Contact Us

Trong Phần 1 của bài viết, CRMViet đã giúp bạn tìm hiểu phần nào cách các CEO quản lý thời gian 24h của họ như thế nào (phần 1). Phần 2 này chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết hơn.

CEO quản lý thời gian

Công việc là cuộc sống!

CEO là vị trí luôn trong trạng thái “available”. Công việc như nước thác Dambri mùa mưa!

Kết quả khảo sát cho thấy các CEO thường làm việc trung bình 9,7h/ngày. Cuối tuần thường là 3,9h/ngày. Dịp lễ, Tết thì trung bình là 2,4h/ngày.

Rõ ràng CEO và công việc là 2 cá thể không thể tách rời.

Theo kết quả khảo sát, ½  lượng công việc của CEO được hoàn tất tại văn phòng. Số còn lại được thực hiện tại các nơi khác bao gồm đi công tác và tại nhà.

Tổng kết lại, thời gian làm việc trung bình của các CEO tham gia khảo sát là 62,5 tiếng/ tuần.

Tại Việt Nam, con số này còn cao hơn rất nhiều.

Tại sao lại vậy?

Bởi vai trò quan trọng của họ trong công ty.

Đối tác luôn muốn trao đổi trực tiếp với người có quyền hành cao nhất. Cấp dưới cũng cần gặp trực tiếp để xin chỉ đạo. Ngược lại, CEO cũng cần gặp trực tiếp nhân viên để giao việc. Họ cũng thường phải đích thân đi để đàm phán và giám sát công việc.

Do đó, việc quản lý thời gian hiệu quả với CEO là vô cùng quan trọng. Họ phải làm thật tốt để công việc không chồng chéo lên nhau.

Nhiều người thường dùng Google Calendar. Nó giúp cho bất cứ ai đều có thể quản lý tốt thời gian của mình. Bạn có thể ghi các lịch hẹn và email sẽ nhắc  nhở bạn.

Xem thêm: 8 kỹ năng quản lý nhân viên cần thiết

Dành một hiệp nghỉ giữa giờ cho bản thân

Công việc đã chiếm phần lớn thời gian của CEO.

Họ cần một hiệp nghỉ để bản thân có thể hồi phục sức khỏe cũng như tinh thần. Họ cũng cần có thêm thời gian để ở bên gia đình và bạn bè.

Hầu hết các CEO tham gia khảo sát trung bình ngủ 6,9 tiếng/ đêm. Một số dành trung bình 45 phút/ngày cho tập thể dục. Họ cần một cơ thể khỏe mạnh, sảng khoái thì tâm trí mới minh mẫn, sáng tạo.

Bạn cũng vậy, dù lịch trình có kín đến mức nào, bạn cũng nên dành thời gian để chăm lo sức khỏe, nghỉ ngơi và thư giãn.

Quản lý thời gian hợp lý không phải là việc sắp xếp tất cả thời gian để làm việc. Mà đó là sắp xếp thời gian để làm việc hiệu quả hơn.

Ngoài ra, các CEO còn 6,2 tiếng trống trong ngày. Phần lớn họ dành một nửa khoảng thời gian đó cho gia đình. Việc này luôn được đặt ở mức ưu tiên cao. Vì hơn ai hết, CEO hiểu sự quý giá của những phút giây hiếm hoi này. Một số khác dành thêm trung bình khoảng 2,1 tiếng/ ngày để thư giãn. Xem TV, đọc sách hoặc đi dã ngoại chụp ảnh… thường là lựa chọn của họ.

Gặp mặt trực tiếp, chìa khóa vạn năng của CEO

Vị trí cấp cao luôn có rất nhiều cuộc họp. Ước tính khoảng 61% thời gian làm việc của họ là dành cho việc họp, gặp mặt. 15% dùng cho trao đổi công việc qua điện thoại, đọc và trả lời email. 24% thời gian còn lại dùng để giải quyết công việc qua máy tính, các thiết bị điện tử khác.

Gặp mặt trực tiếp là phương thức hiệu quả nhất để CEO sử dụng sức ảnh hưởng của mình. Nắm bắt được tiến độ công việc và giao việc cho cấp dưới để thực hiện những việc quan trọng hơn.

Bên cạnh đó, việc này giúp các CEO hỗ trợ và hướng dẫn cấp dưới sát sao hơn. Cách họ dành thời gian gặp mặt trực tiếp được xem là một dấu hiệu thể hiện mức độ quan trọng của công việc hoặc của đối tượng họ gặp mặt. Gặp mặt trực tiếp là cách giúp công việc của họ trơn tru và đem lại kết quả tốt hơn.

Các CEO luôn phải chú ý sắp xếp thời gian hợp lý cho các cuộc gặp mặt.

CEO-101-quan-ly-thoi-gian-3

Né bom email

Về mặt lý thuyết, email giúp các vị lãnh đạo cắt giảm thời gian phải ra ngoài xử lý công việc. Tuy nhiên, thực tế thì rất nhiều CEO cho rằng việc sử dụng email ngốn rất nhiều thời gian của họ. Năng suất làm việc của bản thân cũng bị suy giảm theo.

Email làm gián đoạn công việc, kéo dài thời gian làm việc. Thêm vào đó, phương thức này cũng không thể thay thế các cuộc họp, gặp mặt trực tiếp được. Các CEO cảm thấy áp lực khi phải trả lời email mà nếu lơ chúng đi thì có vẻ mất lịch sự và không tôn trọng người gửi.

Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên hạn chế sự ảnh hưởng của Email đối với bản thân mình.

Phân loại Email là điều vô cùng quan trọng. Bạn cần phân loại cẩn thận trước khi bị cuốn vào với số Email khổng lồ mỗi ngày.

Ước tính khoảng 61% thời gian làm việc của họ là dành cho việc họp, gặp mặt. 15% dùng cho trao đổi công việc qua điện thoại, đọc và trả lời email. 24% thời gian còn lại dùng để giải quyết công việc qua máy tính, các thiết bị điện tử khác.

Tổ chức các cuộc họp trực tuyến bằng Video call đang ngày càng được sử dụng rộng rãi. Việc này giúp giảm số lần đi công tác của họ cũng như của đối tác. Vừa tiết kiệm thời gian mà công việc vẫn được giải quyết khá hiệu quả. Bạn cũng nên tham khảo cách thức này.

* Bài viết có tham khảo nguồn: Michael E. Porter & Nitin Nohria / HBR

Tags

200-125   , CISSP   , 100-105   , 210-260   , MB2-712   , 300-115   , 70-410   , 70-532   , 642-996   , 220-902   , 300-075   , 300-075   , 210-060   , 220-901   , 642-997   , 300-070   , 2V0-621D   , 200-310   , 210-065   , 070-346   , 200-105   , 300-101   , 300-320   , 810-403   , N10-006   , 70-697   , PMP   , 1Z0-808   , 70-347   , 640-911   , MB2-713   , 642-998   , 640-916   , 101-400   , 300-208   , CAS-002   , 70-411   , 70-346   , 400-101   , 070-461   , 300-207   , ADM-201   , 300-206   , 2V0-621   , 70-534   , 300-135   , 70-980   , 400-051   , 1Z0-062   , 300-085   , EX200   , 70-417   , 300-209   , EX300   , 70-533   , SY0-401   , 70-462   , 70-483   , NSE4   , 1K0-001   , 101   , 700-501   , 400-201   , 700-260   , CCA-500   , 70-466   , OG0-093   , SSCP   , 400-351   , NS0-157   , 500-260   , PEGACSA71V1   , 1Z0-051   , 70-480   , 352-001   , 200-601   , 700-505   , 642-999   , 1Z0-803   , 070-412   , 210-451   , 642-035   , 300-080   , 700-037   , MB6-702   , 70-347   , 200-125   , 642-996   , 220-902   , 070-412   , 220-902   , 070-346   , CISSP   , 400-051   , 210-060   , 1Z0-808   , PEGACSA71V1   , 400-101   , 70-417   , 300-070   , 70-532   , 210-260   , CISSP   , 100-105   , 300-075   , CISSP   , 210-260   , 70-410   , 100-105   , 200-125   , 500-260   , MB2-712   , CISSP   , 220-901   , 700-501   , 1Z0-051   , 220-901   , 200-125   , PEGACSA71V1   , 70-980   , 70-466   , 210-260   , 810-403   , 70-466   , 70-532   , 300-115   , 200-125   , CCA-500   ,