàng nhanh hơn và làm hài lòng khách hàng của mình. Bạn cũng có thể tùy chỉnh các quy trình quản lý hàng tồn kho trên các hệ thống AI để phù hợp với quy trình làm việc của mình để bạn hiệu quả hơn và xử lý đơn hàng nhanh hơn.

Cách chọn hệ thống kiểm kê AI cho doanh nghiệp của bạn

Quản lý hàng tồn kho ảnh hưởng đến mọi thứ, từ lợi nhuận và dòng tiền đến khả năng giao hàng đúng hạn của bạn. Nó cũng khác nhau đối với mỗi tổ chức.

Hệ thống tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn, vì vậy bạn phải cân nhắc kỹ lưỡng các lựa chọn của mình. Sau đây là năm bước để chọn phần mềm quản lý hàng tồn kho AI phù hợp:

1. Đánh giá kiểm soát hàng tồn kho hiện tại của bạn

Bắt đầu bằng cách tìm hiểu về các mô hình trong khả năng thực hiện đơn hàng và cân bằng hàng tồn kho của bạn. Hiểu được các mô hình này sẽ tiết lộ bất kỳ khoảng trống nào trong quy trình của bạn để bạn biết phải tìm kiếm điều gì trong hệ thống quản lý hàng tồn kho.

Ví dụ, xác định những mặt hàng nào bạn thường xuyên tồn kho quá mức (những mặt hàng bạn gặp khó khăn trong việc tạo doanh thu bán hàng) và những mặt hàng nào bạn thường hết, nghĩa là bạn không thể thực hiện đơn hàng của khách hàng.

Tìm kiếm các mặt hàng trong kho của bạn đã lỗi thời hoặc lỗi thời. Bạn có cần theo dõi thời hạn sử dụng để giữ cho sản phẩm luôn được lưu thông trước khi không còn sử dụng được nữa không?

Xem lại dữ liệu bán hàng trong quá khứ để phát hiện các mô hình nhu cầu. Các mô hình này sẽ làm nổi bật các vấn đề như thời kỳ cao điểm hoặc thời kỳ yên ắng khi lượng hàng tồn kho bạn nắm giữ tăng hoặc giảm.

2. Đặt mục tiêu quản lý hàng tồn kho

Nghiên cứu lịch sử hàng tồn kho của bạn để đặt ra các mục tiêu quản lý hàng tồn kho thực tế. Việc xác định các chiến lược hỗ trợ các mục tiêu này cũng sẽ cho bạn biết những gì bạn tìm kiếm trong một hệ thống quản lý.

Ví dụ, quyết định lượng hàng tồn kho bạn cần và thời điểm đặt hàng lại để cân bằng cung cầu mà không làm tắc nghẽn dòng tiền của bạn.

Xác định lượng “hàng tồn kho an toàn” cho các mặt hàng bán chạy nhất của bạn và mức độ bạn muốn cắt giảm đối với các mặt hàng bán chậm hơn.

Tìm đường cơ sở cho mục tiêu của bạn bằng cách sử dụng số liệu bán hàng tồn kho như:

Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho, cho biết bạn xoay vòng hàng tồn kho nhanh như thế nào
Chi phí vận chuyển, số tiền bạn chi cho việc lưu trữ và bảo trì
Tỷ lệ lấp đầy, đơn hàng bạn thực hiện từ kho có sẵn

Các số liệu này đo lường mức độ thành công của chiến lược tồn kho trong việc cân bằng cung và cầu để bạn chỉ chi tiền cho lượng hàng tồn kho mà bạn thực sự cần.

Khi bạn hiểu được nhu cầu và mục tiêu của mình, bạn có thể tìm kiếm giải pháp.

3. Xem xét các nhà cung cấp tiềm năng

Truy cập trang web của nhiều nhà cung cấp khác nhau để tìm hệ thống có chức năng đáp ứng mục tiêu quản lý hàng tồn kho của bạn.

Các tính năng cần chú ý bao gồm:

Tính năng	Lợi ích
Dự báo bán hàng	Tránh tình trạng tồn kho quá mức và hết hàng để bạn có thể đáp ứng đơn hàng của khách hàng nhanh hơn và tối đa hóa không gian lưu trữ.
Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực	Phản ứng nhanh với nhu cầu tăng đột biến để nhanh chóng nhập hàng mới nhằm tránh bỏ lỡ doanh số.
Tự động hóa quy trình làm việc	Tùy chỉnh thuật toán AI để tự động sắp xếp lại hàng tồn kho khi nguồn cung sắp hết để đáp ứng nhu cầu trong tương lai.
Tùy chọn tùy chỉnh	Tùy chỉnh bảng thông tin và cảnh báo để đưa vào những thông tin chi tiết có giá trị về cách bạn quản lý hàng tồn kho theo các số liệu quan trọng nhất.
Báo cáo và thông tin chi tiết	Theo dõi hiệu suất theo KPI theo thời gian thực và nhận các đề xuất từ AI về cách cải thiện hiệu quả hơn nữa.
Tích hợp	Kết nối với phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM), thương mại điện tử và các ứng dụng kinh doanh khác để tập trung dữ liệu nhằm có cái nhìn tổng quan hoàn chỉnh về hoạt động của bạn.
Khả năng mở rộng	Chọn một hệ thống có thể bắt đầu nhỏ và phát triển cùng bạn, xử lý nhiều loại sản phẩm hơn, nhiều người dùng hơn và tập dữ liệu lớn hơn.

Chọn một hệ thống linh hoạt, tiết kiệm chi phí, phù hợp với quy trình kinh doanh của bạn và có thể tùy chỉnh để đo lường KPI.

4. Tận dụng các bản dùng thử hoặc bản demo miễn phí

Kiểm tra từng hệ thống trước khi cam kết để xem liệu nó có giải quyết được những thách thức chính về hàng tồn kho của bạn và phù hợp với quy trình làm việc của công ty bạn hay không. Tận dụng các bản dùng thử và bản demo miễn phí để kiểm tra các hệ thống trong bối cảnh thực tế.

Yêu cầu từng nhà cung cấp chứng minh cách hệ thống của họ xử lý những thách thức cụ thể về hàng tồn kho của bạn, như quản lý nhu cầu theo mùa hoặc giảm tình trạng hết hàng.

5. Chuẩn bị kế hoạch thực hiện

Đào tạo nhân viên của bạn sử dụng phần mềm và tiếp tục tinh chỉnh cách sử dụng cho đến khi nó hoàn toàn phù hợp với quy trình làm việc của bạn. Để khởi chạy phần mềm một cách suôn sẻ, hãy nhận càng nhiều trợ giúp càng tốt từ nhà cung cấp.

Việc thiết kế phần mềm phù hợp với nhu cầu cụ thể của công ty sẽ mang lại lợi tức đầu tư tốt nhất và giúp nhóm của bạn đạt được thành công lâu dài.

Kết luận

Đây là những ngày đầu của AI và công nghệ này sẽ ngày càng tốt hơn. Bây giờ là lúc khám phá cách AI có thể phù hợp với quy trình kiểm kê của bạn để tinh chỉnh dự báo nhu cầu, cải thiện kiểm soát hàng tồn kho và giảm lãng phí.

Contact Us

Nhập số điện thoại của bạn và chúng tôi gọi lại sau.