Contact Us

Quản lý dự án là gì? Hướng dẫn toàn diện

Categories

Ai không thích một dự án tốt? Nếu bạn muốn hoàn thành các mục tiêu của dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách, đồng thời làm hài lòng các bên liên quan thì việc quản lý dự án hiệu quả là điều cần thiết. Nhưng quản lý dự án lý tưởng bao gồm những gì? Các khuôn khổ tốt nhất là gì và công cụ nào quan trọng để thành công?

Hướng dẫn về quản lý dự án giải quyết tất cả các câu hỏi mà bạn có thể có — bất kể quy mô doanh nghiệp của bạn như thế nào. Bạn sẽ hiểu rõ hơn về quy trình quản lý dự án, khuôn khổ tối ưu và quản lý dự án một cách hiệu quả như mong muốn.

Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là quá trình lãnh đạo một nhóm đạt được tất cả các mục tiêu trong những ràng buộc đã chỉ định. Thường được nêu trong tài liệu dự án được tạo khi bắt đầu dự án, các ràng buộc chính bao gồm phạm vi, thời gian và ngân sách. 

Ví dụ: mục tiêu của bạn có thể là tung ra một sản phẩm mới, phát triển phần mềm hoặc tổ chức một sự kiện kết nối. Để đạt được mục tiêu cuối cùng của bạn, quản lý dự án bao gồm:

  • Thiết lập mục tiêu
  • Lập kế hoạch nhiệm vụ
  • Quản lý đội
  • Theo dõi tiến độ
  • Hợp tác với các bên liên quan

Nhiều khung có cấu trúc, chẳng hạn như AgileKanban hoặc Scrum, có thể được sử dụng để đạt được mục tiêu dự án của bạn. Mặc dù các khung này có các cách tiếp cận khác nhau, nhưng mỗi khung đều tập trung vào việc thực hiện các bước cần thiết để hoàn thành dự án của bạn đúng thời hạn và trong ngân sách.

Tại sao quản lý dự án lại quan trọng?

Quản lý dự án rất quan trọng vì nó cung cấp các kỹ năng lãnh đạo, động lực và giải quyết vấn đề để giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới, tăng doanh thu và đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. 

Ưu tiên các phong cách quản lý dự án hiệu quả cho phép cải tiến quy trình làm việc một cách chủ động và liên tục, ngăn ngừa sai sót và bội chi. Các công ty thành công nhất hiểu cách quản lý dự án một cách hiệu quả và năng suất.

Ai sử dụng quản lý dự án?

Các tổ chức thuộc mọi quy mô, từ doanh nghiệp lớn đến doanh nghiệp vừa và nhỏ đều sử dụng quản lý dự án. Cho dù bạn đang lãnh đạo một nhóm tại văn phòng hay quản lý các nhóm từ xa trên toàn cầu, việc quản lý dự án hiệu quả sẽ đảm bảo tổ chức của bạn đạt được mục tiêu.

Quản lý dự án bao gồm nhiều loại dự án khác nhau, bao gồm (nhưng không giới hạn):

  • Phát triển sản phẩm và dịch vụ
  • Kỹ thuật phần mềm
  • Lập kế hoạch sự kiện
  • Dự án xây dựng
  • Chiến dịch quảng cáo
  • Triển khai hệ thống CNTT

Theo truyền thống, người quản lý dự án lãnh đạo nhóm dự án và chịu trách nhiệm về thành công chung của dự án, phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, giám sát tiến độ và đảm bảo đáp ứng thời hạn và ngân sách. Nhiều thành viên trong nhóm có thể chia sẻ trách nhiệm quản lý dự án trong các nhóm nhỏ hơn mà không cần người quản lý dự án chuyên trách.

Năm giai đoạn của quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án thành công bắt đầu bằng việc thiết kế và tuân theo lộ trình đơn giản để đặt ra kỳ vọng. Điều số một cần làm trước khi bắt đầu bất kỳ dự án nào là phác thảo lộ trình dự án ngay từ đầu. Vì nếu bạn muốn đi đâu đó mà không có bản đồ thì rất có thể bạn sẽ bị lạc.

Để giúp bạn tạo lộ trình của mình, hãy đi sâu vào năm giai đoạn thiết yếu của quản lý dự án. Dưới đây là thông tin tổng quan cấp cao về từng loại:

1. Khởi xướng

Trong giai đoạn bắt đầu dự án, các bước chuẩn bị cần thiết được thực hiện để hoàn thành công việc đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Giai đoạn này bao gồm:

  • Xác định phạm vi dự án
  • Cung cấp tổng quan dự án cấp cao
  • Lập ngân sách

Lập kế hoạch và tạo ra một kế hoạch dự án rõ ràng và có chủ ý sẽ đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm làm việc hướng tới một mục tiêu chung. Trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, bạn sẽ:

  • Lựa chọn thành viên nhóm dự án
  • Phác thảo các sản phẩm bàn giao
  • Ước tính nguồn lực dự án cần thiết
  • Xác định các hoạt động liên quan
  • Đặt các mốc và ngày quan trọng

Ngoài ra, bạn có thể phác thảo phương pháp quản lý dự án của nhóm mình bằng các tùy chọn như Agile, Waterfall, Scrum, Lean hoặc Kanban.

2. Thực hiện

Trong giai đoạn thực hiện, bạn sẽ thực hiện kế hoạch dự án của mình để cung cấp sản phẩm cho các bên liên quan. Giai đoạn này diễn ra đồng thời với giai đoạn giám sát và kiểm soát và có thể bao gồm:

  • Quản lý quy trình công việc
  • Đề xuất thay đổi
  • Đề xuất hành động khắc phục

Cuối cùng, đó là việc duy trì quyền kiểm soát, cộng tác với toàn bộ nhóm và đi đúng hướng.

3. Giám sát 

Giám sát thường xuyên là điều cần thiết trong bất kỳ vòng đời dự án nào để trả lời câu hỏi: Chúng ta đang ở đâu và nên ở đâu trong kế hoạch dự án? Việc giám sát hiệu quả đòi hỏi:

  • Kiểm tra dự án thường xuyên
  • Sử dụng tài liệu dự án thích hợp và các công cụ theo dõi để trực quan hóa tiến độ dự án. Giám sát trực quan và thời gian thực hiệu quả hơn.

4. Kiểm soát

Khi bạn đang ở giai đoạn kiểm soát dự án, về cơ bản bạn đang áp dụng những gì bạn đã học được trong giai đoạn giám sát và thực hiện những thay đổi tích cực cho khóa học. Bạn thấy mọi thứ đang diễn ra tốt đẹp hay không tốt ở đâu và tất nhiên là bạn sẽ sửa. Điêu nay bao gôm: 

  • Thay đổi mục tiêu của dự án
  • Tranh thủ sự giúp đỡ từ các bên liên quan khác nhau để thay đổi hướng đi
  • Sử dụng các công cụ mới để cung cấp thông tin chuyên sâu về tiến độ dự án của bạn

5. Kết thúc

Giai đoạn kết thúc, còn được gọi là “phân phối dự án” hoặc kết thúc dự án, bao gồm việc kết thúc tất cả các hoạt động và phân phối sản phẩm cuối cùng. Việc bàn giao này có thể được thực hiện cho khách hàng, một nhóm nội bộ hoặc một bên liên quan bên ngoài. Nó có thể bao gồm việc ký kết hợp đồng hoặc thỏa thuận và tiến hành đánh giá hoặc kiểm toán toàn diện.