Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp? Giải pháp cho doanh nghiệp

Một doanh nghiệp muốn phát triển lâu dài, bền vững thì không thể nào thiếu được bộ phận chăm sóc khách hàng. Đó là yếu tố tạo nên sự tin tưởng, chuyên nghiệp của doanh nghiệp với khách hàng. Nó cũng mang lại sự hài lòng của khách hàng đối với doanh nghiệp.

>>>Lấy ví dụ: Khách hàng đang phân vân muốn mua sản phẩm của bạn, nhưng chưa nắm rõ các thông tin. Họ sẽ inbox, gọi điện nhờ bạn tư vấn. Khi bạn nhiệt tình tư vấn giải quyết được những vấn đề họ đang thắc mắc. Chắc chắn họ sẽ cảm thấy hài lòng về dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn. Có thể họ không mua sản phẩm, nhưng điều đó không có nghĩa là họ sẽ không quay lại.

Đó cũng là cách chăm sóc khách hàng tiềm năng mới.

Chăm sóc khách hàng

I. Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp là gì?

Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp chính là việc làm hài lòng, đáp ứng được những yêu cầu cầu của khách hàng trước – trong – sau khi đến với dịch vụ của bạn.

Chăm sóc khách hàng là yếu tố quan trọng để giữ chân khách hàng. Điều quan trọng nhất quyết định thành bại của doanh nghiệp nằm ở yếu tố sản phẩm.

Xem thêm: Bí quyết xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn

Bạn thử nhìn xem, nếu sản phẩm của bạn không tốt thì dù có dịch vụ chăm sóc tốt đến đâu cũng không thể khiến họ quay trở lại.

Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

II. Kỹ năng cần có để chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

Để tạo ra đội ngũ chăm sóc khách hàng tốt, thì nhân viên phải được đào tạo các kỹ năng phục vụ yêu cầu của khách hàng. Dưới đây là những kĩ năng mà bất kì nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp nào cũng cần phải có:

• Cần phải có sự kiên nhẫn, bình tĩnh.
• Cần có sự nhiệt tình
• Biết lắng nghe
• Xử lý tình huống
• Khả năng phán đoán ý muốn của khách hàng
• Khả năng thuyết phục khách hàng
• Hiểu rõ về sản phẩm kinh doanh
• Luôn niềm nở khi giao tiếp với khách hàng (Kỹ năng diễn xuất)

Quan trọng hơn, nhân viên cần phải có trách nhiệm trong mỗi công việc mình làm. Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ lỗi, nhân viên phải đứng ra chịu trách nhiệm và xin lỗi khách hàng.

Biết kết hợp các kỹ năng chăm sóc, phục vụ khách hàng sẽ đem lại cho bạn nhiều lợi ích kể cả trong công việc lẫn môi trường ngoài xã hội.

Chăm sóc khách hàng hiệu quả

III. Cách chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp cơ bản

Yếu tố quyết định để làm hài lòng khách hàng đó là bạn phải hiểu được tâm lý của họ. Bạn cần hiểu được mong muốn, nhu cầu của người tiêu dùng. Khi đó, bạn đã có trong tay tiền đề của một dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.

Có rất nhiều phương án để hỗ trợ tư vấn khách hàng, dưới đây là những hình thức cơ bản, phổ biến nhất. Áp dụng hiệu quả khi biết đầu tư, tận dụng triệt để.

• Chăm sóc khách hàng qua email
• Chăm sóc khách hàng qua điện thoại (SMS, gọi điện,…)
• Tri ân khách hàng (Tặng quà, giảm giá…)
• Chăm sóc khách hàng qua phần mềm chat online

Sử dụng hình thức chăm sóc khách hàng tự động CRM cũng là 1 giải pháp mà đa số các doanh nghiệp, tổ chức  đang áp dụng. Nó không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức,… Mà còn cực kỳ hiệu quả trong việc xây dựng thương hiệu, giữ chân khách và tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

Áp dụng công nghệ CRM trong việc chăm sóc khách hàng tự động

IV. Những kỹ năng làm nên một nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

Trong thời đại ngày nay, người tiêu dùng đã trở nên “thông minh” và “đề phòng” hơn rất nhiều với những lời chào mời, quảng cáo. Chính vì thế mà công việc của nhân viên chăm sóc khách hàng cũng đòi hỏi phải có quy trình chặt chẽ và chuyên nghiệp. Sau đây là 1 số kỹ năng giúp bạn trở thành 1 nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.

Kiên trì với mục tiêu theo đuổi: Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng của người cung cấp dịch vụ khách hàng. Bởi đặc thù của hoạt động này là phải tiếp nhận rất nhiều loại yêu cầu cũng như tình trạng sản phẩm, dịch vụ. Và một người nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp cần có sự kiên nhẫn để làm hài lòng tối đa cho khách hàng.

Khả năng giao tiếp: Một dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp cần phải đảm bảo mọi thông tin mà bạn truyền đạt tới “thượng đế” của mình đều rõ ràng và dễ hiểu. Thêm nữa, người nhân viên chăm sóc khách hàng cần có chất giọng truyền cảm dễ nghe để thuyết phục được người đối diện.

Kỹ năng về nghe hiểu tâm lý khách hàng: Có thể nói chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp cũng giống như một cuộc chiến đòi hỏi bạn cần linh hoạt thay đổi chiến lược. Và khi đó thì nghệ thuật thấu hiểu tâm lý khách hàng là vô cùng quan trọng.

Khả năng xử lý tình huống: Đây là 1 kỹ năng cực kỳ cần thiết để làm nên một dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp. Chắc chắn trong quá trình hỗ trợ khách hàng bạn sẽ gặp phải những tình huống khó xử, đòi hỏi kỹ năng xử lý chuyên nghiệp để làm hài hòa lợi ích của cả đôi bên.

Kỹ năng quản lý thời gian: Quản lý thời gian ở đây được hiểu là bạn cần cân đối giữa thời gian chăm sóc dành cho khách hàng khác nhau. Tránh tình trạng bị sa đà xử lý vấn đề của 1 khách mà bỏ quên của nhiều người khác phải chờ đợi lâu.

Dù ở bất cứ trường hợp nào, thì bạn phải luôn nhớ rằng “Khách hàng là Thượng đế”. Công việc bạn đang làm là để phục vụ người khác. Họ không trực tiếp trả lương cho bạn, nhưng gián tiếp tăng thêm thu nhập vào lương của bạn. Hãy luôn nghĩ ” Mình cần khách hàng, cần họ sử dụng sản phẩm của mình”. Chứ không phải “Vắng mợ thì chợ vẫn đông”. Họ chỉ trả tiền khi mà họ cảm thấy đó là điều xứng đáng. Nếu cảm thấy không hài lòng, sẽ chẳng bao giờ họ quay lại.

KẾT

Một dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp là phải mang tới sự hài hòa về lợi ích. Cũng như tâm lý thoải mái cho khách hàng. Hy vọng thông qua bài viết về chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp này bạn sẽ có cho mình những gợi ý để cải tiến quy trình tốt hơn cho doanh nghiệp của mình.

Ngoài ra, nếu bạn đang cần tìm giải pháp phần mềm chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp thì có thể tìm hiểu CRMVIET – Giải pháp chăm sóc và quản lý khách hàng hàng đầu hiện nay.

Phần mềm chăm sóc khách hàng của CRMVIET với nhiều tính năng sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm thời gian và chi phí. Quy trình CSKH được tối ưu hoàn thiện phù hợp với từng loại hình DN.