4 loại dữ liệu cần có trong cấu trúc phần mềm CRM!

Với việc có được dữ liệu chất lượng cao trong CRM của bạn là chìa khóa để giúp khách hàng mang lại trải nghiệm tích cực và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Ngược lại, với những dữ liệu xấu – những dữ liệu bị thiếu, không chính xác, nhập sai trường hoặc trùng lặp và từ từ sẽ làm giảm giá trị của hệ thống cũng như làm tăng chi phí sửa chữa các lỗi dữ liệu.

Cùng CRMVIET điểm qua các loại dữ liệu mà CRM cần có và các cách xây dựng cấu trúc dữ liệu CRM lý tưởng phù hợp với mọi doanh nghiệp. 

Xem thêm: 4 Cách dễ dàng quản lý dữ liệu khách hàng trên nhiều ứng dụng!

Dữ liệu CRM bao gồm những gì?

1. Dữ liệu nhận dạng

Dữ liệu nhận dạng bao gồm các chi tiết mô tả có thể được sử dụng để xác định khách hàng, khách hàng tiềm năng và địa chỉ liên hệ của họ. Tốt nhất, dữ liệu này nên hỗ trợ các nỗ lực tiếp cận mục tiêu của bạn. Dữ liệu nhận dạng có thể bao gồm:

• Tên: Bao gồm họ và tên đầy đủ của liên hệ.
• Thông tin gửi thư: Là địa chỉ thực nơi mà người liên hệ có thể nhận các thông tin về sản phẩm.
• Địa chỉ email và số điện thoại: Ngoài ra, địa chỉ email và số điện thoại là phương thức liên lạc ưu tiên.
• Truyền thông xã hội: Liên kết đến các tài khoản mạng xã hội và các tay cầm truyền thông xã hội ưa thích.
• Thông tin cá nhân liên quan – Ngày sinh, thông tin tài khoản liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

2. Dữ liệu mô tả

Dữ liệu mô tả bao gồm các chi tiết về đời sống có liên quan đến các địa chỉ liên hệ của bạn. Dữ liệu này sẽ cung cấp cho bạn một bức tranh tổng thể về khách hàng tiềm năng và địa chỉ liên hệ của họ ở cấp độ cá nhân hơn. Trong CRM của bạn, dữ liệu mô tả có thể bao gồm:

• Chi tiết nghề nghiệp và học vấn: Tên công ty, nghề nghiệp và trình độ học vấn.
• Thông tin chi tiết về gia đình: Tình trạng hôn nhân và cha mẹ của người liên hệ, họ có bao nhiêu con.
• Thông tin về lối sống: Tình trạng sở hữu nhà, tình trạng sở hữu xe hơi, sở thích chung.

3. Dữ liệu định lượng

Dữ liệu định lượng bao gồm các điểm dữ liệu có thể đo lường có thể giúp bạn giải thích cách người liên hệ của bạn đã tương tác với công ty của bạn. Dưới đây là một số ví dụ về dữ liệu định lượng cho CRM của bạn:

• Số lần mua hàng mà người liên hệ đã thực hiện từ bạn và giá trị đơn hàng trung bình.
• Tần suất truy cập và các nguồn đưa họ đến với trang web của bạn.
• Tần suất họ tương tác với công ty của bạn trên các nền tảng truyền thông xã hội như zalo, facebook, fanpage…

CRM là chìa khóa để giúp khách hàng mang lại trải nghiệm tích cực và tăng doanh thu

4. Dữ liệu định tính

Dữ liệu định tính có thể được lưu trữ trong CRM của bạn để thông báo cho bạn về thái độ, động cơ và hành vi của người liên hệ của bạn có liên quan đến quyết định mua hàng của họ. Thông tin này là kết quả của quá trình thu thập và khảo sát phản hồi của khách hàng do đội marketing công ty bạn thực hiện. Các câu hỏi có thể hỗ trợ công ty của bạn trong việc thu thập dữ liệu định tính bao gồm:

• Bạn đánh giá dịch vụ khách hàng của công ty chúng tôi như thế nào?
• Mục đích giao dịch này của bạn là gì?
• Điều gì đã khiến bạn chọn sản phẩm của công ty chúng tôi?

Xem thêm: 6 Tính năng tuyệt vời của phần mềm Hubspot Sales & CRM

Hướng dẫn lên ý tưởng cấu trúc dữ liệu CRM

Với những gợi ý ở trên, bây giờ bạn đã biết được loại dữ liệu nào cần có trong CRM của mình và dưới đây là một số ví dụ của CRMVIET dành cho bạn

1. Giai đoạn vòng đời

Giai đoạn vòng đời phân loại dữ liệu liên hệ theo mức độ tiềm năng của chúng. Trong CRMVIET, các giai đoạn vòng đời của liên hệ là:

• Người đăng ký: Là người nào đó đã đăng ký để nhận thông ti từ vấn từ công ty bạn.
• Khách hàng tiềm năng: Là một cá nhân đã bày tỏ sự quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ của công ty bạn.
• Cơ hội: Là cá nhân có khả năng trở thành khách hàng của doanh nghiệp bạn.
• Khách hàng: Người liên hệ đã chốt giao dịch hoặc mua hàng từ tổ chức của bạn.
• Khác: Có thể được sử dụng cho các liên hệ không đáp ứng bất kỳ tiêu chí nào ở trên.

Trạng thái của liên hệ có thể được thay đổi theo cách thủ công, khi nhập hoặc tự động thông qua quy trình công việc khi chúng tiến triển trong quy trình bán hàng của bạn. Bằng cách lọc dữ liệu này, bạn có thể tập trung thông tin liên lạc của mình với những người liên hệ sẵn sàng và có nhiều khả năng mua hàng hơn.

2. Trạng thái khách hàng tiềm năng

Ngoài giai đoạn vòng đời, việc theo dõi trạng thái khách hàng tiềm năng cho các liên hệ có thể được phân loại là khách hàng tiềm năng đủ tiêu chuẩn bán hàng có thể cung cấp dữ liệu sâu sắc cho hồ sơ CRM của bạn.

• Điểm tiềm năng
• Mới
• Tiếp Cận
• Quan tâm
• Data ảo

Thuộc tính này cũng có thể được cập nhật theo cách thủ công, nhập mở và thông qua quy trình làm việc tự động. Trạng thái khách hàng tiềm năng có thể hợp lý hóa việc giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm bán hàng của bạn, cho phép bất kỳ ai xem qua hồ sơ liên hệ đều có thể chọn đúng nơi đại diện cuối cùng đã dừng lại trong quy trình bán hàng.

Thiết lập quy tắc tính điểm tiềm năng

3. Đối tượng tùy chỉnh

Mặc dù các tùy chọn dữ liệu liên hệ tiêu chuẩn có thể phù hợp với nhu cầu của nhiều nhóm bán hàng, nhưng có nhiều trường hợp các nhóm cần ghi lại dữ liệu bổ sung trong CRM của họ. Trong trường hợp này, các đối tượng tùy chỉnh là một cách hữu ích để lưu trữ bất kỳ và tất cả thông tin có liên quan trong CRM của tổ chức bạn.

Việc sử dụng các đối tượng tùy chỉnh cho phép nhóm bán hàng của bạn dễ dàng ghi lại và phân loại tất cả dữ liệu có liên quan không phù hợp với các tùy chọn liên hệ được xác định trước, mang lại sự linh hoạt tối đa cho việc ghi nhật ký và tận dụng thông tin hữu ích.

Trên đây là những dữ liệu cơ bản mà người dùng CRM nên có. Có được cơ sở dữ liệu tốt sẽ tạo tiền đề cho bạn trong các bước bán hàng sau này.

Xem thêm: 5 cái” Bẫy” doanh nghiệp dễ mắc khiến triển khai CRM THẤT BẠI