Hợp đồng Bán hàng: Các yếu tố và Cách tạo hợp đồng

Hợp đồng mua bán bằng văn bản là cách cả hai bên – khách hàng tiềm năng và người bán – được bảo vệ, đảm bảo rằng các thỏa thuận bằng lời nói phù hợp với những gì bằng văn bản. Nếu không có nó, bạn có nguy cơ bị người mua rút lui khỏi thỏa thuận hoặc có một khách hàng có khả năng kiện tụng sau khi thỏa thuận được thực hiện.

Tin tốt là hợp đồng mua bán không cần phải phức tạp. Họ cần những điều cơ bản của thỏa thuận – phạm vi công việc/sản phẩm, điều kiện mua bán và nếu cần, sự bảo vệ pháp lý nếu bất đồng giữa hai bên có thể bị đưa ra tòa.

Hợp đồng bán hàng là gì?

Hợp đồng mua bán là một thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý giữa người mua và người bán, trong đó nêu rõ các điều khoản được hai bên thống nhất trong giao dịch. Các thỏa thuận bằng văn bản này mô tả hàng hóa, dịch vụ hoặc tài sản sẽ được trao đổi và các điều khoản thanh toán.

Tại sao hợp đồng bán hàng lại quan trọng?

Một hợp đồng mua bán được viết tốt rất quan trọng vì nó đặt ra những kỳ vọng rõ ràng cho cả người mua và người bán và có thể ngăn ngừa những bất đồng về sau. Nó cũng giới hạn trách nhiệm pháp lý đối với doanh nghiệp, đối tác và nhà cung cấp của bạn.

Sự rõ ràng đó phụ thuộc vào việc sử dụng ngôn ngữ đơn giản. Một hợp đồng mua bán mạnh mẽ được viết với bản sao đơn giản để bất kỳ ai đọc nó, kể cả nhà thầu, nhà sản xuất và người giao hàng đều có thể hiểu rõ các điều khoản và điều kiện của nó.

Một số hợp đồng được thực hiện chỉ bằng một cái bắt tay, nhưng những hợp đồng này có thể khó thực thi, đặc biệt là trước tòa án. Nếu trao đổi hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn trị giá hơn 500 đô la, bạn nên viết mọi thứ bằng văn bản để tránh tranh chấp về sau.

Người ta có thể sử dụng hợp đồng bán hàng ở đâu?

Câu trả lời ngắn gọn: Ở mọi đơn vị bán hàng. Ngay cả khi bạn đang giao dịch với số tiền nhỏ hoặc thu hút một khách hàng lâu năm, đáng tin cậy, việc có một hợp đồng bằng văn bản có thể tạo ra thiện chí giữa các bên và duy trì các mối quan hệ.

Câu trả lời sâu hơn: Nếu sản phẩm của bạn bao gồm các thành phần, điều khoản hoặc dịch vụ phức tạp như lắp đặt, bảo trì hoặc dịch vụ khách hàng 24/7 thì chỉ nên bán sản phẩm đó thông qua hợp đồng bằng văn bản.

Hợp đồng mua bán phổ biến đối với các tài sản này:

• Bất động sản:  Đất đai và bất kỳ công trình kiên cố nào gắn liền với đất đó, dù là tự nhiên hay nhân tạo.
• Phương tiện:  Một cỗ máy có động cơ vận chuyển người hoặc đồ vật từ điểm A đến B.
• Thiết bị:  Điều này có thể bao gồm máy móc, phụ kiện, bộ máy, dụng cụ, linh kiện, sản phẩm được sản xuất và các bộ phận.
• Doanh thu định kỳ:  Doanh thu liên tục, có thể dự đoán được đến từ việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Bán cổ phiếu:  Việc mua cổ phần của chủ sở hữu của một công ty.

Hợp đồng bán hàng so với hóa đơn bán hàng

Rất dễ nhầm lẫn hợp đồng mua bán với hóa đơn bán hàng vì cả hai đều phục vụ cùng một mục đích: Chúng mô tả hàng hóa, dịch vụ hoặc tài sản đã mua. Tuy nhiên, có những khác biệt tinh tế.

Thông thường, hợp đồng mua bán cung cấp nhiều chi tiết hơn về các điều khoản giao dịch hơn là hóa đơn bán hàng. Nó bao gồm những thứ như thông tin bảo hành, sắp xếp giao hàng và được soạn thảo trước khi trao đổi bất kỳ hàng hóa nào.

Hợp đồng mua bán thường được sử dụng cho các giao dịch mua lớn như bất động sản, thiết bị, điện tử và xe cộ. Hợp đồng bán hàng cũng được sử dụng cho các dịch vụ như đăng ký phương tiện, chính sách bảo hiểm và phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS).

Ngược lại, hóa đơn bán hàng diễn ra sau khi giao dịch kết thúc để chứng minh rằng quyền sở hữu đã được chuyển từ người bán sang người mua.

Hợp đồng mua bán bao gồm những mục nào?

8 mục này thường được bao gồm trong hầu hết các hợp đồng mua bán:

1. Thông tin về người mua và người bán:  Thông tin cơ bản: tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của tất cả những người có liên quan.
2. Mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ:  Ở đây, tính chính xác được tính đến. Đối với các sản phẩm vật lý, hãy bao gồm số model, kích thước và trọng lượng cùng với số lượng mua. Đối với dịch vụ, hãy phác thảo phạm vi công việc và khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành dự án.
3. Giá cả và tiến độ thanh toán:  Hãy minh bạch về giá cả của bạn. Bao gồm thuế, điều khoản thanh toán và phí trả chậm hoặc bất kỳ loại phí bổ sung nào khác. Bạn cũng có thể muốn liệt kê các phương thức thanh toán được chấp nhận và luôn bao gồm thời điểm dự kiến ​​thanh toán.
4. Hướng dẫn giao hàng:  Bao gồm tên công ty hoặc dịch vụ giao hàng, địa điểm giao sản phẩm và ngày giao hàng dự kiến. Ngoài ra, hãy lưu ý ai chịu trách nhiệm về chi phí giao hàng. Các hợp đồng kỹ lưỡng bao gồm các điều khoản giải quyết việc giao hàng trễ hoặc giao thiếu và mọi khoản phí hoặc hình phạt liên quan.
5. Thông tin bảo hành:  Trước khi bất cứ điều gì được ghi vào hợp đồng đều có sự bảo đảm ngầm định về chất lượng hàng hóa. Điều này có nghĩa là sản phẩm bán ra được đảm bảo hoạt động đúng như yêu cầu. Bảo hành nhanh là sự thỏa thuận bằng văn bản của người bán về việc cung cấp dịch vụ sửa chữa hoặc thay thế sản phẩm bị lỗi trong một khoảng thời gian nhất định.
6. Thời gian kiểm tra:  Còn được gọi là chính sách hoàn tiền hoặc trả lại, điều này cho phép người mua có thời gian cố định để kiểm tra sản phẩm và đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng mong đợi. Điều này ngăn người mua trả lại sản phẩm và yêu cầu hoàn lại tiền hàng tháng – hoặc hàng năm – sau khi mua.
7. Bảo mật:  Việc thêm điều khoản bảo mật vào hợp đồng mua bán của bạn là một ý tưởng hay nếu sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn bao gồm việc chuyển giao thông tin nhạy cảm.
8. Vi phạm hợp đồng:  Nếu một trong hai bên không thực hiện đúng thỏa thuận của mình, phần này sẽ nêu ra những hậu quả có thể xảy ra. Ví dụ: hợp đồng có thể quy định rằng nếu người mua không thanh toán đúng hạn thì họ phải trả một khoản phí trễ hạn cùng với khoản thanh toán bị thiếu.

Những cách thực hành tốt nhất để soạn thảo hợp đồng mua bán

Dưới đây là một số phương pháp hay nhất để xây dựng một hợp đồng bán hàng chắc chắn, có tính ràng buộc dựa trên kinh nghiệm của tôi:

1. Sử dụng mẫu

Có vô số mẫu hợp đồng mua bán trực tuyến có thể giúp bạn bắt đầu. Tất cả những gì bạn phải làm là nhập sản phẩm bạn đang bán và chương trình sẽ tự động điền vào hợp đồng bằng ngôn ngữ liên quan.

Nhưng ngay cả khi bạn đang làm việc với một mẫu, đừng bỏ qua tầm quan trọng của việc đọc — và đọc lại — mọi dòng trong hợp đồng bán hàng của bạn.

Nếu bạn không chắc chắn về những gì cần đưa vào hợp đồng mua bán của mình hoặc nếu đó là một tài liệu rất phức tạp, bạn nên nhờ luật sư xem xét công việc của mình.

2. Xem lại các hợp đồng trước đây để xem bạn có thể cải thiện những gì

Nếu bạn không chắc chắn nên bắt đầu từ đâu, hãy dành chút thời gian để xem xét chính xác những gì bạn muốn đạt được từ việc bán hàng. Hãy xem xét cẩn thận các hợp đồng trong quá khứ của công ty bạn. Có lĩnh vực nào mà thỏa thuận không đạt được kỳ vọng của bạn không? Điều này sẽ cho bạn ý tưởng về những lĩnh vực bạn có thể cải thiện. Ví dụ: bạn có thể muốn đưa thêm chi tiết vào bảo hành hoặc thêm các hình phạt cụ thể đối với hành vi vi phạm hợp đồng.

3. Xem xét cẩn thận các tùy chỉnh

Khách hàng có thể yêu cầu những cân nhắc đặc biệt trong hợp đồng. Và với tư cách là nhân viên bán hàng, bạn muốn làm bất cứ điều gì cần thiết để khiến họ ký vào hợp đồng. Nhưng điều quan trọng cần nhớ là khi bạn thêm điều gì đó vào hợp đồng, bạn cần phải thực hiện.

Một ví dụ về yêu cầu không chuẩn là khi khách hàng yêu cầu một người cụ thể để quản lý dự án trong suốt thời gian. Ví dụ, nếu người quản lý dự án đó rời công ty, nó có thể trở thành một vấn đề pháp lý gai góc. Vì lý do này, nhiều công ty hạn chế, nếu không muốn nói là loại bỏ, các tùy chỉnh hợp đồng như thế này. Hãy cân nhắc điều này khi soạn thảo hợp đồng mua bán của riêng bạn.

4. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng — và tham khảo ý kiến ​​của luật sư để được hướng dẫn

Viết hợp đồng theo cách mà người có trình độ học vấn trung học dễ hiểu. Nếu bạn đang xem xét hợp đồng và có ngôn ngữ không rõ ràng hoặc khó hiểu, đừng ngại hỏi luật sư để được tư vấn.

Ngoài ra, hãy tránh “cạm bẫy DIY”. Một số nhân viên bán hàng thiếu kinh nghiệm sẽ cố gắng viết lại các điều khoản và điều kiện, điều này có thể dẫn đến rắc rối. Cố gắng soạn thảo ngôn ngữ thực sự có tính ràng buộc về mặt pháp lý đã đủ khó, nhưng nếu bạn thay đổi dù chỉ một từ do luật sư viết, nó có thể thay đổi toàn bộ ý nghĩa của hợp đồng. Tóm lại: Hãy hỏi luật sư nếu bạn cần thực hiện thay đổi.

5. Sẵn sàng đàm phán

Hợp đồng mua bán có thể liên quan đến rất nhiều sự qua lại giữa bạn và người mua. Sử dụng tài liệu kỹ thuật số được chia sẻ có thể tiết kiệm thời gian và tránh sự thất vọng bằng cách cho phép cả hai bên đàm phán trong thời gian thực.

Tại bàn thương lượng, giao tiếp rõ ràng là điều cần thiết. Hãy lắng nghe đối phương, giữ bình tĩnh và đưa ra những nhượng bộ cần thiết để hoàn tất giao dịch.

Sau khi cả hai bên đồng ý với các điều khoản của hợp đồng mua bán, hãy yêu cầu các thành viên trong nhóm của bạn xem xét nó và xác định lại mọi điểm vướng mắc trước khi giao dịch kết thúc.

6. Sẵn sàng cung cấp – và cập nhật hợp đồng

Sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, công việc thực sự bắt đầu: Bạn cần giao hàng theo các điều khoản của thỏa thuận.

Điều quan trọng là phải có sẵn một quy trình để quản lý việc hết hạn và gia hạn hợp đồng. Với CRMVIET, các bản cập nhật hợp đồng được tự động hóa, cung cấp báo giá gia hạn ngay lập tức và thông báo thay đổi giữa kỳ. Điều này có thể ngăn chặn việc mất doanh thu trong tương lai và tránh các vấn đề về tuân thủ.

7. Ký tên sau khi xem xét tất cả các thay đổi

Khi cả hai bên đồng ý với các điều khoản của hợp đồng, bạn đã sẵn sàng ký kết. Nhưng trước khi bạn bộc lộ sự sôi nổi, điều khôn ngoan là nhờ luật sư xem xét hợp đồng xem có bất kỳ ngôn ngữ có vấn đề nào hoặc các “vấn đề” khác không. Việc thực hiện các thay đổi trong hợp đồng trước khi mực gặp giấy sẽ dễ dàng hơn nhiều.