Khái quát về tổng đài điện thoại IP là gì? Vì sao bạn nên dùng tổng đài IP

Trong thời gian vừa qua thì tổng đài IP đã và đang ngày càng trở nên phổ biến đối với các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp về tổng đài điện thoại. Trong bài viết dưới đây hãy cùng CRMVIET tìm hiểu về tổng đài điện thoại IP là gì, ứng dụng cũng như vai trò của mô hình tổng đài IP trong thời đại số ngày nay.

I. Tổng đài IP là gì?

Tổng đài điện thoại IP (VoIP) là hệ thống điện thoại nội bộ sử dụng mạng LAN, WAN hay tín hiệu Internet. Yêu cầu để có được tổng đài IP này cần có điện thoại IP Phone, cổng chuyển đổi Gateway và ứng dụng tổng đài trên máy tính, điện thoại…

Nếu như các mô hình truyền thống sử dụng tổng đài Analog thì đối với IP, tín hiệu được kết nối thông qua giao thức Internet. Và đây cũng là xu thế chung được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi lắp đặt tổng đài

Một hệ thống tổng đài IP cơ bản sẽ bao gồm:

• Tổng đài IP
• Card Digium PC
• Máy tính để bàn
• Phần mềm tổng đài
• Thuê bao điện thoại cố định
• Phần mềm gọi điện thoại qua máy tính
• IP phone (điện thoại sử dụng công nghệ IP)

Tổng đài IP Phone khi bạn đầu tư thì cũng đáng đồng tiền bát gạo, với những tính năng tuyệt vời của nó sẽ là giải pháp tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp giúp xóa bỏ mọi biên giới rào cản. Sự phát triển của công nghệ là một trong những động lực quan trọng thúc đẩy xã hội phát triển ngày càng mạnh mẽ. Hiệu suất công việc được cải thiện con người ngày càng tạo ra nhiều của cải hơn mặc dù một ngày vẫn chỉ có 24 giờ.

Tổng đài điện thoại IP với giá cả hợp lý, chi phí khi mở rộng thấp đặc biệt tương thích với mọi nền tảng có sẵn. Tổng đài IP là lựa chọn số một với các doanh nghiệp tập đoàn lớn giải quyết hiệu quả nhanh chóng nhu cầu trao đổi thông tin nội bộ cũng như tổng đài chăm sóc khách hàng dưới nhiều cách thức kết nối khác nhau.

Khái niệm tổng đài IP là gì trong doanh nghiệp

1. Tại sao lại chọn tổng đài điện thoại IP

Không lo lỗi thời về công nghệ: Dù bạn dùng tới 5 – 10 năm sau cũng không sợ tụt hậu về công nghệ – khi nó đang thay đổi từng ngày. Phần mềm tổng đài IP sẽ luôn được cập nhật thường xuyên các phiên bản tốt hơn hoặc tính năng mới. Nên bạn có thể hoàn toàn yên tâm mô hình tổng đài IP sẽ đáp ứng được các thay đổi công nghệ trong tương lai.

Đáp ứng tùy chọn tính năng linh hoạt: Khi bạn có yêu cầu muốn tùy chỉnh, tùy biến một tính năng thì tổng đài điện thoại IP đáp ứng rất linh hoạt. Ví dụ bạn muốn khách hàng gọi đến thì tổng đài sẽ tự động phát lời xin chào có thông điệp là để lại lời nhắn tiếp theo lời nhắn này sẽ được chuyển vào email cho bạn hoặc được chuyển tiếp tới bạn ngay, bạn có thể cài đặt dễ dàng.

Không giới hạn khi mở rộng: Bạn không cần phải lo lắng về phần cứng của tổng đài mình cần thay đổi một phần hay toàn bộ hệ thống. Công nghệ mới liên kết IP giúp bạn kết nối camera, chuông cửa, Video Conference, chuông báo động, kết nối thoại đều có thể đồng bộ và mở rộng được.

Quản lý vận hành lắp đặt rất đơn giản: Bạn chỉ cần cắm vào là chạy – Plug And Play bạn có thể dùng được ngay không mất thời gian đi tìm dò dây test hay test số như tổng đài công nghệ Analog. Bạn chỉ cần kết nối mạng LAN là có thể sử dụng.

>>> Tổng đài IP cho doanh nghiệp – Lựa chọn thông minh của đơn vị vừa và nhỏ

Về tổng thể thì chi phí lại thấp hơn khi so sánh với các hệ thống analog khác do không cần chạy dây mà kết nối được ở mọi nơi tại mọi thời điểm chỉ cần có mạng.

Mô hình tổng đài IP cơ bản của doanh nghiệp

2. Các tính năng cơ bản của tổng đài điện thoại IP

• Xây dựng được hệ thống tổng đài Call center giúp chăm sóc khách hàng
• Tự động ghi âm mọi cuộc gọi của khách hàng
• Thiết lập tùy chỉnh Video và Audio Conference
• Nhạc nền nhạc chờ bạn có thể tùy chọn
• Kết nối mạng GSM gọi điện siêu tiết kiệm
• Kết nối tương thích hoàn toàn E1 Ship trunk/ Analog / E&M
• Có khả năng đáp ứng từ 500 đến 2000 license máy lẻ IP
• Không giới hạn khả năng mở rộng
• Kết nối đồng bộ nghe gọi trên di động
• Kết nối không dây điện thoại qua mạng Wifi
• Tùy chọn đàm thoại nhiều người hay theo cặp Extension

Thêm vào đó, tổng đài IP còn hỗ trợ thiết lập cuộc gọi nội bộ miễn phí, gọi điện kết nối giữa các thiết bị cụ thể:

• Máy tính tới máy tính: Đây là cách dễ nhất để ứng dụng VoIP, bạn sẽ không cần trả tiền cho các cuộc gọi đường dài, chỉ cần một phần mềm, Microphone, Speaker, Sound Card và kết nối Internet.
• Máy tính tới điện thoại: Phương pháp cho phép bạn gọi tới bất kỳ ai từ máy tính của bạn.
• Điện thoại tới máy tính: Với số điện thoại đặc biệt hoặc Card, người sử dụng máy điện thoại thông thường có thể thực hiện cuộc gọi tới người sử dụng máy tính có cài đặt phần mềm và đang chạy trên mạng.
• Điện thoại tới điện thoại: Qua việc sử dụng các IP Gateway, bạn có thể kết nối trực tiếp với bất cứ người nào khác trên thế giới sử dụng điện thoại thông thường. Bạn cần gọi vào trong IP Gateway của họ sau đó bấm số cần gọi họ kết nối qua mạng IP.

II. Nên chọn mô hình tổng đài IP mềm hay tổng đài IP cứng

Với giải pháp tổng đài IP ảo (tổng đài mềm) là loại Core tổng đài được cài đặt trên một Server máy chủ đám mây dùng làm tổng đài chính. Trong khi đó, tổng đài IP cứng được tối ưu sẵn và cài đặt lên một thiết bị phần cứng vật lý.

Điện thoại Voip là gì? Lợi ích của điện thoại Voip

Mô hình tổng đài ảo và cứng có gì khác nhau

1. Yêu cầu sử dụng của mô hình tổng đài IP mềm

• Máy chủ dùng cài đặt hệ thống tổng đài điện thoại IP
• Card giao tiếp FXO kết nối tín hiệu đường vào với bưu điện
• Máy lẻ Gateway hoặc IP chuyển đổi FXS giúp sử dụng được điện thoại Analog.
• Hoàn toàn miễn phí khi triển khai core tổng đài

2. Đánh giá về hệ thống tổng đài IP mềm

• Sau một năm dùng cần phải cài đặt mới lại do hệ thống phát sinh nhiều file rác.
• Thời gian chờ Backup và cài đặt lâu.
• Đầu tư mất nhiều chi phí hơn tổng đài IP cứng do phải đầu tư card giao tiếp đầu vào FXO và máy chủ
• Đầy đủ tính năng như ghi âm, hội nghị, lời chào, kết nối phần mềm CRM

3. Tổng đài điện thoại IP cứng cần sử dụng gì

• Một tổng đài điện thoại IP đầy đủ cấu hình kết nối từ ít máy tới 2000 máy lẻ.
• Máy lẻ Gateway hoặc IP chuyển đổi FXS giúp sử dụng được điện thoại Analog.

4. Đánh giá giải pháp tổng đài IP cứng

• Chạy ổn định do đã được tối ưu hệ thống
• Quá trình Backup/Restore thuận tiện nhanh chóng
• Đầy đủ tính năng như tổng đài IP mềm

Qua bài viết tổng đài điện thoại IP là gì, liệu đáng đồng tiền bát gạo hy vọng bạn có những lựa chọn phù hợp khi xây dựng hệ thống tổng đài. Bạn cần nhiều tính năng số lượng cuộc thoại cùng một lúc lớn, mô hình tổng đài IP hoàn toàn có thể đáp ứng xây dựng được một tổng đài lớn CallCenter. Bài viết tiếp theo sẽ giới thiệu tới bạn tính năng chuyên sâu của tổng đài IP kính mong các bạn cùng đón đọc tại đây

Bạn có thể tham khảo giải pháp phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng CrmViet tích hợp với hệ thống tổng đài điện thoại IP giúp bạn đạt được hiệu suất cao trong công việc thông qua bài dưới đây.