Cách chọn hệ thống quản lý kho cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Quản lý hàng tồn kho và thực hiện đơn hàng có thể trở nên ngày càng phức tạp khi doanh nghiệp của bạn mở rộng. Phần mềm quản lý kho giúp bạn tránh được những khó khăn khi phát triển bằng cách tăng tốc quá trình xử lý đơn hàng, tối ưu hóa mức tồn kho và giúp bạn đáp ứng thời hạn giao hàng để giữ chân khách hàng.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu hệ thống quản lý kho là gì, chúng hoạt động như thế nào và chúng mang lại lợi ích gì. Bạn cũng sẽ thấy đánh giá về năm hệ thống hàng đầu và mẹo về cách tận dụng tối đa WMS và CRM của bạn.

Hệ thống quản lý kho là gì?

Quản lý kho là quá trình phức tạp trong việc tiếp nhận, lưu trữ và vận chuyển hàng hóa. Hệ thống quản lý kho (WMS) là phần mềm ứng dụng giám sát và kiểm soát các quy trình công việc quan trọng này.

WMS theo dõi từng giai đoạn trong hành trình của sản phẩm, bao gồm:

• Nhận hàng từ nhà sản xuất

• Lưu trữ các mặt hàng ở những vị trí được chỉ định

• Chọn sản phẩm để thực hiện đơn hàng của khách hàng

• Chuẩn bị hàng hóa để vận chuyển

• Chuyển chúng cho nhà cung cấp dịch vụ giao hàng

Hãy tưởng tượng một nhà cung cấp thực phẩm phục vụ căng tin, trường học và quán cà phê. Họ phải di chuyển hàng hóa nhanh chóng để tránh hư hỏng.

Nhà cung cấp sử dụng WMS có theo dõi lô để giám sát hàng hóa dễ hỏng từ khi đến nơi cho đến khi giao cho khách hàng. Theo dõi lô sử dụng mã duy nhất để giám sát và theo dõi các sản phẩm mà công ty sản xuất hoặc mua sắm để quản lý hàng tồn kho và kiểm soát chất lượng tốt hơn.

Sử dụng WMS giúp công ty thực phẩm giảm thiểu chất thải, đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm, bảo vệ danh tiếng về chất lượng và tiết kiệm tiền bằng cách giảm thiểu hư hỏng.

Phần mềm quản lý kho hàng được nhiều doanh nghiệp kinh doanh hàng tồn kho ưa chuộng – từ các nhà bán lẻ đồ điện tử và nhà cung cấp đồ nội thất đến các nhà phân phối dược phẩm và đại lý phụ tùng ô tô.

Phần mềm WMS đảm bảo độ chính xác, tốc độ và tính nhất quán trong các quy trình kho. Các công ty cũng được hưởng lợi từ thông tin chi tiết theo thời gian thực về nhu cầu của khách hàng đối với từng sản phẩm họ bán, cho phép họ điều chỉnh mức tồn kho khi nhu cầu của khách hàng thay đổi.

Các loại hệ thống WMS

Có hai loại hệ thống quản lý kho (WMS) chính:

• WMS độc lập. WMS độc lập xử lý các công việc cơ bản như tiếp nhận, cất giữ, lấy hàng, đóng gói và vận chuyển. Được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đây là lựa chọn tiết kiệm và là lựa chọn tuyệt vời nếu bạn mới bắt đầu.

• WMS tích hợp. WMS tích hợp xử lý các tác vụ như xử lý đơn hàng, trả lại và kế toán, cho phép bạn quản lý nhiều hoạt động từ một nền tảng. Đây là lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp lớn có nhiều loại hàng tồn kho mặc dù chi phí trả trước cao hơn.

Chủ doanh nghiệp có thể chọn WMS tại chỗ hoặc trên nền tảng đám mây:

Các mô-đun WMS là tiện ích bổ sung cho phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hoặc quản lý chuỗi cung ứng (SCM). Chúng cung cấp các tính năng quản lý kho cơ bản nhưng không tiên tiến bằng các hệ thống độc lập hoặc tích hợp. Chúng có thể phù hợp nếu bạn cần một giải pháp đơn giản và thích mọi thứ trên một nền tảng.

Khi quyết định chọn WMS, hãy cân nhắc quy mô doanh nghiệp, ngân sách và mức độ tích hợp bạn cần. Hệ thống phù hợp có thể tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức khi doanh nghiệp của bạn phát triển.

Những tính năng hàng đầu của hệ thống quản lý kho là gì?

Hệ thống quản lý kho cung cấp cho bạn các công cụ để xử lý các công việc hàng ngày như kiểm soát hàng tồn kho và hoàn thành đơn hàng. Phần mềm WMS của bạn nên bao gồm tám tính năng cốt lõi sau:

Mỗi khả năng này đều giúp hoạt động kho bãi và quyết định mua hàng trở nên dễ dàng hơn, giúp doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn, đáng tin cậy hơn và dễ thích ứng hơn.

Lợi ích của hệ thống quản lý kho là gì?

Hệ thống quản lý kho mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, một trong những lợi ích quan trọng là khả năng hiển thị tốt hơn nhu cầu của khách hàng đối với hàng tồn kho của bạn.

Hiểu được nhu cầu của khách hàng và thời điểm có thể đảm bảo bạn có đủ lượng hàng tồn kho để đáp ứng đơn hàng. Điều này giúp giảm lãng phí và giữ dòng tiền của bạn không bị ràng buộc vào hàng tồn kho chậm luân chuyển.

Những lợi ích quan trọng khác bao gồm:

• Hiệu quả hoạt động cao hơn: các tuyến đường lấy hàng và đóng gói được tối ưu hóa giúp kho hàng của bạn hoạt động trơn tru hơn, ít sai sót hơn và xử lý hàng hóa nhanh hơn.

• Thực hành làm việc hiệu quả: phân công nhiệm vụ cho đúng thành viên nhóm giúp cải thiện hiệu quả của nhóm lưu trữ và điều phối. Theo dõi các số liệu hiệu suất như độ chính xác khi chọn, thời gian hoàn thành nhiệm vụ và thông lượng đơn hàng giúp bạn phát hiện ra các cơ hội để tăng năng suất.

• Tuân thủ và khả năng truy xuất nguồn gốc: theo dõi lô hàng giúp đơn giản hóa các vấn đề tuân thủ và truy xuất nguồn gốc sản phẩm, giúp bạn xử lý các cuộc kiểm toán, thu hồi và kiểm tra theo quy định một cách suôn sẻ và tự tin.

• Sự hài lòng của khách hàng cao hơn: Hệ thống WMS giúp các công ty xử lý đơn hàng nhanh hơn, ít mắc lỗi hơn và đáp ứng thời hạn giao hàng. Những cải tiến này xây dựng lòng tin và củng cố lòng trung thành của khách hàng, thúc đẩy hoạt động kinh doanh lặp lại và cải thiện khả năng giữ chân khách hàng.

WMS không chỉ đơn giản hóa các công việc kho hàng hàng ngày của bạn. Nó tích hợp với các công cụ SaaS như:

• Phần mềm kế toán

• Nền tảng thương mại điện tử

• Hệ thống ERP

• CRM bán hàng

Các kết nối này tập trung dữ liệu bán hàng, kho và điều phối của bạn, cải thiện việc theo dõi đơn hàng và cho phép quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn.

WMS phù hợp giúp bạn xây dựng nền tảng vững chắc cho sự tăng trưởng. Bạn có thể đưa ra quyết định thông minh hơn và thích ứng nhanh với những thay đổi của thị trường – như xu hướng nhu cầu của khách hàng và giao hàng trễ của nhà cung cấp – giúp doanh nghiệp của bạn luôn cạnh tranh và sẵn sàng cho tương lai.