Cách chọn phần mềm CRM phù hợp với nhu cầu của bạn

Phần mềm CRM (Customer Relationship Management – Quản lý Quan hệ Khách hàng) là công cụ không thể thiếu cho doanh nghiệp trong thời đại kỹ thuật số. Nó giúp các tổ chức cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động, đặc biệt là gia tăng doanh số và xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng. Tuy nhiên, với hàng loạt lựa chọn CRM trên thị trường, việc tìm ra giải pháp phù hợp với nhu cầu riêng của doanh nghiệp bạn có thể gây khó khăn. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những bước đi chi tiết kèm theo các ví dụ minh họa thực tế để đưa ra quyết định sáng suốt.

1. Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Đây là bước nền tảng quan trọng nhất. Bạn cần có cái nhìn tổng quan về những vấn đề cần giải quyết và mục tiêu CRM muốn đạt được. Hãy dành thời gian để trả lời các câu hỏi sau:

• Mục tiêu chính:
  • Bạn muốn cải thiện quy trình chăm sóc khách hàng, xây dựng lòng trung thành?
  • Tăng tỷ lệ chốt đơn và doanh thu bán hàng là ưu tiên hàng đầu?
  • Hay tự động hóa các hoạt động kinh doanh để tiết kiệm thời gian và nguồn lực?
• Quy mô người dùng: Bao nhiêu nhân viên trong công ty sẽ sử dụng phần mềm CRM?
• Ngân sách: Doanh nghiệp bạn sẵn sàng chi bao nhiêu cho giải pháp CRM?
• Tính năng cần thiết: Xác định những tính năng CRM ưu tiên cho hoạt động của bạn. Ví dụ:
  • Quản lý cơ hội bán hàng: Theo dõi các giao dịch tiềm năng, từ giai đoạn bắt đầu đến chốt đơn.
  • Lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng: Tên, email, số điện thoại, lịch sử mua hàng và tương tác.
  • Tự động hóa email: Gửi các chiến dịch tiếp thị qua email được cá nhân hóa đến từng đối tượng.
  • Báo cáo và phân tích dữ liệu: Theo dõi hiệu quả kinh doanh, đo lường kết quả và đưa ra chiến lược phù hợp.
  • Khả năng tích hợp: Kết nối CRM với các hệ thống đang sử dụng như phần mềm kế toán, quản lý email hoặc nền tảng thương mại điện tử.

Đọc thêm: 5 Dấu hiệu doanh nghiệp bạn cần phần mềm CRM NGAY LẬP TỨC

2. Nghiên cứu và so sánh các tùy chọn CRM

• Tham khảo các trang web đánh giá phần mềm uy tín để có cái nhìn khách quan về các giải pháp CRM phổ biến.
• Tận dụng các bản demo hoặc dùng thử miễn phí để trải nghiệm trực tiếp tính năng và giao diện của từng phần mềm.
• Liên hệ với đội ngũ bán hàng của các nhà cung cấp CRM để đặt câu hỏi và giải đáp thắc mắc.
• Tham gia các cộng đồng trực tuyến về CRM để trao đổi kinh nghiệm với những người dùng khác.

Ví dụ:

Công ty X là doanh nghiệp vừa và đang trong giai đoạn mở rộng thị trường. Để gia tăng hiệu quả hoạt động đội ngũ bán hàng, họ cần phần mềm CRM đáp ứng các tiêu chí:

• Dễ dàng sử dụng và học hỏi cho nhân viên.
• Quản lý tập trung các thông tin về khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại.
• Giá cả hợp lý, phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.

Dựa vào các tiêu chí, công ty X có thể nghiên cứu các giải pháp CRM như:

• HubSpot CRM: Điểm mạnh là miễn phí cho các tính năng cơ bản, giao diện thân thiện và dễ sử dụng. Bên cạnh đó, HubSpot CRM còn cung cấp thêm các công cụ tiếp thị hữu ích.
• CRMVIET: được ưa chuộng bởi các doanh nghiệp vừa và nhỏ với mức giá hợp lý, tính năng đa dạng và khả năng tùy biến cao.

3. Lưu ý các yếu tố then chốt khi lựa chọn CRM

• Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, thân thiện và dễ dàng học hỏi cho tất cả nhân viên, kể cả những người không am hiểu nhiều về công nghệ.
• Tính năng: Phần mềm cần đáp ứng đầy đủ các tính năng cần thiết theo mục tiêu và quy mô hoạt động của doanh nghiệp bạn.
• Khả năng mở rộng: Chọn giải pháp CRM có thể linh hoạt mở rộng theo sự phát triển của công ty. Điều này giúp bạn tránh tình trạng cần thay đổi phần mềm sau một thời gian sử dụng.
• Hỗ trợ khách hàng: Nhà cung cấp cần có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp, sẵn sàng giải đáp thắc mắc và hướng dẫn sử dụng phần mềm kịp thời.
• Bảo mật dữ liệu: Phần mềm CRM phải đảm bảo an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp, cam kết không sử dụng thông tin khách hàng, số liệu kinh doanh ngoài mục đích hỗ trợ doanh nghiệp. Mọi thông tin, mọi tương tác trên phần mềm là thuộc về khách hàng.

Đọc thêm: 3 phần mềm CRM miễn phí tốt nhất tại Việt Nam 2024