Hoá đơn bán hàng: Những điều bạn cần biết để thanh toán đúng hạn

Published by Linh Nguyen Dieu at 16/10/2024

Hóa đơn bán hàng là gì?

Hóa đơn bán hàng là một tài liệu do người bán phát hành cho người mua, nêu chi tiết các sản phẩm hoặc dịch vụ đã bán, số lượng, giá cả và điều khoản thanh toán. Là một giao dịch phải thu, hóa đơn bán hàng nhắc nhở khách hàng thanh toán. Tuy nhiên, hóa đơn bán hàng là thuật ngữ chỉ một loại hóa đơn cụ thể, nhưng thường bị nhầm lẫn với các loại hóa đơn khác. Hiểu được sự khác biệt này có thể giúp đảm bảo các khoản thanh toán của bạn được xử lý suôn sẻ.

Hóa đơn bán hàng so với hóa đơn chung

Trong khi hóa đơn bán hàng ghi lại việc mua sản phẩm hoặc dịch vụ, hóa đơn chung đề cập đến bất kỳ loại hóa đơn nào, có thể hoặc không liên quan đến việc bán hàng hóa. Các chi tiết cụ thể khác nhau tùy thuộc vào mục đích sử dụng; nó có thể bao gồm các phần tương tự như hóa đơn bán hàng mà không có danh sách chi tiết các sản phẩm. Tóm lại, hóa đơn chung là thuật ngữ chung bao gồm một số loại hóa đơn, bao gồm hóa đơn bán hàng.

Hóa đơn bán hàng so với hóa đơn dịch vụ

Hóa đơn dịch vụ yêu cầu thanh toán cho dịch vụ do người bán thực hiện. Ngược lại, hóa đơn bán hàng yêu cầu thanh toán cho sản phẩm hữu hình. Ví dụ, hóa đơn dịch vụ có thể được sử dụng bởi một nhà thiết kế trang web tự do sau khi xây dựng trang chủ mới cho một doanh nghiệp. Các mục đích sử dụng khác có thể bao gồm tư vấn cho một công ty an ninh mạng hoặc phí diễn giả chính cho một sự kiện của công ty. Loại hóa đơn này thường bao gồm thông tin bổ sung nêu chi tiết về mô tả dịch vụ, các mốc đạt được và số giờ làm việc. Các điều khoản thanh toán cũng thường nêu chi tiết cấu trúc phí (theo giờ hoặc theo mức phí cố định).

Tầm quan trọng của hóa đơn bán hàng trong hoạt động kinh doanh

Trong khi mục đích chính của nó là để cho khách hàng biết khi nào và cách thanh toán, hóa đơn bán hàng cũng đóng vai trò quan trọng khác trong hoạt động kinh doanh. Hóa đơn bán hàng giúp tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch kinh doanh diễn ra suôn sẻ, có thể cải thiện sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng. Khi hóa đơn truyền đạt rõ ràng tất cả thông tin cần thiết và người mua không cần phải liên hệ thêm, khách hàng thường có trải nghiệm tốt hơn trong suốt giao dịch.

Hóa đơn bán hàng cũng đóng vai trò là yếu tố chính trong việc duy trì hồ sơ tài chính chính xác. Chúng ghi lại các giao dịch và tạo ra hồ sơ cố định cho công ty. Các doanh nghiệp thường sử dụng hóa đơn bán hàng để tính toán thu nhập tài chính, hạn ngạch và thuế sau khi thanh toán. Chúng cũng cung cấp thông tin chi tiết về lịch sử mua hàng của khách hàng, khiến chúng trở thành chìa khóa để bán chéo và bán thêm sản phẩm.

Vì hóa đơn bán hàng là báo cáo tài chính quan trọng, chúng thường được đọc thường xuyên hơn nhiều so với email hoặc tài liệu tiếp thị. Điều này khiến chúng trở thành một không gian tuyệt vời để xây dựng lòng tin với khách hàng bằng cách tạo biểu ngữ hoặc đồ họa thông tin trên hóa đơn với các liên kết để biết thêm thông tin. Ví dụ: một công ty bán lẻ có thể đưa vào các mẹo về chương trình khuyến mãi sắp tới hoặc thông báo về sản phẩm mới.

Các thành phần chính của hóa đơn bán hàng

Hiệu quả của hóa đơn bán hàng phụ thuộc vào mức độ người bán truyền đạt thông tin về giao dịch cho người mua. Các thành phần chính của hóa đơn bán hàng bao gồm:

Ngày hóa đơn

Ngày này, là ngày hóa đơn được tạo ra, chính thức bắt đầu tính thời gian thu thập hóa đơn. Ví dụ, nếu hóa đơn được phát hành vào ngày 1 tháng 1 và khách hàng có 30 ngày để thanh toán, thì ngày đến hạn là ngày 30 tháng 1 dựa trên ngày hóa đơn. Một số công ty tạo hóa đơn với ngày từ ba đến năm ngày trong tương lai để có thời gian xử lý và xem xét. Nếu không, khách hàng có thể nhận được hóa đơn với thời gian thanh toán ít hơn, điều này có thể gây ra sự thất vọng.

Số hóa đơn

Theo truyền thống, số hóa đơn đóng vai trò là cách để nhận dạng duy nhất từng hóa đơn bán hàng. Đại diện dịch vụ khách hàng sử dụng số đó để nhanh chóng tìm thấy hóa đơn khi khách hàng gọi điện hỏi. Khách hàng chính phủ cũng sử dụng số hóa đơn để ghi lại nghĩa vụ thuế và thậm chí xử lý thanh toán.

Danh sách chi tiết các sản phẩm

Phần này nêu chi tiết những sản phẩm nào được hóa đơn bao gồm, bao gồm số sản phẩm và mô tả ngắn gọn về từng sản phẩm. Mặc dù điều này tương đối đơn giản với các sản phẩm vật lý, nhưng sẽ phức tạp hơn một chút với các mô hình tiêu thụ và đăng ký. Hóa đơn cần nêu rõ những gì khách hàng đang bị tính phí, có thể được tính theo tỷ lệ. Ví dụ: nếu khách hàng đăng ký muộn trong tháng, hóa đơn chỉ có thể áp dụng cho 15 ngày của tháng đầu tiên đó. Ngoài ra, nếu đó là sản phẩm dựa trên mức sử dụng, thì hóa đơn bán hàng phải nêu rõ số lượng đơn vị mà khách hàng đã tiêu thụ.

Giá cả (hoặc số tiền phải trả)

Giá cả ghi trên hóa đơn bán hàng rất rõ ràng — đó là mức giá mà người mua và người bán đã thỏa thuận. Với sản phẩm dựa trên mức sử dụng, hóa đơn cần bao gồm giá cho mỗi đơn vị. Nếu giá thay đổi dựa trên số lượng tiêu thụ, thì số lượng tiêu thụ ở mỗi mức giá phải được nêu chi tiết. Ví dụ: nếu giá cho một chương trình tiếp thị qua email là 100 đô la một tháng cho 10.000 địa chỉ email trong danh sách của bạn và sau đó là một mức giá bổ sung cho mỗi email vượt quá ngưỡng đó, bạn sẽ bao gồm sự phân tích số lượng email ở mỗi mức giá.

Điều khoản thanh toán

Phần này giải thích cách thức và thời điểm khách hàng phải thanh toán hóa đơn. Nhiều hóa đơn bán hàng ghi rằng điều khoản thanh toán là Net 30, nghĩa là khách hàng có 30 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn để thanh toán số tiền phải trả. Tuy nhiên, một số hóa đơn bán hàng cung cấp chiết khấu trong phần này cho việc thanh toán sớm. Bằng cách đưa vào liên kết thanh toán trên hóa đơn bán hàng, người bán có thể giúp khách hàng thanh toán nhanh chóng. Ngoài ra, người bán nên cung cấp thông tin về phí trả chậm, bao gồm thời điểm bắt đầu phát sinh và số tiền.

Thông tin liên lạc

Người mua cần biết liên hệ với ai khi có thắc mắc về hóa đơn. Bằng cách bao gồm tên, số điện thoại, địa chỉ và email của người liên hệ về các vấn đề, người bán có thể nhanh chóng cung cấp cho khách hàng câu trả lời họ cần, giúp giảm bớt sự thất vọng và giảm thiểu Ngày bán hàng chưa thanh toán (DSO) nếu khách hàng có thắc mắc.

Cách tạo hóa đơn bán hàng

Việc lập hóa đơn có thể tốn khá nhiều thời gian nếu thực hiện thủ công, nhưng tự động hóa khá đơn giản. Bạn có thể tự động hóa hóa đơn bằng cách kết hợp tất cả các kênh bán hàng trong CRM của mình và sau đó sử dụng trình lập lịch hóa đơn tích hợp. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng quản lý đăng ký để quản lý tất cả các sản phẩm dựa trên mức sử dụng. Tính năng lập hóa đơn hợp nhất giúp dễ dàng ghi lại các khoản phí trên mọi kênh bán hàng.

Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng công cụ lập hóa đơn cơ bản để tạo hóa đơn. Mặc dù hóa đơn có thể không có tính năng cá nhân hóa và tích hợp, bạn có thể tạo hóa đơn hữu ích bằng nhiều công cụ.

Sau đây là 5 bước cần thực hiện:

Sử dụng công cụ phần mềm lập hóa đơn để tự động tạo hóa đơn dựa trên đơn hàng. (Bằng cách tự động hóa phần này của quy trình, bạn có thể tiết kiệm đáng kể thời gian.)
Thiết lập phần mềm để tự động theo dõi các sản phẩm dựa trên mức sử dụng và tính toán số tiền phải trả dựa trên cấu trúc giá. (Thay vì quy trình thủ công tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi, phần mềm lập hóa đơn giúp quy trình diễn ra liền mạch và chính xác.)
Cá nhân hóa hóa đơn để phản ánh sở thích của khách hàng.
Sử dụng phần mềm để xem xét hóa đơn để tìm trường hợp ngoại lệ. (Yêu cầu nhân viên xem xét bất kỳ hóa đơn nào được đánh dấu để xem xét.)
Gửi hóa đơn cho khách hàng kịp thời theo yêu cầu của họ.

Thực hành tốt nhất để quản lý hóa đơn bán hàng

Quản lý hóa đơn bán hàng có vẻ là một quá trình đơn giản. Tuy nhiên, việc lập hóa đơn có thể dễ dàng trở thành một điểm đau đầu đối với người mua nếu không được xử lý hiệu quả.

Sau đây là những biện pháp thực hành tốt nhất phổ biến:

Tích hợp quản lý doanh thu với CRM của bạn. Hóa đơn và dữ liệu CRM của bạn thường chồng chéo lên nhau. Bằng cách sử dụng hai hệ thống riêng biệt, bạn đang làm thêm việc và tăng nguy cơ xảy ra lỗi. Khi bạn tích hợp hóa đơn và CRM, bạn có thể tự động tạo hóa đơn chính xác mà bạn có thể gửi thẳng đến khách hàng của mình.
Gửi hóa đơn bán hàng đúng hạn. Khách hàng mong đợi nhận được hóa đơn thường xuyên. Khi khách hàng phải theo dõi hóa đơn, bạn sẽ tạo ra một điểm cản trở trong quá trình này. Đồng thời, hóa đơn trễ có nghĩa là tổ chức của bạn không có khoản thanh toán cho sản phẩm khi cần, điều này có thể gây ra các vấn đề về quản lý doanh thu.
Gửi hóa đơn kỹ thuật số. Vì hóa đơn giấy tốn kém và mất thời gian, nhiều tổ chức hiện nay gửi hóa đơn kỹ thuật số. Các công ty vẫn gửi hóa đơn giấy có thể bị coi là lạc hậu. Ngoài ra, hóa đơn kỹ thuật số giúp tự động hóa quy trình từ khâu tạo đến khâu xem xét và gửi.
Đảm bảo mọi dữ liệu đều chính xác. Mặc dù hóa đơn đúng hạn là quan trọng, nhưng việc lập hóa đơn đúng còn quan trọng hơn. Hóa đơn không chính xác khiến khách hàng nghi ngờ về tổ chức. Nếu bạn lo ngại về tính chính xác của hóa đơn, tốt hơn hết là nên trì hoãn việc gửi hóa đơn cho đến khi bạn xác nhận rằng các chi tiết là chính xác. Tuy nhiên, hãy đảm bảo gia hạn thời hạn thanh toán cho hóa đơn và thông báo rõ ràng về thay đổi này cho khách hàng.
Xem xét hóa đơn để tìm ngoại lệ. Mục tiêu của quy trình xem xét là 100% tự chủ, nghĩa là phần mềm lập hóa đơn bán hàng của bạn quản lý càng nhiều hoạt động xem xét càng tốt. Công cụ có thể xác định các ngoại lệ, chẳng hạn như giá mua vượt quá ngưỡng đã chỉ định và đánh dấu hóa đơn đó để xem xét thủ công.
Sử dụng lời nhắc tự động để theo dõi thanh toán. Hệ thống lập hóa đơn của bạn có thể giúp bạn dễ dàng biết ai đã thanh toán và hóa đơn của ai vẫn chưa thanh toán. Bằng cách để hệ thống đánh dấu các hóa đơn chưa thanh toán, nhóm của bạn có thể tập trung vào việc tiếp cận những khách hàng này, điều này có thể rút ngắn thời gian thanh toán cũng như nhanh chóng tìm ra bất kỳ lỗi giao hàng nào.

Cải thiện quy trình lập hóa đơn

Hóa đơn bán hàng rõ ràng và chính xác giúp quá trình thanh toán trở nên dễ dàng nhất có thể và giảm các cuộc gọi điện thoại của khách hàng về hóa đơn. Bằng cách sử dụng phần mềm lập hóa đơn bán hàng, nhóm của bạn có thể làm cho quá trình này chính xác và hiệu quả đồng thời cá nhân hóa nhiều phần của hóa đơn theo sở thích của khách hàng.

Các doanh nghiệp tập trung vào việc thiết kế quy trình lập hóa đơn đáp ứng cả nhu cầu của tổ chức và nhu cầu của khách hàng có thể cải thiện việc quản lý vòng đời doanh thu và đồng thời tăng sự hài lòng của khách hàng.

Contact Us

Nhập số điện thoại của bạn và chúng tôi gọi lại sau.

Hoá đơn bán hàng: Những điều bạn cần biết để thanh toán đúng hạn