Quản lý rủi ro: Định nghĩa, phân loại, kế hoạch hành động cho SMB

Lợi ích của quản lý rủi ro là gì?

Một quy trình quản lý rủi ro hiệu quả mang lại cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp sự tự tin để đưa ra quyết định sáng suốt và nắm bắt các cơ hội mới. Đồng thời, nó bảo vệ doanh nghiệp khỏi sự không chắc chắn và gián đoạn.

Sau đây là năm cách quản lý rủi ro mang lại lợi ích cho công ty của bạn:

1. Cải thiện chiến lược kinh doanh. Biết được những trở ngại mà công ty bạn đang phải đối mặt sẽ hỗ trợ việc ra quyết định tốt hơn, dẫn đến kết quả tốt hơn và ít bất ổn hơn.

2. Tối ưu hóa hiệu quả. Quản lý rủi ro có thể làm nổi bật các điểm nghẽn nội bộ, cho phép bạn hợp lý hóa quy trình kinh doanh, cải thiện năng suất và giảm lãng phí.

3. Xây dựng lòng tin của các bên liên quan. Một chương trình quản lý rủi ro hiệu quả giúp các nhà đầu tư, khách hàng, đối tác và bên cho vay tin tưởng hơn vào khả năng lãnh đạo của bạn.

4. Đảm bảo tuân thủ. Việc tuân thủ luật pháp và quy định tại mỗi quốc gia hoặc khu vực mà bạn hoạt động sẽ bảo vệ công ty của bạn khỏi các vấn đề pháp lý và tiền phạt.

5. Cho phép mở rộng an toàn hơn. Đánh giá các rủi ro liên quan đến việc tung ra sản phẩm mới hoặc vào thị trường mới giúp bạn lập kế hoạch cho mọi tình huống, giúp thành công có nhiều khả năng xảy ra hơn.

Nhận thức được rủi ro là chìa khóa để xây dựng một doanh nghiệp vững mạnh. Nó giúp bạn sử dụng thời gian, tiền bạc và tài sản của mình tốt hơn. Bạn sẽ xử lý những thất bại hiệu quả hơn, thích ứng nhanh hơn với những thay đổi của thị trường và thiết lập cho mình thành công lâu dài.

6 bước thực hiện chiến lược quản lý rủi ro

Mặc dù rủi ro là những vấn đề nghiêm trọng và có rất nhiều rủi ro, nhưng việc tạo ra một chiến lược để quản lý và giảm thiểu chúng lại rất đơn giản.

Thực hiện theo sáu bước sau để tạo ra kế hoạch quản lý rủi ro hiệu quả cho công ty của bạn và tránh sự gián đoạn tốn kém.

1. Phát triển chiến lược và nhóm quản lý rủi ro

Trước khi hành động, bạn phải lập kế hoạch và tập hợp những người chịu trách nhiệm cho kế hoạch đó. Các ưu tiên và khuôn khổ quản lý rủi ro lý tưởng sẽ khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp.

Sau đây là cách xây dựng chiến lược phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Xác định các ưu tiên và số liệu đo lường của bạn

Các mục tiêu bạn chọn sẽ định hướng cách tiếp cận của bạn và giúp bạn ưu tiên các lĩnh vực quan trọng nhất trong doanh nghiệp của mình.

Bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu bạn muốn đạt được với chiến lược quản lý rủi ro của mình. Ví dụ, mục tiêu của bạn có thể bao gồm:

• Bảo vệ tài sản của bạn khỏi bị trộm cắp

• Đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh trong thời kỳ đại dịch

• Duy trì tuân thủ các quy định luôn thay đổi

• Giảm thiểu gian lận khi không có thẻ

Sau khi xác định được các ưu tiên, hãy đặt KPI để theo dõi thời điểm thực hiện kế hoạch nhằm kiểm tra xem kế hoạch quản lý rủi ro của bạn có hiệu quả hay không.

Ví dụ, nếu mục tiêu của bạn là tính liên tục của doanh nghiệp, hãy tập trung vào khả năng phục hồi hoạt động và hệ thống sao lưu. KPI của bạn có thể là thời gian hoạt động của CNTT và thời gian khôi phục dịch vụ sau khi hệ thống bị gián đoạn.

Nếu ưu tiên của bạn là giảm gian lận thanh toán bằng thẻ, bạn có thể tập trung vào việc phát hiện và ngăn chặn các giao dịch trái phép. Trong trường hợp này, KPI của bạn có thể là số lượng thanh toán gian lận được xử lý và tỷ lệ hoàn trả khi không có thẻ.

Chọn khuôn khổ quản lý rủi ro của bạn

Khung là các bước bạn sẽ thực hiện để xác định, đánh giá và quản lý rủi ro. Khung nên được xác định trước cho càng nhiều rủi ro càng tốt để giải pháp sẵn sàng khi chúng xuất hiện.

Bạn cũng có thể tạo một khuôn khổ cụ thể cho doanh nghiệp của mình bằng các bước đơn giản như:

• Phân loại rủi ro (sử dụng các danh mục trên)

• Xác định phạm vi rủi ro

• Xác định các giải pháp để đảm bảo rủi ro

• Thực hiện giải pháp tốt nhất

• Đánh giá xem nó có hoạt động không

• Quyết định xem có nên tiếp tục hay dừng giải pháp

• Theo dõi tình hình

Một kế hoạch tùy chỉnh thường phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ vì bạn có thể điều chỉnh mục tiêu và nguồn lực hiện có của mình.

Chỉ định một đội thực hiện quản lý

Cuối cùng, bạn cần một đội ngũ để lãnh đạo và giám sát chương trình quản lý rủi ro của mình.

Ban quản lý cấp cao nên dẫn đầu nỗ lực này vì đây là nơi có trách nhiệm cuối cùng, nhưng bạn nên có sự tham gia của nhân viên ở mọi cấp độ. Cách tiếp cận này hiệu quả vì các nhà quản lý cấp trung và nhân viên tuyến đầu thường có thể xác định được những rủi ro mới mà các nhóm cấp cao có thể không biết.

2. Thực hiện kiểm toán rủi ro và tạo sổ đăng ký rủi ro

Đánh giá rủi ro trên toàn công ty giúp phát hiện những rủi ro kinh doanh tiềm ẩn để bạn có thể chuẩn bị giải pháp.

Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các rủi ro có thể xảy ra với doanh nghiệp của bạn, cả bên trong và bên ngoài. Rủi ro bên trong có thể là nhân viên vô tình nhấp vào liên kết lừa đảo. Rủi ro bên ngoài có thể là đối thủ cạnh tranh mới nổi trên thị trường.

Sau khi xác định được từng rủi ro và kế hoạch ứng phó, hãy ghi chú từng rủi ro vào sổ đăng ký rủi ro. Sổ đăng ký rủi ro là một tài liệu hoặc bảng tính ghi lại từng rủi ro, mức độ nghiêm trọng, tác động tiềm ẩn và cách bạn sẽ ứng phó.

Đây là nguồn lực trung tâm giúp bạn và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp khác theo dõi rủi ro của công ty và đảm bảo có phản ứng phù hợp cho từng rủi ro.

Đối với công ty bảo hiểm ở trên, một ví dụ về rủi ro có thể là:

Mỗi mục nhập trong sổ đăng ký rủi ro đều mô tả mối đe dọa, tác động tiềm ẩn của nó và cách công ty sẽ quản lý tình hình hiệu quả.

Sổ đăng ký rủi ro nêu bật phạm vi lỗ hổng mà doanh nghiệp của bạn đang phải đối mặt, giúp bạn xác định những lĩnh vực cần chú ý.

3. Ưu tiên rủi ro dựa trên mức độ chấp nhận rủi ro

Khẩu vị rủi ro của bạn quyết định mức độ rủi ro mà bạn có thể chấp nhận được với tư cách là một tổ chức – hãy coi đó là ngưỡng chấp nhận rủi ro của bạn.

Xác định mức độ chấp nhận rủi ro của bạn là rất quan trọng để đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp với mục tiêu kinh doanh rộng hơn của bạn. Đó là cách bạn có thể theo đuổi tăng trưởng trong khi xử lý những điều không chắc chắn đi kèm.

Ví dụ, công ty bảo hiểm có thể có rủi ro cao hơn vì nhóm quản lý của công ty tập trung vào tăng trưởng. Do đó, công ty sẵn sàng ký hợp đồng linh hoạt hơn với các khách hàng lớn hơn để thâm nhập vào thị trường doanh nghiệp. Công ty chấp nhận rằng tính linh hoạt này có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận ròng của công ty nhưng ưu tiên mở rộng thị phần và cơ sở khách hàng.

So sánh với một trong những đối thủ lớn và lâu đời của họ. Họ có thể có mức độ chấp nhận rủi ro thấp hơn nhiều khi ký hợp đồng với các khách hàng lớn vì họ phải cân nhắc đến các cổ đông và có trách nhiệm bảo vệ lợi nhuận dài hạn.

Việc quyết định mức độ chấp nhận rủi ro của tổ chức sẽ giúp bạn đạt được sự cân bằng phù hợp giữa cơ hội và sự thận trọng, cho phép bạn theo đuổi tăng trưởng mà không ảnh hưởng đến sự ổn định lâu dài của công ty.

Ma trận rủi ro

Bây giờ, bạn cần ưu tiên từng rủi ro dựa trên khả năng xảy ra và mức độ tác động của nó đến doanh nghiệp của bạn.

Đối với điều này, nhiều công ty sử dụng ma trận rủi ro. Sau đây là cách bạn tạo ma trận rủi ro:

• Đánh giá từng mối đe dọa trong sổ đăng ký rủi ro của bạn theo thang điểm từ một đến năm về tác động, trong đó một là tối thiểu và năm là đáng kể.
• Làm tương tự với khả năng xảy ra của mỗi mối đe dọa, trong đó một biểu thị khả năng xảy ra rất thấp và năm biểu thị khả năng chắc chắn xảy ra.

4. Xác định cách bạn quản lý rủi ro

Bây giờ bạn đã phân loại từng rủi ro, bước tiếp theo là quyết định chiến lược xử lý rủi ro của bạn. Hãy coi đây là các biện pháp kiểm soát rủi ro nội bộ của bạn.

Bốn cách tiếp cận tiêu chuẩn là:

• Tránh rủi ro. Dừng hoàn toàn hoạt động có rủi ro cao để loại bỏ mối đe dọa.

• Chấp nhận rủi ro. Thừa nhận rủi ro nhưng không hành động vì giải quyết nó sẽ quá tốn kém.

• Giảm thiểu rủi ro. Tiếp tục hoạt động nhưng có kế hoạch giảm thiểu tác động nếu mối đe dọa xuất hiện.

• Chuyển giao rủi ro. Chuyển rủi ro cho bên thứ ba như công ty bảo hiểm hoặc đối tác gia công ngoài.

Xây dựng kế hoạch ứng phó cho từng mối đe dọa mà bạn xác định. Ví dụ, bạn có thể ứng phó với một vụ lừa đảo qua email bằng cách đào tạo nhân viên cách nhận dạng những email này (tránh rủi ro). Nếu họ nhấp vào một email, họ sẽ ngay lập tức liên hệ với bộ phận CNTT, bộ phận này sẽ ngay lập tức ưu tiên các tác vụ như kiểm tra phần mềm độc hại và thay đổi mật khẩu (giảm thiểu rủi ro).

5. Điều chỉnh ngăn xếp công nghệ của bạn và xem xét phần mềm chuyên dụng

Trước khi đầu tư vào phần mềm chuyên dụng để quản lý rủi ro, hãy cân nhắc xem phần mềm hiện tại của bạn có thể giúp ích như thế nào. Nhiều SMB có thể tùy chỉnh các ứng dụng hiện tại của họ để bao gồm các lĩnh vực chính của quản lý rủi ro.

Ví dụ, với các tính năng có trong CRM, bạn có thể quản lý:

• Rủi ro mạng. Bảo vệ dữ liệu và ngăn chặn truy cập trái phép bằng cách quản lý quyền của người dùng, đăng nhập một lần và xác thực hai yếu tố.

• Rủi ro hoạt động. Tự động hóa quy trình bán hàng của bạn để bạn không bỏ lỡ các cơ hội doanh thu. Đảm bảo đại diện của bạn được thông báo mỗi khi họ cần tiến hành một giao dịch.

• Rủi ro tuân thủ. Tập trung dữ liệu khách hàng và thông tin giao dịch để bảo vệ chống mất dữ liệu và đảm bảo tuân thủ các quy định như GDPR và CCPA.

• Rủi ro về danh tiếng. Tích hợp với các công cụ khảo sát để theo dõi các số liệu như Điểm khuyến khích khách hàng ròng (NPS) để theo dõi mức độ hài lòng của khách hàng và phát hiện mọi vấn đề trước khi chúng ảnh hưởng đến công ty của bạn.

Các ứng dụng khác, như phần mềm CRM và phần mềm kế toán, cũng cho phép bạn tự động hóa thông báo. Ví dụ, bạn có thể nhắc nhóm kiểm soát tín dụng của mình theo dõi các hóa đơn quá hạn, giúp giảm rủi ro tài chính cho doanh nghiệp của bạn.

Cần lưu ý rằng có nhiều nền tảng phần mềm quản lý rủi ro chuyên dụng. Mặc dù hầu hết các SMB sẽ không cần nền tảng này vì họ có thể điều chỉnh phần mềm hiện có, hãy chọn nền tảng phù hợp với trường hợp sử dụng cụ thể của bạn nếu bạn cần hỗ trợ chuyên biệt hơn.

6. Đào tạo nhân viên của bạn

Nhiều vi phạm rủi ro xảy ra do lỗi của con người. Ngay cả với quy trình làm việc tự động để ngăn chặn lỗi của con người, nhân viên vẫn có thể mắc lỗi khiến công ty của bạn gặp rủi ro.

Ví dụ, gian lận nhà cung cấp xảy ra khi kẻ gian mạo danh nhà cung cấp của doanh nghiệp để lừa nhân viên gửi tiền cho họ. Không có tường lửa nào trên thế giới có thể ngăn chặn điều này – chỉ có nhân viên được đào tạo bài bản mới có thể ngăn chặn.

Đào tạo nhân viên của bạn là điều cần thiết để thành công trong kế hoạch quản lý rủi ro của bạn. Để ngăn chặn gian lận, hãy đào tạo về nhận thức về gian lận và cách phát hiện các nỗ lực lừa đảo.

Cung cấp cho mỗi thành viên trong nhóm kiến ​​thức họ cần để phát hiện và quản lý những rủi ro mà họ có thể gặp phải, chẳng hạn như hướng dẫn nhóm vận hành về rủi ro quản lý chuỗi cung ứng và đào tạo nhân viên bán hàng về các quy định bán hàng từ xa.

Kết luận

Việc triển khai chiến lược quản lý rủi ro tùy chỉnh sẽ giúp bạn xác định và ưu tiên các mối đe dọa mà bạn phải đối mặt. Tốt hơn nữa, bạn sẽ có lộ trình chi tiết về cách giải quyết và vượt qua từng mối đe dọa nếu nó xảy ra.

Duy trì quản lý rủi ro là chìa khóa để công ty tồn tại và phát triển. Kiểm tra thường xuyên các thay đổi đối với các mối đe dọa hiện có hoặc sự xuất hiện của các mối đe dọa mới. Thay đổi chiến lược khi cần thiết và liên quan đến nhân viên của bạn trong suốt quá trình để xây dựng khả năng phục hồi và giải quyết từng thách thức một cách trực diện.