Cách lập kế hoạch hoạt động hàng năm

Cách lập kế hoạch hoạt động hàng năm: mẫu từng bước

Một cách tiếp cận chiến lược khi xây dựng AOP sẽ đảm bảo nó toàn diện, tập trung và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn.

Thực hiện theo các bước trong mẫu kế hoạch hoạt động hàng năm này để xây dựng kế hoạch khả thi cho năm tới.

Bước 1: Đánh giá vị trí hiện tại của bạn bằng phân tích SWOT

Phân tích hiệu suất hiện tại của bạn để hướng dẫn đặt mục tiêu thực tế và thiết lập nền tảng vững chắc cho việc ưu tiên mục tiêu và phân bổ nguồn lực.

Phân tích SWOT giúp sắp xếp các phát hiện của bạn thành những hiểu biết có thể hành động được bằng cách xem xét bốn lĩnh vực chính: điểm mạnh để phát huy, điểm yếu để giải quyết, cơ hội để nắm bắt và mối đe dọa để quản lý.

Để xây dựng phân tích của bạn, hãy kết hợp các số liệu hiệu suất từ ​​năm trước với các cuộc thảo luận tập trung của nhóm. Các số liệu của bạn tiết lộ xu hướng trong khi nhóm của bạn giải thích “lý do” đằng sau các con số.

Bạn còn nhớ ví dụ về công ty phần mềm của chúng ta không? Sau đây là cách họ có thể sử dụng phương pháp tiếp cận dựa trên dữ liệu này để đánh giá vị trí hiện tại của họ cho kế hoạch hàng năm:

• Điểm mạnh: Sự tham gia cao của người dùng trên các sản phẩm. Khách hàng sử dụng trung bình một giờ mỗi ngày, chứng tỏ sự phù hợp mạnh mẽ giữa sản phẩm và thị trường.

• Điểm yếu: Chu kỳ bán hàng của doanh nghiệp dài hơn 60% so với các giao dịch tầm trung, cho thấy nhu cầu về năng lực bán hàng chuyên biệt.

• Cơ hội: Nghiên cứu thị trường cho thấy chi tiêu của phân khúc doanh nghiệp tăng trưởng 40%, cho thấy còn nhiều dư địa để mở rộng.

• Mối đe dọa: Nhóm thành công của khách hàng báo cáo rằng ngày càng có nhiều yêu cầu về chứng nhận tuân thủ, trong đó có ba thỏa thuận doanh nghiệp lớn bị tạm dừng cho đến khi chúng được thực hiện.

Đánh giá có cấu trúc này cho thấy những ưu tiên rõ ràng cho AOP của họ: xây dựng đội ngũ bán hàng doanh nghiệp chuyên biệt, phát triển các chứng chỉ tuân thủ bắt buộc và sử dụng tỷ lệ tương tác cao để thu hút khách hàng doanh nghiệp thông qua các nghiên cứu tình huống và lời chứng thực.

Bước 2: Đặt mục tiêu rõ ràng với khuôn khổ SMART

Chia nhỏ mục tiêu thành các mục tiêu khả thi sẽ giúp mọi nhóm có lộ trình để thực hiện và các cột mốc cụ thể để hướng tới.

Các mục tiêu tuân theo khuôn khổ SMART (cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn) biến những khát vọng mơ hồ thành các bước rõ ràng. Việc xác định thành công trông như thế nào, khi nào mục tiêu cần đạt được và cách thức đo lường cho phép các nhóm tập trung nỗ lực vào các kết quả có ý nghĩa.

Hãy xem xét ưu tiên của công ty phần mềm của chúng tôi là “xây dựng một đội ngũ bán hàng doanh nghiệp chuyên biệt”. Việc mở rộng đội ngũ này là một mục tiêu kinh doanh có giá trị, nhưng nó không nói gì về cách đạt được mục tiêu đó, ai chịu trách nhiệm cho mục tiêu đó hoặc khi nào thì mục tiêu đó sẽ được hoàn thành.

Để biến nó thành mục tiêu SMART, công ty có thể nói:

Mục tiêu SMART này:

• S chỉ rõ thành công trông như thế nào (tuyển dụng 4 AE có ít nhất năm năm kinh nghiệm về SaaS B2B)

• Đo lường tiến độ thông qua các mục tiêu cụ thể (số lượng tuyển dụng đã hoàn thành)

• Mục tiêu khả thi dựa trên mốc thời gian tuyển dụng thông thường và tình hình thị trường (“hai quý cho phép” đủ thời gian để tuyển dụng, phỏng vấn và tuyển dụng với tốc độ hợp lý)

• Vẫn liên quan đến mục tiêu chiến lược mở rộng doanh nghiệp (thuê các AE doanh nghiệp có kinh nghiệm hỗ trợ tăng trưởng doanh số bán hàng của doanh nghiệp)

• Có thời hạn cụ thể với mốc thời gian thực hiện rõ ràng (hạn chót cụ thể là cuối quý 2 năm 2025)

Trong khi AOP của bạn bao gồm toàn bộ một năm, các mục tiêu khác nhau sẽ có mốc thời gian khác nhau. Trong ví dụ của chúng tôi, việc tuyển dụng và đào tạo AE doanh nghiệp ban đầu có thể mất hai quý. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả đầy đủ của nhóm mới có thể cần nhiều thời gian hơn đáng kể.

Để thiết lập mốc thời gian thực tế cho các mục tiêu của bạn, hãy xem xét các sáng kiến ​​tương tự đã mất bao lâu trong quá khứ của công ty bạn. Xem xét năng lực hiện tại của tổ chức bạn, các ưu tiên cạnh tranh và sự phụ thuộc chính giữa các sáng kiến.

Tạo kế hoạch dự phòng cho những thay đổi đáng kể. Xây dựng một khoản đệm 30-50% ngoài ước tính ban đầu của bạn để tính đến những thách thức bất ngờ và đường cong học tập. Việc lập kế hoạch cho các mốc thời gian khác nhau sẽ giúp bạn sắp xếp các sáng kiến ​​hiệu quả trong suốt cả năm trong khi vẫn duy trì các mốc tiến độ rõ ràng.

Bước 3: Lên kế hoạch phân bổ nguồn lực của bạn

Sự khác biệt giữa việc đạt được mục tiêu và không đạt được mục tiêu thường nằm ở việc xác định và đảm bảo đúng nguồn lực vào đúng thời điểm. Đánh giá nguồn lực kỹ lưỡng giúp bạn phát hiện sớm các điểm nghẽn tiềm ẩn và đưa ra những đánh đổi chiến lược trong kế hoạch hàng năm của mình.

Ví dụ, mục tiêu của công ty phần mềm của chúng tôi là tạo ra một nhóm bán hàng doanh nghiệp đòi hỏi nhiều hơn là chỉ một ngân sách tuyển dụng. Họ sẽ cần cân nhắc các nguồn lực hỗ trợ bán hàng, giấy phép CRM mở rộng và các công cụ tình báo bán hàng mới.

Tạo một bản kiểm kê chi tiết về những gì mỗi mục tiêu yêu cầu so với những gì bạn hiện có. Chia nhỏ thành các danh mục cụ thể.

• Con người: Lập bản đồ về số lượng nhân sự và các kỹ năng/mức độ kinh nghiệm cụ thể hiện có trong nhóm của bạn so với những gì bạn sẽ cần trong năm tới

• Công nghệ: Liệt kê các hệ thống và công cụ hiện có của bạn so với bất kỳ yêu cầu công nghệ mới hoặc nâng cấp nào

• Ngân sách: So sánh ngân sách hiện tại của phòng ban với chi phí dự kiến ​​cho các sáng kiến ​​mới

• Quy trình: Ghi lại các quy trình công việc hiện có mà bạn có thể sử dụng và nơi bạn có thể xây dựng các quy trình mới

• Đào tạo: Xác định khoảng cách giữa năng lực hiện tại của nhóm và các kỹ năng cần thiết

Sử dụng ma trận Eisenhower để ưu tiên các khoảng trống về nguồn lực dựa trên mức độ cấp bách và tầm quan trọng.