Điểm nghẽn trong kinh doanh là gì?

Đôi khi chỉ cần một vấn đề nhỏ trong quy trình cũng đủ khiến mọi thứ bị đình trệ. Những điểm nghẽn trong doanh nghiệp của bạn có thể không rõ ràng như một con tàu khổng lồ, nhưng bạn có thể thực hiện các bước để khắc phục sự chậm trễ trước khi chúng vượt khỏi tầm kiểm soát.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ trả lời câu hỏi “nút thắt cổ chai trong kinh doanh là gì?” bằng các ví dụ thực tế và giải thích cách ngăn chặn chúng để tăng hiệu quả, giảm thiểu sai sót tốn kém và đảm bảo tính nhất quán. Nếu bạn đang gặp phải nút thắt cổ chai, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn các công cụ để khắc phục và vận hành trở lại.

Những điểm chính cần hiểu để nắm bắt các điểm nghẽn trong kinh doanh

Hiểu rõ thế nào là điểm nghẽn trong kinh doanh giúp các nhà lãnh đạo phát hiện ra các hạn chế về hoạt động trước khi chúng làm giảm năng suất hoặc làm tăng chi phí vận hành. Ý nghĩa cốt lõi của điểm nghẽn là bất kỳ điểm tắc nghẽn nào trong quy trình làm việc, hạn chế năng lực sản xuất tổng thể. Việc xác định xem bạn đang đối mặt với các vấn đề về nguồn lực ngắn hạn hay sự thiếu hiệu quả của hệ thống dài hạn cho phép các nhóm áp dụng tự động hóa có mục tiêu, tinh giản quy trình phê duyệt và cải thiện quy trình hoạt động từ đầu đến cuối.

Điểm nghẽn trong kinh doanh là gì?

Khái niệm “nút thắt cổ chai” đề cập đến điểm tắc nghẽn trong quy trình làm việc, dẫn đến tồn đọng công việc. Hiểu rõ ý nghĩa của nút thắt cổ chai trong ngữ cảnh này là rất quan trọng vì nó có thể ảnh hưởng đến năng suất, chi phí và mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp.

Loại tắc nghẽn trong kinh doanh phụ thuộc vào nguyên nhân. Thông thường, chúng ta có thể chia chúng thành ba nguồn gốc chính:

• Dây chuyền sản xuất
• Chuỗi cung ứng
• Nhân sự

Một trong những thời điểm dễ xảy ra tắc nghẽn nhất là khi ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ mới. Trong những trường hợp này, nhóm của bạn đang làm việc dựa trên các giả định và không nhận thức được những điểm không hiệu quả thực tế. Tuy nhiên, tắc nghẽn có thể hình thành bất cứ lúc nào nếu bạn không theo dõi các quy trình kinh doanh của mình một cách nhất quán.

Nút thắt cổ chai dài hạn so với nút thắt cổ chai ngắn hạn: sự khác biệt là gì?

Các điểm nghẽn trong kinh doanh có thể được chia thành hai khoảng thời gian:

• Các điểm nghẽn ngắn hạn. Chúng được gây ra bởi các yếu tố tạm thời. Thông thường, chúng không gây ra vấn đề nghiêm trọng nhưng chúng không thể dự đoán được và tác động của chúng có thể khác nhau.
• Các điểm nghẽn dài hạn. Những điểm nghẽn này hầu như luôn liên quan đến các vấn đề lớn hơn trong hệ thống hoặc quy trình và gây ra sự chậm trễ kéo dài.

Ví dụ, Tesla đã hứa với khách hàng 1.500 xe Model-3 vào năm 2017 nhưng chỉ sản xuất được 260 chiếc (17,3%). Điều này không phải do vấn đề nguồn cung tạm thời, vốn được coi là nút thắt cổ chai ngắn hạn. Nguyên nhân là do chính quy trình sản xuất: quá phụ thuộc vào hệ thống tự động hóa trong khi cần đến các kỹ sư con người.

Vấn đề của Tesla Model-3 là một ví dụ về sự cố hệ thống có thể dẫn đến các vấn đề kéo dài, chứ không phải là vấn đề tạm thời.

Dưới đây là một số ví dụ khác về các điểm nghẽn dài hạn và ngắn hạn:

Dài hạn	Ngắn hạn
Dây chuyền sản xuất: Máy móc chuyên dụng với hàng dài người chờ.	Dây chuyền sản xuất: Thiết kế web tốn nhiều thời gian hơn viết nội dung.
Chuỗi cung ứng: Một bộ phận đã ngừng sản xuất nhưng lại rất cần thiết cho quá trình phát triển sản phẩm của bạn.	Chuỗi cung ứng: Tình trạng thiếu hụt nguồn cung tạm thời do sự chậm trễ trong khâu hậu cần.
Nhân lực: Nhân viên nghỉ phép lâu dài	Nhân lực: Nhân viên đang trong kỳ nghỉ

Tại sao bạn nên xác định các điểm nghẽn trong kinh doanh?

Việc xác định và hiểu rõ định nghĩa về điểm nghẽn trong doanh nghiệp có thể giúp ngăn ngừa các vấn đề về hoạt động và tài chính phát sinh – hoặc trở nên tồi tệ hơn. Làm như vậy thường cho phép bạn tập trung vào các cách thức để phát triển doanh nghiệp và cải thiện quy trình kinh doanh.

Một số lợi ích chính của việc tìm và khắc phục các điểm nghẽn là bạn có thể:

• Xây dựng mối quan hệ tốt hơn với nhà cung cấp và khách hàng.
• Giảm thiểu các lỗi gây tốn kém
• Tăng hiệu quả bằng tự động hóa

Xây dựng mối quan hệ tốt hơn với nhà cung cấp và khách hàng

Tránh các điểm nghẽn trong hoạt động kinh doanh có thể giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt hơn với nhà cung cấp. Bằng cách tôn trọng thời hạn và thanh toán, nhà cung cấp sẽ tin tưởng bạn hơn với tư cách là khách hàng. Là một khách hàng đáng tin cậy, bạn cũng có thể được hưởng thêm các ưu đãi hoặc giảm giá. Điều này có nghĩa là sẽ ít phát sinh vấn đề hơn ở phía bạn vì mức tồn kho của bạn sẽ luôn chính xác.

Bạn cũng có thể tận dụng thông tin về mức tồn kho để chia sẻ thông tin về các mặt hàng sắp hết. Điều này có thể tăng cường lòng tin và sự gắn kết của khách hàng với doanh nghiệp của bạn về lâu dài.

Giảm thiểu sai sót tốn kém và tăng lợi nhuận.

Nếu bạn đang gặp phải tình trạng thiếu hụt nhân lực, các thành viên khác trong nhóm có thể phải làm việc vất vả hơn. Nhân viên kiệt sức vì không có thời gian nghỉ ngơi có thể mắc nhiều lỗi hơn. Nếu điều này xảy ra thường xuyên, nó có thể dẫn đến việc một lượng lớn nhân viên rời bỏ công ty theo thời gian.

Tình trạng tắc nghẽn cũng có thể khiến khách hàng không hài lòng vì thời gian chờ đợi lâu hoặc vấn đề về hàng tồn kho. Nếu bạn không cung cấp dịch vụ nhanh chóng, họ có thể chọn mua hàng từ đối thủ cạnh tranh. Mục tiêu của bạn là tìm ra cách cân bằng giữa năng suất và lợi nhuận.

Tăng hiệu quả bằng tự động hóa và giảm thiểu sai sót của con người

Loại bỏ các hệ thống lỗi thời đảm bảo tính nhất quán, tiết kiệm thời gian lãng phí vào các công việc lặp đi lặp lại và giảm thiểu nguy cơ sai sót của con người.

Các hoạt động như nhập liệu rất phù hợp để tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian cho các hoạt động đòi hỏi sự chuyên sâu hơn. Báo cáo Tình hình Bán hàng và Tiếp thị của Pipedrive cho thấy những người tham gia khảo sát đã tự động hóa các nhiệm vụ bán hàng và tiếp thị có khả năng đạt được mục tiêu cao hơn 16%.

Các ví dụ khác nhau về các loại điểm nghẽn trong kinh doanh

Nhiều doanh nghiệp vẫn dựa vào các công cụ giấy tờ và ngoại tuyến như bảng tính, mà chỉ có một người có thể truy cập tại một thời điểm.

Covid-19 đã gây ảnh hưởng rất lớn đến hầu hết các ngành công nghiệp vì nhiều hệ thống cũ không được thiết kế để làm việc từ xa. Trong những trường hợp khác, phần mềm dựa trên điện toán đám mây lại phát triển mạnh.

Những sự chậm trễ kiểu này có thể xảy ra ngay cả trong điều kiện bình thường và ở mọi ngành nghề. Hãy cùng tìm hiểu thêm một vài ví dụ về những điểm nghẽn trong kinh doanh.

Các điểm nghẽn trong hệ thống: máy móc và quy trình làm việc lỗi thời trong sản xuất

Gần 40% sản lượng công nghiệp bị lãng phí trước khi đến tay người tiêu dùng. Các điểm nghẽn gây thiệt hại cho ngành sản xuất toàn cầu 12 nghìn tỷ đô la do những vấn đề như bố trí nhà máy kém hiệu quả hoặc thiếu giải pháp lưu trữ.

Các máy móc cũ hoạt động hết công suất trong quy trình sản xuất vẫn có thể không hoạt động nhanh bằng các phiên bản mới hơn. Những sự thiếu hiệu quả lâu dài này sau đó ảnh hưởng đến toàn bộ dây chuyền lắp ráp.

Những điểm nghẽn trong quy trình: việc phát triển ứng dụng không đáp ứng được nhu cầu kinh doanh.

Trong phát triển phần mềm, các điểm nghẽn trong quy trình có thể xảy ra do sự thiếu giao tiếp hoặc hiểu lầm về mục tiêu quản lý dự án. Nếu không có sự hợp tác và trao đổi xuyên suốt, các bên liên quan có thể không hài lòng với sản phẩm cuối cùng.

Nút thắt cổ chai về nhân sự: một chủ doanh nghiệp nhỏ đang cản trở quá trình ra quyết định

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hoặc trưởng nhóm, bạn có thể là nút thắt cổ chai. Những người lãnh đạo quá bận rộn có thể gặp khó khăn trong việc ưu tiên các yêu cầu, điều này ảnh hưởng đến những người cần sự chấp thuận để tiến hành giai đoạn tiếp theo của công việc (điều này thường xảy ra ở các nhóm sử dụng phương pháp thác nước). Nếu tất cả các nhiệm vụ dự án đều phải thông qua bạn, có lẽ đã đến lúc bạn nên ủy quyền cho người khác.

Những trở ngại trong sản xuất: thiếu nguyên liệu thô cho các nhà sản xuất thực phẩm và đồ uống

Ngành công nghiệp thực phẩm và đồ uống dễ bị ảnh hưởng bởi các nút thắt trong sản xuất. Nguyên liệu thô có thể bị hư hỏng trước hạn sử dụng, trong khi lượng hàng tồn kho dư thừa (do các vấn đề trong chuỗi cung ứng) có thể không được sử dụng kịp thời.

Tại Anh, KFC đã gặp phải một vấn đề nghiêm trọng vào năm 2018 khi quyết định chuyển hợp đồng giao hàng từ Bidvest Logistics (nay là Best Food Logistics) sang DHL, công ty lúc đó đang gặp các vấn đề về vận hành và không thể giao gà đúng hạn. Kết quả là, KFC phải đóng cửa một nửa số cửa hàng tại Anh vì hết gà.

Phân tích điểm nghẽn: cách xác định điểm nghẽn trong quy trình của bạn

Có thể bạn đã từng nghe đến hệ thống Kanban, từ tiếng Nhật có nghĩa là “bảng hiệu”. Loại hình sản xuất tinh gọn này hoạt động nhằm tối đa hóa năng suất và giảm thiểu lãng phí trong hệ thống sản xuất.

Hệ thống Kanban là một cái nhìn tổng quan trực quan về dự án, cho phép các nhóm thấy được những việc cần làm và dự án đang ở giai đoạn nào. Hệ thống này hiện được sử dụng trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau vì nó giúp các nhóm hình dung công việc, tối đa hóa hiệu quả và giảm thời gian thực hiện.

Trước khi đi sâu vào phân tích, điều quan trọng là phải hiểu rõ định nghĩa về điểm nghẽn. Việc tìm và khắc phục các điểm nghẽn trước khi chúng trở nên mất kiểm soát không khó. Bạn có thể chia nhỏ nó thành quy trình ba bước:

• Xem lại dữ liệu và số liệu của bạn.
• Hãy trao đổi với nhóm của bạn.
• Lập sơ đồ quy trình của bạn bằng các luồng công việc trực quan.

Phân tích dữ liệu và số liệu của bạn để tìm ra xu hướng và mô hình

Hãy xem xét kỹ từng bước trong quy trình của bạn và tìm kiếm bất kỳ xu hướng và mô hình nào để khám phá điều gì là bình thường và điều gì có thể là điểm nghẽn. Hãy chú ý đến các xu hướng như:

• Thời gian chờ đợi. Có lâu hơn bình thường không?
• Khối lượng công việc tồn đọng. Liệu con số này có cao hơn mức cần thiết không?
• Hiệu suất. Khối lượng công việc có vượt quá khả năng xử lý của hệ thống không?

hiếu dữ liệu có thể dẫn đến việc ra quyết định sai lầm. Các nhà lãnh đạo phải hiểu rõ những gì đang diễn ra trong công ty của mình mọi lúc, để biết cần ưu tiên và khắc phục vấn đề nào trước tiên.

Hãy trao đổi với nhóm của bạn để tìm hiểu xem dữ liệu đã bỏ sót điều gì

Sau khi thu thập dữ liệu, hãy yêu cầu nhóm của bạn bổ sung thêm thông tin và những lĩnh vực còn thiếu. Ví dụ, hệ thống CNTT của bạn sẽ không biết liệu nhân viên có đang chịu mức độ căng thẳng cao hay không, nhưng các thành viên trong nhóm của bạn thì có.

Hãy tập hợp các phòng ban hoặc các bộ phận riêng lẻ lại với nhau và bắt đầu đơn giản hóa việc giao tiếp giữa họ. Chỉ riêng điều này thôi cũng có thể giúp ngăn ngừa tắc nghẽn. Tương tự như sơ đồ xương cá, bạn có thể sử dụng “Phương pháp năm câu hỏi tại sao” để giúp các thành viên nhóm tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

Dưới đây là cách tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề bằng phương pháp năm câu hỏi “Tại sao”:

• Hãy viết ra vấn đề hoặc giải pháp cần được nghiên cứu.
• Hãy hỏi “tại sao?” hoặc “như thế nào?” và viết câu trả lời ngay bên dưới.
• Hãy tự hỏi lại câu hỏi “tại sao?” hoặc “như thế nào?” về câu trả lời gần đây nhất của bạn.
• Lặp lại năm lần
• Xác định nguyên nhân gốc rễ.

Đây là một ví dụ:

Không đạt mục tiêu doanh số.	Tại sao?
Không đánh giá kỹ lưỡng thị trường.	Tại sao?
Không có đủ nguồn lực	Tại sao?
Không lường trước được các nguồn lực cần thiết.	Tại sao?
Không xây dựng chiến lược cho mục tiêu đó.	Nguyên nhân gốc rễ

Sử dụng dữ liệu và ý kiến ​​đóng góp của nhóm để lập sơ đồ quy trình bằng các luồng công việc trực quan.

Cùng với nhóm của bạn, hãy sử dụng dữ liệu đã thu thập được (bao gồm cả ý kiến ​​đóng góp của họ) để phác thảo quy trình. Đo thời gian chu kỳ của từng giai đoạn và tạo sơ đồ luồng giúp bạn thấy được các vấn đề nằm ở đâu. Đối với các đội ngũ bán hàng, các công cụ quản lý quy trình bán hàng có thể biến việc lập bản đồ quy trình này thành một cái nhìn rõ ràng về các giai đoạn giao dịch, giúp các nhà quản lý xác định được những điểm nào cơ hội bị chậm lại và nhân viên bán hàng cần hỗ trợ ở đâu.

Hãy tìm ra câu trả lời cho những câu hỏi này và đưa ra những giải pháp sáng tạo:

• Liệu quy trình hiện tại có tạo ra sản phẩm như chúng ta mong muốn?
• Những vấn đề là gì?
• Chúng ta có thể giải quyết những vấn đề này như thế nào?
• Chúng ta cần những công cụ gì?

Hệ thống Kanban hoạt động hiệu quả vì bạn có thể theo dõi sản phẩm hoặc dịch vụ của mình ở mọi giai đoạn. Sự đơn giản của nó rất lý tưởng để xác định chính xác điểm nghẽn trong quản lý hoạt động và cả những lãng phí có thể cắt giảm.

4 bước để giải quyết và ngăn ngừa các điểm nghẽn trong kinh doanh

Đối phó với các điểm nghẽn thật khó chịu, nhưng việc tìm ra chúng sẽ giúp bạn nắm lại quyền kiểm soát. Hiểu được ý nghĩa của điểm nghẽn và hậu quả của nó giúp bạn hành động nhanh chóng và hiệu quả để giải quyết vấn đề. Giờ thì bạn cần phải làm cho mọi thứ vận hành trơn tru trở lại. Bốn bước này áp dụng cho tất cả các ngành:

• Đừng chần chừ hành động
• Hãy giảm lượng hàng hóa đưa vào điểm nghẽn.
• Tăng số lượng nhân công và công cụ trong quy trình sản xuất của bạn.
• Bổ sung các biện pháp để ngăn chặn chúng trong tương lai.

Hãy hành động nhanh chóng để tìm ra hạn chế của hệ thống.

Trong một quy trình sản xuất phức tạp, việc xác định những trở ngại lớn nhất cản trở hệ thống có thể rất khó khăn. Về mặt kinh doanh, liệu một sản phẩm mới có đang gây quá tải cho hệ thống? Có phải tình trạng tồn đọng công việc là do nhân viên bị ốm? Hiệu suất tổng thể của quy trình chỉ có thể được cải thiện khi vấn đề gây cản trở được giải quyết.

Giảm lượng đầu vào tại điểm nghẽn để giảm áp suất.

Trong khi tìm ra nguyên nhân, hãy giảm áp lực tại các điểm nghẽn bằng cách chuyển các thành viên nhóm từ khâu nhập liệu sang các nhiệm vụ khác. Đồng thời, đảm bảo không có công việc trùng lặp hoặc chồng chéo.

Hãy xem xét những khâu nào bạn có thể cải thiện quy trình dẫn đến điểm nghẽn mà không ảnh hưởng đến chất lượng tổng thể của dây chuyền sản xuất. Tăng tốc tự động hóa quy trình (nếu có thể) và đảm bảo sản phẩm đến tay người tiêu dùng ở trạng thái tốt nhất.

Tạm thời bổ nhiệm thêm người hoặc nguồn lực để đẩy nhanh tiến độ công việc

Khi quá trình sản xuất chậm lại hoặc dừng hẳn, việc ưu tiên hàng đầu là khôi phục lại hoạt động, vì vậy hãy bổ sung thêm công cụ, huy động những thành viên giỏi nhất trong nhóm hoặc thuê nhân viên tạm thời nếu ngân sách cho phép.

Những điều bạn cần bổ sung sẽ phụ thuộc vào loại điểm nghẽn. Đó có thể là điểm nghẽn vật lý, chẳng hạn như thiếu nguyên liệu, trong trường hợp đó bạn có thể tìm kiếm nhà cung cấp khác. Hoặc đó có thể là chính sách của công ty mà bạn có thể thay đổi. Dù là trường hợp nào, hãy đảm bảo an toàn được ưu tiên hàng đầu và theo dõi các điểm nghẽn đang hình thành ở các lĩnh vực khác.

Bổ sung các biện pháp để ngăn ngừa tình trạng tắc nghẽn trong tương lai

Phòng ngừa là cách tốt nhất để giải quyết mọi điểm nghẽn trong kinh doanh. Quy trình làm việc trực quan mà bạn tạo ra và theo dõi sẽ cho phép bạn nhận thấy các điểm nghẽn đang hình thành trước khi chúng gây ra sự chậm trễ.

Nếu bạn đang gặp phải tình trạng thiếu nhân lực, bạn có thể cần mở rộng đội ngũ toàn thời gian và xây dựng văn hóa giao tiếp cởi mở để các bộ phận khác nhau có thể trao đổi với nhau. Nếu nguyên nhân là do khách hàng phản hồi quá chậm, hãy sắp xếp các cuộc họp để tìm ra cách tốt nhất để liên lạc với họ khi bạn cần phản hồi.

Tương tự như việc bạn sử dụng CRM (công cụ quản lý quan hệ khách hàng) cho đội ngũ bán hàng trực tiếp, bạn cũng có thể sử dụng các nền tảng ERP (lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp) tập trung vào việc giảm chi phí sản xuất nội bộ.

Lời kết

Các điểm nghẽn có thể làm gián đoạn nhiều khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp, vì vậy điều quan trọng là phải tìm ra quy trình nào đang cản trở năng suất và lợi nhuận. Hãy đảm bảo bạn hiểu rõ toàn bộ các thành phần của công ty và hướng tới cải tiến liên tục.

Hãy tạo một quy trình làm việc trực quan cho tất cả các hoạt động kinh doanh của bạn. Bằng cách đó, bạn sẽ có thể dự báo và phát hiện các hạn chế và điểm nghẽn tiềm tàng trước khi chúng xảy ra.