Đơn đặt hàng là gì? Cách tạo đơn đặt hàng của riêng bạn

Nếu bạn không quen với các đơn đặt hàng — hoặc gặp khó khăn trong việc tìm ra cách soạn thảo đơn hàng phù hợp — đừng lo lắng. Chúng ta sẽ xem xét các loại khác nhau, lợi ích của chúng và cách tạo một loại phù hợp với bạn và khách hàng của bạn.

Đơn đặt hàng là gì?

Đơn đặt đặt hàng là một tài liệu cung cấp chi tiết về đơn đặt hàng và các điều khoản của giao dịch. Nó được người bán tạo ra sau khi người mua gửi đơn đặt hàng. Nếu lệnh đặt hàng không liên quan đến việc bán hàng, người bán sẽ tạo đơn đặt hàng sau khi khách hàng đồng ý mua sản phẩm.

Tài liệu đặt hàng thường bao gồm thông tin khách hàng, chi tiết sản phẩm, giá cả và thông tin giao hàng. Vì đây không phải là hợp đồng ràng buộc nên một trong hai bên có thể sửa đổi chi tiết đơn hàng sau khi giao dịch mua bán hoàn tất.

Khi được soạn thảo cẩn thận, đơn đặt hàng cho phép các công ty xác nhận tính chính xác của giao dịch trước khi vận chuyển. Sau khi việc bán hàng hoàn tất, họ cung cấp hồ sơ giao dịch cho người bán.

Sự khác biệt giữa đơn đặt hàng và lệnh đặt mua là gì?

Mặc dù cả hai tài liệu đều chứa thông tin tương tự nhau nhưng có hai điểm khác biệt lớn:

Đơn đặt hàng (sales order) là một tài liệu nội bộ để lưu giữ hồ sơ và thực hiện đơn hàng. Nó được tạo ra bởi người bán và nhóm của họ.
Lệnh đặt mua (purchase order) là một tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý do người mua cấp cho người bán thể hiện ý định mua hàng. Khách hàng tạo đơn đặt hàng và gửi cho người bán, người bán sau đó sẽ tạo đơn đặt hàng dựa trên chi tiết đơn đặt hàng.

Sự khác biệt giữa đơn đặt hàng và hóa đơn là gì?

Hóa đơn là một yêu cầu thanh toán và được gửi cho khách hàng sau khi đơn đặt hàng đã được xử lý và (thường) sau khi đơn hàng được hoàn thành. Điều khoản thanh toán và hình thức thanh toán thường được bao gồm trên hóa đơn nhưng không có trong tài liệu đơn đặt hàng.

Mặc dù đơn đặt hàng chỉ là tài liệu nội bộ dành cho đội ngũ bán hàng, hóa đơn là tài liệu tài chính cho cả người mua và người bán. Khách hàng có thể sử dụng hóa đơn cho mục đích tính thuế làm bằng chứng về chi phí kinh doanh. Người bán cần lưu giữ hóa đơn để kiểm tra xác nhận doanh thu và bằng chứng thu thuế.

Lợi ích của việc tạo lệnh đơn đặt hàng là gì?

Tài liệu đặt hàng có thể mang lại lợi ích ngoài quy trình bán hàng và thực hiện đơn hàng, bao gồm:

• Tăng hiệu quả:  Khi tất cả thông tin bán hàng đều ở một nơi, bạn có thể xử lý đơn hàng nhanh hơn. Hơn nữa, bạn có thể dễ dàng theo dõi đơn hàng hơn và theo dõi việc giao hàng kịp thời và chính xác. Việc tích hợp các đơn đặt hàng vào quy trình tài chính của bạn cũng có thể giúp quản lý tiền mặt và thanh toán tốt hơn.
• Đơn hàng chính xác hơn: Sử dụng các quy trình riêng biệt hoặc không được xác định rõ ràng để xử lý đơn hàng có thể dẫn đến sai sót khiến khách hàng thất vọng và mất thời gian khắc phục. Việc sử dụng đơn đặt hàng sẽ tạo ra một nguồn thông tin chính xác duy nhất dẫn đến ít lỗi hơn, đặc biệt nếu bạn tự động hóa quy trình. Các nhóm thực hiện cũng có thể sử dụng chúng để kiểm tra kỹ đơn hàng trước khi giao hàng.
• Khả năng hiển thị hàng tồn kho tốt hơn: Tài liệu đặt hàng giúp theo dõi các sản phẩm cần thiết để thực hiện đơn hàng sắp tới dễ dàng hơn. Bạn có thể sử dụng chúng để đảm bảo có đủ hàng cho tất cả các đơn đặt hàng sắp tới, đảm bảo không bị chậm trễ.
• Cải thiện trải nghiệm của khách hàng: Sự chậm trễ và sai sót khiến khách hàng thất vọng. Khi các tổ chức tạo ra một quy trình thực hiện suôn sẻ hơn với các tài liệu đặt hàng, khách hàng sẽ có nhiều khả năng hài lòng hơn.

Các loại lệnh bán hàng

Đơn đặt hàng không phải là “phù hợp cho tất cả”. Đúng hơn, có bốn loại khác nhau:

1. Tiền mặt: Đây là loại đơn giản nhất. Nó bao gồm ít chi tiết nhất vì không có khoản phải thu nào liên quan – chỉ có tiền mặt. Sau khi khách hàng đặt hàng, họ thanh toán và đơn hàng sẽ được chuyển đi. Đôi khi, khách hàng nhận đơn hàng và thanh toán ngay lúc đó. Ví dụ: một khách hàng đặt mua nệm trực tuyến, đến cửa hàng để thanh toán đơn hàng và nhận nệm.
2. Vội vàng: Khi khách hàng cần đơn hàng nhanh hơn nhiều so với thời gian thực hiện thông thường, bạn có thể sử dụng tài liệu này. Điểm khác biệt lớn nhất so với đặt hàng bằng tiền mặt là khách hàng thanh toán sau khi đơn hàng được thực hiện. Các đơn đặt hàng gấp thường được thực hiện ngay trong ngày chúng được tạo.
3. Thỏa thuận lập kế hoạch: Giống như các đơn đặt hàng, thỏa thuận lập kế hoạch là các tài liệu bên ngoài. Chúng bao gồm thông tin chi tiết về việc thực hiện đơn hàng, chẳng hạn như thời điểm giao hàng và số lượng cụ thể cho từng sản phẩm được bán. Điều này thường được sử dụng cho các đơn đặt hàng phức tạp hơn.
4. Bên thứ ba: Các doanh nghiệp nhỏ thường sử dụng điều này khi nhà cung cấp bên thứ ba xử lý việc thực hiện và vận chuyển sản phẩm của họ. Sau khi tạo loại đơn hàng này, nhà cung cấp sẽ sử dụng nó để thực hiện.

Khung mẫu đơn đặt hàng bán hàng

Nói chung, một đơn đặt hàng nên bao gồm những nội dung sau:

• Tên/địa chỉ công ty bán hàng
• Thông tin liên hệ của người mua (tên, địa chỉ, số điện thoại, email)
• Ngày đặt hàng
• Ngày vận chuyển và/hoặc giao hàng
• Thông tin sản phẩm
• Giá (trước thuế)
• Thuế và phí khác
• Các điều khoản và điều kiện (thường do nhóm pháp lý của công ty bán hàng soạn thảo)
• Chữ ký của cả người mua và người bán
• Thông tin thích hợp khác

Bởi vì quy trình đặt hàng bán hàng rất quan trọng để mang lại trải nghiệm suôn sẻ cho khách hàng nên điều quan trọng là bạn phải thực hiện đúng quy trình. Sử dụng các công cụ bên dưới để giúp tự động hóa một số công việc thủ công có liên quan và để đảm bảo tất cả thông tin của bạn đều được cập nhật:

• CRM: Là nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất cho người bán, CRM nắm bắt tất cả thông tin khách hàng có liên quan để có thể dễ dàng truy cập vào việc tạo đơn hàng. Các CRM hàng đầu thậm chí còn bao gồm tính năng tự động hóa và AI tự động cập nhật hồ sơ giao dịch khi thông tin khách hàng mới được gửi qua email hoặc qua điện thoại.
• Phần mềm tạo đơn hàng và lập hóa đơn/thanh toán: Việc tạo và giao đơn hàng không phải là chặng đường cuối cùng đối với người bán. Điều quan trọng là sản phẩm phải được giao đúng thời gian, theo mong đợi của khách hàng và việc giao sản phẩm phải được theo dõi nhanh chóng với các hóa đơn để khách hàng dễ dàng thanh toán. Hãy tìm phần mềm tự động hóa phần lớn quy trình này để nhóm tài chính của bạn không phải lãng phí thời gian xử lý hóa đơn và xử lý thanh toán.

Nâng cao hiệu quả của bạn với các đơn đặt hàng được soạn thảo tốt

Quá trình bán hàng liên quan đến những người và phương pháp khác nhau, điều này có thể trở nên lộn xộn. Bằng cách tạo các đơn đặt hàng chứa đựng mọi chi tiết của giao dịch, tổ chức của bạn có thể mang lại kết quả rõ ràng hơn cho khách hàng và nhân viên. Cuối cùng, điều này sẽ cải thiện trải nghiệm cho khách hàng và giúp hoạt động bán hàng của bạn hiệu quả hơn.