Kanban là gì? Cách sử dụng Kanban Board hiệu quả nhất trong công việc

Kanban là gì? vì sao thuật ngữ này lại được nhiều người tìm kiếm như vậy. Trong bài viết này CRMVIET sẽ mang tới cho bạn cái nhìn tổng quan nhất về kanban là gì? Cách sử dụng kanban board hiệu quả nhất trong công việc. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

I. Kanban là gì?

Kanban có nguồn gốc từ Toyota vào những năm 1940. Kanban nghĩa trong tiếng Nhật là “bảng thông minh”. Kanban Board có các cột và thẻ câu chuyện. Các cột không có gì, nhưng trạng thái quy trình làm việc và thẻ không là gì khác ngoài sự thể hiện nhiệm vụ thực tế mà một thành viên trong nhóm đang thực hiện.

Kanban là gì?

Kanban là một khuôn khổ rất phổ biến để phát triển trong phương pháp luận phát triển phần mềm linh hoạt. Nó cung cấp một cách hình dung minh bạch về các nhiệm vụ và năng lực làm việc của một nhóm. Nó chủ yếu sử dụng bảng vật lý và kỹ thuật số để cho phép các thành viên trong nhóm hình dung trạng thái hiện tại của dự án mà họ đang làm việc.

II. Kanban được sử dụng khi nào?

• Kanban có thể được sử dụng trong bất kỳ miền nào và nó có thể được sử dụng rất hiệu quả trong phát triển phần mềm. Quản lý dự án Kanban giúp cải thiện hiệu quả của nhóm.
• Nó là một hệ thống dựa trên nguyên tắc kéo. Các nhiệm vụ sẽ được thực hiện ngay khi một cá nhân rảnh rỗi.
• Kanban nên được sử dụng khi bạn muốn phát hành tác phẩm của mình bất cứ lúc nào. Nó yêu cầu phân nhánh git, nhưng nó có thể thực hiện được.
• Kanban nên được sử dụng khi bạn muốn thay đổi các ưu tiên một cách nhanh chóng. Đối với điều đó, tất cả những gì bạn cần làm là đặt câu chuyện này lên đầu hàng đợi việc cần làm.
• Nó nên được sử dụng khi bạn muốn trực quan hóa công việc của mình và bạn muốn xem trực quan tiến độ thực hiện các nhiệm vụ của mình.

III. Cách sử dụng Kanban Board hiệu quả nhất trong công việc:

Kanban Board là một công cụ quản lý dự án nhanh nhẹn giúp triển khai Kanban để quản lý các dự án cho mục đích cá nhân và kinh doanh. Đây là một bảng vật lý hoặc kỹ thuật số (JIRA) được thiết kế để giúp các nhóm hình dung công việc của họ ở các giai đoạn và quy trình khác nhau. Nó cũng giúp thể hiện các giai đoạn của công việc với các cột bằng cách sử dụng thẻ.

Kanban Board

Nó có các cột đại diện cho trạng thái của công việc như

1. Những việc cần làm
2. Dev
3. Test
4. Việc đã hoàn thành

Mỗi cột này có thể có các thẻ <= giới hạn WIP. Các thẻ đại diện cho công việc thực tế.

Bạn có thể sử dụng số dương để giới hạn công việc đang thực hiện và số giới hạn này có thể được đặt trên đầu các cột trong cả bảng Kanban vật lý và kỹ thuật số. Bất kỳ cá nhân nào trong nhóm đều có thể quản lý trạng thái thẻ của mình và toàn bộ nhóm có thể trực quan hóa quy trình làm việc. Tiếp theo trong hướng dẫn Kanban này, chúng ta sẽ tìm hiểu về Quy trình làm việc Kanban.

IV. Ưu và nhược điểm của phương pháp Kanban

#Ưu điểm

• Độ chính xác giờ giấc
• Độ chính xác sản phẩm…
• Tiết kiệm tối đa vật tư và nguyên liệu 
• Vòng đời sản phẩm quay nhanh vì khả năng phân tán lao động cao.

Ví dụ một mẫu xe mới nếu như công GMC của Mỹ với quy trình quản lý cũ là họ ôm hết từ A đến Z thì sẽ mất 10 năm mới đổi model xe được thì với Toyota chỉ cần một hoặc 2 năm là họ có thể thay đổi mẫu mã xe mới toàn bộ vì họ áp dụng phương pháp sản xuất này.

#Nhược điểm của phương pháp Kanban

• Đòi hỏi phải có một hệ thống cơ sở hạ tầng của xã hội tốt, hoàn hảo.
• Đòi hỏi toàn dây chuyền sản xuất phải có một hệ thống nhân viên và kỹ thuật viên có trình độ và kiến thức cao,ý thức kỷ luật lao động cao, bởi vì chỉ cần một nhân viên của bộ phận vệ tinh vô kỷ luật, kiểm tra một con ốc không kỹ thì cả dây chuyền phải ngưng làm việc.
• Đòi hỏi Chính phủ, Nhà nước phải có một hệ thống văn bản pháp luật hỗ trợ sản xuất rành mạch, minh bạch và nghiêm minh, một hệ thống nhân viên chính phủ giữ đúng kỷ cương tôn trọng pháp luật vì ví dụ chỉ cần một nhân viên hải quan nhũng nhiểu làm khó dễ trong lúc chuyển vận hàng hoá phụ kiện là sẽ kéo theo việc ngưng hoạt động toàn bộ dây chuyền liên quan đến toàn bộ quy trình hoạt động ngay lúc đó
• Đòi hỏi chế độ bảo mật kỹ thuật đối với các bộ phận vệ tinh nghiêm ngặt, nếu không rất dễ bị lộ kỹ thuật ra ngoài